淺談電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在各種領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，也給檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展帶來勃勃生機(jī)。我國檔案管理自動化已走過十幾年歷程，一些優(yōu)秀的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)被推廣應(yīng)用，在檔案工作中也起了很重要的作用。當(dāng)前，我國正在建設(shè)和諧社會，和諧社會要提高行政事業(yè)單位為民服務(wù)的水平，做好公共社會的管理工作，才能取信于民，樹立政府及其附屬單位的形象。那么，如何在行政事業(yè)單位的檔案管理中，利用信息技術(shù)手段提高管理服務(wù)的質(zhì)量呢？這是我們每一個(gè)檔案管理者需要關(guān)注的話題。

一、建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)越性

1、現(xiàn)代檔案管理信息系統(tǒng)具有處理迅速、存儲量大、查閱方便的特點(diǎn)。應(yīng)用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，并組成檔案管理系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。同時(shí)，可以方便領(lǐng)導(dǎo)查閱資料，正確做出工作決策。

2、行政事業(yè)單位的檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，而且具有非常嚴(yán)格的政策嚴(yán)肅性，例如：社會保險(xiǎn)金的參保人員檔案關(guān)系到社會保險(xiǎn)者的切身利益，行政事業(yè)單位人員信息關(guān)系到每一個(gè)人的工資與退休等。這些檔案的有效管理不僅需要高效率，而且需要嚴(yán)格規(guī)范。利用信息化手段進(jìn)行管理，可以方便查閱、防止篡改、有利于保密。

3、原來的檔案管理工作依靠人工操作，成本高，效率低。采用信息化管理以后，雖然對于檔案員的信息化素養(yǎng)要求更高了，但是由于采用的電腦進(jìn)行管理工作，可以精簡人員編制，減少管理工作的成本。無紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，減少了對紙制品的消耗，對于當(dāng)前提倡健康生活，低碳生活具有積極意義。

4、通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案信息上網(wǎng)，這樣可以讓每一個(gè)檔案信息人員可以通過輸入自己的基本信息進(jìn)行檔案查閱，如工資發(fā)放情況，社保情況等，這樣有利于增加政府工作透明度。所以，檔案管理的信息化客觀上推動了社會民主發(fā)展的進(jìn)程。

二、行政事業(yè)單位如何提高檔案管理的信息化水平

為適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，行政事業(yè)單位應(yīng)盡快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化應(yīng)從以下途徑進(jìn)行：

1、領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案信息化建設(shè)的根本保證

檔案管理工作的信息化建設(shè)不僅需要投入大量的資金設(shè)備，而且需要引進(jìn)專門的人才，同時(shí)需要在檔案管理信息化建設(shè)過程中加大建設(shè)工作的督促與制度的強(qiáng)化。而這些工作不是一蹴而就的，需要經(jīng)過一段時(shí)間的積累，才能從設(shè)備管理、制度、人員上到位，而且檔案管理的方法程序還需要社會人員的適應(yīng)與接收的過程，才能真正付諸實(shí)踐應(yīng)用。因此，要讓單位領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識檔案信息化的重要性，認(rèn)識到檔案信息化對各項(xiàng)事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，把檔案工作納入主要領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入部門的考核，納入檔案人員的職責(zé)范圍。

2、著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的好壞的衡量標(biāo)準(zhǔn)，是檔案管理工作最終的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提高程度。所以，要加強(qiáng)檔案信息管理平臺的建設(shè)，管理軟件不能夠雜亂無章，系統(tǒng)要具有整體性、可操作性。同時(shí)要建立檔案信息化管理的規(guī)章制度，沒有制度的信息化必定是混亂的，要從人員的職責(zé)、操作流程、監(jiān)督管理程序等各個(gè)方面進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，形成相互的監(jiān)督制約機(jī)制。要建立起檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理，集中化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息從接收、整理、歸檔、著錄、存儲到開發(fā)利用的現(xiàn)代化管理，從文件材料的產(chǎn)生開始，參與撰寫、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過程，這樣不僅使得管理規(guī)范化，而且有利于檔案資源的共享。

3、加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)依靠的主要是高素質(zhì)的檔案工作人員。檔案工作者不但要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、職業(yè)的敏銳性、思維的創(chuàng)新性和過硬的檔案專業(yè)技能，還要具備一定的計(jì)算機(jī)處理技術(shù)。而且還要具備一定的能力，即：檔案信息真實(shí)性的維護(hù)能力；檔案信息的獲取能力；檔案信息的鑒定、評估能力；檔案信息的加工、提煉能力；檔案信息的交流、傳播能力；檔案信息市場的調(diào)查、營銷能力。等等。

總之，檔案的信息化管理已經(jīng)成為社會的趨勢，對于檔案本身、和諧社會的建設(shè)，對于低碳、環(huán)保生活方式的構(gòu)建具有積極的意義，我們當(dāng)前主要任務(wù)是在原有的平臺上，把信息平臺建設(shè)好，把檔案管好，提供檔案管理的水平。