開發檔案信息資源為提高企業效益服務

福建省工業設備安裝有限公司廈門分公司 潘雪皎

開發檔案信息資源為提高企業效益服務

福建省工業設備安裝有限公司廈門分公司 潘雪皎

檔案信息資源是適應生成力的發展水平,通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息，本文從開發檔案信息資源、提高服務質量、增創效益等方面來闡述。

檔案信息 企業效益 服務

檔案信息是企業一項十分重要的戰略資料，是企業能夠進行果斷，正確經營決策的基本依據，是企業協調和控制生產，提高經濟效益的重要支柱。

筆者所在的單位，除了抓常規的檔案建設外，注重抓檔案的信息開發利用、制訂措施，采取多種利用形式，主動提供檔案信息，使企業在節省建設資金、節省勞動力、縮短工時、提高工程質量，加強企業管理上取得了一定的成效。

隨著企業經營生產的不斷發展，不但各類檔案的數量明顯增加，檔案種類也不斷增多，檔案載體也向多樣化發展。筆者所在的單位自1986年組建檔案室至今，擁有各門類檔案9835卷，文書檔案979卷，2205件，編研檔案資料85卷，照片檔案2122張，積累了我司各個時期有一定利用價值的檔案信息。這些內容豐富，充分可靠的檔案資源，為企業檔案的開發利用創造了條件，在企業的生產經營活動中發揮了重要作用。

一、緊緊圍繞企業經濟建設中心，積極開發利用檔案信息資源

企業檔案資源的利用，是企業檔案工作中的基本目的和歸縮，企業檔案工作應以開發檔案信息為中心。為止，我們針對企業現有檔案管理水平狀況，就如何適應企業經濟發展的需要作了認真研究。我們根據企業的實際情況，從加強管理入手，把提高企業檔案管理整體水平，促進企業檔案工作基礎建設當作一件大事來抓。把主要精力放在超前管理，也就是抓文件形成過程和監督、指導工作。要使檔案有較高的利用價值，既要確保形成階段文件內在質量的同時，保證一切有價值的信息完整、準確。我司承接的重點工程貴州赤天化紙業股份有限公司竹漿紙一體化項目制漿車間、漿板車間工程施工及設備安裝工程，為了搞好檔案的收集工作，我們采用超前的指導方法，派一名兼職檔案員在一線進行現場業務指導，配合技術部門及建設單位、監理單位實施有關標準，促使文件材料規范化，為保證重點工程項目檔案資料的齊全、完整、準確打下了基礎。在創優增效活動中，我們再次提出提高檔案“利用率、完整率、準確率”，雖是老調重彈，但實踐證明，開展的這一活動不僅富有新意而且收到了一定的成效。我們進一步明確了開發檔案信息資源的重要性，在開發上做文章，在利用上下功夫，為企業領導進行生產經營決策提供可靠的依據，為工程技術人員進行科研課題研究和技術攻關提供可靠的資料；為管理部門提供查存依據的歷史憑證。

二、提高服務質量，確保檔案信息迅速傳遞

在檔案開發“創優增效”活動中，我們以提高服務質量來促進檔案開發利用工作。查檔接待是傳遞信息的重要渠道，要做好這項工作，檔案人員就必須工作熱情、業務熟悉、知識面寬闊，熱情為利用者報務，迅速提供檔案信息。通過檢索工具，復印工程檔案案卷目錄、設備檔案案卷目錄，發放機關部門兼職檔案員，需要某個工程檔案或需要某個設備檔案，利用者可以迅速、準確查找自己所要的檔案線索，快速調閱檔案，了解到某檔案情況，使檔案信息資源得到充分的開發利用。隨著市場經濟的建設和發展，各行各業都必須形成自己的競爭態勢，才能在激烈的競爭中求生存與發展，各行企業都要面臨市場，就必須捕捉各方面的信息作為發展自己的決策依據。檔案資料作為一種重要的信息資源，在經濟的大潮中發揮著越來越重要的作用。如筆者所在的單位是一家大型施工企業，承接工程都要參加投標‘參加投票要接受上級的資質審查，尤其是國家、省、市重點工程，投標競爭激烈，為止檔案部門及時提供了本公司的施工企業等級證書和以前所做的優質工程證書、交工驗收證明書等，證明本企業的施工能力，獲得了中標資格，為企業創造了經濟效益13776.18萬元。

三、檔案信息的開發利用為企業增創效益服務

檔案信息開發的目的在于利用，我司企業檔案部門提供的檔案信息在生產經營、技術改選各項工作中取得了很大的社會效益和經濟效益。

一是承攬工程，①1997年利用檔案，承攬翔鷺絳淪化纖（廈門）工程120萬元；②2001年利用檔案，承攬翔鷺PTA生產及冷卻塔框架土建工程650萬元；③2002年利用檔案，承攬廈門東方時代廣場鋼結構工程約900萬元；④2003年利用檔案，為壓力容器制造許可證換證提供依據；⑤2005年利用檔案，承攬廈門和平里酒店工程約158.50萬元；⑥2007年利用檔案，承攬廈門榕興紙業和新疆礦棉系統安裝工程，合同價款約732.10萬元；⑦2009年利用檔案，承攬貴州金赤化桐梓工程，合同價款約10764.58萬元,檔案資料起憑證作用。

二是利用檔案，解決福廈路拓寬構筑物拆遷賠償事宜。1994年3月25日福廈路道路拓寬指揮部決定對福廈公路段進行拓寬，我司位于福廈公路段，分公司的大門、傳達室、部份圍墻、變電室、容器車間等，均在拆遷范圍之內。為有理有據辦理有關賠償問題，檔案室提供基建檔案，復印廈府[1989]綜098號文“關于福廈公路（烏石浦一殿前）段拓寬用地的批復”和廈土管拆字[1989]133號文“關于省安裝公司房屋及地上附屬設施拆遷補償的處理決定”，交福廈路拓寬拆遷辦公室，為我司要求拆遷拆遷補償提供了有力證據，得到賠償費計147732.50元。利用檔案，解決養路費繳交問題，減少經濟損失8萬余元。

三是用于平息糾紛，1998年利用檔案，收回同安銀城啤酒廠工程款270萬元；1999年利用檔案，起訴鷹輝房地產公司即華輝廣場裝修工程款132、萬元；據統計，我司檔案室自1986年至今，提供各種檔案45865卷次、1553件次，15054人次，復印檔案資料34310頁，取得重大經濟成果10項，獲得直接或間接經濟效益13776.18萬元，檔案信息資源得到了充分的開發，為企業增創效益服務。

總之，企業檔案信息資源的開發利用，在生產經營決策、技術引進與改造、開拓市場等方面發揮了重要的增效作用。實踐證明，只要領導重視，檔案人員主動提供檔案利用服務，就能使企業的檔案信息資源發揮更大的經濟效益和社會效益

[1] 賈艷榮，關于檔案信息化管理建設的思考[J]，期刊:黑龍江科技信息，2008.(33)

[2]《中國檔案報》，我國檔案信息化建設現狀及發展策略，2002.9.5三版