對某水務公司收費系統內控設計的思考

安陽水務集團公司 趙建章

大量的管理實踐證明：得控則強、失控則弱、無控則亂，因而內部控制制度成為衡量現代企業管理的重要標志。筆者在A市水務總公司財務管理的實際工作中，深切感到內部控制制度的重要性，而對于水務公司財務管理來說，收費系統的內部控制尤其重要。筆者結合在本公司多年的工作實踐，優化了此項業務相關的業務流程，重新完善了相關內控制度，并已得到有效運行。

一、原收費系統的內部控制狀況和缺陷

（一）原收費系統的內部控制狀況

水務總公司收取水費業務由下設的經營公司負責，為方便居民交費，經營公司在市區分設三個收費大廳：城南收費所、城北收費所、城西收費所。

經營公司業務人員分為抄表班、制票班、收費班。

水務公司收取水費分如下情況：

1、單位用戶。單位用戶中有繳存現金、有轉賬的；2、居民用戶。居民戶目前均繳存現金，有直接到收費大廳繳納的，也有由銀行劃扣的；3、偷漏水經查補繳水費的；4、新區建設房地產公司預存水費押金的；5、智能卡水表收取消費的。

經營公司收費通過一套電子收費系統核算，抄表員每月1-13日到用戶家抄上月用水量，由制票班錄入到收費系統內，每月25日前收費班按照系統顯示的應收水費數據收取。

（二）原收費業務的內部控制缺陷

1、收費員每日收取現金，填好交款單各自向上門收款的銀行工作人員交款，銀行工作人員不當面清點，回銀行后再清點，然后在現金交款單上蓋章。現金交款時不當面點清加蓋印章，若日后出錯，企業交款人員與銀行收款人員責任難以劃清。

2、水務總公司只設置應收賬款總賬，未設置明細賬核算明細戶欠費信息。明細戶欠費信息通過經營公司收費系統核算。由于各種原因，經營公司收費系統未包括所有水費信息：收費系統顯示大部分應收單位戶、居民戶欠費及預存情況，另有部分單位、TM卡水費、補繳水費未在收費系統反映。向總公司報送的應收水費報表按收費系統錄入的數據報送，使得應收賬款總賬核算的應收水費不完整。

3、收到的款項未及時向總公司劃轉，一方面存在資金隱患，另一方面總公司應收賬款總賬核算的實收水費不正確。

4、總賬與收費系統顯示的明細戶信息長期未核對相符。

二、優化流程并完善內部控制狀況

（一）抄表

1、抄表員負責全市用水客戶水表抄表工作，對出現的問題負責解答處理應按規定日期及時、到位、準確,不允許漏抄、估抄。水表實抄率必須達到98%以上。

2、抄表員抄表應認真仔細、準確抄讀。要做到字跡工整，不得涂改和隨意變更，抄表準確率不得低于99%。

3、抄表員應確保抄表本中水表卡序號順序正確。新增水表卡，抄表員應及時新建抄表序號。

4、抄表員必須管好本區域水表，發現異常情況，如：水表損壞、丟失、失靈、閥門損壞、漏水、缺水等情況，應及時通知客戶或向班長匯報并及時填寫工作單。

5、發現用水性質與實際不符應及時報告，并填寫改價通知單。

6、每月1-13日，抄表員抄表時，如發現水量過高，應先核對表碼是否正確，再查看是否存在表后漏水情況，并及時通知用戶。如發現水量過低，應先查看水表是否存在已停、倒走情況，并及時調表。審核無誤后，送至制票班輸機。通過抄表，能保證水務總公司及時掌握用戶當月水費信息，并為收費提供基礎數據。

（二）制票

1、制票員根據審核后的表本逐一錄入用水客戶當月表碼，微機自動產生客戶當月水量、水價后，制票員根據每一表本當月匯總水量與微機產生的水量核對。

2、通過委托收款繳費的單位用戶，由制票員專人負責錄入客戶水費信息，并把應收水費明細表交給出納，由出納于每月15日前對委托收款用戶開具委托收款憑證。

3、制票班長應于每月15日之前出具應收水費 （用水戶編碼、名稱、水量、水費）明細表，包括單位戶、居民戶應收水費、補繳水費、TM卡應收水費。

上述報表交于經營公司財務總監，財務總監審核后，一份交于明細賬會計登記應收賬款明細賬，一份交于總公司財務部登記應收賬款總賬。

水務公司制票過程即是把抄表得到的水費信息輸入電腦系統，一方面生成了收費所需數據，另一方面也為水務總公司核算售水收入提供了數據。

（三）收款管理

1、收費及數據核對

（1）收費員負責全市用水客戶的收費，應做到快捷、高效、準確、無誤。收回的現金應由收費員保管，現金管理應符合現金管理制度，嚴禁私自挪用現金，不得以白條、借條、單據充抵庫存，并于當日交給出納，由出納送存銀行。

