基于WBS的圖書館信息共享空間構(gòu)建分析

李小青

（西安石油大學(xué)圖書館，陜西 西安 710065）

1 信息共享空間概述

信息共享空間（Information Commons，簡稱IC）是圖書館服務(wù)的一種全新模式，1992年出現(xiàn)在北美一些高校圖書館。其理論與實踐的倡導(dǎo)者美國北卡羅萊納大學(xué)的DonaldBeagle，1999年描述信息共享空間是“為整合的數(shù)字環(huán)境而設(shè)計的專門組織空間與服務(wù)傳遞模式”；美國圖書館協(xié)會（ALA）前主席NanoyKranieh給信息共享空間下的定義為：信息共享空間保證信息的開放存取，它有其自身的組織結(jié)構(gòu)、物理設(shè)備以及通信設(shè)施，有資源以及社會實踐經(jīng)驗，提供共享的信息。一直以來，圖書館學(xué)專家對信息共享空間的表述都不盡相同，但基本觀點是一致的，即信息共享空間是一種新的綜合基礎(chǔ)設(shè)施和動態(tài)服務(wù)模式，涵蓋圖書館實體與虛擬的空間、資源和服務(wù)。

其基本構(gòu)成可用一個3層模型來描述，即實體層、虛擬層和支持層。實體層提供具有可伸縮性的電子教室、促進(jìn)團(tuán)隊研究的討論室、指導(dǎo)讀者提高研究技能的咨詢區(qū)，以及幫助讀者開發(fā)數(shù)字作品的多媒體制作室等；虛擬層提供協(xié)作學(xué)習(xí)社區(qū)、在線通訊工具、網(wǎng)上課程、數(shù)據(jù)庫、數(shù)字圖書館資源等；支持層主要由各類訓(xùn)練有素的工作人員構(gòu)成，其中包括；學(xué)科館員、IT專家、多媒體工作者等。

2 工作分解結(jié)構(gòu)概述

工作分解結(jié)構(gòu)（work breakdown structure，WBS）是項目管理領(lǐng)域的一種非常有效的方法。項目管理是運用各種相關(guān)的知識、技能、方法和工具，為滿足或超越有關(guān)各方對項目的要求與期望，所開展的項目起始、計劃、組織、控制和結(jié)束的管理活動。其中，WBS是項目管理的核心，它的總體設(shè)計對于一個有效的工作系統(tǒng)來說非常關(guān)鍵，它按照項目發(fā)展的過程，依據(jù)一定的原則，對項目進(jìn)行系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化、層次化的分解。結(jié)構(gòu)呈等級狀或樹狀，使底層代表詳細(xì)的信息，范圍很大，逐層向上。結(jié)構(gòu)層次越往下層則項目組成部分越詳細(xì)，WBS最后形成一種層次清晰、結(jié)構(gòu)分明的圖表或?qū)哟涡哉f明，用于指導(dǎo)整個項目的管理，有利于項目積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。

3 圖書館信息共享空間的WBS分析

3.1 信息共享空間構(gòu)建項目的WBS分析

信息共享空間的構(gòu)建可以看作是一個項目，引入項目管理領(lǐng)域的WBS進(jìn)行管理，實施項目建設(shè)。圖書館根據(jù)信息共享空間構(gòu)建涉及的范圍，召集相關(guān)的工作人員，成立信息共享空間構(gòu)建項目小組，依據(jù)WBS的內(nèi)容和原則，設(shè)計信息共享空間構(gòu)建的業(yè)務(wù)流程。根據(jù)項目過程確定項目全壽命期的各個階段，由此形成WBS的第一個層次。確定完成項目全壽命期各個階段的主要工作后，形成WBS的第二個層次。確定項目每項任務(wù)的子任務(wù)，并用動詞來形容該子任務(wù)需要進(jìn)行的具體活動，形成WBS的第三個層次。根據(jù)信息共享空間的建設(shè)細(xì)則和操作流程，對各項具體活動逐一定位，形成一個完整的WBS流程表；并分析和檢驗WBS的正確性。

3.2 基于WBS的信息共享空間構(gòu)建過程分析

3.2.1 IC項目啟動階段

項目是一個組織為實現(xiàn)自己的既定目標(biāo)，在一定的時間、人員和其他資源約束的條件下，所開展的一種有一定獨特性的、一次性的工作。項目的啟動是項目全過程的首要階段，這一階段的工作能夠決定項目成敗的80%～90%。信息共享空間作為現(xiàn)代圖書館一種新型的動態(tài)發(fā)展的服務(wù)模式，其構(gòu)建具有獨特性，在啟動階段必須組建構(gòu)建信息共享空間項目組，即確定該項目所需的人力資源。一般項目組人員的構(gòu)成可以包括館內(nèi)的專業(yè)人員和館外的工程人員，也可由讀者代表，兼聽多方對信息共享空間構(gòu)建的建議，由項目組提出該項目的調(diào)研報告，項目組的成立標(biāo)志著構(gòu)建信息共享空間項目的正式啟動。

