高校學籍\\檔案網絡管理系統的初探

摘要:高校學籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學規模的擴大、專業設置和學生人數的增加，原單機版的學籍管理系統已不能適應高校發展的要求。結合目前高校學籍檔案管理的現狀，提出網絡版學籍管理系統的構想，對利用校園網進行學籍檔案信息化網絡管理進行了初步探討。

關鍵詞:學籍檔案;網絡管理系統;高校

中圖分類號:G647文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)07-0254-02

高校學籍檔案管理是學校學生管理的重要組成部分，學籍檔案管理是一項繁雜而又事務性很強的工作。隨著學校辦學規模的擴大、專業設置和學生人數的逐年增加，部分院校的校外教學點或分校區的增加，原來基于小型數據庫的、半手工操作的學籍檔案管理系統已難以適應學校發展的要求。因此，運用先進的信息傳播技術建立一套完整的、規范的學生學籍信息資料計算機管理學籍檔案，以便快捷地錄入、統計、查詢、檢索學生的各類信息，及時了解學生的學習情況，使不同部門、系部的分級管理達到資源共享，協同管理，實現管理信息化、規范化和科學化。因此，我們根據高教改革的發展趨勢和高校學籍檔案管理的需要，對網絡版的學籍檔案管理系統進行了初步探討。

一、高校學籍檔案網絡化管理的動因

首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一臺聯網的電腦，即可進入管理系統查閱自己需要的信息。網上利用的開展，將會使學籍管理工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。以往學籍管理人員的手工工作可以減少，甚至平時查閱工作可取消，工作人員有更多的時間用于電子數據整理工作。

其次，使高校學籍檔案管理工作變得方便、快捷、高效。網絡化信息使各職能部門能及時獲取學生各種異動信息，盡快地提供利用。平時在網上各相關職能部門將學生學籍處理、繳費情況都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上查閱自己相關的信息，并標注處理意見，把數據通過網上按數據格式傳輸到管理系統數據庫中即可，從而協調各部門工作，大大提高了各部門的工作效率。而通過網上計算機管理的數字化學籍管理能隨時準確反映學生當前的情況，為領導提供有力數據支撐。

二、網絡化學籍管理系統的構想

根據當前高校學籍檔案信息管理的發展趨勢，以及我院學籍管理的實際情況，我們提出了建立網絡版學籍管理系統的構想。它由學籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統從學生入學、在校期間學籍管理到畢業發證等全過程實現“一條龍”學籍檔案信息化管理。

1.學籍信息管理模塊的構成。學籍信息管理模塊不但可以批量錄入數據，而且可以從招生庫等其他數據庫導入相關學生資料，按不同系所、專業、學制編班編學號，建立全校學生的基本信息數據庫。可以根據不同條件快捷地查詢各年級、各專業的學生情況，并進行學生休學、復學、留級、退學等學籍異動管理。學生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學校學籍學歷管理系統”的相關數據進行導入、導出處理。

利用現代管理手段，將高校各管理部門的數據信息圍繞相關業務建立應用性的網絡關聯，做到銜接緊密，共享資源。這樣有利于高校節省管理費用，有利于各種信息的查詢。

(1)入學編號統一。不少高校學生基本信息在學生處電子檔案有一套編號(即學號)，而教務處根據學生的入學情況和班級情況也有一套編號(即考號)。學生在填制各種表格及證件時有時要用學號，有時要用考號。學生弄不清什么時候該用考號，什么時候該用學號。在新生入學編班后，學生處根據學生的年級、系別、專業和班級統一編制一年學號，轉入教務成績管理學生基本信息庫中。此庫通過與學生處的電子檔案庫建立相應的關聯和數據轉換，使學生處的電子檔案庫與教務處的共享，這樣即使學生發生了學籍異動，也可查出其異動的源目的的班級。這個學號還可與財務處、后勤管理等部門建立關聯，實行學生在校各編號的統一。

(2)收費庫資源共享。有些高校學生重修(補考)交費要到教務處查詢后，填制重修清單上財務處交費。學生輸入各種手續要跑遍各相關管理部門，既浪費了學生的時間又給管理部門工作人員增加了工作難度。對于上述煩瑣的事務，利用網絡建立數據關聯可以簡潔、方便地解決。學生處的學生基本信息庫通過網絡與教務處、財務處建立關聯，實行資源共享。學生參加了重修成績合格后，重修數據庫里就會自動刪除信息。同樣，學生學籍異動等從信息庫中直接更改，與教務處信息庫、財務處收費庫建立網絡關聯。學生可以通過網絡查詢自己的欠費額，使學生辦理各種手續更加簡潔，也提高了各部門之間的工作效率。

