全面預算管理與ERP的互滲優化成本管理

中國石化長煉分公司油品管理處 甘霖

全面預算管理與ERP的互滲優化成本管理

中國石化長煉分公司油品管理處 甘霖

全面預算管理已經被大多數企業所接受和實施。單一的預算管理沒有ERP的支持,已經很難滿足企業的需要。本文結合長煉分公司油品管理處的實踐，提出了全面預算管理與ERP的有機滲透，優化成本管理。

全面預算管理 ERP 成本管理

單一的全面預算管理采用“人盯人”的監控方式，效果不夠理想；ERP實施初期，成本管理無控制目標，沒有發揮出應有的作用。近年來，長煉分公司油品管理處做到全面預算管理和ERP二者的相互滲透，有效的優化和控制成本。

一、全面預算與ERP的互滲之前成本管理的漏洞

⑴實施初期認識上的誤區

認識誤區表現為企業全面預算目標缺乏權威性、執行缺乏嚴肅性、實施結果缺乏激勵性；全面預算管理口頭上喊重要，行動上次要；全面預算管理中全員成本控制、參與成本管理意識不高；認為全面預算管理是卡基層單位的成本費用；企業認為操作ERP是增加工作量，認為多年來管理層及操作層都已輕車熟路的管理方式、工作方式、考核方式等進行變革，涉及部門多，其轉變過程存在較大困難。

⑵全面預算編制與應用形式化

分公司將全面預算管理作為企業財務管理活動水平高低的一項重要指標，但在實際的運用過程中，成本預算管理的形式重于其內容，具體表現預算管理重在編制；主要是采用電子表格采取數據、分析數據，缺乏信息化系統支持，自動化和網絡化水平較低，導致預算效率低和數據準確度差。分公司預算內容大多注重財務等指標，與之相關的業務指標、評價指標反映得不夠充分。

⑶預防控制成本能力差、成本管理無目標

企業ERP系統與全面預算管理系統分離，成本控制無手段、無目標，無法實現自動控制，沒有實現人機控制，全憑人為控制。預算自上而下確定后，在執行過程中由于各部門之間信息溝通不夠，不能對執行預算過程進行有效的監督，預算的可執行性差，嚴重影響成本控制；ERP對成本預算的前期預測、前期控制差、成本控制沒有基準點，談不上優化成本管理。

因此，全面預算管理與先進的ERP管理平臺滲透在一起，才能有效地發揮兩者的作用，以滿足全面預算管理查詢集成化和ERP有目的控制要求，有效的優化成本管理。

二、全面預算管理與ERP的互滲，優化成本管理的對策

⑴二者互滲，優化成本可行化

油品管理處是站在市場最前沿，市場需要什么油品，必須按市場所需生產，油品質量提升等需要增加生產、質量、安全成本；成本變數多，難度大；因此，全面預算管理與ERP的相互滲透，ERP實現預算的實時監控；進一步細化預算、硬化控制提供現代化的手段，避免一些人為因素，也體現預算管理事前計劃和事中控制思想的重要手段。

⑵二者互滲，成本管理全面化

全面預算管理具有全員、全額、全程等特點。“全員”是指預算過程的全員發動，“預算目標”的層層分解，人人肩上有責任，讓每一個員工學會算賬，建立“成本”、“效益”意識。“全額”是指預算金額的總體性。以分公司下達的預算費用指標為核心，以現場實際發生成本為基準點，以每月成本預算作為時間控制點，通過ERP查詢編制全面預算報表。“全程”是指預算管理內容的全程化，內容涵蓋油品管理處各種成本要素，生產經營管理的能耗、固定責任成本等方面，已具體到油品管理處每一車間、每一個作業班長、每一個員工、每一件事，每期一批作業計劃。

全面預算管理突出“全”等特點，ERP又是“信息流、資源流、成本流”合一的系統，二者的相互滲透能把復雜的事情簡單化；把簡單的事情標準化；把標準的事情表格化。

⑶二者互滲，控制成本手段科學化

油品管理處成本隨生產變化有如下特點：①原油性質變差，油品調合增加，能耗、調合成本增加；②適應市場的需求，油品質量提高，質量成本增加；③品種調整、隱患整改多，修理、安全成本變化大；④崗位聯系協調多；勞務、消耗材料、通訊費用等成本變化大等；這些都造成成本變化的因素，是油品管理處成本管理的難點。

為解決這些難點，一是全面預算數據的ERP控制。油品管理處預算每月由各路管理人員申報、匯總、審核之后自動傳送到分公司預算中心和主管專業處室審批。預算專員每月將分公司全面預算委員會討論通過的算數據導入到ERP中，由ERP系統自動控制。即將某個科目的預算值和實際值進行對比，凡是超過預算導入指標的數據，ERP會自動強制控制，不能繼續向下做業務，以“機器管人”的內部控制功能得以真正實現，達到過程控制的目的。

二是成本管理的起點以全年的目標為導向，并據此采取的行動和措施。油品管理處成本管理變數多，但有一定的規律可行，比如能耗成本，冬天重質油品需加熱，蒸汽消耗高，能耗成本在此季節成本預算適當增加；裝置餾出口質量較好、較穩，汽油抗氧劑可不加；價格每噸達20萬元/的汽油猛劑添加量少加，油品調合成本相應減少。為優化通訊費用成本控制管理，油品管理處對相鄰崗位多步電話進行合并，減少座機費用；教育員工生產聯系長話短說，言簡意駭，對電話費多又不具有對外業務的部門，采取限制出局降低費用等的辦法。為減少網絡通訊費用；對能上網的部門，采取限制出口流量和上班限時上網等辦法降低網絡資源費。

三是二者互滲，成本管理交叉立體控制；通過全面預算網站，可以進入ERP系統進執行的穿透查詢，及時查詢成本費用實際的發生數，誤差和進度；月終發現實際成本數據與預算數據相差5%時，及時查找原因、分析原因，找出根源；能夠及時發現科目串碼、單位串碼、帳目串碼的情況，每月的成本進行分析，提出改進措施。

⑷二者互滲，成本考核激勵化

建立考核激勵機制。預算值與實際值超過偏差正負5%，實施績效考核。超過一個百分點，扣責任單位績效分1分，預算的考核做到客觀公正，毫不留情。對于未完成的預算目標，應多從主觀上找原因，少強調客觀因素。

三、結論

預算管理有其自身的特殊性，ERP平臺能集成和擴展預算管理的功能，更貼近企業的實際情況和管理要求，因此ERP與預算管理創新相融合，它們兩者將會相輔相成、相互促進，有利于優化成本管理。

（責任編輯：陽卓江）