淺析會計管理信息系統的應用

江西財經職業學院 徐華

財務信息管理具有封閉和不真實的缺點，利用計算機技術強化財務管理是克服這些缺點的有效途徑?，F代企業管理學認為，會計信息管理最根本的是信息的管理，企業只有在及時掌握真實的信息的情況下，才能控制資金流和物流。但是，當前許多財務部門由于信息的不透明、不對稱和不集成，致使高層決策者在獲取準確快捷的財務信息上，心有余而力不足。會計管理信息系統的應用使這些問題在實質層面上得以解決。

一、計算機管理信息系統在會計領域的應用

在現代企業的管理上，獲取信息成本的降低歸功于計算機技術的使用。第一，利用互聯網，從公共數據庫提取數據的方式使成本大大降低；第二，以前需要會計人員進行的整個報表編制，可以通過系統軟件來完成；第三，通過軟盤、網絡進行報表報送，不需要在傳統報表基礎上通過增加成本來追加物價變動報表作附表。

單一的貨幣計量手段由于計算機的使用而得以改變。在如今的信息時代，提高會計信息的可靠性是時代發展的必然要求。會計信息系統具有多方面的優勢：強大的信息處理及傳輸、存儲能力。這些優點又為會計對象的擴展成為可能。在現代企業中，會計對象的范圍出現了某種轉變：由資金運動逐漸轉向非資金運動，進而要求改變采用貨幣這種單一的傳統會計的計量手段。再則，會計信息系統以它強大的信息處理能力順利解決了傳統會計計量的許多問題，用貨幣和非貨幣計量單位做會計計量的單位。

會計信息系統大大延伸了會計確認的范圍，會計信息的決策相關性得到了很大的增強。以前信息處理能力會影響會計人員向信息使用者提供更充分、有效的信息，但會計信息系統的應用克服了這個制約因素。它可以把與信息使用者密切相關的信息，如：企業未來的經濟行為，未來的經濟利益或未來的機會和風險等，也將被納入會計確認的范圍，這樣做的結果會大大加強會計信息的相關性。

計算機的應用縮短了報送報表的時間，提高了報表的效率。在傳統的傳遞信息的方式下，傳遞會計信息的成本較高和使用的時間較長，效率較低。所以，受客觀的成本—效益原則的約束，企業編制財務報告只能采取定期的方式，嚴重影響了財務報告所提供信息的及時性。為了彌補傳統人工會計系統的這一不足，人們發明和開始使用電子聯機實時報告。電子聯機實時報告可以在任何時間和地點來進行，企業通過將已發生的經濟交易和事項反映在財務報告上，把動態的財務報告傳遞給信息使用者，省去了以前必須等到某個會計期間結束才可獲得的麻煩。這種實時處理、隨時提供信息的特點就是區別于傳統會計模式的突出優點。

二、計算機會計信息系統應用中應注意的問題

計算機會計信息系統的組織管理控制變得復雜了，系統開發與維護制度也不斷進行調整改變，使原有的模式不再適合新的系統，必須進行更新換代。計算機操作制度、硬軟件控制、系統安全控制、系統文檔控制、計算機處理與數據文件的控制也都發生變化。計算機會計信息系統和傳統的手工會計信息系統之間的差異使得在建立計算機會計信息系統過程中，務必做好以下幾方面的工作：

（一）系統的初始化設置工作

可以通過會計信息系統運行的最終結果：賬簿數據和會計報表數據是否精確、過程控制是否有效，來判斷計算機會計信息系統的優劣。當財務軟件本身的程序及控制運行正常的情況下，系統的初始化設置直接關系到數據輸出結果的正確與否，所以，在系統初始設置時，由于不同企業會計核算的需要不同，設置要求也會變化?？傊?，要恰當地設置會計科目的級數和位長，建立標準的會計科目代碼體系；認真整理和錄入最明細科目的年初余額；慎重設置操作員的姓名、用戶代碼和口令，根據會計工作的分工和內部控制的要求，合理開放每位操作員的權限；正確設置企業的憑證類型、記賬方法、核銷方法、外匯匯率的記賬方法、自動轉賬分錄、非法對應科目和各種外部設備類型等參數。

