淺談總承包項目管理費控制

張忠平

總承包管理費是總承包商為了保證總承包項目順利實施,在項目管理過程中發生的成本消耗,包括:投標報價階段、設計階段、采購階段、施工階段直至工程質保期結束全過程的總承包管理工作所需要的人力資源消耗和物資消耗。具體包括:1)項目組人員(設計人員、采購人員、施工管理人員、輔助性服務人員)工資和各類津貼;2)項目日常費用(包括辦公設施費、辦公用具費等,如復印機、打印機、傳真機、數碼相機、電腦等);3)項目的開支(包括文件資料及其復印費、招待費、差旅費、通訊費、外地現場餐費及交通、住宿費及低值易耗品的開支)。即項目實施全過程所需要的管理成本。

為了有效控制總承包管理費,總承包項目組應按照分公司規定和項目的具體特點制定有效的項目管理費控制措施和切實可行的實施程序。

1 總承包項目管理費控制內容和程序

1.1 總承包項目管理費控制內容

總承包管理費控制包括報價階段的成本預測、項目合同簽訂后的目標制定、工程實施階段的核算、編制成本報告、根據成本報告進行分析考核、整理管理成本資料、編制最終成本報告。

1.2 總承包項目管理費控制程序

1)在分公司主管經理的領導下,由費用控制部會同項目經理按分公司有關規定和項目的具體情況制定項目管理成本計劃;2)項目經理組織編制目標成本;3)總承包項目組實施目標成本;4)費用控制部會同財務部、采購部、施工部共同監督目標成本的實施情況,審定項目管理費成本報告;5)項目經理、施工經理、合同管理工程師、費用控制工程師、工程財務會計對反饋的工程信息進行分析考核。具體程序如下:總承包項目合同簽訂后,根據工程特點和采購計劃、施工組織設計,編制項目管理成本計劃,對該項目管理成本進行成本預測,并將成本計劃報費用控制部審驗備案;項目組根據計劃成本,按項目管理成本制定出目標成本,項目經理會同財務會計、設計經理、采購經理、施工經理以計劃成本和目標成本為依據對管理成本實施控制。

1.3 總承包項目管理費控制重在落實

總承包項目管理費貫穿于工程項目實施的全過程,要逐項循序地進行落實,責任到人,按照分公司制度和有關規定辦理,努力抓出實效。在管理費控制過程中主要注重以下內容:

1)掌握工程基本情況。決策層及管理層要通過調查了解該項工程的標書編制情況、中標價、主要工程量、施工現場的周圍環境、人員素質、工程工期以及要求的開工竣工時間、工程施工的難易程度,制定出科學的管理方案和有效的管理方法。

2)分解管理成本控制指標,高度重視管理費的控制。在總承包項目實施過程中,項目管理成本一般要占合同額的3%～5%,應高度重視該項費用的控制,降低成本消耗和支出,增加盈利百分點。

3)控制人工費成本和現場經費。a.抓好組織機構建設,成立精干、高效的總承包項目組織結構。b.建立控制招待費、差旅費、辦公費、電話費、低額耗品的耗用等項開支審批制度。c.注意現場交通工具的管理,合理配置車輛,建立用車審批制度。d.抓好財務費用控制,嚴格按照分包合同支付項目各項費用,有審核有監督,避免管理不善帶來的財務費用的損失。e.加強項目組成員的考核制度,獎罰分明。

2 總承包項目管理費控制的主要措施

2.1 建立責任制,完善管理費控制運行機制

1)健全責任制。總承包項目管理費控制與經濟責任制相互補充,項目管理費控制是建立健全項目內部經濟責任制的主要條件,而項目經濟責任制,又是保證總承包管理費控制有效實施的重要保證,落實責任是對總承包管理費進行有效控制的關鍵。

2)建立完善的總承包項目管理費控制制度。在總承包項目實施過程中,為了有效地控制項目管理費的支出,防止損失和浪費,應分別建立有效的控制目標和制度。

3)提高全員成本意識。以效益引導分配是落實成本責任、提高全員成本意識的重要手段。

2.2 實行對總承包項目管理費影響因素的全過程控制

總承包項目管理的全過程也是對管理費消耗的過程,總承包項目的組織機構設置、供貨商和分包單位的選擇、工程的進度和質量、工程總包合同和分包合同等等都對項目管理費的發生產生直接或間接的影響,所以只有合理重視工程的全過程控制,才能有效控制管理費的消耗。

1)項目組應對項目管理成本進行目標分解,落實項目各級人員的成本責任和獎罰辦法,并與項目各級人員簽訂成本目標責任合同,提高項目各級人員的成本意識,以動員全員參與項目的管理費控制。

2)合理設置項目管理機構,真正實現與國際接軌的項目經理負責制,使項目經理的權責利得到充分發揮。

3)嚴格按照招標程序進行供貨商和施工分包商的選擇。如果選擇合格的供貨商和施工分包商就會減少我們管理人員的投入,相反,如果選擇了不合格的供貨商或施工分包商,必然需要我們投入更多的管理人員才能達到控制工程的目的。

4)合理安排工期,嚴格按照總承包合同和分包合同組織工程施工,合理編制工程計劃和人力資源計劃,有效利用項目管理資源,避免人力資源浪費。

5)加強工程質量控制,避免因質量問題引起工期拖延等造成管理費用的增加。

6)在保證項目人員的正常生活前提下,抓好后勤保障費用的控制,厲行節約。如制定伙食費標準、勞保用品集中采購和專人管理等。

7)通過建立臺賬和落實到責任人制度,加強現場基礎設備管理,提高完好率、利用率和裝備效益,避免固定資產流失。如專人管理復印機,同時控制外來單位復印等。

8)加強項目竣工時物品的回收工作。

9)加強項目管理費核算,及時進行分析,使之控制在目標成本以內,為企業創造更多的效益。

總之,我們要向總承包項目的管理要效益,通過加強總承包項目管理費控制,提高利潤增長點,從而使我們的總承包事業蒸蒸日上,蓬勃發展,為企業、國家和社會積累更多的財富。

[1]李 琨.淺議施工項目成本管理[J].山西建筑,2009,35(5):241-242.