學(xué)校后勤管理工作建設(shè)——關(guān)于加強內(nèi)部控制的幾點思考

深圳市第二實驗學(xué)校 李玲玲

內(nèi)部財務(wù)控制制度是社會經(jīng)濟發(fā)展，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必然要求，是確保資金及資產(chǎn)完整安全的重要手段。建立健全內(nèi)部財務(wù)控制制度，旨在強調(diào)以預(yù)防為主，通過組織機構(gòu)的設(shè)計和組織內(nèi)部所采取的有效方法措施，防止錯誤和舞弊的發(fā)生。2000年7月1日起施行的新《會計法》十分重視內(nèi)部控制問題，第二十七條明確規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全本單位內(nèi)部會計監(jiān)督制度，單位內(nèi)部會計監(jiān)督制度應(yīng)當(dāng)符合下列要求：1、記帳人員與經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項和會計事項的審批人員、經(jīng)辦人員、財物保管人員的職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)明確，并相互分離、相互制約；2、重大對外投資、資產(chǎn)處置、資金調(diào)度和其他重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的決策和執(zhí)行的相互監(jiān)督、相互制約程序應(yīng)當(dāng)明確；3、財產(chǎn)清查的范圍、期限和組織程序應(yīng)當(dāng)明確；4、對會計資料定期進行內(nèi)部審計的辦法和程序應(yīng)當(dāng)明確。”

筆者所在學(xué)校屬于深圳市財政全額撥款的事業(yè)單位，早在2002年本市教育系統(tǒng)就已經(jīng)實行了財務(wù)集中核算的管理模式，新型財務(wù)改革管理模式下，如何設(shè)計出一套符合單位實際的科學(xué)有效的內(nèi)部控制制度，對事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展非常重要。由于內(nèi)部控制不可能面面俱到，在實際工作中，一旦發(fā)現(xiàn)管理環(huán)節(jié)上的盲點，就應(yīng)該采取一些針對性的措施及時進行修正和完善，只有這樣，才能用發(fā)展的眼光，找出內(nèi)部會計控制存在的缺陷和差異，及時糾正內(nèi)部會計控制執(zhí)行中存在的問題，使之與變化后的控制環(huán)境相適應(yīng)。總結(jié)學(xué)校財務(wù)納入集中核算管理后的內(nèi)部控制工作，發(fā)現(xiàn)有以下幾個方面的問題值得思考和改進。

一、收取學(xué)費時應(yīng)增強對應(yīng)繳學(xué)費的監(jiān)管

目前學(xué)費收繳實行收支兩條線的管理模式，具體繳費辦法是由財政局在指定銀行對應(yīng)學(xué)校名稱統(tǒng)一開設(shè)收費專戶，每學(xué)期開學(xué)后，學(xué)校將學(xué)生繳費信息錄入到銀行打單對賬系統(tǒng)，將繳款通知單打印發(fā)給學(xué)生，同時將信息盤報送指定銀行，學(xué)生按照繳款通知單的要求將學(xué)費存入指定銀行收費專戶中，同時將銀行開具的繳費收據(jù)交學(xué)校作為繳費憑證，學(xué)校在繳費月下載銀行收費信息，與學(xué)費收據(jù)和繳款通知金額進行核對，與銀行共同做好學(xué)費的對賬和調(diào)賬工作。學(xué)費核算方面，銀行每月將各學(xué)校的收費報表送教育局核算中心，財政局根據(jù)學(xué)費到帳情況定期向?qū)W校返撥續(xù)費，教育局核算中心根據(jù)財政局學(xué)費返撥款單據(jù)確認(rèn)學(xué)費收入。這種收支分開的管理，杜絕了學(xué)費坐收坐支的情況，確保學(xué)費資金能及時、安全地回籠，并能實行有效的集中管理，成為了深圳教育系統(tǒng)近十幾年普遍采用的收費模式。

