ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流程再造與分銷方案設(shè)計

李愛紅

（武漢理工大學(xué) 機(jī)電工程學(xué)院，武漢 430070）

0 引言

隨著ERP產(chǎn)品的不斷完善和應(yīng)用，越來越多的企業(yè)選擇了ERP系統(tǒng)，但很難取得預(yù)期效果。其主要原因是業(yè)務(wù)流程依然被手工模式所禁錮，一些冗余的業(yè)務(wù)流程需要改造。ERP不僅是一個軟件系統(tǒng)，更代表了以供應(yīng)鏈為核心的基于流程的管理思想，它與傳統(tǒng)的基于職能崗位的管理思想完全不同，要使企業(yè)的績效大幅度地提高，必須打破舊的體制，重新設(shè)計全新的企業(yè)事務(wù)流程，企業(yè)只有先進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組后才能實(shí)施ERP。因此，對業(yè)務(wù)流程和會計流程重組或再造是ERP 實(shí)施過程中必不可少的重要環(huán)節(jié)。研究供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)中物資和信息的流動，在此基礎(chǔ)上設(shè)計出ERP環(huán)境下分銷流程的策略，是本文將要解決的問題。

1 業(yè)務(wù)流程再造的研究現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的會計流程是建立在落后的數(shù)據(jù)傳遞的基礎(chǔ)上的，業(yè)務(wù)流程和會計流程是分離的。隨著IT技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)之間的信息交換更加實(shí)時和準(zhǔn)確，傳統(tǒng)會計流程逐漸暴露出其固有的缺陷，利用業(yè)務(wù)流程再造的思想，根據(jù)ERP系統(tǒng)集成性的要求，對傳統(tǒng)的流程進(jìn)行重組和優(yōu)化具有十重要的現(xiàn)實(shí)意義。

流程再造（BPR）是一種新的管理思想和方法，在美國，BPR的應(yīng)用在大提高了企業(yè)的盈利能力和客戶服務(wù)水平。它的創(chuàng)始人Hammer(1990)[1]在研究過程中，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程再造與財務(wù)部門的關(guān)系。Booth和 Rupert(1994)[2]兩位學(xué)者則提出，會計業(yè)務(wù)流程的構(gòu)建應(yīng)從考慮外部因素、分析企業(yè)的具體活動和運(yùn)用兩個方面入手。另外，Petrozzo 和Stepper(1994)[3]等學(xué)者也分別對將業(yè)務(wù)流程重組納入管理會計體系進(jìn)行了較為深入的研究。

O Leary 和 Daniel E(1995)[4]的研究結(jié)果表明，如果存在競爭成本過高、系統(tǒng)有過多的冗余環(huán)節(jié)、過程中可以運(yùn)用新技術(shù)、有可用的新信息或系統(tǒng)崩潰等情況，系統(tǒng)就必須進(jìn)行再造。

把BRP思想運(yùn)用于會計流程再造中，George Valiris和Michalis Glykas(1999)[5]指出會計流程再造要關(guān)注核心業(yè)務(wù)過程，通過對管理會計、信息系統(tǒng)發(fā)展及組織理論等業(yè)務(wù)流程再造的重要方法加以研究，認(rèn)為信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)BPR由思想向現(xiàn)實(shí)轉(zhuǎn)變的催化劑和推進(jìn)器，而將管理軟件應(yīng)用于企業(yè)，必然會使其已設(shè)定的科學(xué)流程為企業(yè)所采用。

袁樹民(1998)[6]在研究業(yè)務(wù)流程重建與現(xiàn)代會計模型時指出，會計觀念重建和會計組織重建的協(xié)調(diào)運(yùn)作方可促成會計業(yè)務(wù)流程重建的最后成功。楊周南(2002)[7]認(rèn)為，會計信息系統(tǒng)要與業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密結(jié)合，主動地在業(yè)務(wù)發(fā)生時獲取詳細(xì)信息。林寶玉(1999)、王世定(2004)[8]提出基于業(yè)務(wù)流程對會計系統(tǒng)進(jìn)行重構(gòu)的設(shè)想，對IT環(huán)境下會計系統(tǒng)進(jìn)行重構(gòu)，借助企業(yè)業(yè)務(wù)流程的全面改造，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程和會計管理工作的整合，并對財務(wù)會計與管理會計系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程提出總體架構(gòu)。

會計系統(tǒng)流程再造或優(yōu)化的重要性，已被國內(nèi)外眾多學(xué)者認(rèn)同，并提出了會計系統(tǒng)流程再造的基本設(shè)想，但因?yàn)槠髽I(yè)具體情況各不相同，不同的行業(yè)帶有鮮明的行業(yè)特色，目前尚缺少系統(tǒng)的研究，尚未形成一個基于供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)流程、組織流程以及信息流程的會計系統(tǒng)流程再造的完整體系。

