赴俄參展遭遇火山灰

2010年4月19～26日，電子貿(mào)促會(huì)作為俄羅斯電子元器件展的中國(guó)大陸?yīng)毤艺箷?huì)代理組團(tuán)參展。該展是俄羅斯和東歐地區(qū)最大的電子展，已經(jīng)連續(xù)舉辦了13年。本次展會(huì)面積約為9000平方米，專業(yè)觀眾約為15000名。我會(huì)從2006年開始第一次組團(tuán)參展，作為中國(guó)最大的組團(tuán)單位，已經(jīng)連續(xù)5年組團(tuán)參展。

本屆參展的中小企業(yè)有國(guó)有和民營(yíng)企業(yè)，展出的產(chǎn)品為接插件、磁芯、變壓器、電感、接線端子、頻譜分析儀、開關(guān)、液晶顯示模塊、混合電路模塊、電阻電位器、連接器，電子線、繼電器、節(jié)能燈、線路板等。在展位裝修風(fēng)格上，我們還是沿用了以往的紅色基調(diào)，突出了中國(guó)館的特色，道具配置上我們也滿足了企業(yè)的基本需要。在布展和現(xiàn)場(chǎng)展覽工作中，我力爭(zhēng)為所有參展公司做好后勤工作，使他們無后顧之憂，全心全意地參展。

我們此次還增加了很多附加服務(wù)，為每個(gè)參展商提供了一個(gè)莫斯科的手機(jī)號(hào)，便于他們?cè)诙砹_斯境內(nèi)聯(lián)系；還專門拉了網(wǎng)線，使展商在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)能夠上網(wǎng)接收郵件，并且準(zhǔn)備了熱水、咖啡、茶等熱飲料。這些服務(wù)都得到了展商的一致好評(píng)。

在酒店選擇方面，我們棄用了原來一直人住的宇宙酒店，選擇了hofiday inn酒店。holiday inn酒店作為國(guó)際連鎖商務(wù)型酒店，較宇宙酒店相比，不僅到展館的路程更順利，還有更好的硬件條件，這些都得到了新老參展商的好評(píng)，紛紛表示入住這樣的商務(wù)型酒店，他們能夠得到更好的休息，從而能更好地參加展會(huì)。

該展由于自然原因，經(jīng)歷了一系列的波折，但最終作為組展方貿(mào)促會(huì)沉著應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，圓滿完成了展覽任務(wù)。

4月16日，由于冰島火山灰的爆發(fā)，各大航空公司飛往歐洲的航班全部取消。原定18號(hào)出發(fā)乘坐國(guó)航航班飛往俄羅斯，17號(hào)晚我們?cè)跈C(jī)場(chǎng)附近酒店集中時(shí)，由于無法得知明天是否能飛，就需要我們?cè)谛袆?dòng)上要做好能飛的準(zhǔn)備，心理上要有不能飛的準(zhǔn)備。

4月18號(hào)上午接到通知，國(guó)航正式宣布當(dāng)天的航班全部取消，4月19號(hào)要等當(dāng)天通知。這時(shí)貿(mào)促會(huì)工作人員沉著冷靜，因?yàn)樾睦飳?duì)這個(gè)結(jié)果已經(jīng)是預(yù)料到了，所以我們并沒有慌亂。而是及時(shí)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，匯報(bào)情況。在貿(mào)促會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示下。在同事的幫助下，在機(jī)場(chǎng)附近酒店基本已經(jīng)沒有房間的情況下，我們貿(mào)促會(huì)又為展商成功預(yù)定到了機(jī)場(chǎng)附近的酒店，成功解決了當(dāng)晚的住宿問題。這使展商對(duì)貿(mào)促會(huì)形象又有一個(gè)新的認(rèn)識(shí)。一位第一次隨我會(huì)參展的客戶說，還好跟你們隨團(tuán)了，要不然我自己都找不到地方住，只能睡在機(jī)場(chǎng)了。中午會(huì)領(lǐng)導(dǎo)親自趕到集合酒店，安慰大家，并且為展商準(zhǔn)備了豐富的午餐以及水果，使他們的心能夠踏實(shí)下來，感到有貿(mào)促會(huì)在，一切都很安心。展商對(duì)我們的處理都相當(dāng)滿意，很多人下午還開心地選擇了北京半日游。后來有個(gè)老客戶還開玩笑說，火山灰給了他一個(gè)驚喜，貿(mào)促會(huì)還提供食宿，使得他們可以免費(fèi)游覽北京城，不僅欣賞了天安門的夜景并且感受了北京的酒吧文化。

