對企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展的思考

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。近年來，企業(yè)檔案工作積極探索新思路、新方法，不斷完善管理方式和管理手段，在加強檔案安全保管、推進檔案信息化和改善館藏條件等方面取得明顯成績，有力地推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟工作的全面發(fā)展，企業(yè)檔案工作取得了驕人的業(yè)績和長足的進步，但與企業(yè)的發(fā)展相比，依然存在著諸多問題。主要有:

1、服務(wù)意識薄弱，檔案信息資源的開發(fā)利用工作力度不夠

提供利用檔案有三種方式:一是提供利用檔案原件，這是較為常見的一種方式;二是提供利用檔案復(fù)制件代替原件使用;三是根據(jù)檔案內(nèi)容綜合編寫參考資料、編史修志，即檔案的編研工作。然而在實際工作當(dāng)中，企業(yè)機關(guān)檔案工作只是進行了檔案的歸檔、整理和保管，檔案的服務(wù)也只是停留在“你來查閱、我來調(diào)卷”的淺層次服務(wù)上，工作很是被動，深層次的檔案信息開發(fā)工作、資源整合與編研工作卻沒能開展起來，檔案信息未能很好地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，社會、企業(yè)對檔案的認知程度依然很低，檔案信息資源的社會效益和經(jīng)濟效益還沒有得到應(yīng)有的發(fā)揮和展現(xiàn)。

2、檔案室館藏良莠不齊，鑒定工作未能很好地開展

檔案管理規(guī)定:為了更好地保管有保存價值的檔案，應(yīng)將失去保存價值的檔案剔除銷毀，分清玉石，去粗存精，突出重點，提高館藏檔案的質(zhì)量，從而有效的發(fā)揮檔案的作用。在通常情況下，多數(shù)企業(yè)的檔案一經(jīng)進館，就不再離開檔案室，有些檔案早已失去了保存價值，利用率幾乎為零，長期處于閑置狀況，庫容嚴重爆滿，而新形成的具有保存價值的檔案或無法接收進館，或沒有很好的保管條件。造成這一現(xiàn)象的主要原因就是檔案的鑒定工作開展不力，沒有明確組織負責(zé)這項工作的領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)的檔案鑒定、銷毀機構(gòu)。

3、檔案分散管理，無法做到資源共享

“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。這是指導(dǎo)檔案工作的基本原則。就一個企業(yè)來講，本企業(yè)形成的需要長遠保存的全部檔案應(yīng)由企業(yè)檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，不得由各業(yè)務(wù)部門或科室分散管理，更不能由個人據(jù)為私有，以維護企業(yè)檔案全宗的完整性，從而有效地保證檔案的安全。目前，一些企業(yè)的干部檔案、工人檔案、基建檔案、財會檔案等多由各部門自行保管，有的無人管理，有的配備了專(兼)職檔案人員，管理水平參差不齊，無法保證檔案的完整、安全，無法實現(xiàn)資源共享，也不能滿足利用者優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)要求。

4、管理設(shè)施落后，庫房條件不能滿足檔案保管的要求

保存檔案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤，而是為了造福于人類，這就決定了檔案工作效益最終大多體現(xiàn)為社會效益，而這也就決定檔案事業(yè)的發(fā)展相對于經(jīng)濟的發(fā)展要滯后一些。所以多數(shù)企業(yè)檔案機構(gòu)并沒有專項經(jīng)費，檔案管理設(shè)施相對落后，保管條件惡劣，不能很好的保存檔案，延長檔案的使用壽命，給國家、社會和企業(yè)造成了無法彌補的損失。

5、檔案人員知識老化、更換頻繁，管理工作不能持續(xù)進行

檔案工作是一項服務(wù)性、政治性、科學(xué)管理性的工作，加強和發(fā)展檔案事業(yè)，必須配備一支既熱愛本職工作，又有一定能力和專長的;既能掌握最新科學(xué)技術(shù)，又能熟知檔案業(yè)務(wù)知識的專業(yè)的檔案干部隊伍。而許多單位配備的檔案人員多是年齡偏大，或文化水平較低，檔案管理專業(yè)知識匱乏。企業(yè)改制后，各單位機構(gòu)合并、人員精簡，人員的頻繁更換使得檔案的收集、整理工作不能完整、持續(xù)地進行，不能準(zhǔn)確、及時的歸檔，有些檔案或丟失、殘缺不全，或散落在各科室甚至是個人手中，給社會和單位今后的利用工作造成困難。

二、企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向

為了維護企業(yè)檔案全宗的完整性，更好地開展檔案工作，更好地實施企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向應(yīng)該是整合現(xiàn)有資源，建立綜合檔案管理機構(gòu)，即企業(yè)檔案管理中心。

具體講，其優(yōu)勢體現(xiàn)在:

1、建立企業(yè)機關(guān)檔案管理中心，能做到人員專業(yè)化、經(jīng)費專項化、設(shè)備專門化、管理科學(xué)化。建立企業(yè)檔案管理中心，人員趨于穩(wěn)定，專職性強，便于長效管理，各門類的檔案得以規(guī)范運作和均衡發(fā)展，從而全面提高企業(yè)檔案整體專業(yè)化管理水平，拓展檔案部門的發(fā)展空間，使企業(yè)機關(guān)檔案管理模式迅速向具有集約化、科學(xué)化、社會化和規(guī)模化的方向轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)資源的有效配置。

2、建立機關(guān)檔案管理中心，符合檔案工作數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的趨勢，能夠最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享。將原來若干個“小而全”的機關(guān)檔案室以縱向或橫向的方式聯(lián)合起來，構(gòu)建一個由檔案館藏數(shù)字化、檔案業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化和檔案提供利用網(wǎng)絡(luò)化三部分組成的立體式的企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，成為一個綜合性的現(xiàn)代化的檔案管理機構(gòu)，并將檔案工作的現(xiàn)代化與企業(yè)的信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展，成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分;利用現(xiàn)代化的管理手段對館藏檔案信息資源進行有效地分析、綜合，建立檔案信息庫，充分發(fā)揮檔案信息資源的憑證依據(jù)作用，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享，并為今后電子文件網(wǎng)絡(luò)傳輸做好準(zhǔn)備。

總之，檔案工作要落實科學(xué)發(fā)展觀，以創(chuàng)新為動力，拓展服務(wù)功能，不斷增強工作發(fā)展的全面性、協(xié)調(diào)性和可持續(xù)性。就要積極配合國家和企業(yè)的中心工作，建立新的檔案管理模式，充分利用檔案管理中心的綜合優(yōu)勢，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加大檔案數(shù)字資源建設(shè)的力度，為企業(yè)和社會提供多層次、多方面、更實用、更有效、更準(zhǔn)確的檔案信息和優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。