基于ERP的備件管理系統的設計與應用

朱劍平,章志華,汪歡文

浙江中煙工業有限責任公司信息中心,杭州市建國南路288號 310009

煙草行業近年來從國外引進了大量高、精、尖設備,生產自動化程度極大提高[1]。技術改造與設備更新換代速度的加快,使備件管理成為卷煙制造企業日常管理的一項重要內容,而現階段的備件管理不能根據設備實時的運行狀態進行科學地判斷,既影響生產,也增加維修成本和備件成本[2]。備件管理不僅要研究備件分類機制,同時要研究庫存儲備量問題,在系統滿足一定可用率的基礎上,確定最佳儲備數量,以保證最佳的經濟效益[3-4]。國內外關于備件分類的研究,最有代表性的為ABC(A ctivity Based C lassification)分類法[5]。關于備件的需求預測、需求量計算研究,李宗平等[6]建立了兩個基于系統可靠性的備件儲備量模型,分別解決在一定費用情況下使系統運行時間最長的備件儲備量和在一定時間下連續運行成本最經濟的備件儲備量問題。浙江中煙工業有限責任公司(以下簡稱浙江中煙)結合多年來自身在備件管理方面的經驗,通過對傳統ABC的備件分類和庫存進行優化和研究,建立了一套較完整的備件管理運作流程和模型,并在ERP(Enterp rise Recourse Planning)中實現了備件業務信息化以及財務業務一體化管理。

1 浙江中煙備件管理業務現狀

浙江中煙備件管理經過多年的業務實踐,已形成了一套相對完善的備件進銷存管理體系,較好地滿足了日常備件的管理業務。由于備件種類繁多,浙江中煙目前已形成了自己的備件技術資料庫。備件技術資料除基本信息外,還有國產圖件號、進口圖件號、型號、規格等信息,這些信息是區分成千上萬種備件所必須的特性信息,所有的備件信息都保存在數據庫中;備件采購計劃的制定是整個備件管理中的核心業務,浙江中煙的備件采購計劃主要來自業務部門的需求申請以及常用備件的收支存情況,業務部門可通過紙質和在信息系統中錄入兩種形式提出備件申請需求,備件計劃人員根據每天收支存情況制定相應的采購計劃。制定采購計劃需要綜合考慮安全庫存、日常備件領用數量和頻率、庫備水平等;庫存管理是備件管理中的一項重要內容,浙江中煙根據自身備件管理特點,制定了較完善的備件分類標準、庫備機制、庫位管理、庫存查詢、備件收發機制等。

隨著公司業務的深入開展,現有的機制越來越受到各種因素的制約。在公司聯合重組后,杭州卷煙廠和寧波卷煙廠的備件基礎數據沒有完全整合,導致了多個編碼對應一個備件(多碼一物)的情況經常發生;備件采購、收貨、付款環節由于沒有與財務系統對接,只能通過每月報表的形式進行對賬,未能實現財務業務一體化管理;備件庫備雖然制定了較合理的機制,但庫存水平依然較高,資金占有量處于較高水平。為解決上述問題,設計了基于ERP的備件管理系統。

2 基于ERP的備件管理系統設計

浙江中煙備件管理系統利用SAP(System s App lications and Products in Data Processing)的標準流程,結合浙江中煙備件管理特點,對涉及業務的模塊進行了二次開發,操作便捷,業務流程完整。各個系統的開發充分利用了SAP的標準功能,符合業務特性的操作界面更具人性化。在流程處理上,考慮了公司本部、杭州卷煙廠和寧波卷煙廠兩地三點同一作業程序多人同時處理的情況,滿足了協同工作的要求;在擴展性上,考慮了將來新增工廠時對業務獨立處理以及共享庫存信息的要求等。

ERP備件管理系統以資料管理為基礎,由計劃管理牽頭,采購管理、質量管理、倉儲管理相結合,充分共享、共用備件信息與庫存,實現財務業務一體化要求,系統模塊流程見圖1。在ERP備件管理方案中,涉及到備件資料管理、機型與機臺配置、備件庫存分割評估、庫存地與采購組、計劃與采購訂單、收貨與倉庫分管、備件寄售管理等關鍵業務環節。

2.1 備件資料管理

在ERP物料數據字段設計中,結合備件管理經驗及技術表述的特征,針對備件技術資料特性,使用了進口圖件號、國產圖件號、型號、規格、廠編號。為了延伸備件使用的范圍,建立了機型、適用范圍、所屬部件以及設備的臺擁量等字段,并根據資料提交的屬地不同增加了屬地字段,便于引用時能夠詳細區分。以上字段信息都存放在SAP系統提供的特征值里面。在備件系統中還開發了物料查詢功能,通過圖件號、型號等基本信息可查詢相關備件資料。

