淺談如何加強會計電算化管理

河北省廊坊水文水資源勘測局 趙富強

隨著科技的發展，計算機應用有了飛速的進步，各單位對會計信息化要求越來越高。實現會計電算化，做好內部控制制度，加強會計電算化管理成為迫切要求。何謂會計電算化，簡單的說，就是不同于會計手工操作，是主要利用計算機進行數據處理；詳細的說，就是計算機應用在會計工作中的簡稱，就是把用計算機這樣的數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及互聯網等技術應用于會計核算和財務管理工作中，以提高財會管理水平和經濟效益，進而實現財務管理工作的信息化、現代化。會計電算化就是計算機應用和會計核算的有機結合，也是適應財務管理的需要，這就需要加強電算化管理。如何加強電算化管理，首先確立各項電算化管理制度，其次做好有效的內部控制制度建設。

一、確立各項電算化管理制度、并在實踐中不斷改進完善

1.1 確定電算化系統所用軟件和模塊

確定電算化系統所用軟件，軟件系統包括單機版和網絡版，并根據軟件和單位自身需要選擇模塊。應選擇目前較流行的模塊化、標準化、網絡化技術軟件。在數據結構上，采用標準化、統一化格式。在系統數據和信息的安全上，采取重要數據加密和規定必要的使用權限并可以設置自動備份等來確保系統和數據的安全。

水文系統根據自身情況選擇了適合本單位的軟件，并且選擇了總賬、固定資產、報表、財務分析、工資核算等模塊，軟件運行效果良好。

1.2 加強電算化制度建設

加強電算化制度建設是確保會計電算化正常運轉的基礎。這個制度體系一般包括：（1）電算化崗位責任制，主要對系統操作人員崗位、權限進行劃分，且職責與權限相關聯。（2）明確上機操作流程制度，按照有關崗位權限規定，進行會計電算化操作，確保操作過程符合有關法律法規，確保會計電算化系統正常運轉。（3）電算化檔案管理制度，主要包括紙質檔案和電子檔案。紙質檔案按照會計檔案有關規定進行保管；數據檔案保管必須做好，數據輸入輸出管理、備份數據管理、保密管理等。（4）會計電算化軟件管理制度，主要是做好軟件升級，系統維護等。（5）電算化硬件設備維護管理制度，機房安全用電制度。為了保障會計電算化的硬件設備的正常運行，必須加強會計電算化硬件設備的管理，強化機房安全用電管理，目的在于為會計電算化安全運行提供良好的環境。

1.3 實踐中不斷完善

制度的完全確立，需要實踐中不斷改進、完善。水文系統實行會計電算化以來，雖然制度在實行之初就確立，但是根據實際情況也在不斷變化，比如數據備份，其中一種手段由原來的電腦自身磁盤備份變為U盤備份或移動硬盤備份。其他各項制度也都是在不斷變化、不斷進行完善，以適應電算化發展的需要，促進會計電算化的不斷發展。

二、做好內部控制制度建設，促進電算化系統管理

2.1 加強對會計基礎規范化工作的控制

會計基礎規范化工作是實行會計電算化的基礎。加強會計基礎工作，能進一步促進會計電算化的應用。會計基礎工作主要是指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。標準化的會計信息，將為財務分析提供更詳細的數據，也才能成為會計電算化系統正常運轉的必要保證。

2.2 做好人員崗位設置控制

加強財務管理內部控制制度建設，將會計系統中不相容的職責進行分離，即在財務人員之間進行分工，并制定相應的制度與之配套，設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來防止舞弊，保障會計信息的真實、可靠。組織機構的設置必須貫徹業務審核與計算機操作相分離、數據輸入輸出與數據審核相分離、系統維護人員與計算機操作人員相分離、系統數據文件的保管與計算機相分離的原則。必須嚴格執行并加以必要的監督。

2.3 強化內部審計、做好財務監督

通過內部審計可以了解現有的一些內控措施是否有效。在會計電算化運行過程中，審計人員對業務處理等進行評價和檢驗，有利于監測財務軟件的可靠性，提高財務核算質量和管理水平，科學規范的管理制度是會計電算化的安全之本。重視內部監督，定期進行內部審計是規范和完善會計電算化管理、促進水文系統自我監控、自我發展和完善的較好措施。每年全省水文系統都進行內部審計，省局對直屬局，各局之間進行內部審計，事實證明這種方法行之有效。內審能在第一時間發現問題、取長補短、解決問題，促進電算化工作的規范化，也促進了財務人員水平的提高，提高了電算化系統的工作質量。

由此可見，加強對會計電算化的管理，不僅建立、并逐步完善各項電算化管理制度，同時做好內部控制制度建設，包括做好對財務人員的培訓，提高其電算化操作能力和管理水平，以促進對會計電算化系統的管理。

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