淺談事業(yè)單位的內(nèi)部控制

建水縣職業(yè)教育中心 鄭麗玲

內(nèi)部控制制度是指單位為了提高經(jīng)營管理效率，保證信息質(zhì)量真實可靠，保護資產(chǎn)安全完整，促進(jìn)法律、法規(guī)有效遵循和發(fā)展戰(zhàn)略得以實現(xiàn)而由單位治理層、管理層及其他人員設(shè)計和執(zhí)行的政策和程序。

一、目前行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度存在的主要問題

1、內(nèi)控意識淡薄，一些部門 （單位）領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部控制制度的重要性認(rèn)識不夠到位，認(rèn)為內(nèi)控制度是財務(wù)部門的事，單位內(nèi)部控制制度只是寫出來應(yīng)付有關(guān)部門檢查的。沒有把內(nèi)部控制作為一項防范風(fēng)險的管理制度來抓，導(dǎo)致一些單位領(lǐng)導(dǎo)不遵循客觀規(guī)律，憑個人喜好來左右內(nèi)部控制，嚴(yán)重阻礙了內(nèi)部控制的正常運行。

2、內(nèi)部控制制度不夠完善。財政部制定的《內(nèi)部會計控制規(guī)范》主要針對企業(yè)，但其基本理念、原則、方法也同樣適用于行政事業(yè)單位。實際上大部分行政事業(yè)單位沒有內(nèi)控制度，只是以一般財經(jīng)規(guī)章制度代替內(nèi)控制度，對業(yè)務(wù)流程制定過于簡單，對一些問題處理憑經(jīng)驗、靠慣例。

3、崗位分工控制不到位。由于行政事業(yè)單位編制有限、人員緊張、崗位安排不到位，很多單位存在一人多崗、不相容崗位兼職現(xiàn)象。不相容職務(wù)是指如果一人擔(dān)任既可能發(fā)生錯誤又可能掩蓋其錯誤和舞弊的行為。不相容崗位不能合理設(shè)置，容易出現(xiàn)管理漏洞，發(fā)生舞弊行為。

4、資產(chǎn)管理和控制制度有待加強。財務(wù)部門通常只能起到“核算”、“付款”作用，對業(yè)務(wù)來龍去脈，對單位重要事項的決策、實施過程和結(jié)果均不了解，固定資產(chǎn)實行政府采購制度后購置得到有效控制，但對資產(chǎn)的使用過程仍缺乏相關(guān)的內(nèi)控制度。行政事業(yè)單位債權(quán)、債務(wù)不向企業(yè)那樣頻繁發(fā)生，迫使它經(jīng)常核對，行政事業(yè)單位會計人員只是在業(yè)務(wù)發(fā)生時將其登記到賬簿上，但對后期是否發(fā)生壞賬、減值等了解很少。

二、針對以上問題，對事業(yè)單位如何建立和完善內(nèi)部控制制度，我認(rèn)為應(yīng)該做好以下幾點

（一）完善事業(yè)單位的控制環(huán)境

控制環(huán)境包括治理職能和管理職能，以及治理層和管理層對內(nèi)部控制及其重要性的態(tài)度、認(rèn)識和措施。良好的控制環(huán)境是實施有效內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，誠實和道德價值觀念是控制環(huán)境的重要組成部分，影響到重要業(yè)務(wù)流程的設(shè)計和運行。良好內(nèi)控環(huán)境的形成，首先需要事業(yè)單位單位領(lǐng)導(dǎo)督查各部門制定出一系列適合本單位的規(guī)章制度，通過事業(yè)單位法人治理結(jié)構(gòu)、管理層的嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行，使內(nèi)控制度成為“單位之法”。它對每個成員都有效，單位每個職工都必須無條件遵循，任何人不得游離于它之外，凌駕于它之上，從而實現(xiàn)在內(nèi)控面前人人平等。

勝任能力是指具備完成某一職能的工作所應(yīng)有的知識和能力。事業(yè)單位應(yīng)該配備與單位業(yè)務(wù)性質(zhì)和復(fù)雜程度相稱的足夠勝任能力的財務(wù)人員和其他業(yè)務(wù)人員。管理者的素質(zhì)在單位的管理中起著絕對的作用，素質(zhì)不同，對單位發(fā)展所產(chǎn)生的影響也完全不同，直接影響到單位的業(yè)績，進(jìn)而影響到內(nèi)部控制的效率和效果。管理者的素質(zhì)不僅僅指知識和技能，還包括道德觀、價值觀、世界觀等多個方面，更主要的是著眼于全體員工，確立以人為本的管理思想，建立良好的環(huán)境氛圍，激發(fā)職工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，為內(nèi)部控制培育良好的環(huán)境基礎(chǔ)。

（二）設(shè)立良好的控制活動

控制活動是指有助于確保管理層的指令得以執(zhí)行的政策和程序。包括與授權(quán)、業(yè)績評價、信息處理、實物控制和職責(zé)分離等相關(guān)的活動。

1.授權(quán)控制

授權(quán)的目的在于保證交易在管理層授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行。一般授權(quán)是指管理層制定的要求組織內(nèi)部遵守的普遍適用于某類交易或活動的政策。特別授權(quán)是指管理層針對特定類別的交易或活動逐一設(shè)置的授權(quán)，特別授權(quán)也可能用于超過一般授權(quán)限制的常規(guī)交易。明確一般授權(quán)和特別授權(quán)的界限和責(zé)任，可以確保單位重大的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項能夠通過集體研究和決策，防止某些部門或某個領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限過大，獨斷專行，造成損失和浪費。