2.成績管理模塊的構成。成績管理模塊把過去單機版的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網絡版的成績庫，庫里有學號、姓名、系所、培養層次、班級、專業等字段，可供查詢學業成績用。在滿足不同的條件下，可以統計不同年級、不同專業的學業成績、年級排名，各種數據報表的統計、制作、打印等。

3.成績報送。各科考試完畢，相關教研室登陸校園網上的“學生綜合信息管理系統”，錄入學生成績并進行試題分析、打印學生成績頻數圖及成績冊，同時將考試成績從網上“提交”給教務處，教務處審核后，再將成績“提交”到學校學生總成績庫，有關人員即時可在校園網各終端機上查閱學生的考試成績。

4.學籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同系部、教研室及相關部門人員可以根據操作權限在校園網上查詢在校學生人數、學生的個人資料和各科成績;學生可以通過校園網查閱并校對自己的學籍資料，查詢各科學業成績;學生的在學成績單、學生證、考試證和學籍卡等可以打印出來;各相關部門、政治輔導員可在校園網上查閱學生的補考、重修人數、考試成績、平均成績、打印學生成績冊等。

學籍信息管理系統的應用，可以避免數據錄入過程的人為誤差，減少重復勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學管理系統實現資源共享，實現教學管理規范化、信息化和科學化。

三、系統模式應用構想

1.采用客戶機/服務器(Client/Server)體系結構模式。客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來，系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C/S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務器)分別執行，共同實現整體應用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面，當前臺需要調用某些數據時，工作站向被稱為后臺的數據庫服務器(Server)發出請求，服務器即對此做出響應，并把處理的結果返回給前臺，這樣工作站就成了數據庫服務器的客戶(Client)。

C/S模式實際上是一種軟件運行和組織方式，不是指工作站、服務器等硬件結構系統，它必須依賴網絡系統而存在，并且充分利用了網絡的資源優勢，但它對具體的網絡硬件、網絡操作系統并無嚴格的要求。在Windows NT、Netware上均可以構造起實用C/S結構系統。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。

1.學籍檔案信息的管理離不開數據庫系統。數據庫管理系統的選擇要建立在Internet/Web技術基礎上，也就是說，選擇數據庫系統不僅要支持C/S體系結構，還要支持分布式處理。既要具備聯機事務、處理數據安全性與可靠性的支持能力，又要有較強的安全控制能力，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統，并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力。現在高校學籍部門使用的數據庫管理系統多用DBase、FoxBASE、FoxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它們無論在功能上，安全性和數據完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統，如Oracle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數據庫互連工具(ODBC驅動程序)、數據庫——Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。

四、網絡化學籍管理系統的應用

1.學生基本信息檔案的建立。學生基本信息檔案的建立，從招生庫里將部分學生資料導入基本信息庫外，再由學生填寫學籍表，管理人員把學籍表中的其他資料補錄進數據庫中。新系統的使用，不但可以簡化這項工作的步驟，而且使收集到的學生資料更加準確。新系統除了從招生庫中導入學生資料外，可以讓學生用自己的權限在校園網上登錄該系統，查看、校對并按要求補齊自己的基本信息，確認無誤后將資料直接提交到基本信息資料庫(只能提交一次)，即完成學生基本信息檔案的建立。這一操作將原來集中錄入數據的繁雜做法變成分散性的由學生自己操作的簡易做法，在目前學生年年增加而管理人員沒有增加的情況下，對高校學籍檔案管理工作是非常有幫助的。

2.學生學籍資料的查詢 、統計、上報達到資源共享。網絡版學生綜合信息系統的信息統計查詢模塊可以實現資源共享，讓不同系部、有關部門及學生查詢、打印有關學生的學籍資料。學籍管理部門每學期初將在校生人數一覽表制作好放在系統的查詢模塊，學校各有關部門即可登錄該系統查詢在校學生人數;學生學籍異動情況在該系統中也能及時處理并反饋在校園網上供政治輔導員、相關部門查詢、了解，以便他們掌握學生的最新資料。政治輔導員可以查看學生的個人成績、班級成績、學年平均成績、畢業平均成績及排名等，不用像過去那樣要到教務處才能得到學生的有關資料;學生可以上網查看自己的考試成績、補考成績、補考門次等。

該系統還設置了學生學歷管理、學位管理等功能，這些功能與上報省教育廳、國家教委的資料很好地鏈接起來，可以快捷地統計在校學生的年齡、性別、畢業和結業生名單、學位授予名單等資料，同時與上報省教育廳、學位辦、國家教委的相關數據庫資料實現資源共享，使學籍管理信息化、科學化和規范化。

網絡信息化學生學籍管理是學生管理現代化的重要環節，也是高校發展壯大的基石，利用網絡信息化可以使高校更科學地管理學生，使教育走向全面電子化、信息化管理的目標。