高校內審部門開展合同審計的實踐與困境

浙江師范大學 高磊

高校內審部門開展合同審計的實踐與困境

浙江師范大學 高磊

本文以作者從事高校合同審計工作的經驗積累為基礎，探討高校內部審計部門開展合同審計的必要性，常規合同審計中須注意的事項以及高校內部審計部門開展合同審計面臨的困境。

高校合同審計 必要性 困境

高校合同審計，是指由高校內部審計部門對本校對外經濟合同的簽訂、履行和終結過程進行的監督、檢查和咨詢活動，是內部部門非財務審計服務的一項重要內容。高校作為經濟活動的主體，合同的簽訂與履行成為日常經濟管理的一部分，物資購銷、人事聘用、科研協作、合作辦學、房屋租賃、借款貸款等經濟活動，都需要簽訂法定的合同，以明確各自權利和義務。在這一背景下，加強高校合同管理,開展合同審計，維護高校的合法權益是十分必要的。本文就筆者在從事高校合同審計工作中的經驗、感悟略論一二，與各位同仁共勉。

一.高校合同管理中的問題凸顯合同審計之必要

1.風險意識不強，法律意識淡薄

高校作為事業單位，不像企業那樣有強烈的風險經營意識，參與對外經濟合同談判與簽訂的人員很少抱有利益最大化的理念，他們多是基于學校不受損失或者少受損失以及尋求職能部門職責的完成和個人責任的最小化出發，致使各項對外經濟合同不能做到保證學校利益的最大化。另一方面，參與合同談判與簽訂的人員由于并非法律專家，不像作為合同對方主體的企業那樣久經考驗，對于合同的套路及陷阱爛熟于心，可能無法識別一些有損或者將來有損學校利益的條款，合同潛在風險加大。如某高校后勤部門在房屋出租方面就曾經出現過一次簽十年的租期，完全沒有考慮瞬息萬變的市場環境，就是風險意識淡薄、簽合同沒有經驗的表現。

2.沒有專門的機構對合同進行管理和審核

我校在出臺合同管理辦法之前，合同的管理與審查是分散進行的，各學院和職能部門負責本部門對外合同的管理，但是這種管理不具有實質意義上的審核與監督，更像是一種資料的整理與保存。在我們和各兄弟院校的交流中了解到，其他未開展合同審計的高校也基本屬于此類情況。合同管理沒有明確的載體（制度與機構），就無法對合同的簽訂與履行進行監督，各部門的合同無法及時整理和歸檔，學校領導不能全面了解對外合同的簽訂情況，財務部門依據沒有經過一定監督程序而形成的合同進行對外付款，很容易帶來潛在的資金風險和法律糾紛。

3.合同簽訂主體不當，合同印章使用不規范

按照《合同法》規定，平等主體的自然人、法人、其他組織，才具有簽訂合同的主體資格，法人必須是具有民事權利能力和民事行為能力，依法獨立享受民事權利和承擔民事義務的組織。我國高校是一個獨立法人，學校下屬的學院、部門不是一個獨一的法人機構，無權擅自對外簽訂合同。但是，高校下屬單位未經授權擅自對外簽訂合同是現實中較為普遍的問題。司法實踐中，對于學校下屬單位對外簽訂的合同，無論是否加蓋學校印章，也無論學校是否授權，如果合同已實際履行，則往往被認為事實上已生效，合同的權利義務及由此帶來的風險和損失最終往往要由學校承擔。因此，高校必須明確對外合同的簽訂主體，避免和減少因合同主體不當造成的損失。此外，許多高校沒有設置合同專用章，有的以行政章代替合同專用章，甚至用下屬各職能部門或者學院的印章代替合同專用章。如此不規范的印章使用行為，很容易產生合同糾紛，使學校利益受損。