3.2.1.1 IC項目的可行性研究

任何項目都要進(jìn)行可行性研究。信息共享空間的構(gòu)建也同樣要開展可行性研究并作出決策。這一工作主要是分析構(gòu)建信息共享空間的必要性、合理性、風(fēng)險性和可行性以及項目技術(shù)、經(jīng)濟(jì)運營、環(huán)境、項目風(fēng)險，是項目啟動的支持和依據(jù)。

3.2.1.2 IC項目的需求調(diào)研

需求調(diào)研是為更加完善項目方案而做的一項工作。信息共享空間的需求調(diào)研，可以聽取各方對信息共享空間構(gòu)建的態(tài)度、建議以及對其功能的需求。通過調(diào)查表的方式，對讀者分層次進(jìn)行信息共享空間的需求調(diào)查，以及對高層次科研用戶個性化要求的調(diào)查，該工作由項目組負(fù)責(zé)，提出最終調(diào)研報告。

3.2.2 IC項目規(guī)劃階段

3.2.2.1 IC項目定位

雖然各個圖書館不同用戶需求是多元化的，但其基本定位是一致的，由此信息共享空間構(gòu)建項目可以定位為：①一站式服務(wù)模式。滿足用戶的個性化需求和知識學(xué)習(xí)，允許用戶自由選擇并獲取硬件設(shè)備、軟件資源、多媒體以及網(wǎng)絡(luò)信息資源、充分發(fā)揮圖書館資源的有效利用。②提供參考咨詢服務(wù)。在信息共享空間工作人員的指導(dǎo)下進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，充分體現(xiàn)了“以用戶為中心”的服務(wù)理念。

3.2.2.2 IC項目任務(wù)分解

項目任務(wù)分解就是把項目整體系統(tǒng)分解成有內(nèi)在聯(lián)系的若干工作任務(wù)。信息共享空間是將傳統(tǒng)的圖書館服務(wù)與資源、軟硬件設(shè)施、電子資源、網(wǎng)絡(luò)資源整合在一個相對無縫的環(huán)境中，為用戶提供一站式服務(wù)的新型服務(wù)模式，其要素包括空間、資源與服務(wù)。從這3個方面入手，我們可以把構(gòu)建信息共享空間這一項目分解為啟動、規(guī)劃、實施、收尾。各個階段所包括的具體任務(wù)分解如圖1所示。

圖1 信息共享空間（IC）構(gòu)建項目的WBS示意圖

3.2.2.3 IC項目時間計劃與進(jìn)度控制

項目進(jìn)度計劃是在WBS的基礎(chǔ)上對項目一系列活動作出的時間計劃，它將在需要時協(xié)調(diào)資源，滿足嚴(yán)格的完工時間約束。常見的方法有甘特圖法、關(guān)鍵路徑法、計劃評審技術(shù)、圖表評審技術(shù)等。

根據(jù)上述項目的WBS以及圖書館對工期的要求，項目組制定了如表1所示的作業(yè)活動清單，其中包括活動代碼、活動名稱、原定工期等。

表1 信息共享空間（IC）共建項目的WBS列表

3.2.2.4 IC項目成本預(yù)算

項目預(yù)算是指對完成項目任務(wù)所需的各種可能性費用進(jìn)行估算，信息共享空間的構(gòu)建費用因規(guī)模的大小、構(gòu)建方式的不同而不同。我們可以通過費用類比估算來進(jìn)行信息共享空間項目預(yù)算，考察已經(jīng)實踐過此項目的圖書館，然后結(jié)合本館實際預(yù)算構(gòu)建信息共享空間的費用。

3.2.3 IC項目實施與控制階段

完成項目規(guī)劃之后開始實施項目。在信息共享空間的實施中，通過開展項目業(yè)務(wù)和管理工作保證項目的順利進(jìn)行，并且保證項目結(jié)果與項目計劃的要求一致。實際上，信息共享空間項目的實施與控制階段既包括一系列的具體業(yè)務(wù)實施工作，也包括項目工期、風(fēng)險、質(zhì)量、成本等各種項目專項管理工作。這一階段是將項目決策和設(shè)計付諸實現(xiàn)的階段，是項目產(chǎn)出物的形成階段。

3.2.3.1 IC項目物理空間建設(shè)

物理空間是構(gòu)建信息的平臺，是信息共享空間實體層的核心要素。根據(jù)信息共享空間的服務(wù)功能，其物理空間可包括信息咨詢區(qū)、個人學(xué)習(xí)區(qū)、協(xié)作學(xué)習(xí)區(qū)、開放學(xué)習(xí)區(qū)和用戶休閑區(qū)等。當(dāng)然，在物理空間的構(gòu)建過程中，各個圖書館可以根據(jù)自己的需要有選擇地設(shè)定物理空間。

