談建設工程監(jiān)理中的組織協(xié)調

托 婭

建設工程實施監(jiān)理的過程中,監(jiān)理工程師需要不斷地進行組織協(xié)調,它是實現(xiàn)建設工程監(jiān)理項目目標不可或缺的方法和手段。通過組織協(xié)調,可使影響監(jiān)理目標實現(xiàn)的各方主體有機配合,使監(jiān)理工作實施和運行過程更加順利。

1 建設工程監(jiān)理中的組織協(xié)調及其重要意義

所謂建設工程監(jiān)理中的組織協(xié)調工作,是指為了實現(xiàn)項目目標,監(jiān)理人員所進行的監(jiān)理機構內部人與人之間,機構與機構之間以及監(jiān)理組織與外部環(huán)境組織之間的溝通、調和、聯(lián)合和聯(lián)結工作,以達到在實現(xiàn)項目總目標中,相互理解、信任、步調一致、運行一體化的工作。

在建設工程監(jiān)理中,要保證項目的參與各方圍繞建設工程開展工作,使項目目標順利實現(xiàn),組織協(xié)調工作最為重要,也最為困難,是監(jiān)理工作能否成功的關鍵,只有通過積極的組織協(xié)調,才能實現(xiàn)整個系統(tǒng)全面協(xié)調控制的目的,才能最終得以實現(xiàn)項目目標。

2 從系統(tǒng)方法的角度看待建設工程監(jiān)理中的組織協(xié)調

系統(tǒng)方法強調,要把系統(tǒng)作為一個整體來研究和處理,因為總體的作用規(guī)模要比各子系統(tǒng)的作用規(guī)模之和大。為了實現(xiàn)建設工程系統(tǒng)目標,必須重視協(xié)調管理,發(fā)揮系統(tǒng)整體功能。

從系統(tǒng)方法的角度看,項目監(jiān)理機構協(xié)調的范圍分為系統(tǒng)內部的協(xié)調和系統(tǒng)外部的協(xié)調,系統(tǒng)外部協(xié)調的范圍又分為近外層協(xié)調和遠外層協(xié)調。近外層和遠外層的主要區(qū)別是工程建設與近外層關聯(lián)單位一般有合同關系,與遠外層單位一般沒有合同關系。

建設工程監(jiān)理組織系統(tǒng)的內部關系,主要有人際關系、組織關系、需求關系和配合關系等,內部協(xié)調工作就是對這幾個關系進行及時有效的協(xié)調。近外層協(xié)調主要是指監(jiān)理組織與建設單位、設計單位、施工單位、材料設備供應等參與工程建設單位之間關系的協(xié)調。遠外層協(xié)調是指監(jiān)理組織與政府有關部門、社會團體等單位之間關系的協(xié)調。

從系統(tǒng)方法的角度,把系統(tǒng)作為一個整體研究和處理,則項目系統(tǒng)內各子系統(tǒng)、各專業(yè)、各工種、各項資源以及時間、空間等方面得以實現(xiàn)有機的配合,使工程項目成為一體化運行的整體,發(fā)揮系統(tǒng)整體功能,進而實現(xiàn)建設項目的總目標。

3 監(jiān)理組織協(xié)調中應注意的問題

3.1 堅持公平、公正的原則

公平、公正是指協(xié)調中要尊重科學,尊重事實,堅持中立。堅持公平、公正的原則能增加協(xié)調工作的成功率。在監(jiān)理工作中,監(jiān)理人員應嚴格遵守監(jiān)理的職業(yè)道德,克制自身不違規(guī)。在行為舉止上要保持中立和公正,與業(yè)主、承包商、勘察設計等參建單位的相關人員之間,既要利用各種機會增進各方面人員的友誼和合作,以利工程的進展;又要嚴格遵守職業(yè)道德,禮貌而堅決的拒絕任何禮物、免費服務、減價物品等,以保證行為的公正性。總監(jiān)理工程師和其他監(jiān)理人員都應站在公正客觀的立場上,依據(jù)有關的法律、法規(guī)、規(guī)范和合同等,以科學分析的方法,不憑隨意想法解決問題,正確協(xié)調參建各方的矛盾,公正無私地處理工程建設中的人和事,做到一碗水端平,維護參建各方的合理合法的利益,不以權壓人,而曉之以“理”,“理”即是具有說服力的事實依據(jù),做到以“理”服人,使當事各方心服口服。

3.2 程序化、規(guī)范化經(jīng)常性事項的協(xié)調

監(jiān)理中的組織協(xié)調并非只針對出現(xiàn)問題、矛盾、爭端之時,而是在建設全過程的協(xié)調。對于經(jīng)常性的事項,根據(jù)建設程序,監(jiān)理應有相應的規(guī)范化的監(jiān)理程序,事先確定協(xié)調內容和協(xié)調方式。監(jiān)理的各項工作按照一定的邏輯順序先后展開,從而使監(jiān)理工作有效的達到目標。例如在工程前期階段,根據(jù)監(jiān)理工作的內容嚴格按程序辦事,協(xié)助業(yè)主做好項目報批、設計委托、勘察設計、招標投標等工作,配合建設單位做好建設前期的準備工作,對列入國家計劃的項目,對建設前期工作沒做好,不具備開工條件的項目,按程序不得發(fā)布開工指令。在具體施工過程中的監(jiān)理組織協(xié)調,包括及時發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤的工作程序,按監(jiān)理程序做好各項監(jiān)理工作。