綜上，高校在合同簽訂行為中存在諸多不規范的現象，從完善內部控制的角度出發，高校十分有必要開展合同審計。合同關系是一種嚴肅的法律關系，合同審計也應當是一絲不茍的全過程的、全方位的，內審部門通過合同審計加強合同的管理，可以預防合同糾紛、規避財務風險、保障高校合法權益，促進高校健康發展。

二.高校內審部門如何開展合同審計工作

如前所述，從強化內部控制的角度考慮，合同審計應是一個全過程的、全方位的系統化的工作。以下就日常合同審計工作中應當關注的內容，并按照合同的簽訂過程順序談一下高校內審部門如何開展合同審計工作。

（一）合同簽訂前的審計

這一階段的審計目標包括：核實合同草本所稱標的物確是學校教學或者科研活動所需要；確認合同條款的完整性和準確性；核實合同所涉及權利和義務是否合理、合法。

應審查的資料包括：物資或者服務提供者的法人（或個體）營業執照的原件；對方相應的資質證書的原件；對方單位授權委托書、授權代表身份證；對方從事類似交易或服務的證明材料。

審查的主要內容：1.與合同主管部門溝通，合同所稱標的是否必須購買，單位現有資源是否可以滿足需要；該項資產或服務采購活動是否列入計劃（尤其資金數額較大的項目），是否已落實了相應的資金來源。2.合同內容的合理性、合法性。3.合同條款的完整性和準確性：標的名稱是否規范；數量是否準確；質量是否達標；價款支付方式是否明確；是否符合學校財務規定；涉及到外幣結算的，是否注意到相應的外匯風險；運費、安裝調試費是否包含在所報價格里還是另行約定；質保期限是否合理；售后服務響應時間是否會耽誤正常的教學科研工作；售后服務收費是否合理；違約責任是否明確。

對于一些重大的、特殊的經濟合同，如果審計人員不能把握條款可能帶來的風險，可以咨詢相關專業人士的意見，防止在合同中存在技術方面或者法律方面的問題。

（二）合同履行過程中的審計

這一階段的審計目標包括：跟蹤檢查合同履行情況,如果合同出現變更狀況，核實其理由是否充分，手續是否完備。

審計的主要內容：1.以金額或者風險為依據選擇相應項目，深入到合同主要責任部門，檢查合同涉及事項的執行情況和存在的問題，對未執行或者執行不到位的合同，查明其原因，分清雙方責任。2.審查合同的變更是否符合法定或約定條件，相關手續是否完備，并檢查合同的變更形式是否合法，按規定，合同變更應當采用書面形式。3.審查合同糾紛的處理是否及時、合理、合法。4.審查合同違約責任是否按法律規定或者合同約定進行及時、合理、合法的處理。

（三）合同履行結束前的審計

這一過程是指在合同臨近履行期限，雙方對彼此的權利和義務即將終結前所進行的審計。一般情況下沒有必要進行這一步驟審計，只有那些標的金額巨大，技術比較復雜的項目應有選擇的進行此類審計，如投資項目清算時、建筑安裝工程的竣工決算時，需對所涉及的合同協議進行細致的審查。因為這類審計涉及的問題比較復雜，需要專門研究，在此不做過多的陳述。

三.高校內審部門開展合同審計中的困境與對策

首先是規章制度缺失的問題。由于合同審計的產生與發展的時間較短，不像常規的財務收支審計、經濟責任審計那樣已經有一套成熟的審計依據、審計程序和評價體系遵循。目前，高等學校合同管理的意識也不像財務管理那樣強，還沒有系統出臺諸如資金的使用辦法、管理辦法與實施細則等等一系列有關合同的規章制度。在合同管理工作都是不甚規范與嚴密的情況下開展合同審計一大問題是審計的評價依據不足，我們不能只抱著《合同法》這棵大樹緣木求魚，《合同法》中的條款更多的是規范合同的簽訂、履行與違約責任承擔等原則性問題，對于合同審計操作性方面的卻沒有明確規定。