3.2.3.2 IC項目資源建設(shè)

資源建設(shè)是構(gòu)建高校圖書館信息共享空間的重要環(huán)節(jié)之一。其中包括信息資源、硬件資源、人力資源建設(shè)。信息資源除了傳統(tǒng)的館藏資源，還包括豐富的數(shù)字資源，也可以從圖書館資源拓展到豐富的互聯(lián)網(wǎng)資源，盡可能地收藏互聯(lián)網(wǎng)上對讀者有用的信息，實現(xiàn)數(shù)字圖書館資源與其他信息資源的有機(jī)結(jié)合，真正實現(xiàn)信息共享空間“空間共用、資源共享”的“一站式”信息服務(wù)理念，滿足用戶多方面的信息需求。設(shè)施資源包括硬件和軟件兩個方面：硬件方面，包括計算機(jī)、通訊設(shè)備、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等外圍設(shè)備；軟件方面，要求具備獲取數(shù)字資源的軟件，同時也要提供各種辦公軟件和多媒體播放軟件。人力資源建設(shè)主要包括：負(fù)責(zé)資源使用方面的參考咨詢館員；負(fù)責(zé)計算機(jī)軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持的信息技術(shù)專家；為教師開發(fā)多媒體教學(xué)軟件，并能指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行多媒體制作的制作者和利用各種資源進(jìn)行教學(xué)和研究，能對學(xué)生進(jìn)行一對一指導(dǎo)的指導(dǎo)老師，其中人力資源是最關(guān)鍵的因素。

3.2.3.3 IC項目服務(wù)建設(shè)

信息共享空間的服務(wù)建設(shè)要緊密圍繞“以用戶為中心”的核心理念，打造“一站式”服務(wù)。服務(wù)建設(shè)包括兩個層次：一是提高館員素質(zhì)，拓展服務(wù)方式；二是建立服務(wù)質(zhì)量評價體系。圖書館挖掘現(xiàn)有的高素質(zhì)人才隊伍、建立信息共享空間服務(wù)團(tuán)隊時，就要對相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一方面通過各種途徑提高館員的綜合服務(wù)能力，培養(yǎng)復(fù)合型的圖書館學(xué)專業(yè)人才；另一方面針對用戶的信息需求，對館員進(jìn)行相關(guān)素質(zhì)的培訓(xùn)，如建立學(xué)科館員、信息導(dǎo)航員、知識型館員等培養(yǎng)機(jī)制，為新的理念下圖書館員適應(yīng)信息共享空間服務(wù)提供保障。建立以用戶為中心的服務(wù)質(zhì)量評價體系，拓寬館員與用戶的互動，對保障信息共享空間的有效運行也是必不可少的。服務(wù)質(zhì)量評價可行的方式有向用戶發(fā)放調(diào)查表，或者進(jìn)行網(wǎng)上調(diào)查、收集培訓(xùn)結(jié)果等等。此外，對信息共享空間的評價也不應(yīng)該僅僅局限于用戶調(diào)查，可同時開展對信息共享空間館員、技術(shù)人員的調(diào)查，以獲得大量工作建議。綜合以上調(diào)查的結(jié)果，查找服務(wù)中的不足，不斷改善服務(wù)設(shè)施，改進(jìn)工作方法，提高服務(wù)質(zhì)量，從而更好地滿足用戶需求。目前，國內(nèi)外還沒有較為完善的評價體系，信息共享空間服務(wù)質(zhì)量評價體系的建立還在探索中，但在其構(gòu)建中的作用不容忽視。

3.2.4 IC項目完工與交付階段

項目實施還有一個完工與交付的階段，然后最終結(jié)束。在此階段，人們需要對照項目定義和決策階段提出的項目目標(biāo)等，做好項目管理的總結(jié)和項目合同的總結(jié)工作。信息共享空間項目的完工就是按照其服務(wù)功能把各個功能區(qū)匯合，共同構(gòu)成該項目的交付物，依照各種評估指標(biāo)和條件對已構(gòu)建的信息共享空間進(jìn)行評估、驗收。至此該項目階段的工作完成，也標(biāo)志構(gòu)建信息共享空間項目的最終圓滿完成。

4 結(jié)束語

在圖書館這樣一個智能化、個性化、多樣化的環(huán)境中，引入項目管理的方法WBS構(gòu)建信息共享空間是一種探索和嘗試。在構(gòu)建信息共享空間的過程中，各個圖書館要結(jié)合自身特點，應(yīng)用WBS管理方法，有效、準(zhǔn)確地把握整個項目?；诖苏J(rèn)識，筆者做了一些探索，以期與各位同仁共商構(gòu)建信息共享空間的良策，并進(jìn)一步完善、建設(shè)這一新的信息服務(wù)平臺。

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