ERP環境下業務流程再造與分銷方案設計

李愛紅

（武漢理工大學 機電工程學院，武漢 430070）

0 引言

隨著ERP產品的不斷完善和應用，越來越多的企業選擇了ERP系統，但很難取得預期效果。其主要原因是業務流程依然被手工模式所禁錮，一些冗余的業務流程需要改造。ERP不僅是一個軟件系統，更代表了以供應鏈為核心的基于流程的管理思想，它與傳統的基于職能崗位的管理思想完全不同，要使企業的績效大幅度地提高，必須打破舊的體制，重新設計全新的企業事務流程，企業只有先進行業務流程重組后才能實施ERP。因此，對業務流程和會計流程重組或再造是ERP 實施過程中必不可少的重要環節。研究供應鏈環節中物資和信息的流動，在此基礎上設計出ERP環境下分銷流程的策略，是本文將要解決的問題。

1 業務流程再造的研究現狀

傳統的會計流程是建立在落后的數據傳遞的基礎上的，業務流程和會計流程是分離的。隨著IT技術的發展，企業內部和企業之間的信息交換更加實時和準確，傳統會計流程逐漸暴露出其固有的缺陷，利用業務流程再造的思想，根據ERP系統集成性的要求，對傳統的流程進行重組和優化具有十重要的現實意義。

流程再造（BPR）是一種新的管理思想和方法，在美國，BPR的應用在大提高了企業的盈利能力和客戶服務水平。它的創始人Hammer(1990)[1]在研究過程中，強調業務流程再造與財務部門的關系。Booth和 Rupert(1994)[2]兩位學者則提出，會計業務流程的構建應從考慮外部因素、分析企業的具體活動和運用兩個方面入手。另外，Petrozzo 和Stepper(1994)[3]等學者也分別對將業務流程重組納入管理會計體系進行了較為深入的研究。

O Leary 和 Daniel E(1995)[4]的研究結果表明，如果存在競爭成本過高、系統有過多的冗余環節、過程中可以運用新技術、有可用的新信息或系統崩潰等情況，系統就必須進行再造。

把BRP思想運用于會計流程再造中，George Valiris和Michalis Glykas(1999)[5]指出會計流程再造要關注核心業務過程，通過對管理會計、信息系統發展及組織理論等業務流程再造的重要方法加以研究，認為信息技術是實現BPR由思想向現實轉變的催化劑和推進器，而將管理軟件應用于企業，必然會使其已設定的科學流程為企業所采用。

袁樹民(1998)[6]在研究業務流程重建與現代會計模型時指出，會計觀念重建和會計組織重建的協調運作方可促成會計業務流程重建的最后成功。楊周南(2002)[7]認為，會計信息系統要與業務系統緊密結合，主動地在業務發生時獲取詳細信息。林寶玉(1999)、王世定(2004)[8]提出基于業務流程對會計系統進行重構的設想，對IT環境下會計系統進行重構，借助企業業務流程的全面改造，實現業務流程和會計管理工作的整合，并對財務會計與管理會計系統的業務流程提出總體架構。

會計系統流程再造或優化的重要性，已被國內外眾多學者認同，并提出了會計系統流程再造的基本設想，但因為企業具體情況各不相同，不同的行業帶有鮮明的行業特色，目前尚缺少系統的研究，尚未形成一個基于供應鏈的業務流程、組織流程以及信息流程的會計系統流程再造的完整體系。

圖1 供應鏈業務流程優化原理

2 ERP環境下供應鏈業務流程再造的優化設計

ERP系統由若干子系統組成，對于制造企業而言，核心是供應鏈，把經營過程中的相關各方如供應商、制造商、分銷網絡、客戶等納入一個緊密的供應鏈中，有效地安排核心企業的產、供、銷活動。供應鏈業務流程再造時，要強調數據的集成，匯總業務事件數據，傳至系統中心數據庫進行加工，財務、生產制造、分銷等業務事件共用一套數據。

2.1 供應鏈業務流程的優化目標

集成性。ERP系統實現了對整個企業供應鏈的管理，我們不再孤立地看待鏈上的各個企業，而是把整個供應鏈看成一個有機整體。在進行供應鏈業務的重組和優化時，要從價值鏈管理的角度出發，把企業內部及其外部價值活動看成是一個有機的整體，供應鏈中各部門各企業之間的流程應該是協調的，流程再造應該考慮每個環節是否可以實現價值鏈的增值，對于一些非增值環節應該堅決摒棄。

實時性。在供應鏈的生產、銷售、采購各個環節的處理過程中，信息與物流同步進行，各個環節均伴隨著物資流和信息流，在物資流動時，各種單據同步輸入ERP系統，自動傳遞至財務系統，并自動產生查詢、管理決策所需的數據。所以ERP中的財務信息隨制造、分銷等業務模塊的作業流程同步產生的，在產生物流信息的同時生成了會計信息。

計劃性。ERP系統還還體現了計劃的思想。ERP的計劃系統主要包括：主生產計劃、采購計劃、物料需求計劃、銷售執行計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應鏈系統中。隨著競爭的加劇，主生產企業迫切需要建立一個“以銷定產、以產定料、以料的需求安排資金”的良性循環機制，計劃的編制不是針對某一環節或某一過程，而是要考慮整個供應鏈中的相互影響，高效率精準地安排生產，提高整個供應鏈的競爭能力。