3.3 利用權責體系進行組織協(xié)調

為了有效地開展建設工程監(jiān)理工作,需要經(jīng)常利用各系統(tǒng)的權責體系來進行協(xié)調。權責體系中明確的劃分出職責、權利范圍。同等崗位職務賦予同等的權利,做到責任與權利相一致。一定的人在一定的崗位上擔任一定的職務,這樣就產(chǎn)生了與崗位職務相應的權利和責任,只有做到有職、有權、有責,才能使組織系統(tǒng)得以正常運行。權大于責就很容易產(chǎn)生瞎指揮、濫用權力的官僚主義,責大于權又會影響管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。工程項目建設監(jiān)理實行總監(jiān)理工程師負責制,總監(jiān)理工程師是組織協(xié)調工作的主要負責人。在項目監(jiān)理組織內部的協(xié)調中,對組織內部的每一個崗位都應訂有明確的目標和崗位職責。還要通過職能清理,使管理職能不重不漏,做到事事有人管,人人有專責,同時按權責對等的原則,在明確崗位職責時,明確崗位職權,這樣便能人人盡職盡責,減少摩擦。在項目監(jiān)理機構的系統(tǒng)外部協(xié)調中,監(jiān)理工程師承擔的職責與業(yè)主授予的權限相一致。監(jiān)理活動的客體是承建商的活動,但監(jiān)理工程師與承建商之間并無經(jīng)濟合同關系。監(jiān)理工程師行使監(jiān)理職權,依賴于業(yè)主的授權。因此,監(jiān)理工程師在明確業(yè)主提出的監(jiān)理目標和監(jiān)理工作內容要求后,應與業(yè)主協(xié)調,明確相應的授權,達到共識后,明確反映在委托監(jiān)理合同中及建設工程合同中,如此,監(jiān)理工程師就能以合同及與工程建設監(jiān)理有關的法律、法規(guī)和規(guī)章作為依據(jù),理清各自的責權范圍,更好地進行組織協(xié)調。

3.4 采用適宜的組織協(xié)調方法進行組織協(xié)調

組織協(xié)調工作涉及面廣,受主觀和客觀因素影響較大,這就要求監(jiān)理工程師具有較寬的知識面、較強的工作能力,采用適宜的組織協(xié)調方法,因地制宜地處理問題,使監(jiān)理工作順利的實施或運行,實現(xiàn)建設工程的監(jiān)理目標,從而實現(xiàn)建設項目總目標。監(jiān)理工程師在建設工程監(jiān)理組織協(xié)調中常采用的方法有會議協(xié)調法、交談協(xié)調法、書面協(xié)調法、訪問協(xié)調法、情況介紹法等。會議協(xié)調法是建設工程監(jiān)理中最常采用的一種協(xié)調方法,實踐中常用的會議協(xié)調法包括第一次工地會議、工地例會、專業(yè)監(jiān)理會議等。第一次工地會議亦是工地例會,因為本次會議特別重要,所以突出其名為“第一次工地會議”。在這次會議中,履約各方相互認識,確定聯(lián)絡方式,明確監(jiān)理程序等,各方都應重視此次會議,監(jiān)理組織更應重視,抓住理順多方聯(lián)系,明確辦事程序的重要時機,做好組織協(xié)調的基礎工作。工程監(jiān)理中的許多信息和決定是在工地例會上產(chǎn)生的,決定的協(xié)調工作大部分也是在工地例會中進行的,監(jiān)理工程師可充分利用這一常用有效的組織協(xié)調方法,定期召開工地例會,開好工地例會。在建設工程監(jiān)理中,遇到一些比較復雜的技術問題或難度較大的問題需要協(xié)調時,監(jiān)理工程師應報請總監(jiān)理工程師,并由其做出決定,安排專題會議來協(xié)調,此類會議稱為“專業(yè)監(jiān)理會議”。通過這類會議積極溝通協(xié)調,爭取各方心悅誠服的接受協(xié)調,并能以積極的態(tài)度完成相應的工作。在實踐中,無論是組織內部的協(xié)調,還是外部的協(xié)調,交談協(xié)調法是一種使用頻率相當高的方法。因其能保持信息暢通,更好的尋找協(xié)作和幫助,正確及時的發(fā)布工程指令,建設工程參與各方之間及監(jiān)理機構內部都愿意采用。當會議或者交談不方便或不需要時,或者需要精確的表達自己的意見時,監(jiān)理工程師可采用書面協(xié)調法。當組織外部的相關機構不了解工程,不清楚現(xiàn)場的實際情況時,常常會對建設工程進行一些不恰當?shù)母深A,會對建設工程產(chǎn)生不利影響,這時,訪問協(xié)調法是一個相當有效的方法。還有一種協(xié)調方法是情況介紹法,其往往與其他協(xié)調方法結合在一起使用。形式上主要是口頭的,有時也伴隨有書面的。監(jiān)理工程師可通過在任何場合下的每一次介紹,使別人理解你介紹的內容、問題和困難、你想得到的協(xié)助等,從而達到組織協(xié)調的目的。

4 結語

在建設工程監(jiān)理中,監(jiān)理組織內的所有監(jiān)理人員若主動地在自己負責的范圍內進行組織協(xié)調工作,通過組織內部的協(xié)調,充分調動組織內部各個成員的敬業(yè)精神和團結精神,通過組織外部的協(xié)調,為工程監(jiān)理及建設創(chuàng)造良好的環(huán)境,則能確保監(jiān)理總目標的順利實現(xiàn)。

[1]中國建設監(jiān)理協(xié)會組織.工程建設監(jiān)理概論[M].北京:知識產(chǎn)權出版社,2007.

[2]張向東,周 寧.工程建設監(jiān)理概論[M].北京:機械工業(yè)出版社,2005.

[3]楊興宗.談工程施工中各個專業(yè)的協(xié)調管理[J].山西建筑,2008,34(8):232-233.