事實上，仔細(xì)分析一下上面的繳費和核算流程，可以發(fā)現(xiàn)繳費和核算兩個環(huán)節(jié)是單獨運行的，相互之間并沒有起到牽制制約的作用，主要表現(xiàn)在對應(yīng)繳學(xué)費的監(jiān)督控制環(huán)節(jié)上。目前執(zhí)行的收費管理辦法，應(yīng)繳學(xué)費的初始信息完全由學(xué)校提供，收費銀行只是根據(jù)學(xué)校提供的收費信息進行賬務(wù)核對，財政局按實收學(xué)費的數(shù)據(jù)進行逐月?lián)芸睿怂阒行母鶕?jù)財政返撥單金額記賬確認(rèn)學(xué)費收入。整個過程對“有多少學(xué)生該收費？學(xué)費應(yīng)繳金額到底是多少？與實繳學(xué)費之間是否存在差異？差異金額到底是多少？”并沒有設(shè)計和施行有效的過程監(jiān)督，健全可控的約束機制。按照現(xiàn)在的操作辦法，完全由學(xué)校單方錄入應(yīng)繳學(xué)費的初始統(tǒng)計數(shù)據(jù)，會給少數(shù)人造成可乘之機，利用職務(wù)之便不收或少收學(xué)費，如果出現(xiàn)類似問題，也是事后審計檢查，才有可能發(fā)現(xiàn)，并不能在收費執(zhí)行階段及時進行控制。

筆者認(rèn)為，要做好學(xué)費收繳的內(nèi)部控制，實施全面監(jiān)管，必須抓好應(yīng)繳學(xué)費、實繳學(xué)費、記賬核算這三個層面的工作，完善業(yè)務(wù)流程手續(xù)，讓三個層面環(huán)環(huán)相扣，才能有效監(jiān)督資金的回籠情況，保證學(xué)費的足額收取。可將現(xiàn)有辦法進一步完善為：從在校學(xué)生的學(xué)籍登記入手，把經(jīng)教育局招生辦確認(rèn)的在校學(xué)生名單作為應(yīng)繳學(xué)費統(tǒng)計資料，錄入繳費信息，同時向繳費銀行和核算中心報送有效原始資料，核算中心設(shè)立“應(yīng)繳學(xué)費”賬戶，登記應(yīng)繳學(xué)費總額。銀行和學(xué)校繼續(xù)做好收費對賬工作，學(xué)費繳交后，銀行將收費報表報送核算中心，核算中心根據(jù)銀行報表數(shù)據(jù)登記實繳學(xué)費總額，財政撥款和學(xué)費收入的確認(rèn)程序以及入帳辦法可保留不變。這種做法，從相分離的職權(quán)面入手，加強了對收費信息采集的監(jiān)管，將學(xué)籍登記和學(xué)費收費登記相結(jié)合，可以全面掌控在校生的繳費信息登記，不留盲點；另一方面，核算中心通過觀察“應(yīng)繳學(xué)費”賬戶各月余額，可以全面了解學(xué)校收費工作進度和執(zhí)行情況，進行過程跟蹤監(jiān)督，及時反饋信息糾正錯誤。

二、費用報銷應(yīng)加強對需求環(huán)節(jié)的審核監(jiān)督

實行財務(wù)集中核算后，中心會計人員并不參與學(xué)校的具體經(jīng)濟業(yè)務(wù)，只是根據(jù)原始票據(jù)來判斷單位報賬發(fā)票的手續(xù)是否完備、票據(jù)是否合法有效，對報賬憑證的審核，除采購物資和工程類項目支出有一些特殊要求，其他的費用報銷只要有報銷人、證明人、審批人三方簽字即可認(rèn)為手續(xù)齊備了，這種報賬方式，對原始憑證反映的經(jīng)濟事項是否真實，僅僅只能是對執(zhí)行層面的事后控制，無法真正監(jiān)控全過程。這種只注重形式上的合法，忽視或難以把握經(jīng)濟活動、財務(wù)收支真實性的問題，目前較普遍地存在，很容易滋生舞弊做假行為。

