現代秘書意識：高職文秘核心職業能力培養的先導

武 智，徐國方

（揚州工業職業技術學院，江蘇 揚州 225127）

現代秘書意識：高職文秘核心職業能力培養的先導

武 智，徐國方

（揚州工業職業技術學院，江蘇 揚州 225127）

隨著社會的發展，秘書日漸成為受人追捧的“白領”職業。從某種意義上講，具有現代秘書意識的優秀秘書的招聘難度絲毫不亞于招聘一個高級工程師。筆者認為，現代秘書意識是秘書核心職業能力培養的先導。本文從秘書意識的內涵和如何加強秘書人員以現代秘書意識為先導的職業能力培養做一些探討。

高職文秘；秘書意識；職業能力；先導；培養

國際秘書聯合會定義“秘書”是上司的特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在上司沒有過問的情況下表現自己的責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在所有給予的權利范圍內作出決定。秘書要在領會貫徹領導意圖的過程中與領導配合默契，使領導得心應手，并達到心領神會，揮灑自如的境界。從某種意義上講，具有現代秘書意識的優秀秘書的招聘難度絲毫不亞于招聘一個高級工程師。

“秘書”一詞來自拉丁文，意為“可靠的員工”。目前，一般把專職秘書、行政專員、助理這幾種相關職業都劃分在秘書的崗位范疇中。可以說，具有良好的職業素質和現代意識的秘書一職既是一個極其普通的職位，又是集多種技能于一身的全才。在市場競爭和新舊模式更替的背景下，秘書工作的職能、方式、服務領域和服務手段等也在不斷地發展和變化。但參謀助手、承上啟下、協調服務、調查研究、信息督查，仍是秘書工作的基本職能。

要順利履行這些職能，筆者以為，僅有其基本素質顯然是不行的，欲達到完成秘書使命的優化標準，還必須具備和培養良好的現代秘書意識。培育現代秘書意識是做好工作的前提和保證，有了明確的職業意識，才會自覺運用相關理論指導自己的言行，并努力將秘書專業的理論知識外化為實際技能。現代秘書意識是秘書核心職業能力培養的先導，如果初步形成了現代秘書意識，某種意義上說在起點就是優勝者。現代秘書意識培養主要包括：

一、善于公關意識

隨著改革開放的進一步深入，公關意識已滲透到工作的各個環節，秘書人員只有具備較強的公關意識，才能協調好各個方面關系，充分發揮輔助協調作用。秘書人員必須要有較強的公關意識，這樣才能搞好公關工作，提高組織的知名度，樹立良好的企業形象。

現代秘書意識的培育，要求秘書應強化：1.樹立良好形象的意識。形象，是內外公眾對一個單位的印象和評價，塑造形象意識是公關意識的核心。2.廣結良緣的意識。要在社會中的生存和發展，除了要有良好的形象外，還要有一個盡可能廣泛的橫向聯系網，以爭取盡可能多的支持和幫助。3.合作雙贏的意識。秘書在各類公共的交往中，既要維護所在單位利益也要兼顧公眾的利益，兩者不可偏廢。

二、清晰角色意識

角色意識對于秘書定位、成長有著積極的作用。秘書的角色意識，是指秘書人員對自己所擔任角色的社會地位及有地位所決定的職責的知覺與體會，是秘書工作的靈魂，具體說，秘書角色主要的行為特征是輔助領導管理，為領導提供綜合服務。沒有領導，秘書角色就不會存在。角色意識強化，要求秘書人員樹立動態全新的服務觀、積極嚴謹的參謀觀和高度負責的責任觀。把為領導、為各職能部門和為基層群眾服務作為秘書工作的出發點和歸宿。此外秘書以其特有的身份和特殊的方式參與決策準備，承擔著承上啟下、聯系左右、溝通內外的職能，直接或間接地參與領導活動和政務活動。因此，秘書人員處理任何問題都要從維護領導形象、維護班子團結出發，做到不利于班子的話不說、有損領導形象的事不做。

三、進諫規勸意識

進諫規勸意識有利于現代秘書意識的重要方面。秘書人員在政治上要對領導高度負責，發現領導工作、決策上的問題和錯誤，要通過正當的渠道、妥善的方法向領導機關和有關領導反映，進行及時的糾正和處理；對領導要做到工作服從但不盲目順從。秘書要有公而忘私的精神境界，為集體的利益要敢進逆耳忠言，勇于直諫。要一身正氣、廉潔自律，全心全意做好秘書本職工作。。

