規范科技型種子公司倉庫管理初探

安順新金秋科技股份有限公司 龔正越

日新月異的發展速度，要求我們以審慎的眼光跟上時代的步伐。現在是一個高度發展的經濟時代，公司的生存不僅關系著員工的生存發展，也關系到社會的穩定和諧。對于種子公司這樣一個特殊行業來說，種子是一種特殊的商品，倉庫是公司的金庫，是公司的生命，關系到公司的生死存亡。因此，亟待需要一個規范化的體制來進行種子倉庫管理。重點體現在提高倉庫技術人員管理水平和行使倉庫各個環節的管理。

一、提高技術人員管理水平

倉庫在整個運作過程中需要一個規范的管理制度。倉庫實存物資的進銷存，要做到賬實相符、賬帳相符。若管理不善將會給公司造成嚴重的損失。如倉庫實存物資與財務賬上的物資、種子對賬不一致，其主要原因是倉庫管理人員未按倉庫管理規定隨意發貨，造成單位物資短少，損害公司利益。因此，對于公司來說，首先要從規范倉庫技術人員的管理入手。

1.對倉庫管理人員進行培訓。對倉管人員進行必要的業務和技能培訓，讓倉庫管理員掌握必備的基本理論知識和登賬要求，掌握紅字、藍字入庫單、發貨單、退貨單、收料單、領料單及各聯次表示的內容，熟悉單位的工作流程，讓倉庫管理人員從思想上、意識上、行動上自覺遵守公司規章制度，樹立倉庫管理人員的集體意識和責任感。

2.培訓倉管人員熟練掌握財務軟件信息管理系統來加強庫存管理與控制能力，對貫穿公司產供銷各個環節的供應鏈進行合理、科學的整合，創建高度共享的數據平臺對遠程數據進行安全、高效的傳遞和處理，為決策者提供有效的預測、控制和分析依據，要求倉庫管理人員樹立市場觀念，思想上要強化改革開放意識，作風上要樹立雷厲風行意識，精神上要樹立艱苦創立意識，用現代企業管理制度規范每一個作業環節、程序和責任人。

二、加強倉庫各個環節管理

（一)入庫管理

1.倉庫管理人員辦理合格物資、種子入庫時，必須憑送貨人、經辦人、檢驗員簽字[三進]的《貨運單》查點物資、種子的類別、品名、數量、規格、產地、供貨商等核對無誤后并進行現場抽樣才能辦理入庫手續。

2.入庫單一式四聯，一聯存根，一聯倉管入賬，其他二聯分別送交財務、采購部門入賬。

3.拒絕手續不齊全的物資種子入庫。

4.如發現物資、種子數量、質量、產地、規格等不全或不符時，不得辦理入庫手續。未經辦理入庫手續的物資一律作待檢物資處理放在“待檢區域內”；經檢驗不合格的物資、種子一律退回，放在“暫放區域”，同時必須在短期內通知經辦人員、送貨人、供應商負責處理。

5.倉庫管理人員負責倉儲安全管理，詳實記錄種子的品種、數量、質量，安排貼標、定包、發貨、調貨、退貨核驗等工作。

（二）出庫管理

1.各類物資、種子發出加工時，原則上采用先進先出法；開具的加工領料單經分管領導簽字同意，并辦理相關手續后方可領料加工。

2.種子是一種特殊的商品，受海撥、氣候、溫度、水源、栽培技術、生育期等影響很大，若銷售區域不合適將造成種植農戶絕收，給公司、供貨商帶來巨大的損失和風險，對社會的穩定和諧不利。因此，種子銷售發出時，倉管管理人員必須認真核對發貨單是有檢驗員簽字(對質量負責)，銷售部門負責人簽字(對銷售適應區域嚴格把關)，代銷戶（核對品種、數量無誤）簽字[三出]，出納收款簽字蓋章的《發貨單》，認真核驗品名、數量、質量、規格、型號、產地、發貨倉庫等準確無誤后才能發貨；同時逐一登記清楚每位代銷戶各品種的發貨批次、編碼，為營銷提供品種是否竄貨的依據，提高公司自有品牌的市場管控能力。

