淺議房地產權屬檔案數字化管理

房地產權屬檔案是城市房屋管理部門在房地產權屬登記、調查測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄。房地產權屬檔案是非常寶貴的資料，這些檔案為解決房產糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發揮了重要的作用。隨著經濟發展和社會進步，我國已進入電子和信息時代，各種法律法規的逐步建立健全，房地產權屬檔案也在利用過程中彰顯了它的社會作用和地位。加強房地產權屬檔案數字化建設，實現房地產檔案管理的新突破，已成為當前房地產權屬檔案管理工作的重要內容。

一、房地產權屬檔案數字化的含義和特征

房地產權屬數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字攝影(錄音、錄像)技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術，把各種載體的房產檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

二、房地產權屬檔案數字化的必要性

房地產權屬數字化是時代發展的需要。房地產權屬檔案是國家重要的信息資源，實現數字化管理是數字時代的必然要求，這項工作不可能游離于社會發展之外，必須與時俱進。

房地產權屬數字化是服務社會的需要。隨著城市建設的飛速發展、國家住房制度改革的深入和房地產市場的活躍及房屋權屬登記量逐日劇增，房地產權屬檔案數量急增，利用頻率日益加快，服務廣度和深度不斷拓展，傳統的以手工處理為主的房產檔案管理方式已難以適應形勢發展的需要。通過實施數字化管理之后，提高了工作效率，解決了多年來社會需求與檔案館所能提供的信息、利用方式之間的矛盾。

房地產權屬檔案數字化是檔案保護的需要。傳統的檔案保存方式一直采用柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量的庫房空間，管理成本高，而且保管時易損壞，如紙張發黃、易粘、易脆等。特別是長期高頻率的調用，紙質記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，一些歷史性的檔案亟待搶救。檔案數字化不但能夠有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求，而且能有效地保護檔案原件，如代替原件使用，保護檔案原件。數字化副本異地存放，輸出縮微膠片供永久保存，使檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。還可以恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復，因此實現“數字檔案”是檔案保護的一種必要手段。

三、房地產權屬檔案數字化管理的內容

1、標準規范建設。對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、掃描、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施。房地產權屬檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的房產檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有重要的意義。

2、基礎設施建設。主要指房地產權屬檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的房產檔案信息網絡，才能充分發揮產權檔案信息化的整體效益。

3、應用系統建設。主要內容包括房地產權屬檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關系到信息建設的速度與質量，集中體現了房地產檔案信息化建設的效益和房地產檔案信息服務的效果。

4、檔案信息化資源建設。主要內容包括館藏檔案數字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化房地產權屬檔案全文及專門數據建設。

5、人才隊伍建設。房產檔案數字化管理，不僅需要檔案專業人才、計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。

四、做好房地產權屬檔案數字化管理工作應注意的幾個問題

房地產權屬檔案數字化是一項系統工程，必須提高認識，合理規劃、創造條件、分步實施。

1、加強基礎工作。首先要做好館藏情況的摸底調查，對房地產權屬檔案進行清理、檢查和鑒定，確保房產檔案資料的真實、完整。其次要確保檔案內容的精確，通過對檔案鑒定來減輕檔案載重。其三要確保檔案資料字跡清楚，排序符合規定。數字化后還應對數據質量、圖像質量進行檢查，保證準確無誤。

2、建立統一標準。國家檔案局已就電子文件檔案制定了標準，房地產管理部門也應結合行業特點制定一套相關的行政法規、業務規范、技術標準和管理規則，形成包括管理、業務、技術三個層面的房產數字標準規范體系，使數字化檔案建設從開始就在法制化的軌道上運行。

3、保存雙套檔案。房地產權屬檔案數字化是檔案工作中的一項新內容，有許多難題需要逐步解決，如數字化檔案信息壓縮及存儲的技術問題，數字檔案的憑證性問題，數字化檔案信息訪問形式與安全控制問題，信息的長期存取問題、標準化問題、法律法規方面的問題等等。因此，在相當長的一段時間內房地產權屬檔案保存應采取雙套制，即在保存電子檔案的同時也保存相對應的紙質檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整、真實、可靠。

4、培養人才隊伍。房地產權屬檔案數字化管理是一項跨學科、專業性、技術性較強的工作。從長遠來看，只懂得計算機技術和紙質等載體檔案管理知識的人無法勝任此項工作。因此，建設一支以管理型人才為基礎，以復合型人才為重點的人才隊伍，是建立檔案數字化至關重要的關鍵，如檔案收集、處理與數據庫加工人才;信息技術與計算機系統和網絡設計與開發人才;檔案信息分析、研究與咨詢人才;數字檔案系統運營與服務的管理人才以及房地產管理人才等。數字化房產檔案管理人才應具備有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應數字檔案建設和正常運行的需要。