Excel在會計中的應用研究

摘要：目前，在隨著計算機技術領域的不斷進步和發展，會計的信息化也已逐漸成為發展的必然趨勢。Excel是一種電子表格的軟件，它所具備的功能除了數據圖表以外還有一般電子表格的功能，它可以提供各種各樣的決策與管理以及分析功能。所以，對于會計工作Excel是可以準確、方便地處理會計工作。一般在會計管理的日常工作當中，會計工作人員會經常的需要提供各種各樣的會計分析數據，所以在實際的應用過程中，會計工作人員就會常常運用到Excel的電子表格，通過表格來解決會計工作中的各種問題，它也可以利用編程的數據等處理一些問題，Excel在會計工作中的應用是十分普遍的。

關鍵詞：Excel；會計；應用

中圖分類號：TP317.3文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2011)04-0823-02

Excel Application in Accounting

SUN Chun-lin

(Lanzhou Power Technology College， Lanzhou 730046， China)

Abstract: At present， the field of computer technology continues to progress and development， accounting， information technology has become an inevitable trend. Excel is a spreadsheet software， it has the function of the data and charts in addition there is the general function of the spreadsheet， it can provide a wide range of decision-making and management and analysis. Therefore， Excel for accounting is accurate， easy to handle accounting. Usually in the daily work of accounting management， accounting staff will often need to provide a variety of accounting analysis of data， so in the actual application process， the accounting staff will often use the Excel spreadsheet， by tables solve the problems of accounting work， it can also be used to program data， and deal with some problems， Excel application in the accounting work is very common.

Key words: Excel; accounting; applications

在我國，會計是一門獨立的，也具有比較完整的方法體系和理論的學科，它所具備了決策、預測、規劃、評價和控制的職能，在這些職能當中，它運用了許多種的會計計算方式，其中包含了算術的平均、求和和計算凈現值等，EXCEL的應用則是具有這些計算功能，它的應用也可以解決這些計算的問題，可以提高會計工作的效率，達到理想的效果。在Offce的軟件應用程序中，Excel電子表格軟件是其中之一，它操作簡便，功能強大，并且適用的范圍比較廣泛，可以應用在報表的處理中、工程的計算中、統計分析中和財務處理以及對圖表的制作方面等，所以，應用Excel軟件可以實現對會計的數據加以分析利用。

1 Excel在會計應用中的優勢

1）Excel的發展快速，Excel它可以不用制作界面的這個工序，利用它現有的功能，再運用簡單的VBA，便可以快速的開發完成。

2）它的維護非常簡單，因為它的開發不是直接到位的，所以需要不斷的維護。無論是財務的專業軟件，還是通過編程語研發的小軟件，這些軟件都是需要用專業的軟件工程師維護的，而在Excel的運用中，就是可以借助方便簡單的VBA，方可進行維護。

3）Excel的使用非常方便，所以用戶的使用程度很高，在Excel的賬務處理系統中，它的使用非常簡單，沒有程序的復雜代碼，它自帶的函數有一些難度以外，其它應用方面都是日常的電子表格，在它的內容和界面一般都是開放式的，所以用戶都是可以輕松入門的，即便是初學者也可以很快的掌握應用。

4）要合理的應用函數，在Excel的功能中，它提供豐富的函數，正確的應用函數，是可以確保數字的準確度，并且，還可以提高工作的效率。

5）在Excel的賬務處理系統中，它的功能是基本可以滿足中小企業的會計日常業務處理工作，文件并且是開放性的，所以就可以自由的使用修改，在系統中，它對軟硬的平臺要求不高，在會計信息化的實現中，只要投入很少的軟硬件就可以了。

6）合理的報表整理，在模板的設置過程當中，或者在報表的編制中，會發生經常的修改，所以，報表的文件會明顯放大，在Excel的運用當中，在報表的模板和格式設計好以后，可把單張報表另存為一個文件，這樣可以把文件縮小，運行也會較方便快速了。

2 Excel在會計應用中的劣勢

1）利用專業的維護會比較困難，源文件雖然屬開放性質的，操作也比較簡單，維護也較為方便，但是對于一些計算機的初學者，應用的基礎比較弱的會計工作人員來講，如果沒有專業的技術人員維護，遇到變化的時候，就會容易陷人困境中，所以，在Excel的賬務處理系統中，適用一些對計算機有一定基礎應用能力的會計工作人員。

2）它的功能比較少，因為Excel受到自身功能條件制約，所以它的賬務處理系統功能就會比較少，只可以處理一些常規的業務，而在對于一些大型的企業，處理比較復雜的業務就無能為力了。

3 Excel在會計中的應用

1）保護數據

在會計工作中，除會計工作人員以外，其它的工作人員是不能隨意修改財務數據的。但是，如何才可以避免非會計工作人員修改數據?這就要通過EXCEL的應用，為其提供多級的數據功能保護，也利用這些功能，可以對工作簿設置權限的開啟，對工作表中的數據可以進行密碼保護，這樣就可以防止非工作人員對數據的查看或者是更改。一般在設置的權限時，分為幾步：①第一步，在單擊文件的菜單中，點保存或者是另存為的口令。②第二步，在單擊工具的菜單里有一個常規選項。③第三步，單擊打開權限密碼的編輯框里，然后輸入密碼，再次輸入新密碼，編輯框里會出現重新輸人密碼，最后再單擊確定鍵。④第四步，要單擊保存鍵。⑤第五步，如果在出現提示，選擇單擊“是”鍵盤，最后打開工作簿來替換掉現有的工作簿以后，可以完成操作了。