筆者認(rèn)為，要解決這個問題，核算中心必須與學(xué)校一起齊抓共管，配合學(xué)校從財務(wù)管理源頭上采取有力的內(nèi)部控制手段，才能真正實現(xiàn)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全方位監(jiān)督。具體做法，所有經(jīng)濟事項一開始提出，就要執(zhí)行嚴(yán)格的需求審批程序，學(xué)校方面，應(yīng)由需求方提出書面申請，所有的經(jīng)費支出都必須具備充分合法的理由，嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，并將審批程序在校園辦公網(wǎng)上進行校務(wù)公開，實行全員監(jiān)督。核算中心審核單據(jù)時，把學(xué)校的業(yè)務(wù)需求審批單作為必要原始憑證，沒有需求審批單，不能執(zhí)行開支，不能報銷費用。這樣就能將需求、執(zhí)行、報銷三個環(huán)節(jié)分開，實現(xiàn)不同職能層面上的相互監(jiān)督、相互制約。舉一個簡單的實例，以前學(xué)校司機報銷停車票時，只要票據(jù)合法，有報銷人、證明人、審批人三方簽字即可，不能完全監(jiān)督經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實可靠，加強內(nèi)部控制制度后，要求停車票報銷時必須有學(xué)校的派車申請單作為需求證明，這樣根據(jù)每次的出車記錄，就能準(zhǔn)確審核停車發(fā)票記載的停車地點和停車金額的真實有效性了。

三、建立健全完整的資產(chǎn)管理制度

按照財政部、教育部制定的《中小學(xué)校會計制度（試行）》的相關(guān)規(guī)定，作為固定資產(chǎn)管理的財產(chǎn)必須具備以下條件：（1）單位價值在500元以上，使用期限在一年以上的一般設(shè)備；（2）單位價值在800元以上，使用期限在一年以上的專用設(shè)備；（3）單位價值雖然未達到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但使用期限在一年以上的大批同類物資（如課桌、圖書），也作為固定資產(chǎn)管理。當(dāng)前學(xué)校固定資產(chǎn)的管理，帳、實完全分開，固定資產(chǎn)的數(shù)量金額帳由核算中心按照規(guī)定登記核算，固定資產(chǎn)的實物使用臺帳由學(xué)校負(fù)責(zé)管理，每月核算中心與單位對帳后，匯總財務(wù)報表。這種教育行業(yè)國有資產(chǎn)的管理方式監(jiān)管層面狹窄，缺乏后續(xù)控制，資產(chǎn)流失現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。具體體現(xiàn)在：很多臨近固定資產(chǎn)入帳價值邊緣的低值易耗品，未嚴(yán)格要求納入財產(chǎn)監(jiān)管，使用過程中浪費現(xiàn)象嚴(yán)重。

學(xué)校的財產(chǎn)管理，具備一定的行業(yè)特殊性，很多教學(xué)教具、體育器材、音樂美術(shù)器材、普通實驗室儀器設(shè)備、宿舍生活用品、物業(yè)維修工具等等，單項物品的單位價值并不高，未達固定資產(chǎn)入帳標(biāo)準(zhǔn)，但由于這些物品種類多，數(shù)量大，價值總和不容忽視。按照學(xué)校資產(chǎn)的常規(guī)管理方式，這些物品購入后，由財產(chǎn)保管辦理入庫和一次性批量領(lǐng)用手續(xù)，不用登記固定資產(chǎn)帳，無使用人責(zé)任追蹤監(jiān)管，極易出現(xiàn)物品管理混亂和嚴(yán)重浪費的現(xiàn)象。

筆者認(rèn)為，對學(xué)校這個領(lǐng)域，必須根據(jù)在用資產(chǎn)的實際情況，建立實施全方位的財產(chǎn)監(jiān)管體系，各類低值易耗品登記使用臺帳，跟蹤使用情況，完善報廢新購手續(xù)，只有這樣才能實現(xiàn)真正意義上的財產(chǎn)管理目標(biāo)，有效控制國有資產(chǎn)的浪費和流失。具體做法，與固定資產(chǎn)實物帳一樣，將低值易耗品按物品性能分類，建立實物管理臺帳，登記數(shù)量、金額、入庫時間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、存放地點、領(lǐng)用時間、報廢情況等基本信息。按學(xué)期進行盤點，登記現(xiàn)狀。出現(xiàn)丟失和人為損壞的要責(zé)任人進行賠償；自然損耗無法使用時，由維修部門給出報廢意見，報學(xué)校同意后方能申請新購；重新購置后辦理領(lǐng)用手續(xù)時，必須以舊換新，才能辦理核銷登記手續(xù)，同時將廢舊品交回學(xué)校統(tǒng)一回收處理。