（2）每天收費工作結束，居民戶收費員負責填制收費日綜表，自我核對每日收款業務數據。收費班班長每日根據實收水費、收費日綜表、發票記賬聯進行核對，如果存在差異，由責任人負責補齊差額。核對無誤在日收費記錄表上填寫當日實收水費后，將上述手續交于出納登記銀行存款日記賬。

（3）出納每月14-15日，負責將委托收款憑證送至銀行。每月16日至下月初將銀行委托收款回單取回，由單位戶收費員負責在系統中錄入收款信息。

（4）每天收費工作結束，單位戶收費員負責填制收費日綜表，自我核對每日收款業務數據。收費班班長每日根據實收水費、收費日綜匯總表、收費日綜明細表、轉賬支票回單、委托收款回單、發票記賬聯等進行核對，如果存在差異，由責任人負責補齊差額。核對無誤在日收費記錄表上填寫當日實收水費后，將上述手續交于出納登記銀行存款日記賬。

（5）每天收費工作結束，收費員如有收到偷漏水戶補繳的水費，收費班班長根據實收現金、商業發票存根聯與記賬聯進行核對，如果存在差異，由責任人負責補齊差額。核對無誤在日收費記錄表上填寫當日實收金額后，將商業發票記賬聯交于出納登記銀行存款日記賬。

（6）每天收費工作結束，收費員收居民戶采用TM卡預交的水費，收費班班長根據實收現金、商業發票存根聯與記賬聯進行核對，如果存在差異，由責任人負責補齊差額。收費員及時向銀行交款，核對無誤在日收費記錄表上填寫當月實收金額后，將商業發票記賬聯交于出納登記銀行存款日記賬。

（7）每天收費工作結束，單位戶收費員收居民戶的房地產施工單位的水費押金，應開具三聯單，收費班班長根據實收現金、三聯單存根聯與記賬聯進行核對，如果存在差異，由責任人負責補齊差額。核對無誤在日收費記錄表上填寫當日實收金額后，將三聯單記賬聯交于出納登記銀行存款日記賬。

（8）從銀行劃扣居民戶的水費，出納應于每月月末向銀行索要劃扣水費手續，登記銀行存款日記賬，同時明細賬的會計登記應收賬款明細賬。

（9）出納從銀行取回現金繳款單、轉賬支票回單、委托收款憑證后，根據收費員開具的收費日綜表、發票記賬聯核對，核對無誤后根據上述手續登記銀行存款日記賬借方發生額，按日結出余額，同時明細賬會計登記應收賬款明細賬。

（10）為了及時了解每日收費情況，收費員應與每日下班時，將實收水費統一登記在日收費記錄表上，收費班長于次日上午九點之前報于經營公司財務總監、經營公司財務總監于上午九點半之前，將城南、城北、城西營業所數據匯總后電話上報總公司財務部。每旬末，收費班長將日收費記錄表交于經營公司財務總監，由財務總監將上述記錄表送至總公司財務部。每月末，收費班長將收費員出具的當月收費月綜表、日收費記錄表交于經營公司財務總監，由財務總監將上述記錄表送至總公司財務部。

（11）總公司財務部及經營公司財務總監每月對各種實收款繳存情況進行抽查。 收款是其中最為重要的一環，保證了水費資金的完全完整。

2、向總公司報送水費數據、轉款

（1）制票班長每月15日向總公司報送應收水費數據時，應分別列示:正常水費、補繳水費、TM卡水費。同時列示凈水價、污水處理費、水資源附加費。

（2）出納每次向總公司轉款時，應出具向總公司轉款明細表，轉款明細表應顯示：正常水費、補繳水費、TM卡水費、復裝費、水費押金、銀行存款利息等項目。

（3）出納通過銀行系統將實收款項劃轉總公司財務部，總公司分營業所開具收款收據，如存在差異，經營公司財務總監跟蹤處理，確保實收款項及時準確劃轉到總公司賬上。

向水務總公司報送水費數據、轉款，保證了水務總公司售水收入及水費收取等經營效果的財務核算及時、準確。

三、完善過的內部控制運行效果

內部控制是為了保證企業正常的經營發展而建立的，在某種意義上說，內控制度的有效與否決定了企業的發展前景。因此，對公司而言，加強對內部控制制度的建設是公司發展的必要環節。只有建立有效的內部控制制度，才能保證公司各項業務活動的有效運行，保證公司內部控制重點活動的執行及監督充分有效，完善企業內部環境，才能保證企業持續、快速、健康的發展。