圖2 原總公司向供應商銷售的業務流程圖

2.2 供應鏈流程的優化設計思路

根據供應鏈優化的目標，供應鏈業務流程優化設計的基本思路是：將供應鏈業務流程與會計處理流程融合，以業務流程為導向，利用業務多樣化技術、自動憑證觸發技術、聯機事務處理技術和引擎技術，實現財務、業務信息協同處理，實時生成，數據信息實現數據的一方錄入，多方使用，實現數據共享，真正實現財務業務一體化 。

通過優化，基本能夠實現與供應鏈業務有關的采購、生產、倉管、銷售、財務等各部門的集成，其數據流如圖1所示。

3 供應鏈會計業務流程優化過程的實現

供應鏈業務流程優化的基本思想是將企業業務處理和會計信息處理流程融合為一體，融合財務會計和管理會計職能，從全局的角度構建整體化的供應鏈流程體系。下面以食品加工企業銷售環節為例進行具體描述，其他業務與此方法相同。

食品行業是國民經濟的重要支柱產業，它的發展關系國計民生，并關聯農業、工業、流通等領域。食品加工行業的價值鏈正由上游向終端傾斜，誰最接近消費者、誰最能把握消費者需求，誰在整條價值鏈上就擁有更大的發言權。而企業與最終消費者的聯接，主要通過直銷和渠道兩種方式，我們以某食品加工企業總公司向區域經銷商的銷售業務為例，進行業務流程的優化。

某公司總公司向區域經銷商的普通銷售業務流程如圖2所示。在原業務流程中，存在以下問題：

1）配貨中心有員開具對經銷商銷售的預提單時，不能在開單頁面上直接看到客戶信用余額情況，只能到客戶資料里查詢，比較繁瑣；

2）總公司對經銷商規定有信用額度及信用期限，在銷售時只應用信用額度進行控制，信用期限用作收款控制，當客戶信用余額不足時，需要由結算中心結算員檢查該經銷商是否存在在途資金或未沖銷的費用，如果存在則追加信用額度。

公司在途資金量較大，如果用手工進行控制，幾乎無法實現。需要在軟件中反映在途資金的情況，即當客戶打款后將銀行結算單據傳真給公司，公司財務人員收到傳真件后則記錄為在途資金，在途資金需要沖減應收帳款，但不能作為實際收款確認；

圖3 優化后的分銷業務流程

3）配貨中心人員需要隨時掌握倉儲的實際存量和可供銷售數量，原有業務流程中很難進行管控。

優化后的分銷業務流程如圖3所示。優化以后的流程，在銷售訂單保存時自動檢查客戶的信用額度，如果超過信用額度自動報警，并且銷售系統的信息與財務信息一致，避免了一筆業務兩次處理，減少了工作量和溝通成本。另外，對于在途資金占用信用額度不能及時開出銷售訂單的情況也得到了很好解決。同時，由于單據簽字后自動處理相關結算，避免了人為因素造成的結算價格錯誤。

優化后的系統已經在某食品企業成功實施，通過對公司原有銷售管理的環節的改造，把業務處理與會計處理的進行了整合，重整了銷售流程，加強了客戶信用管理，同時促進了客戶信息流在公司內的溝通，大大提高了客戶銷售管理的效率；加強了資金的管理，提高了工作效率和管理水平。

4 結束語

ERP軟件在實施前先要對業務流程進行優化，改變不合理的管理流程，引入科學的管理思想和管理流程，再實施ERP系統。

ERP環境下流程的優化應體現在供應鏈的各個環節，對于“以銷定產”型的企業，銷售部門根據年度銷售計劃，將其分解成各月的銷售計劃，生產管理中心根據銷售計劃制定物料需求計劃，由供應部根據現有庫存量組織采購，生產部門按生產計劃排產，整個的過程都要進行流程的優化。如果供應鏈中各個企業均采用ERP系統，生產公司與各大經銷商直接聯網，并將系統終端開放給各大經銷商，在電子商務環境下，經銷商可在系統中直接下達訂貨計劃（即錄入預訂單），然后總公司查詢后直接進行發貨處理，那時將會看到供應鏈協同和高效在運轉。

[1] Hammer.Reengineering Work:Don't Automate,but Obliterate[J].Harward Business Review,1990(July/August):104-112.

[2] Booth,Rupert.What on Earth is Business Process Reengineering[J].Management Accounting,1994,72(8):18.

[3] Petrozzo D P,Stepper J C.Successful Reengineering[M].New York:Van Nostrand Reinhold,1994.

[4] O Leary,Daniel E.Reengineering Accounting Systems(Part two)[J].Infotech Update,1995,5(1):1.

[5] George Valiris,Michalis Glykas.Critical Review of Existing BPR Methodologies:The Need for a Holistic Approach[J].Business Process Management Journal,1999,5(1):65.

[6] 袁樹民.業務流程重建與現代會計模型研究[J].上海會計,1998,(2/3).

[7] 楊周南.企業信息系統的發展規律[J].中國會計電算化,2002,(3).

[8] 陳良華.供應鏈管理的演進與研究框架的解析[J].東南大學學報:哲學社會科學版,2004,(1).