圖1 供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程優(yōu)化原理

2 ERP環(huán)境下供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程再造的優(yōu)化設(shè)計

ERP系統(tǒng)由若干子系統(tǒng)組成，對于制造企業(yè)而言，核心是供應(yīng)鏈，把經(jīng)營過程中的相關(guān)各方如供應(yīng)商、制造商、分銷網(wǎng)絡(luò)、客戶等納入一個緊密的供應(yīng)鏈中，有效地安排核心企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動。供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程再造時，要強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的集成，匯總業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)，傳至系統(tǒng)中心數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加工，財務(wù)、生產(chǎn)制造、分銷等業(yè)務(wù)事件共用一套數(shù)據(jù)。

2.1 供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化目標(biāo)

集成性。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對整個企業(yè)供應(yīng)鏈的管理，我們不再孤立地看待鏈上的各個企業(yè)，而是把整個供應(yīng)鏈看成一個有機(jī)整體。在進(jìn)行供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)的重組和優(yōu)化時，要從價值鏈管理的角度出發(fā)，把企業(yè)內(nèi)部及其外部價值活動看成是一個有機(jī)的整體，供應(yīng)鏈中各部門各企業(yè)之間的流程應(yīng)該是協(xié)調(diào)的，流程再造應(yīng)該考慮每個環(huán)節(jié)是否可以實(shí)現(xiàn)價值鏈的增值，對于一些非增值環(huán)節(jié)應(yīng)該堅決摒棄。

實(shí)時性。在供應(yīng)鏈的生產(chǎn)、銷售、采購各個環(huán)節(jié)的處理過程中，信息與物流同步進(jìn)行，各個環(huán)節(jié)均伴隨著物資流和信息流，在物資流動時，各種單據(jù)同步輸入ERP系統(tǒng)，自動傳遞至財務(wù)系統(tǒng)，并自動產(chǎn)生查詢、管理決策所需的數(shù)據(jù)。所以ERP中的財務(wù)信息隨制造、分銷等業(yè)務(wù)模塊的作業(yè)流程同步產(chǎn)生的，在產(chǎn)生物流信息的同時生成了會計信息。

計劃性。ERP系統(tǒng)還還體現(xiàn)了計劃的思想。ERP的計劃系統(tǒng)主要包括：主生產(chǎn)計劃、采購計劃、物料需求計劃、銷售執(zhí)行計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。隨著競爭的加劇，主生產(chǎn)企業(yè)迫切需要建立一個“以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定料、以料的需求安排資金”的良性循環(huán)機(jī)制，計劃的編制不是針對某一環(huán)節(jié)或某一過程，而是要考慮整個供應(yīng)鏈中的相互影響，高效率精準(zhǔn)地安排生產(chǎn)，提高整個供應(yīng)鏈的競爭能力。

圖2 原總公司向供應(yīng)商銷售的業(yè)務(wù)流程圖

2.2 供應(yīng)鏈流程的優(yōu)化設(shè)計思路

根據(jù)供應(yīng)鏈優(yōu)化的目標(biāo)，供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計的基本思路是：將供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程與會計處理流程融合，以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，利用業(yè)務(wù)多樣化技術(shù)、自動憑證觸發(fā)技術(shù)、聯(lián)機(jī)事務(wù)處理技術(shù)和引擎技術(shù)，實(shí)現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)信息協(xié)同處理，實(shí)時生成，數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一方錄入，多方使用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，真正實(shí)現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化 。

通過優(yōu)化，基本能夠?qū)崿F(xiàn)與供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)有關(guān)的采購、生產(chǎn)、倉管、銷售、財務(wù)等各部門的集成，其數(shù)據(jù)流如圖1所示。

3 供應(yīng)鏈會計業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過程的實(shí)現(xiàn)

供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基本思想是將企業(yè)業(yè)務(wù)處理和會計信息處理流程融合為一體，融合財務(wù)會計和管理會計職能，從全局的角度構(gòu)建整體化的供應(yīng)鏈流程體系。下面以食品加工企業(yè)銷售環(huán)節(jié)為例進(jìn)行具體描述，其他業(yè)務(wù)與此方法相同。

食品行業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的重要支柱產(chǎn)業(yè)，它的發(fā)展關(guān)系國計民生，并關(guān)聯(lián)農(nóng)業(yè)、工業(yè)、流通等領(lǐng)域。食品加工行業(yè)的價值鏈正由上游向終端傾斜，誰最接近消費(fèi)者、誰最能把握消費(fèi)者需求，誰在整條價值鏈上就擁有更大的發(fā)言權(quán)。而企業(yè)與最終消費(fèi)者的聯(lián)接，主要通過直銷和渠道兩種方式，我們以某食品加工企業(yè)總公司向區(qū)域經(jīng)銷商的銷售業(yè)務(wù)為例，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。

