淺談電子信息技術在檔案管理中的應用

隨著信息技術飛速發展，計算機在各種領域得到廣泛應用，也給檔案事業的現代化發展帶來勃勃生機。我國檔案管理自動化已走過十幾年歷程，一些優秀的檔案計算機管理系統被推廣應用，在檔案工作中也起了很重要的作用。當前，我國正在建設和諧社會，和諧社會要提高行政事業單位為民服務的水平，做好公共社會的管理工作，才能取信于民，樹立政府及其附屬單位的形象。那么，如何在行政事業單位的檔案管理中，利用信息技術手段提高管理服務的質量呢？這是我們每一個檔案管理者需要關注的話題。

一、建立現代化檔案管理系統的優越性

1、現代檔案管理信息系統具有處理迅速、存儲量大、查閱方便的特點。應用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，并組成檔案管理系統，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用。同時，可以方便領導查閱資料，正確做出工作決策。

2、行政事業單位的檔案管理工作繁瑣復雜，而且具有非常嚴格的政策嚴肅性，例如：社會保險金的參保人員檔案關系到社會保險者的切身利益，行政事業單位人員信息關系到每一個人的工資與退休等。這些檔案的有效管理不僅需要高效率，而且需要嚴格規范。利用信息化手段進行管理，可以方便查閱、防止篡改、有利于保密。

3、原來的檔案管理工作依靠人工操作，成本高，效率低。采用信息化管理以后，雖然對于檔案員的信息化素養要求更高了，但是由于采用的電腦進行管理工作，可以精簡人員編制，減少管理工作的成本。無紙化辦公的實現，減少了對紙制品的消耗，對于當前提倡健康生活，低碳生活具有積極意義。

4、通過網絡信息技術，將檔案信息上網，這樣可以讓每一個檔案信息人員可以通過輸入自己的基本信息進行檔案查閱，如工資發放情況，社保情況等，這樣有利于增加政府工作透明度。所以，檔案管理的信息化客觀上推動了社會民主發展的進程。

二、行政事業單位如何提高檔案管理的信息化水平

為適應當前社會經濟發展的需要，行政事業單位應盡快建立起現代化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。筆者認為實現檔案管理信息化應從以下途徑進行：

1、領導重視是檔案信息化建設的根本保證

檔案管理工作的信息化建設不僅需要投入大量的資金設備，而且需要引進專門的人才，同時需要在檔案管理信息化建設過程中加大建設工作的督促與制度的強化。而這些工作不是一蹴而就的，需要經過一段時間的積累，才能從設備管理、制度、人員上到位，而且檔案管理的方法程序還需要社會人員的適應與接收的過程，才能真正付諸實踐應用。因此，要讓單位領導充分認識檔案信息化的重要性，認識到檔案信息化對各項事業創新與發展的重要性，把檔案工作納入主要領導的議事日程，納入部門的考核，納入檔案人員的職責范圍。

2、著力提高檔案標準化、規范化水平

檔案信息化系統建設的好壞的衡量標準，是檔案管理工作最終的標準化、規范化水平的提高程度。所以，要加強檔案信息管理平臺的建設，管理軟件不能夠雜亂無章，系統要具有整體性、可操作性。同時要建立檔案信息化管理的規章制度，沒有制度的信息化必定是混亂的，要從人員的職責、操作流程、監督管理程序等各個方面進行嚴格把關，形成相互的監督制約機制。要建立起檔案網絡管理系統，實現檔案的統一化管理，集中化管理，實現檔案信息從接收、整理、歸檔、著錄、存儲到開發利用的現代化管理，從文件材料的產生開始，參與撰寫、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過程，這樣不僅使得管理規范化，而且有利于檔案資源的共享。

3、加強檔案管理人員素質的培養

檔案信息化建設依靠的主要是高素質的檔案工作人員。檔案工作者不但要有強烈的事業心、職業的敏銳性、思維的創新性和過硬的檔案專業技能，還要具備一定的計算機處理技術。而且還要具備一定的能力，即：檔案信息真實性的維護能力；檔案信息的獲取能力；檔案信息的鑒定、評估能力；檔案信息的加工、提煉能力；檔案信息的交流、傳播能力；檔案信息市場的調查、營銷能力。等等。

總之，檔案的信息化管理已經成為社會的趨勢，對于檔案本身、和諧社會的建設，對于低碳、環保生活方式的構建具有積極的意義，我們當前主要任務是在原有的平臺上，把信息平臺建設好，把檔案管好，提供檔案管理的水平。