所以，開展合同審計之前，學校首先要做的是制定適合自己的合同管理制度，完善與合同相關的物資購銷、人事聘用、科研協作、合作辦學、房屋租賃、借款貸款等活動的相關規定，合同審計部門據此制定合同審計相關制度。這些制度與規定應當明確哪些經濟合同必須通過合同審計程序才可以簽訂或者履行；明確審計部門、合同職能部門在合同簽訂和履行過程中的不同責任；明確合同審計的主要程序；明確合同的審計重點與要點；明確未經審計的經濟合同，財務部門不得支付相關款項。這是開展合同審計的制度保證，只有制度不斷完善，才能使合同審計有法可依，有規可循，并逐步制度化、常規化。

其次是如何營造良好的合同審計環境問題。有法可依，有規可循并不能保證合同審計一定可以順利開展，還有一個工作環境的問題必須重視。審計部門要認識到，對于一些職能部門的領導來說，與財務收支審計、經濟責任審計相比，合同審計是一個新鮮事物。我們要消除有些人對于這項工作的誤解，也許在他們看來，既然有收付款環節的財務審核把關和事后的財務收支審計監督，合同審計看來就是一項多余的和制造麻煩的事情。這些職能部門或者個人進行的物資購銷、課題研究等項目通過了立項與經費審批等諸多“難關”，好不容易進行到了合同簽訂環節，又多出一個合同審計，順利的話罷了，不順利的話他們難免會產生情緒，抵觸合同審計，不利于我們工作的開展。我們必須讓他們認識到，合同審計與事后的財務收支、經濟責任審計一樣重要，通過合同審計，盡可能把風險在合同履行前最小化，不僅是對相關部門和個人乃至整個學校利益的維護，更是對職能部門領導或項目負責人所承擔的責任風險的有效化解。在合同審計過程中，審計部門應抱著服務的態度，多聽取職能部門的意見；若意見不一致，要采取分析說理的方式，曉以利害，提出操作性較強的建議，幫助職能部門提高合同管理水平。

開展合同審計除了爭取職能部門的理解外，學校領導的重視與支持同樣十分重要。學校領導應樹立這樣一個理念：開展合同審計后再進行的財務收支或者經濟責任審計，如果沒有重大的審計發現，并不能說明審計無成效，這種“沒有問題”的審計結論，恰恰是把監督關口前移的合同審計的成效。

第三是缺乏專職合同審計人員以及兼職審計人員的合同審計知識、能力缺乏問題。高校經濟合同涉及面廣，專業性強，尤其一些技術服務合同，其關鍵控制點并非一般的審計人員能夠把握，合同審計人員不僅要熟悉相關的法律、法規，加強依法簽約的法律意識，還要具備一些專業技術的學習、消化能力，才能在維護學校的合法利益，減少和避免糾紛，防止上當受騙的同時有效地規避和降低審計風險。目前高校審計部門專職從事合同審計的人員相對缺乏，大部分合同審計任務是由非專職審計人員承擔的。審計部門需優化審計人員知識結構，在人員配備上考慮合同審計之需要，如果自身人員結構無法滿足合同審計的需要，對于技術性比較強的合同，可聘請兼職合同審計人員或者顧問，實施交叉審計。另外，內審部門必須明確，合同審計只是項目管理工作的一個環節,不能由審計部門全部包辦代替，審計的職責只是對合同簽訂的合法性、合同條款內容的真實完整性進行審核和評價，其他內容不應納入審計范疇。

四.結論

合同審計工作是控制學校經營風險的有效手段之一，對于完善學校內部控制制度，強化學校合同管理，維護學校合法權益，促進學校健康發展具有重要的意義。高校內審部門，應把這項工作作為內部審計的重要內容，努力探索合同審計的新思路、新方法。

[1]傅四禮,鄒家驪,顏永紅.淺談高校合同審計.教育財會研究,2005; 6

[2]田繼宗,田瑜.關于支出性經濟合同審計辦法的探討.審計月刊, 2006;7

[3]王寶慶.現代內部審計.上海：立信會計出版社,2007

book=210,ebook=26