實行集體審議或聯(lián)簽制度，事業(yè)單位對于金額重大、重要性高、技術(shù)性強、影響范圍廣的經(jīng)濟業(yè)務(wù)與事項，應(yīng)當(dāng)實行集體決策審批或者聯(lián)簽制度，任何個人不得單獨進(jìn)行決策或者擅自改變集體決策意見。

審核批準(zhǔn)控制，包括事前審批和事后審批。各部門、各崗位要按照規(guī)定的授權(quán)范圍和審批程序，對相關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)和事項的真實性、合規(guī)性、合理性以及有關(guān)資料的完整性進(jìn)行復(fù)核和審查，通過簽署意見并簽字或者蓋章，作為批準(zhǔn)、不予批準(zhǔn)或者作其他處理的決定。例如我們學(xué)校在購買辦公用品時，由需求部門詳細(xì)填寫物資購買申請表，總務(wù)處主任核實情況后簽字同意購買，校長審核批準(zhǔn)后交采購人員辦理，采購人員把所購物品交給物品保管人員后，拿著附有物資購買申請表的發(fā)票，發(fā)票上有采購人簽字、物資保管員簽字、校長簽字，最后到出納處帳。

2.強化組織結(jié)構(gòu)控制

一個單位要建立完善的財務(wù)體系，首要任務(wù)就是要構(gòu)建起健全、規(guī)范、程序嚴(yán)密，既能相互制約，又能防止權(quán)責(zé)脫節(jié)的內(nèi)部控制組織體系，組織結(jié)構(gòu)控制主要包括兩個方面的內(nèi)容：（1）不相容職務(wù)要分離，所謂不相容職務(wù)是指那些如果由一個人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務(wù)。不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部牽制”，它要求每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要經(jīng)過兩個或兩個以上的部門或人員的處理，使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。不相容職務(wù)通常有授權(quán)進(jìn)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和執(zhí)行該項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離，執(zhí)行某些經(jīng)濟業(yè)務(wù)和審核這些經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離，執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和記錄該項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離，保管某些財產(chǎn)物資和對其進(jìn)行記錄的職務(wù)要分離，保管某些財產(chǎn)物資和核對實存數(shù)與賬存數(shù)的職務(wù)要分離，記錄明細(xì)賬和記錄總賬的職務(wù)要分離，登記日記賬和登記總賬的職務(wù)要分離。(2)組織機構(gòu)的相互制約，一個單位往往要根據(jù)業(yè)務(wù)開展的需要而分設(shè)不同的部門和機構(gòu)，每個部門和機構(gòu)要有相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)限，要保證其在授權(quán)范圍內(nèi)的職權(quán)不受其他部門的干預(yù)，同時每一項業(yè)務(wù)在運作過程中都要經(jīng)過不同的部門，接受不同部門的檢查和監(jiān)督。

3.加強實物控制，是指為了保護單位實物資產(chǎn)的安全完整所進(jìn)行的控制。一般包括以下幾個方面的內(nèi)容：（1）建立嚴(yán)格的審批、采購、驗收、入庫、領(lǐng)用崗位責(zé)任。（2）建立安全、科學(xué)的保管制度。其中，安全保管要求在選擇庫址、庫防設(shè)施、安全保衛(wèi)方面都要有相應(yīng)的制度；科學(xué)保管要求對財產(chǎn)物資分門別類地存放在指定倉庫，并且進(jìn)行科學(xué)地編號，以便進(jìn)行盤點。（3）建立完善的財產(chǎn)清查制度，通過定期和不定期的清查，及時發(fā)現(xiàn)財產(chǎn)的盈虧、毀損和報廢，按照制定的權(quán)限和程序進(jìn)行處理，確保實物資產(chǎn)和賬務(wù)記錄相符。（4）建立健全檔案保管制度。實物控制的有效執(zhí)行將影響資產(chǎn)的安全完整。

4.突出財務(wù)會計系統(tǒng)的中心地位

事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的中心是財務(wù)會計控制，這是因為單位各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)不論由哪個部門或人員來執(zhí)行，最終都要經(jīng)過財務(wù)部門的審核付款直到登記入賬。財務(wù)會計系統(tǒng)控制是指單位要依據(jù)《中華人民共和國會計法》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計點算化工作規(guī)范》和國家統(tǒng)有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，制定出適合本單位的財務(wù)會計制度。明確會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告的處理程序，以及相關(guān)信息披露的要求，規(guī)范會計政策的選用標(biāo)準(zhǔn)和審批程序，建立和完善會計檔案保管和會計工作交接辦法，實行會計人員崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮會計的監(jiān)督職能，確保企業(yè)財務(wù)報告真實、可靠和完整。

綜上所述，事業(yè)單位以財務(wù)管理和會計核算為主的內(nèi)部控制制度需要利用機制、系統(tǒng)的觀點來對其進(jìn)行探討、研究和實踐。因此，如何設(shè)計出一套符合事業(yè)單位實際，科學(xué)、有效的內(nèi)部控制制度，對事業(yè)單位的管理發(fā)展是非常重要的。

[1]大連出版社《第三屆全國會計知識大賽》

[2]經(jīng)濟科學(xué)出版社《審計》

[3]財政部發(fā)布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范》