4月18日晚，大家陸續(xù)返回酒店，又來詢問我們19號(hào)國(guó)航是否能飛，由于國(guó)航?jīng)]有書面通知，所以我們也只能勸大家耐心等待。這時(shí)一個(gè)第一次參加該展的老板表示，即使是俄航，他明天也一定要飛到莫斯科參展，因?yàn)樗谶@個(gè)展投入了太多的錢，光樣本快遞過去就花了幾萬，所以不差機(jī)票改簽的費(fèi)用，并且主動(dòng)提出會(huì)支付俄航多于國(guó)航的差額。我們又跟機(jī)票代理聯(lián)系，詢問情況。他們時(shí)說即使明天能飛，也不能所有人都能上飛機(jī)，因?yàn)橐呀?jīng)有等待3天的客人了，只能客人自己辦理手續(xù)，不可能團(tuán)隊(duì)辦理。為了不損失攤位，我們決定如果明天國(guó)航能飛，可能每個(gè)公司只能過去一個(gè)人。我們又一家一家地聯(lián)系參展商，解釋機(jī)票數(shù)量有限，如果每個(gè)公司現(xiàn)在只能暫定一個(gè)人先過去，并且讓他們確認(rèn)第一人選名單。

4月19日凌晨，我們就得知當(dāng)日的航班也已經(jīng)取消，并且哪天能飛依然是個(gè)未知數(shù)。19日早上聯(lián)系機(jī)票代理，問是否有俄航的機(jī)票，當(dāng)時(shí)查到的記錄是只有七八張票。由于票有差價(jià)，而且票數(shù)很少，我們選擇了跟改簽機(jī)會(huì)大的人單獨(dú)溝通，首先聯(lián)系了明確表示要走的3個(gè)人，決定同意支付差額的，我們可以幫助出票。對(duì)其余的人，在早餐時(shí)簡(jiǎn)短地說明了情況，告訴他們?nèi)绻暮炓M快聯(lián)系。因?yàn)楫?dāng)時(shí)那個(gè)俄航的機(jī)票應(yīng)該是秒殺的，只有俄航還能飛，已經(jīng)成了壟斷。

在當(dāng)時(shí)的情況下，除了那3個(gè)人，其余人都不走，都說要等。又過了大約幾分鐘后，我會(huì)的一個(gè)老客戶表示要過去參展，因?yàn)樗ツ臧臀髡咕鸵驗(yàn)榱鞲蟹艞墸@次不能放棄俄羅斯展。可能因?yàn)槿后w效應(yīng)，展商都紛紛表示要改俄航。當(dāng)時(shí)一個(gè)一個(gè)地改簽，一張一張地和機(jī)票代理確認(rèn)機(jī)票，最后我們出了23張票。隨團(tuán)中11家公司都成功改簽，共14家公司隨團(tuán)，在展會(huì)開展前一晚，安全順利到達(dá)了莫斯科。這時(shí)我們收到不隨團(tuán)人員的電話，由于買不到俄航機(jī)票，只能放棄參展。當(dāng)?shù)弥視?huì)成功買到23張俄航機(jī)票時(shí)，驚訝不已，當(dāng)時(shí)很感慨地說，看來不是沒有機(jī)票啊，原來是我們買不到。并說下次如果參展，一定要跟貿(mào)促會(huì)的團(tuán)。

4月20日早6點(diǎn)，當(dāng)我會(huì)工作人員打開國(guó)航網(wǎng)站時(shí)，發(fā)現(xiàn)國(guó)航加飛3班，第一班是上午10點(diǎn)，于是立即聯(lián)系機(jī)票代理并且通知未飛的6個(gè)人，立即趕到機(jī)場(chǎng)去辦理手續(xù)，因?yàn)槭钦l先到誰先辦理。結(jié)果等我們到機(jī)場(chǎng)時(shí)，發(fā)現(xiàn)此次747飛機(jī)共300多個(gè)座位，只辦理了30個(gè)人，因?yàn)楹芏嗳硕疾恢肋@個(gè)消息。由于大部分乘客都晚到的原因，最后我們11點(diǎn)多從北京出發(fā)，安全到達(dá)了莫斯科。

俄羅斯展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，我們發(fā)現(xiàn)韓國(guó)、中國(guó)臺(tái)灣、中國(guó)香港的展位都是空的，由于火山灰的原因，大家都沒有趕來參展。而我們中國(guó)館的展區(qū)卻是一派繁忙，主辦對(duì)我們這次能如期來參展表示由衷感謝，對(duì)我會(huì)對(duì)他們工作的支持表示了很大謝意。

這是一次不平凡的展會(huì)經(jīng)歷，在危機(jī)面前，我們貿(mào)促會(huì)沉著應(yīng)對(duì)，克服了各種難題，使展商沒有放棄展會(huì)，成功地去參展，并且圓滿地結(jié)束了展覽任務(wù)。