為充分利用和參考系統中已存在的備件物料數據,建立了一個備件物料數據的前置數據表,即技術資料表,為各技術部門開放使用,力求完善設備的資料信息管理。技術資料表主要保存備件的圖件號、型號、規格等屬性信息。考慮到整理備件庫存的需要,創建了記錄備件末次入庫、末次領用的信息,便于分析備件的使用狀況。

2.2 機臺機型

為表述備件的特性建立了機型特性,用于表明備件屬于哪一類設備,在整理備件資料時可根據其設備屬性進行分類,也便于日后設備變化時及時清理相應的備件清單,為轉移或報廢等清理工作做好準備。該特性也為設備管理模塊的實施提供了相應的接口字段信息。

2.3 備件庫存分割評估

備件系統管理的物料數量龐大,有些物料來源于不同的進貨渠道(主要分進口件、國產件、維修件),但要使用在煙機設備的同一位置,實現同一功能。一般的物料管理是將不同渠道的物料當成不同物料,建立兩個或兩個以上的物料數據,這樣就增加了業務人員的判斷難度,影響了系統處理數據效率,增大了重復計劃、重復采購的可能性。

圖1 浙江中煙基于ERP備件管理系統模塊流程圖

在ERP備件管理系統中,使用SAP系統的庫存分割評估功能,對同一工廠下的國產、進口、維修件,分別建立獨立的庫存地點,以滿足同一備件,在不同倉庫地點、不同貨位號存放的需求。利用該功能創建同功能物料的不同來源屬性,解決了“多碼一物”問題,滿足了財務上對不同來源的同一物料財務報表統計需求,實現了備件管理部門對于數據管理的要求。

2.4 庫存地與采購組

由于浙江中煙主管備件的部門屬于公司層級的物資供應部,不同于其他企業的業務管理及機構設置在下屬工廠的模式。而備件主管部門又向制造工廠(制造部)派駐了業務人員,因此需要駐點人員既能共享備件信息和庫存、處理工廠的業務需求,又能獨立開展工作不受同部門駐另外地點人員的影響。為此對不同制造部的采購申請部門建立了采購組,采購組采用與庫存地一致的編碼,在系統處理時加以匹配篩選。為了擴展將來可能增加的工廠或庫存地,庫存地數據與采購組均可按照編碼規則進行維護。如12GC表示杭州國產庫,13JK表示寧波進口庫,12WX表示杭州維修庫等。

2.5 計劃與采購訂單

在ERP平臺中,根據業務部門在系統中提交的采購申請、備件管理部門的采購申請、日常備件領用記錄3方面情況綜合生成采購計劃。由于備件在使用中情況復雜,出庫用途也不唯一,所以不能僅設置一個最高、最低或安全庫存,使系統自行判斷采購量。備件主管部門對業務的要求是要細致分析每筆的庫存變動記錄,以篩選因為非正常維修的耗用對業務的影響。在下達訂購計劃時還要考慮在途訂單,以免造成重復采購。因此,在備件計劃與采購界面,可顯示多種在途數和庫存數,增加了查看該物料歷史耗用明細清單,用來指導業務人員準確計劃。界面還滿足了采購業務對全面展現某一物料訂購數據的要求,為采購業務提供盡可能多的信息,避免錯誤訂購。

2.6 收貨與倉庫分管

由于備件品種繁多且日常業務量大,倉庫保管員需要實行分工負責。在系統中,設置了21大類的備件品種,不同類別的備件由不同的保管員負責收發。SAP系統物料管理模塊的收貨入庫功能不支持倉管員對不同物料的分管分工收貨,該備件管理系統利用SAP系統的收貨與移庫功能,結合實際業務中的檢驗與入庫流程,將業務分解為SAP系統中的質檢收貨與移庫兩個環節,解決了倉管員分管分工問題。實際應用中備件倉庫質檢員先收貨到質檢庫,質檢后由倉庫分管員在系統中對自己負責的備件從質檢庫移庫到正常庫,實物則從質檢室移放到對應的備件倉庫貨架上。

2.7 備件寄售管理

為了減少庫存資金占有量,浙江中煙備件管理采用了寄售管理方式,主要是實現供應商庫存的寄售管理,發生耗用后定期與供應商結算。SAP系統支持對物料的寄售,因此在定制開發的采購訂單中,保留了訂單寄售標記,同時對系統進行配置,以保證前期、后續流程的一致性。

3 應用效果

3.1 實現了備件有效分類和庫存優化

在實際應用中,傳統備件ABC分類法存在較大缺陷,不能滿足浙江中煙備件分類的需要,難以實現浙江中煙的備件管理和庫存優化。在ERP備件系統實施過程中設計了符合浙江中煙備件管理的分類標準,見圖2。

(1)將備件分為零星件和非零星件。零星件的需求隨機,有需求才進貨,與設備關系不大,不會直接影響生產。浙江中煙備件種類大概有5萬多種,其中有很大一部分是計劃采購備件,需求按維修計劃確定,平時庫存保持量一般為零,當有維修計劃時才計劃采購,在提前期內到貨。因此第一階段先將備件劃分為計劃件和通用件。

