企業實物檔案的開發與利用

　　實物檔案作為企業檔案的一項重要組成部分，是黨和國家有特殊保存價值的財富。企業檔案部門收集的實物檔案有：印章、獎旗、獎狀、獎杯、證書、書畫、題詞等，它反映著企業管理的發展史，是最光輝燦爛的部分。怎樣才能做好實物檔案的開發利用工作?必須從利用者的實際出發，深入分析利用者對實物檔案的需要，找出能解決實際利用問題的途徑，有目的地開展實物檔案的開發工作，將實物檔案信息準確及時反饋給利用者，做到“一切為利用者服務”。
　　
　　1　分析實物檔案利用狀況
　　
　　本人從事實物檔案工作多年，通過與大量利用者的接觸，結合自己的體會，得出借閱實物檔案的利用者主要有以下幾種需要：一是為了制作網頁、展覽、版面需要榮譽照片；二是為了寫材料需要查閱部門所獲榮譽；三是為了上報材料需要統計獲獎榮譽數以及省部級以上榮譽；四是為了評職稱需查閱獲獎項目；五是企業清理債權、債務需查對原印章；六是企業為廣告宣傳需要榮譽證書；七是編史、修志需要榮譽證書題詞；八是為了頒發榮譽證而來看實物檔案樣式。通過認真歸納借閱者需求情況，并結合實際利用工作中與利用者的接觸和了解，深感在實物檔案的利用中，僅靠實物檔案標準目錄這一種編排形式，已不能滿足借閱者的需求。特別是隨著實物檔案庫存量的逐年增加，傳統借閱方式帶來的繁瑣和不便愈加明顯。
　　要想提高實物檔案的利用率、提高服務質量，做好實物檔案的開發利用工作，個人認為，必須進一步細化實物檔案目錄，對實物檔案目錄做到精細管理，建立一套行之有效的實物檔案目錄索引體系。
　　
　　2　實物檔案目錄應按五種檢索方式編排
　　
　　目前，實物檔案標準目錄是按十大類進行編排整理的。對實物檔案在利用工作中作用的具體分析后，對實物檔案目錄在原標準目錄的基礎上，再按頒發日期、歸檔單位、歸檔年度、實物種類、省部級以上級別這5種形式進行編排。在確定了對目錄的開發方向后，開展對實物檔案目錄多種類別的目錄編研工作，形成從標準目錄到各種類目錄編研的一整套目錄索引體系，爭取從不同角度和方位來滿足借閱者的多方面需要，準確、快速地為利用者提供優質良好的服務。
　　
　　2.1　按頒發日期編排。即按實物檔案上確切頒發時間中的年代對實物檔案目錄進行的編排。利用者來查閱實物時，首先告訴檔案工作人員要查找哪一年或幾年內的實物，所以，這一以頒發時間為主對實物檔案目錄進行的編排是有必要的。
　　
　　2.2　按歸檔單位編排。即根據實物歸檔時，按移交登記表中填寫的歸檔單位對實物檔案目錄進行的編排。另外，對于一些早期歸檔的實物，歸檔單位與實際內容不符的，經查實后，根據實物的具體內容將其放到應在的單位里。
　　
　　2.3　按歸檔年度編排。即在根據歸檔標準對實物檔案進行整理編號時，按編號中所填寫的歸檔年度對實物檔案目錄進行的編排。
　　
　　2.4　按實物種類編排。即根據實物檔案的載體介質對實物檔案進行的編排。按企業檔案歸檔標準，檔案部門收集的實物檔案有：印章、獎旗、獎牌、獎狀、獎杯、證書、書畫、題詞等，其中，印章、書畫、題詞等，我們在收集整理過程中，已做單獨存放和編目。所以，這一項目錄編排主要是按獎旗、獎牌、獎狀、獎杯、證書這5種載體介質對實物檔案進行分類編排的。
　　
　　2.5　按省部級以上級別編排。即按照實物檔案中頒發單位的級別對實物檔案目錄進行的編排。
　　這項編研，對掌握全廠歷年所獲得的上級部門頒發的榮譽有了一個具體的統計，也給寫材料、上報材料等需要這部分資料的工作人員帶來了便利。
　　以上5種目錄編排形式，都是在電子表格中實現的，所以，還可利用電子表格的排序功能，在歸檔單位、實物種類、省部級以上級別這3種目錄的基礎上，做進一步的細化工作，如遇到有這方面需要的利用者，在時間要求上也很明確的，可以方便地提供利用。
　　另外，隨著現代化技術的提高，實物檔案的拍照也從原來的膠片形式過渡到了數碼形式，形成了實物檔案數碼照片庫。實際上，就相當于在計算機上建立了一個模擬的實物檔案庫房，把實物檔案從庫房存放形式換成微機存儲形式，這一新型的存儲形式為實物檔案的利用提供了很多便利之處。
　　
　　3　五種檢索目錄的優點
　　
　　在對實物檔案標準目錄進行以上5種形式的編排后，再加上實物檔案數碼照片庫的加入。在實物檔案管理工作上，形成了如“網絡圖”形式的一套實物檔案管理系統。幾年來，實物檔案目錄索引體系給實物檔案的利用工作帶來了便利，也充分地體現出了這一整套目錄索引之間的互補性，已經成為實物檔案開發利用工作的重要組成部