筆者結合實際設計的水費收取業務內部控制制度已運行多年，有效的克服了原來內部控制的缺陷，保證了公司水費收取資金的順暢劃轉，有效地保護了國有資產的完整性。

四、幾點啟示

筆者通過本公司水費收取業務內部控制設計及有效運行，得到以下幾點啟示：

（一）加強內部控制的幾個對策

1、優化控制環境

一個企業的內部控制不可能在真空中進行設計、執行和評價，它必然受到組織結構、職工的勝任能力及忠誠度、分權與責任表達、預算與財務報告、組織牽制與制衡等多種因素的影響。控制環境是對控制程序和控制技術的選擇及其有效性有著重要影響的各種因素的總和，包括外部環境和內部環境兩大類，但外部環境超出了企業的控制能力，因而不能作為內部控制系統的組成部分。內部環境主要包括組織和人員兩個方面：

（1）組織。內部控制機制發揮作用的硬件要素是企業有一個健全的組織機構，在組織機構的首要組成部分—法人治理結構中，重點應完善董事會組織的建設。企業應根據其經營管理特點、規模、最高當局的管理理念和經營戰略、外部環境等因素綜合分析，在職責分解的同時，搞好整合，使整個企業的組織體系在相互制衡的前提下協調高效地運行。

（2）人員。企業的全體員工是本企業內部控制思想的塑造者，其誠實狀況、敬業精神、業務知識與工作技能、創新能力等方面素質的優劣，是內部控制科學有效與否的重要決定因素。

2、明確控制目標

內部控制目標是內部控制所要實現的目的或收到的效果。企業內部控制的目標與其經營目標緊密相關，內部控制的目標主要有維護資產安全、完整及有效使用，保證各種管理信息的存在、可靠與及時提供，盡量減少不必要的成本、費用以求盈利，保證下放的各種職責得到圓滿履行，提高各項作業的效益或效率，預防或查明錯誤和弊端，為管理政策的制定尋找依據和履行各種法律義務。要實現上述內部控制目標，應確定單位內部每一管理階層所應達到的具體目標，進行目標分解，并且內部各階層應協調合作才能達到預定目標。

3、建立健全與業務規模相適應的組織機構與權責分派體系

企業要有效地從事各項業務活動，必須設置相應的組織機構，行使管理與控制的職能。中小企業在設置組織機構時，首先要根據自身特點，按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次，設計不同的組織機構，做到簡單、高效、協調，確保控制目標的實現。其次，要根據責、權、利相結合的原則，明確規定各職能機構的權限與責任，根據各職能機構的經營任務與特點劃分崗位系列，確定需要的崗位，根據崗位的需要選擇合適的人才。最后，要規定各層次主管人員不僅要履行自己的職責，而且要對其下屬進行有效的監督和檢查，保證各層次目標的實現。組織結構要有利于上下級信息的溝通，避免機構重復，以最小費用取得最大效果。

4、根據崗位選擇合格的人才，不斷培養適合自身的人才

人力資源是企業的第一資源，企業設置的各個崗位，必須要有能履行其職責的人來勝任。目前，中小企業中關鍵崗位的人才還主要依靠外聘，要善于挑選能力突出、經驗豐富、具有職業精神的高端人才為己所用，充分發揮其才智。此外，要著手培養自己的人才，逐步建立適合自身特點的員工培訓體系，加強職業道德教育和技能技術教育，促進本企業各類人才的快速成長。

5、建立一個良好的信息與溝通系統

一個良好的信息和溝通系統可以使企業及時掌握企業營運的狀況和組織中發生的事情。信息系統的好壞直接影響到企業內部控制的效率和效果。比如，企業會計系統的每一個環節都是一個控制的過程。一般而言，企業的信息系統包括企業的財務信息系統和管理信息系統。企業的財務信息系統以會計為主，提供有關企業財務方面的信息，而管理信息系統還提供很多非財務的信息。一個健全的信息系統應該能夠提供質量較高的信息，所謂高質量，是指內容適當、及時、正確且可取得。