關(guān)于高校檔案信息化建設(shè)的思考

摘要：檔案信息化就是要在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。高校檔案管理的主要任務(wù)是積極、及時地開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，滿足學(xué)校教學(xué)、科研等方面需要。本文分析了高校檔案信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系、高校檔案信息化建設(shè)的必要性和必然性、高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢，對高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了初步思考。

關(guān)鍵詞：高校；檔案建設(shè)；信息化

衡量一所高校管理水平高低的因素有多種，而檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理、資產(chǎn)管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實寫照。學(xué)校檔案對于學(xué)校推動教育教學(xué)改革、深化教育科研、創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護(hù)學(xué)校權(quán)益等起著不可替代的作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會和高等教育的快速發(fā)展，高校檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，同時也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展，檔案信息化建設(shè)勢在必行。從而使高校檔案工作更好地為高校教學(xué)、科研及師生和社會服務(wù)。

1 高校檔案信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系

高校教育信息化是一個內(nèi)涵非常豐富的概念，它包括實現(xiàn)高校教育目標(biāo)體系信息化，實現(xiàn)教育決策管理信息化，實現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)環(huán)境信息化，實現(xiàn)教育教學(xué)資源信息化，實現(xiàn)學(xué)習(xí)與課程、教學(xué)模式信息化，實現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)評價、管理信息化，實現(xiàn)師資培養(yǎng)、培訓(xùn)信息化，實現(xiàn)教研科研信息化。

信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系非常密切。檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟(jì)時代主線。信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，者是檔案工作改革的直接動力。信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。

2 高校檔案信息化建設(shè)的必要性

美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

2.1 大量數(shù)字化檔案信息的形成

傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎(chǔ)上，其檔案信息服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重滯后于人們對檔案信息的現(xiàn)實需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設(shè)道路，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)擺在了十分突出的位置。隨著我國教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制定等主要材料，都是用電子文件的形式進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布，以光盤、磁盤等作為信息存儲載體的機(jī)讀檔案日益增多，并向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。

2.2 信息化的發(fā)展助推高校檔案工作

技術(shù)手段、服務(wù)方式的變化，信息的發(fā)展，高校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)信息化的實現(xiàn)，為高校教學(xué)、科研、尤其是管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使高校檔案的中心工作發(fā)生了根本性改變。高校檔案管理部門基本上使用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，檔案管理技術(shù)手段、服務(wù)方式已完全不同于以往的手工整檔、錄入和規(guī)范，各單位、各部門在工作過程中形成的各種材料，都可以直接錄入存盤，有選擇性地在網(wǎng)上發(fā)布信息。高校檔案管理部門通過校園網(wǎng)絡(luò)為各單位提供校內(nèi)所有歸檔文件，為校內(nèi)各部門提供檔案文件及其他有關(guān)信息的查找、閱覽服務(wù)。

2.3 檔案信息的規(guī)范管理

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案管理面對數(shù)量越來越多的新型形態(tài)和載體的數(shù)字文件材料也越來越多，開展檔案數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范管理，更好地為高校的各項工作提供檔案信息服務(wù)。高校檔案信息化建設(shè)，通過為各部門發(fā)布信息提供統(tǒng)一的平臺，統(tǒng)一各立卷部門的分類方法和檔案的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文書處理與檔案管理工作流程的有效銜接，有利于部門立卷制度的落實，提高了組卷編目的效率和質(zhì)量，保證了歸檔文件材料的齊全完整，提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

3 高校檔案信息化建設(shè)的必然性

3.1 提供先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

高校信息化建設(shè)的實施，數(shù)字校園的成功運轉(zhuǎn)，為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一方面，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機(jī)管理檔案，使傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。另一方面，計算機(jī)大量應(yīng)用于高校教學(xué)、科研及管理，產(chǎn)生了大量的電子文件，進(jìn)而形成數(shù)字化形態(tài)的檔案信息。面對數(shù)量眾多的新型形態(tài)和載體的數(shù)字文件材料，開展檔案數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范其管理，更好地為學(xué)校各項工作提供檔案信息服務(wù)，成為高校檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。

3.2有利于高校檔案信息資源的開發(fā)利用服務(wù)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是以數(shù)字技術(shù)和數(shù)字化信息資源為基礎(chǔ)的建設(shè)，當(dāng)高校檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的開發(fā)利用。首先，數(shù)字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念，可以利用網(wǎng)絡(luò)的傳輸便利，提供快速有效的利用服務(wù)，使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，使檔案工作社會化服務(wù)的時效性、廣泛性更加突出，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次，數(shù)字化檔案信息還便于利用計算機(jī)進(jìn)行快速檢索，促進(jìn)各種高新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，更有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。

4 高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

高校檔案信息化建設(shè)是全國高校檔案建設(shè)共同的工作，對全國高校檔案今后的發(fā)展起積極的推動作用，也對高校的各項工作產(chǎn)生積極的影響。因此，應(yīng)把高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展納入高校信息化建設(shè)的重要組成部分，切實做好相關(guān)工作，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，爭取把檔案信息化建設(shè)與國家和地區(qū)檔案信息化同步。高校檔案信息化將會成為各高校師生查閱信息最全、最新、最方便的場所。伴隨著網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案部門將會逐步趨向于數(shù)字檔案館的建設(shè)，未來的數(shù)字檔案信息將會形成一個巨大的信息空間，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用。