項目管理:開展進出口業務的新導向

進入21世紀，社會已經發展到了項目導向型的社會，項目管理在愈來愈多的領域中表現出非凡的生命力。隨著項目管理發展的全球化、多元化和專業化，一些進出口企業也開始嘗試將現代項目管理同自身業務有機結合起來，不斷摸索和創新，用項目管理技術和方法來提升業務水平。

項目管理是以項目經理負責制為基礎，以項目目標實現為目的的目標管理。一般來講，項目管理是按任務來組織的，其任務主要包括圍繞最終交付成果的實現所進行的項目計劃、項目組織、質量管理、費用控制、進度控制和風險控制等環節。進出口企業的經營管理涉及面廣，業務也較為復雜。不同于傳統的職能型管理企業。進出口企業實質上就是在國際市場大環境中，以滿足各利益相關者的利益和諧實現為目標，以國際貿易合同、訂單為“項目”的項目導向型企業，這一點與工程建設企業、多品種小批量制造企業、軟件開發企業、咨詢服務企業等，有許多共同之處。

隨著國際貿易發展，除了國際貨物貿易，還會涉及國際工程承包，招投標采購、技術貿易和國內外投資等多項業務，每一個單項業務都是一個項目，而對于進出口企業來講，企業管理就會成為多項目管理和項目化管理。引入項目管理之后，就建立了系統化思維的理念，在項目初始階段就注意考慮了客戶等利益相關方的需求，按照項目最終交付成果而定，并進行倒推，從而確定一個訂單的工作和管理范圍，接下來進行層層分解落實，繼而安排進度和費用計劃，這樣整個工作流程就凸顯清晰，而且通過組建項目團隊，充分發揮人的作用，工作效率也大為提高。

以A公司出口部門的禮品組裝出口項目為例，來說明項目管理對出口業務工作的改進。

案例：在春季廣交會上，南非一進口商NF公司準備進口一批燒烤用組合產品，滿足南非國內喜好燒烤的市場需求。經過幾輪談判，南非商戶與中國A公司簽7貿易合同。合同要求：A公司在9月25目前從廈門港發貨。貨物數量為12000套，每套包括：燒烤爐1個，價格在80～100美元；從國外購進燒烤醬、混合調料，轉送中國裝瓶，每套各2瓶；另外每套還要配上燒烤鉗1個、燒烤刷1個。在中國包裝，包裝物為：吸塑盒1個、彩盒1個、條碼1個、價標1個、食品出口用紙箱1個。其中：燒烤醬從美國進口，調料從南非進口，進口食品運到廈門本地，其他物品為A公司在國內采購。在當地組裝成禮品后返銷到南非，銷售季節主要針對每年的圣誕節。

外方提供產品及包裝的設計、國外食品的采購及海運。FOB價每套129美元?？蛻舻钠渌笕缦拢簩a品涉及到的國外食品樣品寄給中方，中方從國內供應商中取得國產物品的樣品，經客戶確認；在正式生產之前做出完整、正確并經過外方確認的生產線樣品；雙方在6月20日前完成樣品確認。

這是一筆典型的國際貨物貿易?，F在A公司把該“訂單”視為“項目”，并按照項目管理的方式來運作，“進行國際市場調研，了解國際營銷環境，分析國外消費者需求及購買行為，確定目標市場，展開營銷談判，爭取訂單，組織供貨，裝船運輸，貿易結算，提供售后服務，反饋用戶的意見和要求”這一業務流程可以看做為項目全生命期過程。按照項目管理，項目生命期常劃分為概念、規劃、實施和收尾4個階段。根據國際貨物貿易的特點，可以相對應地分為以下階段：定單獲取之前的工作是貨物貿易項目的概念階段；確定訂單并決定執行，是貨物貿易項目的規劃階段；接單之后制訂計劃，采購或組織生產、控制質量、跟蹤進度、處理變更、控制與核算費用，直至驗貨、運輸、交貨、交單，是貸物貿易項目的實施階段；最后結單、結算、總結是貨物貿易項目的收尾階段(見圖1)。

接下來，把這一訂單貿易按照項目管理方法來運作，具體情況如下：

1 確認項目范圍和目標

首先是對合同進行分析，根據對方具體要求找出項目范圍和項目目標。項目范圍包括4項：貿易類型為進料加工復出口；訂單的交付物名稱、種類、性能質量要求、規格、數量以及相關要求清楚；項目工期(出口商品交貨期)明確；項目費用(出口商品金額)清楚；項目目標包括5項：交付物：燒烤組合禮品(性能質量要求、規格、數量以及相關要求已經逐項理清)；交貨時間：交貨期為2006年9月25日，工期為從5月31日～g月10日，計劃為100天(留有15天余地)；合同金額：154.8萬美元，約合1235萬元人民幣。

2 組建項目團隊

根據A公司項目，化管理戰略和公司組織狀況，A公司確認此項目為公司重點項目，決定建立強矩陣式的項目團隊——禮品項目組。由公司一名副總經理任項目經理，業務1部經理任執行項目經理，項目團隊成員由業務員2人，貸源部跟單員2人，以及財會部、儲運部共9人組成。該團隊的內部組織狀態，以及項目團隊的責任和分工如(見圖2)。

3 進行項目工作分解

通過項目團隊成員認真分析合同和公司已有的資源、經驗，經反復討論后，由執行項目經理和負責計劃的業務員共同制定出項目工作分解結構圖(WBS)(見圖3)。

4 安排項目進度計劃

根據本項目的工作分解結構和團隊人員的責任分工，參考出口商品工作流程，項目經理制定了進度計劃。因為本項目不是很復雜，項目經理直接選用甘特圖。如圖4所示。有了計劃甘特圖，項目團隊在實際執行時，就能夠對照計劃及時發現問題，找出差異，分析原因，采取措施，從而控制項目的進展。

5 跟蹤檢查

充分發揮貨源部、跟單員的作用，加強信息管理，利用項目管理的技術、方法和工具控制進度、質量、費用；項目經理和計劃員保持和客戶的及時聯系和溝通，妥善處理變更，努力做到使利益相關者滿意。

6 及時正確繕制單證

搞好信息管理，嚴格按照出口業務要求制單。

7 抓好報關通關環節

使報關人員及時介入，配合工作。

8 搞好結算、總結工作

及時、正確結算、付款、回款，保證本項目的經濟效益。認真總結經驗教訓，有關資料及時歸檔，做好知識管理工作。

本項目通過應用項目管理思路、方法和工具，最終完滿地完成了訂單，提前7天完成各項工作，準時發貨。清潔交單，及時回款。南非客商對此非常滿意，決定繼續與A公司進行此類貿易。該項目為^公司開發了一項新的長線業務模式，提高了工作效率，也完善了管理。

不難看出，把出口業務按項目管理，實質上是鎖定出口業務最終結果的系統化管理，是步步為營的精細化管理，實際形成了一個到達目標的科學路線圖，這對進出口貿易具有普遍的指導意義。