某公司總公司向區(qū)域經(jīng)銷商的普通銷售業(yè)務(wù)流程如圖2所示。在原業(yè)務(wù)流程中，存在以下問題：

1）配貨中心有員開具對經(jīng)銷商銷售的預(yù)提單時，不能在開單頁面上直接看到客戶信用余額情況，只能到客戶資料里查詢，比較繁瑣；

2）總公司對經(jīng)銷商規(guī)定有信用額度及信用期限，在銷售時只應(yīng)用信用額度進(jìn)行控制，信用期限用作收款控制，當(dāng)客戶信用余額不足時，需要由結(jié)算中心結(jié)算員檢查該經(jīng)銷商是否存在在途資金或未沖銷的費(fèi)用，如果存在則追加信用額度。

公司在途資金量較大，如果用手工進(jìn)行控制，幾乎無法實(shí)現(xiàn)。需要在軟件中反映在途資金的情況，即當(dāng)客戶打款后將銀行結(jié)算單據(jù)傳真給公司，公司財務(wù)人員收到傳真件后則記錄為在途資金，在途資金需要沖減應(yīng)收帳款，但不能作為實(shí)際收款確認(rèn)；

圖3 優(yōu)化后的分銷業(yè)務(wù)流程

3）配貨中心人員需要隨時掌握倉儲的實(shí)際存量和可供銷售數(shù)量，原有業(yè)務(wù)流程中很難進(jìn)行管控。

優(yōu)化后的分銷業(yè)務(wù)流程如圖3所示。優(yōu)化以后的流程，在銷售訂單保存時自動檢查客戶的信用額度，如果超過信用額度自動報警，并且銷售系統(tǒng)的信息與財務(wù)信息一致，避免了一筆業(yè)務(wù)兩次處理，減少了工作量和溝通成本。另外，對于在途資金占用信用額度不能及時開出銷售訂單的情況也得到了很好解決。同時，由于單據(jù)簽字后自動處理相關(guān)結(jié)算，避免了人為因素造成的結(jié)算價格錯誤。

優(yōu)化后的系統(tǒng)已經(jīng)在某食品企業(yè)成功實(shí)施，通過對公司原有銷售管理的環(huán)節(jié)的改造，把業(yè)務(wù)處理與會計處理的進(jìn)行了整合，重整了銷售流程，加強(qiáng)了客戶信用管理，同時促進(jìn)了客戶信息流在公司內(nèi)的溝通，大大提高了客戶銷售管理的效率；加強(qiáng)了資金的管理，提高了工作效率和管理水平。

4 結(jié)束語

ERP軟件在實(shí)施前先要對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，改變不合理的管理流程，引入科學(xué)的管理思想和管理流程，再實(shí)施ERP系統(tǒng)。

ERP環(huán)境下流程的優(yōu)化應(yīng)體現(xiàn)在供應(yīng)鏈的各個環(huán)節(jié)，對于“以銷定產(chǎn)”型的企業(yè)，銷售部門根據(jù)年度銷售計劃，將其分解成各月的銷售計劃，生產(chǎn)管理中心根據(jù)銷售計劃制定物料需求計劃，由供應(yīng)部根據(jù)現(xiàn)有庫存量組織采購，生產(chǎn)部門按生產(chǎn)計劃排產(chǎn)，整個的過程都要進(jìn)行流程的優(yōu)化。如果供應(yīng)鏈中各個企業(yè)均采用ERP系統(tǒng)，生產(chǎn)公司與各大經(jīng)銷商直接聯(lián)網(wǎng)，并將系統(tǒng)終端開放給各大經(jīng)銷商，在電子商務(wù)環(huán)境下，經(jīng)銷商可在系統(tǒng)中直接下達(dá)訂貨計劃（即錄入預(yù)訂單），然后總公司查詢后直接進(jìn)行發(fā)貨處理，那時將會看到供應(yīng)鏈協(xié)同和高效在運(yùn)轉(zhuǎn)。

[1] Hammer.Reengineering Work:Don't Automate,but Obliterate[J].Harward Business Review,1990(July/August):104-112.

[2] Booth,Rupert.What on Earth is Business Process Reengineering[J].Management Accounting,1994,72(8):18.

[3] Petrozzo D P,Stepper J C.Successful Reengineering[M].New York:Van Nostrand Reinhold,1994.

[4] O Leary,Daniel E.Reengineering Accounting Systems(Part two)[J].Infotech Update,1995,5(1):1.

[5] George Valiris,Michalis Glykas.Critical Review of Existing BPR Methodologies:The Need for a Holistic Approach[J].Business Process Management Journal,1999,5(1):65.

[6] 袁樹民.業(yè)務(wù)流程重建與現(xiàn)代會計模型研究[J].上海會計,1998,(2/3).

[7] 楊周南.企業(yè)信息系統(tǒng)的發(fā)展規(guī)律[J].中國會計電算化,2002,(3).

[8] 陳良華.供應(yīng)鏈管理的演進(jìn)與研究框架的解析[J].東南大學(xué)學(xué)報:哲學(xué)社會科學(xué)版,2004,(1).