（二）精確和完整地設置科目代碼

會計電算化代替傳統的會計模式，使科目代碼成為計算機會計信息系統中最重要的一種代碼，使其置于核心地位，當涉及到會計科目的處理時，系統幾乎都以科目代碼為依據，根據科目代碼而運行。所以，合理設置科目及代碼在整個系統中扮演著重要的角色?；谟嬎銠C處理的高速度和準確性，會計科目可以被劃分到足夠精細的水平，科目的級數和位長設置應根據報表數據取數的需要進行，這樣獲得的會計核算資料會更詳實。

（三）修改由憑證引起的差錯

在會計信息系統中，如果發現賬簿或報表數據出現了某種差錯，則可以確定是作為數據源的記賬憑證存在錯誤，因為總賬、明細賬、日記賬、各種輔助賬和報表數據都來源于記賬憑證。糾正錯誤的憑證可有如下三種情況：一是未審核憑證出現錯誤的，均由憑證編制員直接修改；二是已審核的憑證被發現有誤的，在審核員取消審核標記并交由編制員修改后的基礎上，交給審核員進行審核；三是登賬后發現憑證有誤，且再不能修改該憑證時，應由編制員先編制一張能沖銷錯誤憑證的紅字憑證，另加一張正確的憑證，將紅字憑證和正確的憑證交由審核員審核后，進行登賬。

（四）報表系統的初始設置

作為計算機會計信息系統中應注意事項最多的工作，報表子系統的初始設置，一直是必須首要解決的問題。通用報表程序是一種由系統提供接口，由用戶自己定義報表的名稱、表線的類型、空表格式、數據來源公式的運作程序。這是在商品化的計算機會計信息系統中，目前大都采用的操作程序。其好處在于，當報表格式或數據源發生變化時，只需修改初始定義，而不必修改系統內部的程序，就能適應不同用戶的要求。在進行初始設置時，由于在眾多公式中某一個符號的差錯都將導致報表數據的錯誤，所以設置人員必須充分理解報表的編制原理，搞清楚公式表達式的設置規則，尤其應琢磨每一項數據的取數公式。當發現報表數據有誤時，應首先查出導致報表最終結果錯誤的源頭，即出錯數據項，并檢查和改正其數據取數公式的錯誤，如無誤，則可判定是賬簿或憑證數據有誤，根據該項錯誤的數據項公式查找出賬簿或憑證的錯誤之處，比照上述更改錯誤憑證的方法進行改正，并重新制作報表。

（五）計算機會計信息系統的維護與安全

在對其進行經常性的維護上，根據計算機會計信息系統的特點，維護工作必須從始到終進行。維護的內容包括：硬件設備、財務軟件、數據文件和各種編碼維護。以上幾種維護工作的重要性在于它們都有可能涉及到軟件的維護。眾所周知，軟件維護是系統維護中最重要也是最艱難的工作。同時，為了保護系統的安全，首先要建立會計組織體系的內部控制制度；其次系統和操作員口令必須進行定期修改與保密，數據要定期備份與保存；最后要不斷更新應用程序來增強程序自身的自我保護能力。

三、結語

在信息時代，計算機技術在計算機會計信息系統中的應用逐步深化，以驚人的速度改變著當前圄于傳統會計模式的會計信息系統的工作方式，把一個個新的機遇和挑戰，帶給計算機會計信息系統。同時計算機會計信息系統的內部控制也產生了許多新的問題和新的風險，計算機會計信息系統的組織管理控制變得復雜了。因此，創新和完善計算機會計信息系統的內部控制制度勢在必行，只有不斷創新，不斷提高才能使計算機信息系統在會計領域里得以充分地利用。

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