淺議如何提高醫院檔案管理水平

當前醫院發展正處在社會經濟變革的突變時期，全民公益性醫改，省、市醫保定點醫院和農村合作醫療定點醫院的出現以及全民醫保的逐步實現等，既為醫院的發展提供了新的機遇，同時也面臨著更嚴峻的挑戰。因此，如何進一步提高醫院檔案的管理水平，充分發揮檔案作用顯得愈發重要。為使醫院檔案在醫院的日常工作和職能活動中發揮重要而獨特的作用，必須認真做好醫院檔案管理工作，使其向著規范化、科學化管理的軌道健康發展。

一、建立健全醫院檔案管理制度，統一檔案的管理模式

醫院檔案工作內容繁多、部門分散、專業技術性強，檔案管理制度的制定應從醫院實際情況出發，并在工作中不斷加以完善。首先，要建立健全檔案收集制度。醫院臨床各科室、醫院行政管理及后勤等各部門都是文件材料的形成部門，文件較為分散。這就需要我們建立有效的檔案收集制度，保證醫院檔案收集齊全完整。其次，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。除此之外，建立健全醫院科研檔案管理的規章制度，包括文件材料的歸檔要求、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀等制度，并對科研檔案在內的醫院全部檔案實行統一管理，明確醫院的綜合檔案室、科研管理部門及檔案形成部門在檔案管理中的責任，自上而下地形成科研檔案管理網絡。

統一檔案的管理模式即運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理，這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎，實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，充分發揮其作用，具體地說，就是要建立專門的檔案管理科室，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

二、建立健全醫院檔案管理網絡，提高檔案信息化管理能力

建立健全醫院檔案二級管理網絡是現代化醫院的檔案管理組織機構及人員的體系保證，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管;有利于組織監督各職能部門的檔案工作;有利于檔案的收集整理和利用開發;有利于解決檔案管理中的人員、經費、設備等問題;有利于檔案保管的完整、安全。

隨著計算機信息管理，計算機網絡及辦公自動化的快速發展，傳統的檔案信息管理已明顯跟不上現代化管理的要求。綜合檔案室應安裝使用檔案行政管理部門開發的管理軟件。這些軟件設計科學、實用，并設置了多項管理功能，可以把各門類的業務檔案數據及目錄輸入進管理系統內，達到保管更安全、利用更方便。并可實行圖書、情報、信息、檔案管理一體化，有利于檔案信息管理人員熟悉醫院各部門的業務流程、掌握現代信息技術，使醫院各部門的檔案資源共享，專家、技術人員和相關人員都能用最快的時間進行查閱，也為醫學項目的研究提供快捷便利的服務，以提高綜合醫療水平。

三、提高檔案管理隊伍的綜合素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，因此檔案管理人員要刻苦學習新業務、新知識、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能，逐漸形成全方位、多維立體化檔案管理，使醫院管理者廣泛地利用檔案信息資源，為醫院發展服務;同時，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，投入一定的資金和人力，通過院校培養、在職教育、組織進修和短期培訓等多種途徑，重點加強在職人員繼續教育的培訓，搞好規劃，規定任務。讓醫院檔案工作者系統地、全面地學習現代化科學管理方面的本領，如系統工程、網絡技術、目標管理等科學管理方法和技能，提高業務水平，建立檔案管理人才梯隊，適應檔案業務發展，提高檔案管理水平。此外，醫院要建立考核機制和獎勵機制，把檔案專業人員的繼續教育和職稱晉升、職務晉升掛鉤。

四、提高領導對檔案管理工作重視程度和資金投入

醫院檔案管理一直處于管理的邊緣地帶，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，有相當一部分人缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要，要通過大力宣傳檔案工作，增強醫院領導、職工的檔案意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展，讓醫院領導和職工都充分認識檔案的重要性，才能更好地支持檔案管理工作，促進全員檔案意識格局的形成。

加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理的必須條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容。另一方面要引進微機管理，實現計算機檔案管理不僅能節省空間，而且能有效、長期保存檔案資料，代替人工對檔案信息進行檢索、編研、統計，減輕檔案管理人員的繁瑣勞動，從而提高工作效率，能迅速將檔案信息資源由靜態轉化為動態，并將檔案信息揭示出來，服務于醫院各方面的需求，實現檔案信息的開發和利用效益。

五、注重管理理念創新，以新觀念應對新挑戰

當代科學理論的發展中各學科不斷交叉并迅速融合，科學與技術、理論與實踐形成共生關系，科學研究也從研究存在轉向研究演化和生成。檔案學的理論也必須依據這一普遍規律，在現有基礎上有所突破。作為檔案工作者，只有緊跟時代步伐，才能與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應。檔案工作要做到與時俱進，既要繼承傳統，又要開拓創新。當前檔案事業面臨的挑戰非常緊迫，電子檔案的出現，信息技術的應用，新型檔案載體的保管等，都亟待檔案工作者去認識、去解決問題，必須有充分的思想準備和技術準備，以新的觀念去迎接新的挑戰。