滬寧高速公路江蘇段擴(kuò)建工程檔案管理

王 丹

0 引言

滬寧高速公路江蘇段連接上海、蘇州、無錫、常州、鎮(zhèn)江和南京6個(gè)大中型城市,是蘇南地區(qū)的重要經(jīng)濟(jì)動(dòng)脈。主線里程249.681km,原為雙向四車道高速公路,于1996年9月正式通車,其后交通量快速增長,于2004年1月開始擴(kuò)建施工,至2005年年底完成雙向八車道擴(kuò)建工程,2006年初全線雙向八車道通車,2008年4月通過了省交通廳組織的檔案預(yù)驗(yàn)收。作為滬寧高速公路擴(kuò)建工程項(xiàng)目檔案工作組的成員,筆者總結(jié)了在擴(kuò)建項(xiàng)目建設(shè)期間工程檔案管理方面一些好的做法以及得到的教訓(xùn),供同行參考。

1 項(xiàng)目檔案管理情況

1.1 檔案管理體制

擴(kuò)建工程從工程建設(shè)項(xiàng)目一開始,就將檔案管理工作納入到整個(gè)工程建設(shè)的管理體系中,下發(fā)了《滬寧高速公路(江蘇段)擴(kuò)建工程檔案管理辦法》等一系列文件,明確管理職責(zé),完善檔案管理工作的質(zhì)量保證體系。

1)明確各級、各部門的檔案管理職責(zé)。滬寧高速公路擴(kuò)建工程指揮部檔案管理實(shí)行“統(tǒng)一管理、以塊為主、分級負(fù)責(zé)”的管理模式,建立與工程檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu),成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,分管指揮任組長,各處室主要負(fù)責(zé)人和各市高擴(kuò)指總監(jiān)為領(lǐng)導(dǎo)小組成員;各市高擴(kuò)指都成立了由總監(jiān)、綜合處處長、工程管理部門、檢測中心主要負(fù)責(zé)人組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò),配備專職檔案管理人員,制定檔案管理制度,統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目的檔案,形成強(qiáng)有力的質(zhì)量保證體系,從源頭把好檔案管理質(zhì)量關(guān)。

2)明確了滬寧高速公路擴(kuò)建工程指揮部負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各市高擴(kuò)指、各市段交通工程項(xiàng)目實(shí)施小組的檔案管理工作。各市高擴(kuò)指、各市段交通工程項(xiàng)目實(shí)施小組負(fù)責(zé)對所轄市段施工、監(jiān)理單位檔案的形成、積累、整理和立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督管理,并完成本轄段各類檔案材料的匯總整理,做好編目工作。

3)明確了施工、監(jiān)理單位必須按照項(xiàng)目文件編制與檔案整理辦法的要求,做好各自職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理、立卷和歸檔。

4)明確監(jiān)理單位要切實(shí)負(fù)起監(jiān)理工作的相關(guān)責(zé)任,不僅要監(jiān)理工程,而且要監(jiān)督檢查項(xiàng)目文件編制和檔案整理工作。

