淺談總監理工程師組織協調的方法和技巧

楊益山

組織協調是聯結、聯合、調和所有的活動及力量,使各方面配合適當,其目的是對項目實施過程中產生的各種關系進行疏導,對產生的干擾和障礙及時排除或緩解解決各種矛盾,處理各種爭端,使整個項目的實施過程處于一種有序狀態,并不斷使各種資源得到有效合理的優化配置,實現預定目標。組織協調是監理工作的核心,組織協調貫穿于整個監理工作。組織協調質量的好壞,直接影響建設各方面的了解、交流和配合,影響“三大”目標的控制,所以總監理工程師在組織協調時,應該運用科學的協調方法和技巧。根據在實際工作中的經驗,將組織協調的主要方法和技巧歸納為以下幾方面。

1 總監理工程師組織協調的主要方法

1.1 會議協調法

會議協調法是建設工程監理中最常用的一種協調方法,其主要包括以下幾種：1)第一次工地會議,它是建設工程尚未全面展開前,合同各方相互認識,確定聯絡方式的會議,是檢查開工前各項準備工作完成情況,并明確監理程序的會議,第一次工地會議的召開為總監理工程師下達開工令準備了條件。2)監理例會,它是由監理工程師組織召開,主要解決施工中出現的計劃、進度、質量及工程款等問題的會議。監理例會定期召開,會議后形成紀要,經與各方會簽后分發給有關單位。3)專業監理會議,它是根據需要組織召開的專業性協調會議,如某綜合醫院工程涉及到電梯、消防等分包單位,專業性較強,進場時必須召開分包單位協調會,確保整體工程的進度。

1.2 交談協調法

交談協調法是一種面對面或電話交談的協調方法,是總監理工程師保持信息暢通的最好渠道,尋求協作和幫助的方法,能正確及時地發布工程指令,避免協調滯后。

1.3 書面協調法

作為監理工程師,如果交談不方便或者需要精確地表述自己的見解,可使用書面協調法。書面協調法具有法律效力,監理工程師可以避免風險。

1.4 訪問協調法

訪問協調法主要用于監理工程師的外部協調,向行政主管部門等進行解釋工程情況,了解他們的意見,確保工程順利進行。

1.5 情況介紹法

情況介紹法是與其他協調方法緊密結合的一種方法。總監理工程師在工地經常使用該方法。

2 總監理工程師組織協調的技巧

2.1 明確總監理工程師組織協調的職責

該職責主要包括以下幾條內容：1)建立項目監理組織機構,明確監理人員分工與職責。2)明確監理組織協調的范圍層次和協調對象。3)確定本工程組織協調的重點。4)制訂監理組織協調的工作程序和制定組織協調的方法與手段,指導、查檢、監督監理人員的組織協調工作,協助監理人員解決協調中出現的問題。

2.2 制訂標準化協調程序

為了提高監理組織的協調工作效率,提高項目參與各方協同配合的效率,協調工作必須做到有章可依。總監理工程師除根據監理規范建立監理內部的監理規劃和監理實施細則、編制制度等內部管理制度外,還應根據國家有關法律、法規、標準規范等制定標準的監理工作程序,使監理協調工作開展順利,這樣可以避免監理組織協調的隨意性和主觀性。如開工報告工作程序、施工組織設計審核程序、施工圖紙會審工作程序、分包單位資格審核工作程序等。

2.3 協調工作盡量做到有據可依

總監理工程師應確保監理協調工作的權威性和可執行性,盡量做到有據可依,從以下幾個方面分析：1)協調工作盡量做到“有據可依,有章可循”。總監理工程師自身執行建設工程法律、法規和規范性文件,如建設工程質量管理條例,執行建設工程監理規范,履行建設工程施工合同,按圖施工,尊重業主的合法合理要求。2)監理協調工作做到“以理服人”。總監理工程師應尊重被協調各方提出問題的合理要求,公平公正地分析,歸納突出的問題及矛盾,正確地運用監理技能和技巧提出問題的解決途徑,達成共識,科學合理地解決問題。同時,總監理工程師在協調過程中要嚴格遵守職業道德,清正廉潔,以德服人。3)總監應堅持“原則性與靈活性”相結合協調原則。總監理工程師在工作方法和為人處事上應因地制宜,靈活地運用各種協調方法,抓大放小,使被協調方進行自我機制的完善。4)監理協調工作應堅持管理與服務相結合。監理工程師在做好工程質量的預控、檢查、計量、驗收等管理工作的同時,應加強服務意識,對工程設計變更、施工組織設計等提出管理建議,及時解決設計與施工中存在的矛盾。5)協調營造良好和諧的工作氛圍。工程項目參建單位多,總監理工程師應緊緊抓住項目的組織關系、合同責任關系、技術配套關系,通過對爭議的調查,及時發現問題,積極溝通,化解矛盾,達成共識,使參建各方減少摩擦,樹立全局觀,從而營造良好的工作氛圍,確保工作目標的實現。

2.4 最大程度尊重被協調各方面的利益

因為建設工程項目參與各方目標不同,服務對象不同,職責不同等原因,總監理工程師應多進行換位思考,在組織協調過程中應充分考慮參與各方的利益,盡可能在維護業主最大利益的同時,最大限度地尊重設計、施工、質監站等各參與單位的利益,遵守法律、法規,尊重科學和事實,嚴格按圖施工,履行合同和規范標準,樹立監理機構的良好形象,建立監理組織協調工作的公信力,努力提高監理組織協調工作的效率。

2.5 積極主動及時協調處理工作中遇到的問題

在工程建設過程中,由于時間緊,技術復雜程度高,參與單位多,各參與單位都從維護自身利益出發,避免在建設過程中承擔責任,使建設項目實施過程中產生了許多矛盾和糾紛,如果不及時解決就會引起索賠,影響工程進度,嚴重的話會誘發工程事故。因此,總監理工程師應緊抓整個項目的監理組織協調工作,專業性監理組織協調工作,通過例會、專題會議、往來文件等方法和手段及時協調各類矛盾,做到“不回避、不隱瞞、不拖延”,使矛盾和糾紛及時得到解決。

組織協調是一種管理藝術和技巧,總監理工程師應運用管理學、心理學、行為科學等方面的知識、技能、方法和工具開展組織協調工作。在協調過程中應換位思考,充分考慮各方利益,盡量做到公正、科學、合理和合情,只有這樣才能真正達到組織協調的目的。

[1]GB 50319-2000,建設工程監理規范[S].

[2]黃云寒.做好建設工程監理[J].山西建筑,2008,34(12)：223-224.