實施會計電算化后建立輔助賬簿和報表的作用

山東省第一地質礦產勘查院 陳文焱

實施會計電算化后建立輔助賬簿和報表的作用

山東省第一地質礦產勘查院 陳文焱

本文分析了會計電算化使用中存在的問題，從內部稽核和會計牽制的財務管理角度，提出了實施會計電算化后建立輔助賬簿和報表的重要性。并淺論了如何建立輔助核算賬簿及應該建立哪些輔助核算賬簿。

會計電算化 輔助賬簿 報表

近十幾年來，使用電子計算機作為工具實現電子記賬已經十分普及，以用友、金蝶等軟件為代表的應用財務軟件也由單機版發展為ERP網絡版，實現了各會計崗位統一利用計算機網絡平臺進行賬務處理。

隨著會計電算化的普及，也出現了一些使用中的問題，圍繞著電算化實現后手工賬簿是不是該“甩賬”的爭論也一直沒有停止。筆者認為，會計電算化的普及是大勢所趨，具有遠大的應用前景，但對弊端也要加以防范，使之成為值得信賴的好助手。核算單位脫離手工賬簿后應根據業務實際情況，有選擇地保留一些輔助賬簿和日 （周旬）報表，從內部稽核和會計牽制的財務管理要求上講，某些輔助賬簿和報表的應用，并不是權宜之計，而應該是會計基礎工作必要的補充，應該對此加以長期應用和研究。

下面筆者談談這方面的一些淺見，并請同仁師長進行指導和斧正。

一、建立必要的輔助核算，可以避免機械式錄入錯誤，保障會計核算的質量

會計電算化軟件作為會計賬簿不像傳統手工賬簿直觀，雖然電算軟件一絲不茍地遵從“有借必有貸，借貸必相等”的復式記賬原理，但運用會計電算化軟件的人員往往形成機械式的錄入，而忽視對數據勾稽關系的審查，簡單地相信計算機計算的結果，往往對簡單的錯誤卻難以發覺。很多參加工作不久的會計人員已經對登賬、結賬、過賬、軋賬不再了解，特別是應用了UFO（以用友為例）報表的單位，只需要從系統管理員設計的報表模板中取數，更是不了解報表項目與會計科目的對應關系是什么。

二、保留必要的輔助賬簿，有利于實現重點的財務管理

對于貨幣資金類、庫存商品類、往來賬款類等核算內容，應該重點核算、重點管理。流動資產和流動負債影響著企業的經營決策，會計核算本來具有一定的滯后性，不能為管理帶來及時的決策依據。很多中小企業特別是商品流通企業，資金周轉以日計，存貨周轉以周計，商業信用甚至以半日計，因此，企業經營者將會特別關注手中的錢、貨、賬。在會計人員將核算憑證制作成記賬憑證錄入計算機之前，企業經營者很可能就要做出決策，這就要求出納和保管員交出的第一手數據，必須達到及時性的要求。在實踐中，很多中小企業的出納員和保管員往往進行了第一遍“會計核算”，有時一日需盤點數次，只對資金和存貨進行重點管理，幫助企業經營管理者做出決斷。

三、計算機的數據安全問題不可能一勞永逸地解決，輔助賬簿是必要和有益的補充

電子賬簿不像手工賬簿一樣經過涂改后會留下痕跡，這為篡改數據提供了可能。對熟悉電算化軟件掛接的數據庫結構的人來說，雖然從表面上看會計數據經過了復核審核主管會計電子簽字的流程，似乎已經記賬不可修改，但真要進行篡改卻也并非難事。掛接ACCESS小型數據庫的一些普及版本的軟件，結構相對簡單，安全性較低。即使應用大型數據庫SQL sever的軟件，也不能說沒有安全軟肋。特別是應用企業網絡版的用戶，如果同時登上因特網，防火墻和數據通道也許會在頃刻間被打開，數據很可能將暴露在黑客和病毒的面前；即便是企業局域網，也會出現斷電、通信中斷的情況干擾。因此，數據安全沒有絕對的保障，完全依賴計算機將面臨極大的風險。

四、企業的個性化管理，為增添輔助核算賬簿帶來客觀上的需求

以我市為例，每年注冊新增企業數萬家，關停的企業也以萬計，企業千差萬別，管理風格各有千秋。在某區局部調查中發現，有近半數企業有自己的日（或周、旬）報表制度，企業當家人關切的數據從銷售、庫存、資金、費用、往來賬款，各有側重。通常我們很難要求企業管理者都精通財務管理軟件，或者遠程登陸ERP了解企業的經營情況，有時需要為企業管理者量身打造符合其閱讀習慣的報表。報表制度體現了會計核算的服務職能，為企業管理者提供及時準確的數據就必須增添輔助核算賬簿。同樣，保管員也可以在處理盤盈盤虧之前，把實際可用庫存數據報送出去。客觀上，出于成本和效率的考慮，企業的個性化管理也不可能完全由財務管理軟件來解決。

五、那么，如何建立輔助核算賬簿，應該建立哪些輔助核算賬簿呢？筆者認為，應該從以下幾個方面考慮

1.從制度上確立輔助核算賬簿的地位，把輔助核算賬簿的完整性作為會計人員的日常基礎工作的考核內容之一。必要的輔助核算賬簿不是可有可無的，必須摒棄計算機完全可以依賴的思想認識。很多企業財務主管設立輔助核算的時候，初衷很好，但執行力度不夠，會計人員認識上不清晰，認為徒增工作量，沒有必要等等，往往半途而廢，或嚴重滯后。因此，一定要把實施電算化之后的輔助核算的必要性以制度的形式確定下來。

2.輔助核算賬簿要有的放矢，控制要點即可。什么行業需要什么數據，由企業財務管理部門根據實際情況確定，重復建立完整的一套手工賬簿沒有必要，也失去了推廣電算化的初衷和意義。一般來說，企業的資金狀況，可以由資金結算部門（或現金部，出納部）設立資金核算流水賬，在未確定對應科目歸集的情況，可以把資金收付記錄下來。倉庫部可以設立保管賬簿，可以只核算數量不核算出入庫單價和金額，成本計價由會計人員完成。銷售部門根據應收賬款發生的賬齡設置銷售賬簿，藉以控制賒銷的額度和賬期。

3.設立輔助賬簿后，應與電算化軟件應該建立定期對賬機制，以發揮賬與賬的核對功能，促進管理部門和會計部門的工作，保障資產安全完整。

通過推廣會計電算化，并加強對財務軟件的應用研究，采用合理的方法補充完善，會計工作的標準化將得到更大的發展進步。筆者以上觀點，只是在實際工作中的一點思考和心得，是否得當，希望與廣大同仁和師長進一步交流。

[1]《會計電算化工作規范》

[2]熊小萍.網絡環境下會計電算化教育教學的思考,財政監督

（責任編輯：陽卓江）