1.2 落實(shí)管理措施,切實(shí)進(jìn)行全過程控制和跟蹤管理

1)確保檔案整理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。滬寧高速公路擴(kuò)建工程指揮部制定了《滬寧高速公路江蘇段擴(kuò)建工程竣工文件編制與檔案整理辦法》和檔案管理軟件,明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)限,確保工程檔案與工程建設(shè)同步進(jìn)行。2)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),著力提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)檔案管理知識(shí)培訓(xùn),滬寧擴(kuò)建工程先后舉辦了路基、路面、交通工程、房建工程檔案編制和軟件應(yīng)用等培訓(xùn)班30余次,參訓(xùn)人次2000多人次。3)落實(shí)檢查制度,規(guī)范檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。在工程建設(shè)和檔案整理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),指揮部及時(shí)召開設(shè)計(jì)類檔案工作會(huì)議、檔案管理工作會(huì)議、交工檔案驗(yàn)收布置會(huì)議等,檢查了各市段的工作進(jìn)度和檔案質(zhì)量,提出了各階段工程檔案具體的工作要求。擴(kuò)建工程指揮部現(xiàn)場工作組和各處室經(jīng)常深入到施工監(jiān)理單位檢查督促指導(dǎo)檔案工作,全面了解檔案工作狀況,對200多個(gè)合同標(biāo)段檔案工作進(jìn)度和檔案水平都做到心中有數(shù),有的放矢地給予指導(dǎo)和幫助;檔案管理部門對于各市高擴(kuò)指、交通工程項(xiàng)目實(shí)施小組提出檔案管理上的問題,都及時(shí)以書面形式進(jìn)行回復(fù),基本做到有問必答,全線的檔案管理工作一直能按照擴(kuò)建工程指揮部的要求逐步推進(jìn)、持續(xù)完善。各市高擴(kuò)指都制定了本市段的監(jiān)督檢查工作機(jī)制,確保每月至少進(jìn)行一次檢查。而且通過檢查督促,控制編制和整理工作中出現(xiàn)的問題,通過檢查指導(dǎo),答疑解難,解決項(xiàng)目文件編制和檔案整理過程中一些疑點(diǎn)和難點(diǎn),規(guī)范檔案編制與整理標(biāo)準(zhǔn)。4)嚴(yán)格考核制度,推進(jìn)檔案工作不斷上臺(tái)階。滬寧高速公路擴(kuò)建工程指揮部和沿線各市高擴(kuò)指都制定了考核獎(jiǎng)懲制度和細(xì)則,對在檔案的收集、整理、檔案管理軟件使用中成績突出的單位和個(gè)人,給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì),對未按規(guī)范要求進(jìn)行檔案收集、積累、整理歸檔的,給予批評和處罰。江蘇省檔案局和滬寧高速公路擴(kuò)建工程指揮部共同下發(fā)了《關(guān)于對滬寧高速公路擴(kuò)建工程檔案工作進(jìn)行考核評比的通知》,通過考核工作開展比學(xué)趕超,提高擴(kuò)建工程檔案工作的整體水平。鎮(zhèn)江市段建立檔案管理風(fēng)險(xiǎn)抵押金的考核獎(jiǎng)勵(lì)辦法,按合同規(guī)定,進(jìn)行激勵(lì)與處罰。5)狠抓檔案質(zhì)量,將創(chuàng)一流檔案的工作落到實(shí)處。a.狠抓紙質(zhì)檔案的形成、積累、整理與歸檔,擴(kuò)建工程的檔案,實(shí)行了預(yù)立卷制度,必須分類、裝盒、分卷保管。嚴(yán)格過程控制,平時(shí)注重積累收集,分門別類地按照文件材料的形成規(guī)律和系統(tǒng)聯(lián)系進(jìn)行歸檔,保證了項(xiàng)目文件編制的歸檔質(zhì)量。擴(kuò)建工程檔案工作堅(jiān)持“四同時(shí)”制度。b.抓住重點(diǎn),重視設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)變更審簽表收集整理和竣工圖的編制。擴(kuò)建工程指揮部和各市高擴(kuò)指、各實(shí)施小組反復(fù)強(qiáng)調(diào)竣工圖要準(zhǔn)確、真實(shí)地反映工程竣工的實(shí)際情況,編制的竣工圖要有竣工說明,要準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。要將設(shè)計(jì)變更內(nèi)容一一反映在竣工圖上,施工單位必須在施工圖上注明修改的部分,并附以設(shè)計(jì)變更通知單和施工說明。c.把檢查文件材料的形成程序是否規(guī)范、簽署是否完備、歸檔案卷制作質(zhì)量是否精良,作為驗(yàn)收的必備條件。各級管理部門盡職盡責(zé)按江蘇滬寧高速公路擴(kuò)建工程指揮部的要求進(jìn)行檢查控制,檔案管理人員逐卷檢查案卷題名、卷內(nèi)目錄和內(nèi)容是否準(zhǔn)確和規(guī)范,滬寧擴(kuò)建工程指揮部規(guī)定:對未經(jīng)審查或經(jīng)審查驗(yàn)收未通過的項(xiàng)目檔案,不得進(jìn)行工程費(fèi)用結(jié)算,不得申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程。

1.3 建立符合現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理理念的檔案管理分類體系和合理的檔案管理流程