2）登記賬簿

賬簿的設置就是方便把繁雜分散的會計憑證便于整理歸類，起到方便管理的作用。會計的賬簿一般分為銀行存款日記賬、現金日記賬、分類以及明細賬等。會計的賬簿填制方式一般都是相似的。例如以現金日記賬說明，這種日記賬是依據收付款的憑證，再按照發生經濟業務的順序，要進行逐日逐筆的登記。在通過用EXCEL的功能記錄現金日記賬時，通過記錄日期的順序，把收、付款憑證中所記錄相關的內容復制，粘貼到現金日記賬中便可。但是，EXCEL是不可以復制形狀不一樣的區域，所以，工作人員就要通過收付款的憑證中所相關的區域，設置成與現金日記賬里的區域相對一致，也要把復制單元格的個數以及目標單元格的個數應相符。在啟用Excel以后，它會自動生成一個工作簿，工作簿的默認中會出現三個工作表格，用戶便可以根據自己的需要進行增減，通過這樣一個流程，就可以把一個工作簿制作成等同于一本賬簿了，每個工作表里的內容就是這本賬簿所記錄的相關內容。

3）共享數據

在財務工作中，會計工作要嚴格的按照崗位責任制來工作的，要通過財務機構的內部進行合理分工，要由專人來負責每一項的會計具體工作，所以，這就需要面臨的是怎樣可以把這些專人負責的分散數據統一至同一個工作薄上，以及可以方便查閱到每項的數據問題是哪項的負責人填制編輯的。其方法體現在：①通過會計組里的財務工作人員建立起定制的工作薄，建立各個分會計組所需要工作表的框架。②把這個工作薄建立成為工作薄的共享區，通過這個步驟可以為后面的操作做好鋪墊，同時，它也是追蹤數據的來源和數據合并基礎。建立共享工作簿的方法步驟是，首先要單擊菜單里的“工具”，然后再單擊“共享工作簿”，再選擇選項卡“編輯”，允許多用戶同時編輯，再選擇允許復選框“工作簿合并”，最后選擇“確定”，當出現提示的窗口時，單擊保存工作簿，完成。

4 Excel對數據分析的應用

在企業決策的基礎和前提下，就是體現在財務的預測上。而Excel它所具有的強大功能，針對數據的管理和分析，工作人員可以應用Excel的功能對財務信息進行分析，提供的依據最后進行決策。

1）在Excel的軟件中，它所提供的數據透視表，就是通過對數據的排序和篩選以及分類匯總的過程相結合，它可轉換行、列查看源數據不同的匯總結果，還可顯示不同的頁面的功能篩選數據，根據所需要顯示的區域里的數據明細，是方便用戶可以在同—個清單中統計數據。

2）在對數據的統計分析后，會計必須要進行一定的預測，可以對相關部門的提供一些有價值的參考數據，在這些數據中，它可以為會計工作起到一個指導的作用。財務的預測它必須要借助歷史的數據為參考，再根據相關的計算公式獲得相關的結果，再依據結果做出相關的的決策。財務人員通過應用Excel的軟件來實現原始數據預測和統計，就不用相對繁雜的數學公式和統計功力財務人員完成了。

3）會計人員在利用Excel的軟件排序功能時，可以根據數據表里的一個或者是多個字段進行升降序的排列。該軟件的主要作用就是對分類進行匯總，通過匯總分類，以便得到財務總計中的匯總數據，而且可以分級顯示數據。

5 Excel在函數運算中的應用

在Excel的軟件中，它的函數就是指對一些預定義的公式。利用參數特定的數值，再按照特定的順序來進行計算。財務人員直接通過對它們的某個區域里的數值加以運算。主要表現在幾個方面，例如：在確定貸款的支付數額方面、處理分析日期值和時間值方面、計算平均值方面、在確定單元格里數據的類型方面、在顯示排序方面、運算文本的數據方面等。在Excel的軟件中，它所包含的函數共有的種類達ll種，這其中也包含了許多財務方面的函數。運用財務函數可以進行對于財務的一般計算，比如，可以對凈現值和投資的未來值、確定貸款支付的數額，也可以對息票和債券的價值。在這里，財務的函數一般可以分四大類，即：償還率計算函數、折舊計算函數、投資計算函數、債券和其它的金融函數，這些函數都在財務分析中起到了很大的作用。如果會計工作人員可以靈活并正確的使用，利用Excel的軟件對財務函數進行計算，便可以在很在程度上減輕會計人員在日常工作中對于計算指標的工作量。

6 結論

總之，在現代會計的工作中，Excel已經越來越得到廣泛的應用，它的應用不僅可以解決會計工作中核算的問題，還可以為財務工作提供全面的經濟數據。而且，也大大方便了會計人員對數據分析的充分利用。所以，Excel在會計工作中的廣泛應用，可以提高會計管理的水平，還可以提高會計人員的業務能力，同時也起到了促進的作用，使會計工作的發展促使達到國際水平的階段，在會計領域也發揮了相當重要的作用。

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