(2)根據備件領用記錄,大概有40%左右的備件年領用次數小于1,而這部分備件主要集中在通用件中。因此第二階段將通用件劃分為快速移動備件和慢速移動備件,劃分標準以前2年的領用記錄為標準,大于1為快速,小于1為慢速。

(3)由于快速移動備件有領用記錄,可以找出消耗規律,從而制定相應的庫存策略。而慢速移動備件缺少完整的領用記錄,無規律可循,單價又較高,對設備影響較大,管理好這部分備件是管理好整個備件的關鍵。因此第三階段將慢速移動備件以現有庫存資金占用量為標準的ABC分類法分成3類,其中A類占資金70%,B類占20%,C類占10%。

圖2 浙江中煙備件分類結構

針對以上結構,采取不同的庫存控制機制:

(1)計劃件。需求較明確,比如計劃維修件,半年或一年維修一次,有些是半年或一年更換一次,具體維修或更換間隔根據廠家情況而定。該類備件平時不需要庫存,只需在一個提前期前向廠家采購,當有需求時,采購的備件剛好到達倉庫。

(2)慢速移動備件。年需求小于1,有些甚至2～3年沒有需求,此類備件一般都由國外進口,價格昂貴,采購提前期長,但又是設備的主要組成部分,一旦損壞,需要及時更換,因此備件管理人員會為該類備件儲備一定數量的庫存,避免上述情況發生。將慢速移動備件按庫存資金占用ABC分類,歷史消耗量為零的大額備件被分到A類,A類備件重點考查,每隔一定時間就進行庫存盤點,使庫存保持在一定數量;B類備件一般考查,即定期盤點,周期比A類備件稍長一些;C類備件可采用經濟訂貨批量進行采購,這部分備件占用總庫存值比例最小,批量訂購對總庫存值的影響也最小,可以達到控制總庫存值的目的。

(3)快速移動備件。年需求較小但不為零的備件,采用定期采購法,采購周期為1年,每年年初或年末進行采購,采購數量為年平均消耗量+安全庫存量。年需求較大的日常消耗品,如燃燒油等,采用訂貨點法,訂貨點=月平均消耗量×提前期+安全庫存量。當庫存降到訂貨點時提出訂貨需求,訂貨量一般為3～4個提前期內的庫存需求量。

3.2 解決了備件管理遺留問題

ERP備件管理系統采用SAP特有的庫存分割功能,對同一備件的國產件、進口件、維修件能夠進行有效區分和庫位管理,而同一備件的國產件、進口件、維修件都只有一個同樣的編碼。例如編碼為GX22999CTX的備件,該備件同時存在國產件和進口件,在傳統備件管理中,該備件的國產件和進口件有兩種不同的編碼,庫存也是分開的。在EPR系統中,該備件國產件和進口件編碼統一,但由于采用了庫存分割,編碼為GX22999CTX的備件會有多個庫存地,分別為12GC,12JK,13GC,13JK,表示杭州國產庫、杭州進口庫、寧波國產庫、寧波進口庫,每個庫存地存放對應備件,如系統中備件GX22999CTX的杭州國產庫存放國產備件,進口庫存放進口備件,通過系統可以查詢到GX22999CTX所有的庫存及庫位信息。利用庫存分割功能,有效解決了“多碼一物”問題,降低了備件管理部門處理備件物料數據的工作量,減少了大量的冗余物料信息。

ERP備件管理系統和財務模塊無縫集成,系統中每一單備件的采購訂單都對應唯一的財務憑證,采購訂單生成后系統自動生成一張財務憑證,財務付款、發票校驗都掛接在財務憑證上,由此采購信息和財務信息能夠相互關聯,從而實現財務與業務一體化。原備件管理中,備件管理部門只能通過手工統計財務付款信息,提交財務報表給財務部門,而ERP備件管理系統中財務部門可以隨時查詢和統計備件的財務信息和財務報表,提高了業務處理的效率,解決了財務和業務脫節的問題。

4 結語

浙江中煙工業有限責任公司基于ERP備件管理系統在原備件管理基礎上,實現了財務與業務一體化,解決了多年來一直存在的“多碼一物”問題,首次實現了寄售業務管理,降低了庫存資金占用量。改進后的備件分類和庫存優化機制,有效解決了備件分類混亂問題,備件庫備水平合理,庫存資金占有量減少了近20%。

[1] 郭宇紅,王瑞珍.卷煙廠設備三位一體化計算機管理系統[J].煙草科技,2004(1):11-12.

[2] 姜永銳,常秀群,揭金良.基于B/S模式的卷煙設備管理系統的開發應用[J].煙草科技,2008(11):27-29.

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[6] 李宗平,杜文,劉海燕.基于可靠性的系統備件儲備量設置方法的研究[J].物流技術,2001(2):17-18.