1)滬寧擴(kuò)建工程檔案有一個(gè)統(tǒng)一的分類體系和標(biāo)識(shí),在類目設(shè)置上遵循規(guī)范、刪繁就簡,具有統(tǒng)一性。分類編號符合檔案分類規(guī)則,類目設(shè)置、分類編號統(tǒng)一規(guī)范,適應(yīng)于檔案的現(xiàn)代化管理要求,便于進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、檢索和檔案的匯總。2)按照《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定的檔案歸檔范圍進(jìn)行案卷的著錄,在檔案整理歸檔過程中,檔案管理人員根據(jù)擴(kuò)建工程設(shè)置的內(nèi)容、施工工序具體類目,對應(yīng)歸檔類別進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件著錄,各道工序的檔案歸檔是否完整、齊全、準(zhǔn)確均在控制狀態(tài)中。3)為避免分類、編目、標(biāo)識(shí)上雜亂,滬寧擴(kuò)建工程檔案的分類編號進(jìn)行固化,確定統(tǒng)一的分類號、標(biāo)段標(biāo)識(shí)代號,以體現(xiàn)其檔號的唯一性。4)滬寧擴(kuò)建工程檔案管理軟件的應(yīng)用,是實(shí)現(xiàn)“工程建設(shè)與檔案管理同步”原則的一種有效方法,是控制工程檔案“事后整理為事前、事中管理”的現(xiàn)代化管理手段。5)滬寧擴(kuò)建工程檔案已全部進(jìn)行了系統(tǒng)整理,案卷質(zhì)量,檔案編目均符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。同時(shí)省擴(kuò)指在滬寧擴(kuò)建工程的檔案管理信息化道路上進(jìn)行了積極嘗試,創(chuàng)造性的依托滬寧高速公路股份有限公司網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)進(jìn)行案卷及卷內(nèi)文件信息的著錄和檢索。滬寧擴(kuò)建工程檔案系統(tǒng)充分體現(xiàn)了寧滬公司先進(jìn)的檔案管理思想、原則和標(biāo)準(zhǔn),整合了各方面經(jīng)驗(yàn),也是目前省內(nèi)應(yīng)用面廣、先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了單點(diǎn)登陸,遠(yuǎn)程操作,方便了上傳下載,適合了擴(kuò)建工程點(diǎn)多線長,用戶應(yīng)用面廣等特點(diǎn)。收集的數(shù)據(jù)量龐大,省擴(kuò)指整理完成工程檔案紙質(zhì)資料約4.6萬卷,對各市段的綜合類、文件部分及竣工圖等大量資料進(jìn)行了電子掃描。實(shí)現(xiàn)了檔案管理自動(dòng)化、無紙化、高效化。業(yè)務(wù)管理一體化、協(xié)同化、系統(tǒng)化。整合信息資源、管理網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。文檔管理數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。并且兼顧了兼容性、可擴(kuò)充性、先進(jìn)性、穩(wěn)定性、標(biāo)準(zhǔn)性原則。

2 檔案的整理、接收與管理工作情況

滬寧高速公路擴(kuò)建工程已完成主體工程檔案40234卷,其中蘇州市段15122卷、無錫市段7447卷、常州市段6428卷、鎮(zhèn)江市段8556卷、南京市段2681卷;房建工程檔案2380卷;機(jī)電工程檔案204卷;江蘇滬寧高速公路擴(kuò)建工程指揮部檔案案卷3689卷,合計(jì)完成46507卷。

滬寧高速公路擴(kuò)建工程的交工檔案已先由各施工、監(jiān)理單位向各市高擴(kuò)指移交,各市高擴(kuò)指已按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了匯總整合并已移交管養(yǎng)單位寧滬公司各市段管理處歸檔,移交的檔案包括一套紙質(zhì)檔案和一套電子檔案目錄光盤。房建工程檔案已由施工、監(jiān)理單位向各市段交通工程實(shí)施小組移交,機(jī)電工程檔案也已由施工、監(jiān)理單位向滬寧擴(kuò)建工程指揮部移交。

3 檔案的檢索利用

檔案是稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收工程的主要依據(jù),滬寧擴(kuò)建工程檔案在工程建設(shè)過程中,檔案的管理始終為工程建設(shè)服務(wù),為工程建設(shè)管理者的需求服務(wù),擴(kuò)建工程的檔案檢索、利用十分頻繁,財(cái)務(wù)審計(jì)、工程計(jì)量、設(shè)計(jì)變更等多次查找利用,僅指揮部檔案利用就有800多人次,借閱案卷4000卷左右,充分發(fā)揮了檔案在工程建設(shè)中的作用。

4 結(jié)語

滬寧擴(kuò)建工程檔案完成了全部竣工檔案的整理,共4.6萬卷,完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案來之不易,省、市指揮部、實(shí)施小組檔案管理人員花費(fèi)了的大量心血和不懈努力,為滬寧擴(kuò)建工程檔案工作交了一份滿意的答卷。

[1] 苗 芳.工程建設(shè)檔案與現(xiàn)代工程造價(jià)管理[J].山西建筑,2009,35(23):268-269.

[2] 夏利宏.淺析我國公路工程檔案管理中存在的問題[J].唐山師范學(xué)院學(xué)報(bào),2009,31(5):156-157.

[3] 鄒雪萍.關(guān)于如何加強(qiáng)公路工程檔案管理的探討[J].科技資訊,2009(21):138.

[4] 王振華.建筑工程檔案資料有效管理措施[J].山西建筑,2008,34(6):229-230.