四、積極學習意識

秘書要有積極學習意識，必須加強學習、善于學習、廣學博覽，爭做學習型秘書。秘書能不能當好參謀和助手，與秘書知識是否廣博有直接關系。所以，要成為一名優秀的秘書人才，就必須樹立學習求知意識，有強烈的求知欲望。只有不斷擴充自己的知識面，努力提高聽、說、讀、寫、用的能力，才能滿足崗位的需要。秘書人員要經常深入實際，運用所學理論知識對現實工作中的問題進行多角度，多層面的分析和研究，不斷提高學習和工作的效率。

五、嚴格保密意識

保密意識是秘書人員應具備的基本素質之一。保密工作是秘書的一項重要內容。秘書部門處于機關的中樞地位，參與機要事物，保密機要文件資料，組織并參加重要會議，秘書人員尤其領導身邊工作的秘書人員接觸機密更多。為了維護機關乃至國家的利益，秘書人員樹立保密意識，就需要掌握一定的保密方法，講究一定的保密藝術

六、開拓創新意識

以開拓創新意識做好秘書工作，就是在正確思想的指引下，堅持從實際出發，敢于突破陳規，積極解決秘書工作工程中出現的各種新情況、新問題，取得令領導和群眾都滿意的工作成績。

以開拓創新意識做好秘書工作包括三方面：一是主動超前的意識。一名秘書人員有無超前意識，工作是否主動，工作效果截然不同。各項工作要令領導滿意、令群眾滿意，秘書就必須具備良好的超前意識。比如，為領導提供文稿，要體現領導的意圖，并把意圖變成令領導滿意的文字。領導想到的、說到的我們都要認真體會，把握；領導沒有想到的我們要積極提出建議。又如，大量的服務工作要做深做細，也需要我們主動、超前。如果事無巨細都要領導操心，領導說一點辦一點，那就證明我們的工作是不合格的。二是秘書要有獨立的思考意識和特有的思維方式。秘書應該把全心全意為領導服務和獨立的思考問題有機的結合在一起，要有自己的思路。三是做好制度創新。創新是事業發展的靈魂。言之無文，行而不遠。必須建立健全各項基本制度，并隨著形勢的變化不斷修改和完善。好的傳統做法要堅持，但凡事不能墨守成規。要破舊立新，取其精華，秘書工作人員要多以創造性思維去思考問題，只有這樣，秘書的工作才能切實有效地開展，用創新促進事業的發展。

七、敏銳的信息意識

隨著信息時代的到來，收集、篩選信息在現代秘書工作中所占比重越來越大。這也是秘書工作智能化發展趨勢的具體體現。未來的秘書尤其是企業秘書或涉外秘書大部分工作需和信息打交道，可以說你掌握的信息的質與量意味著你工作效益的高低，證明了你工作能力的強與弱。即使是黨政系統的秘書人員，也需“耳聽八方、眼觀六路”。

八、甘于奉獻的幕后意識

秘書人員應認識到其工作成績一般不會獨立完整的顯示出來，而是附著于整體工作成績或領導的有效決策，及以后有力貫徹之中。掌聲鮮花也許和自己無緣，但做秘書不能片面認為是“給別人做嫁衣”，而要樹立甘于奉獻的幕后意識，有“淡泊明志”的精神境界。當然具有幕后意識不是說不允許秘書有走上領導崗位的主觀意向。通過自己的努力發揮優勢潛能進入決策層是值得肯定的，但只要在秘書崗位就必須擺正自己的位置。而對于秘書崗位的同志而言，首先應該具備秘書意識，而不是領導意識。

此外，現代秘書意識還應包括自我意識、敬業意識；或是全局意識、形象意識及完美意識等，知識這些意識或是從事其他職業也應具備的，如完美意識；或是供職以后才能理解到位，如全局意識。

盡管秘書人員級別不同、行業各異，“聞道有先后，術業有專攻”，其現代秘書意識與氣質不能不具備，不能不深化。因此，秘書人員在不斷擴充理論、應用知識、提高辦事能力的同時，必須自覺加強現代秘書意識的培養。

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Modern secretary idea: The forerunner of culturing high vocational secretarial focus vocational ability

WU Zhi，XU Guo-fang

As the development of society, secretarial became to be a “White-collar” career in fresh demand. The difficulty to hire a excellent secretarial with modern secretary idea is no less than hiring a senior engineer in a sense. The paper pointed out that modern secretary idea is the forerunner of culturing high vocational secretarial focus vocational ability. In order to carrying out those functions, we did some elaboration on the inner content of secretary idea and the way to strengthen the training.

high vocational secretary; secretary idea; vocational ability; forerunner; culture

G71

A

1008-7427（2010）03-0029-02

2009-12-29