四、對校內(nèi)自行采購零星維修工程的監(jiān)管

深圳中小學(xué)校的基建維修工程分成三大類，第一類建筑物基建工程，全部由市發(fā)改委立項，教育局基建辦統(tǒng)一管理，建成后交付學(xué)校使用。第二類預(yù)算金額在20萬元以上的裝飾修繕改造工程，需由學(xué)校申報專項資金預(yù)算，經(jīng)教育局、財政局審核后確認(rèn)立項，項目執(zhí)行時向市政府采購中心申請政府集中采購，按公開招標(biāo)程序確定中標(biāo)單位。第三類是單項預(yù)算資金在20萬元以下的校內(nèi)零星修繕工程，由學(xué)校自行采購，一般從正常公用經(jīng)費渠道開支。前兩類工程嚴(yán)格執(zhí)行政府集中采購程序，預(yù)算、執(zhí)行、結(jié)算程序規(guī)范，內(nèi)部控制監(jiān)督能實施到位，保證了財政資金的合理有效投入。第三類工程由學(xué)校自行采購管理，如果不確立組織內(nèi)部各崗位職能范圍，經(jīng)辦人員的行為規(guī)范，制定相互牽制的內(nèi)部控制程序，純粹的單方管理一定會出現(xiàn)監(jiān)管漏洞。

筆者認(rèn)為，對校內(nèi)零星維修工程一定要實施并嚴(yán)格執(zhí)行過程化管理，在每一個過程環(huán)節(jié)上設(shè)計不同的職能監(jiān)管，建立系統(tǒng)的控制手段，才能保證經(jīng)費開支的合法規(guī)范。具體做法，可以設(shè)計為以下程序執(zhí)行：首先由使用部門提出維修申請，經(jīng)主管部門審核后確認(rèn)立項；第二，項目立項后交學(xué)校總務(wù)部門核定需求及工程量；第三，總務(wù)部門將核定后的工程量清單及施工單位的資質(zhì)要求交學(xué)校信息中心在校園網(wǎng)上公示，征集符合要求的供應(yīng)商，并呈交施工報價；第三，由使用部門填寫校內(nèi)招標(biāo)申請單，將投標(biāo)單位資料遞交學(xué)校校紀(jì)律監(jiān)察委員會集體審議，確定中標(biāo)單位和中標(biāo)價格；第四，總務(wù)部門按招標(biāo)價與中標(biāo)單位簽訂施工合同，監(jiān)理合同、并對施工過程進行嚴(yán)格的抽查監(jiān)管，特別是隱蔽工程部分；第五，工程結(jié)束后，召集使用部門、安全部門、工程后續(xù)維修管理部門人員召開工程驗收會，集體簽署驗收意見，對不符合要求的項目限期整改；第六，對符合要求，大家同意驗收的工程將結(jié)算價報有資質(zhì)的專業(yè)審計部門出具結(jié)算報告書，按照最終審計價辦理工程結(jié)算。財務(wù)核算中心審核付款原始憑證時要求學(xué)校必須提供項目立項審批表、自行采購招標(biāo)審批表、項目合同、發(fā)票、專業(yè)審計結(jié)算報告書，經(jīng)辦人、審核人、審批人簽字手續(xù)齊全方可支付全部款項。

總之，健全的財務(wù)內(nèi)部控制是保護資產(chǎn)安全完整、防止舞弊行為發(fā)生的重要基礎(chǔ)，也是強化學(xué)校內(nèi)部管理、確保教育事業(yè)活動有序和有效運行的重要措施。有效解決當(dāng)前學(xué)校財務(wù)內(nèi)部控制中存在的問題，就能進一步發(fā)揮財務(wù)內(nèi)部控制對普通中學(xué)教育管理的促進作用，促進學(xué)校教育事業(yè)的健康發(fā)展。