淺談醫院采購與付款內部會計控制

郫縣人民醫院財務科 王英

四川省郫縣人民醫院是一所二級甲等縣級醫院，編制床位320張，在職職工429人，2009年收入8775萬元,采購藥品、材料、設備共3442萬元，其中藥品采購2547.7萬元，衛材及設備采購847.7萬元，其他材料采購46.6萬元。醫院在采購與付款內部會計控制方面的具體做法如下。

一、調置相應的機構，配備相應的人員

設立藥劑科、設備科、總務科，各科配備了有良好業務素質和職業道德的采購人員分別從事藥品、材料及設備的采購業務，并且定期輪換崗位，財務部門根據手續齊全的相關采購憑證辦理付款業務，審計科定期監督檢查采購與付款業務執行情況。

二、建立了采購與付款內部會計控制的基本制度

1.崗位分工控制制度

建立了采購與付款的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責、權限,確保辦理采購與付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。采購與付款業務分別安排不同部門的人員辦理，無一人辦理此項業務全過程的現象。

2.授權批準控制制度

（1）明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，審批人不得越權審批。

（2）明確經辦人的職責范圍和工作要求。嚴禁未經授權的機構和人員辦理采購與付款業務。

（3）對于重要和技術性較強的采購業務醫院組織專家進行可行性論證,并實行集體決策和審批。

（4）加強對請購手續、采購訂單、驗收證明、入庫憑證、采購發票等的管理和相互核對工作。

3.請購控制制度

（1）建立采購申請制度

根據物資類型確定藥品采購由藥劑科辦理，專業設備和衛生材料采購由設備科辦理，其他材料和家俱類固定資產由總務科辦理，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。

（2）加強采購業務的預算管理

每年底制定了次年采購業務的預算，次年在采購過程中對預算內采購，由具有請購權的部門嚴格按預算進度辦理請購手續。對于超預算和預算外采購項目，由具有請購權的部門在對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續。

4.審批控制制度

建立請購審批制度,明確審批權限,并由審批人根據其職責,權限以及醫院實際需要等對請購事項進行審批。

5.采購控制制度

（1）建立了采購與驗收環節的管理制度，對采購方式、供應商選擇、驗收程序等作出明確規定，確保采購過程陽光、透明。

（2）根據物資的性質以及供應情況等確定相應的采購方式，一般物資合同采購，小額物資直接購賣。制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。

（3）經過比質比價和規定的授權批準程序確定供應商。

6.驗收控制制度

（1）醫院建立健全了驗收制度。根據制度規定驗收所購物資的品種、規格、數量、質量和其他相關內容，并出具驗收單據或驗收報告。

（2）實行驗收與入庫責任追究制。驗收過程中發現的異常情況，應查明原因，及時處理。

7.付款控制制度

（1）建立付款審核制度

嚴格核對發票、驗收單、入庫單、合同等有關憑證，檢查其真實性、完整性、合法性，對符合付款條件的采購業務及時辦理付款業務。我院根據合同及相關規定，對藥品及材料3個月后付款，對設備按合同約定付款，確保資金良性循環。

（2）加強應付賬款及應付票據管理

財務部門加強應付賬款和應付票據的管理,對已到期的應付款項經批準后辦理結算與支付。

（3）建立退貨管理制度,對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等作了明確規定，發生采購退貨的,及時收回貨款。2.7.4建立定期核對往來款項的制度

在會計年度結束后的次年1月,我院由藥品會計負責對藥品材料等采購產生的應付賬款與供貨商進行核對,并且出具對賬確認函,雙方簽章,確保往來款項的真實性。除此外，對某些業務較繁雜的供貨商采取月對賬或季對賬的形式核對往來賬款，如有差異，查明原因，及時處理。

2.8監督檢查制度

醫院審計科定期檢查采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況、采購與付款業務授權批準制度的執行情況、應付賬款和預付賬款的管理情況、有關單據、憑證和文件的使用和保管情況，財務科不定期自查，對監督檢查過程中發現的薄弱環節，我們及時采取措施，加以糾正和完善。

三、嚴格按照采購與付款業務的流程辦理采購與付款事項

1.請購

醫院藥品、材料、設備等物資的采購需由請購部門根據需要,填寫申購單,申購單上應明確采購物資的品名、規格、數量、質量、相關要求和標準等。

2.審批

審批人員依據其職責、權限對請購事項進行審批。大型設備、大宗物資、大宗材料的采購必須經院領導集體決策和審批。專業性較強的采購業務，醫院組織專家論證并實行集體決策和審批。

3.采購

采購部門在接到經審批的申購單后，按質優、價廉的原則進行采購。對于醫療器材的采購，凡屬于政府集中采購目錄以內或限額標準以上的儀器均按政府集中采購要求進行采購；對于藥品的采購，按照藥品招標采購的要求進行，藥品集中采購及地方藥品采購的比例均要達到相關規定；其余的藥材按質優、價廉的原則進行采購。

4.合同

采購部門應及時與供應商簽訂合同,合同必須按采購權限規定,由各級授權人審核同意。重大合同須提請財務部門會簽。合同一經答訂，必須及時送一份財務部門備案。對一些數量不大，不常采購的可不簽合同，可按授權直接采購。例外緊急需求的采購按相關規定辦理。

5.驗收

申購物資到醫院后，驗收人員應按申購單的要求，對所購物資的品種、規格、數量、質量和其他相關要求進行驗收，并出具驗收單據，專業性較強的設備等，應請專業人員到場驗收并出具驗收報告。

6.付款審核及付款

（1）付款前審核

財務部門辦理付款時應對采購合同約定的付款條件以及采購發票、申購單和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。

（2）付款前審核內容

1)與采購有關的原始憑證（申購單、采購合同、驗收單、發票等）是否齊全、是否合法。

2)相關憑證（申購單、合同、驗收單、發票）的內容是否一致，不一致要了解原因。

3）是否有公司負責人批準簽定的付款通知單。

4）其他有關人員在單證上的簽字是否齊全。

（3）付款

經審核符合付款條件后，財務部門按《現金管理條例》、《支付結算辦法》和《內部會計控制規范—貨幣資金（試行）》的規字辦理采購付款業務。對于轉賬起點以下的貨款用現金支付，超過轉賬起點的轉賬支付。

總之，醫院應在采購與付款業務中實施內部會計控制。對請購、審批、簽合同、采購、驗收、審核和付款等環節建立標準化的業務處理流程。健全以采購申請、經濟合同、驗收入庫單據為主體的控制系統。加強對請購、采購、驗收、付款等環節的相互制約和監督。只有這樣，才能有效的堵塞采購與付款業務過程中的漏洞，消除隱患，保護醫院財產安全，防止舞弊行為的發生，促進市場經濟的健康發展。在實際工作中，醫院應根據采購與付款業務具本特點，不斷完善、修訂其內部會計控制制度，保證醫院經營活動有效、高效運行。

[1]劉應強，方燕，王嵐，等.高級會計師資格考評結合教材1.北京.企業管理出版社，2007:272—273

[2]莫小鵬,謝曉晨.內部會計控制規范(第三輯)學習讀本.北京.中國市場出版社，2005:234—239