（三）退貨管理

1.最大限度減少退貨數量及成本。因種子受季節性影響很強，凡是超過播種季節客戶未銷售完的種子公司要給客戶冷藏或退貨，并在下一個播種季節由檢驗員檢驗合格后才能換包裝銷售；退貨會產生一系列費用：物流費、上下車費、貼標費、換包費、檢驗費、損耗費、人員費等，由于退回的種子數量小、品種繁多、處理業務復雜，故必須加以嚴格控制：一是分析退貨的原因，一般情況下，只要營銷人員掌握本公司種子代銷點的銷售狀況及終端農戶對種子的需求情況，作出短期的銷售預測，調整公司的配貨、發貨數量和種類就能從根本上解決減少退貨數量，降低退貨成本。二是要從根本上減少退貨數量及成本，公司必須改變營銷績效評價制度，不以營銷的銷售額作為獎懲的依據，以營銷人員開發市場網絡、全年實銷量、銷售額及售后服務等的滿意程度作為激勵的標準，這樣才能有效降低退貨數量、成本，提高經營效率。三是在制度上明確劃分產生退貨的責任，按公司規定進行退種，根據客戶的銷售實力有計劃配貨、放種、發貨、調貨等。

2.退貨工作要公平、公正、公開。為了下一年度市場價格、包裝、品種的統一，保證公司經營品種的質量，對于公司規定的不退貨種子、超過公司規定比例退貨的種子建議公司全部退貨，公司除承擔一部份退貨損失外，代銷戶每公斤交公司適當的服務管理費用；財務每年給代銷戶結算清楚。這樣的處理方式能真實地反映公司品牌種子市場占有力、財務狀況、營銷業績，能準確地核算公司的庫存情況、分析公司管理中存在的問題，為公司管理者提供生產、銷售的決策依據；公司對客戶銷售不完的種子全部采取了辦理退貨，公司雖然目前暫時遭受點損失，但從公司長遠的發展和利益來看可以提升公司的品牌信譽，使公司向著良性循環的方向發展。

3.暫存形式帶來的弊端。對于公司規定的不退貨、超過公司規定比例不退貨的種子采取暫存的方式處理有以下弊端：一是提前確認公司收入，不符合《會計法》的規定；二是增大公司所得稅費用；三是掩蓋了公司管理中存在的問題，雖然公司眼前暫時得到小的利益，但會使公司向著惡性循環的方向發展，給公司造成潛在的風險，不利于公司的發展；四是不能真實的考核營銷人員的經營業績、各代銷戶的銷售能力、公司種子在市場上的占有力；五是造成財務部門對公司的倉庫庫存物質失去了監控，賬實不符、財務信息失真，誤導管理層作出錯誤決策，導致公司盲目生產、采購形成積壓，造成營銷人員作出錯誤的市場管理方案，不利于公司的長遠發展和樹立公司品牌信譽。

（四）賬簿及倉庫日常管理

1.倉庫保管員必須合理設置各類品種、物資的明細臺賬。原材料倉庫（種子袋、編織袋、包衣劑、內、外標簽等）必須根據實際情況和各類原材料的性質、用途、類型分門別類建立相應的明細臺賬；半成品（裸種）、成品(小包裝種子)應按照類型及規格型號設立明細賬；合格種（新種、陳種）、不達標種（新種、陳種）等應分別建賬反映。

2.倉庫賬簿、盤點表、入庫單、發貨單、退貨單、領料單、收料單等檔案按時裝訂并進行分類歸檔。

3.嚴格按倉庫管理規程進行日常操作，倉庫保管員對當日發生的業務必須及時逐筆錄入《倉庫出入庫日報表》，做到日清日結，確保物資、種子進出及結存數據的正確無誤。

4.做好各類物資、種子的日常核查工作，倉庫保管員必須配合財務人員定期或不定期對各類庫存物資、種子進行清查盤點，并做到賬、實相符，庫存物資清查盤點中發現問題和差錯，應及時查明原因，如屬正常短缺或需作報廢處理的，必須按審批程序經審核批準后方可進行處理。

5.倉庫保管員必須定期進行各類存貨的分類整理，對存放期限較長的種子通知檢驗員定期抽檢，不達標的要編制報表報送公司負責人及財務部，由公司負責人按審批程序經領導審核批準后才可進行處理。

6.倉庫管理人員必須做到防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防漏、防霉變等“七防”工作，庫內嚴禁吸煙，嚴禁提貨人員及閑雜人員進入倉庫，做好庫存保密工作，各類種子、物資有序堆垛存放，保證庫房通風、干燥。下班后檢查庫內所有電源、門窗，確保庫存種子的質量和數量安全。

國以人為本，民以食為天。在這樣一個特殊行業的特殊環節中，小小的種子生命力極強，但也很脆弱；種子庫存管理中任何一個環節出問題，都將給公司帶來滅頂之災；“三進”與“三出”管理體系可以達到內部牽制，規范管理，能最大限度實現公司、職工、股東的利益，最終實現服務三農、服務社會、成就自我。

[1]《新企業會計準則及相關制度》東方出版社 2006年9月

[2]《高級會計實務》中國財經出版社 2009年6月