一卡通系統(tǒng)在修船企業(yè)的應(yīng)用

段爭威

(廣州中船遠航船塢有限公司， 廣東 廣州 511462)

“一卡通”系統(tǒng)就是通過一張卡實現(xiàn)多種不同功能的智能管理。通過將智能卡應(yīng)用技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)集成于一體，實現(xiàn)門禁、考勤、就餐、消費、停車等方面的集中管理，使得員工只攜帶一張卡就實現(xiàn)多種用途，減少攜帶多張卡片的麻煩。在現(xiàn)代的修船企業(yè)里，一卡通系統(tǒng)在與修船管理相融合的應(yīng)用中得到了新的拓展，實現(xiàn)了更豐富的應(yīng)用。

1 一卡通系統(tǒng)在修船企業(yè)的應(yīng)用

修船企業(yè)是勞動密集型的企業(yè)，人員眾多，并且流動性很大，管理難度極高。如何對這么多員工進行考核?如何調(diào)配這么多的勞動力資源?如何降低員工的資源浪費?每一個修船企業(yè)都急需解決這樣的難題。在近年金融危機的影響下，修船市場急劇萎縮，修理價格大幅下降，修船企業(yè)的盈利水平也隨之下降。修船企業(yè)要在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢，必須提升企業(yè)管理水平，大幅度地降低成本。而一卡通系統(tǒng)在修船企業(yè)的應(yīng)用則為管理者提供了一個新的思路，利用一卡通系統(tǒng)的技術(shù)特點，與修船企業(yè)管理融合在一起，進而成為解決上述問題的一種有效工具。

一卡通系統(tǒng)可以應(yīng)用在修船企業(yè)的很多領(lǐng)域，不但可以應(yīng)用在傳統(tǒng)的應(yīng)用領(lǐng)域如門禁管理、考勤管理、就餐消費管理，還可以擴展到新的應(yīng)用領(lǐng)域如登輪管理、勞動力管理、住宿管理、物資領(lǐng)料管理、會議簽到管理、水控管理等。這些應(yīng)用簡化了管理流程，提高了管理效率。尤其是在一卡通系統(tǒng)應(yīng)用中生成的大量數(shù)據(jù)，如果進行深入的分析，可以挖掘出極具價值的管理決策信息，對企業(yè)管理者的決策提供重要的幫助。

1.1 考勤管理

考勤管理是一卡通系統(tǒng)最基本的功能，是企業(yè)對員工考核的一種有效方式。通過員工的上下班刷卡記錄，可以方便快捷地匯總和分析出員工的遲到、早退、事假、病假、曠工、工時等數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)不但對員工的勞動紀(jì)律可以產(chǎn)生一定的約束力，還使企業(yè)管理者對企業(yè)員工的工作情況有一定的了解，更好地支持企業(yè)人力資源的管理。

修船企業(yè)的員工工作時間比較特殊，很多員工的工作時間是不固定的，根據(jù)工程的變化而變化。針對修船企業(yè)這種特點，通常采用兩種考勤并行的方式:可排班考勤和不可排班考勤。可排班考勤通常用于具有固定作業(yè)時間員工的考勤，根據(jù)這些員工的固定作業(yè)時間完成班次及考勤規(guī)則的設(shè)定后，系統(tǒng)會自動分析出員工的考勤結(jié)果。不可排班考勤專門針對工作時間不固定的員工考核，將員工的上班刷卡時間和下班刷卡時間的差值作為員工的工作時間，把這段工作時間作為考核的依據(jù)之一。每個企業(yè)可以依據(jù)自身實際情況設(shè)定一個標(biāo)準(zhǔn)工作時間如8 h，如果工時達到8 h，則作為合格考勤，低于則作為不合格考勤。

修船企業(yè)員工人數(shù)眾多，如果沒有一個相應(yīng)的考勤監(jiān)管措施，會出現(xiàn)很多代打卡的現(xiàn)象，造成考勤數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，使管理者無法了解真實的勞動力情況，不能做出正確的決策。為解決這個問題，企業(yè)可采用指紋與IC卡相互驗證的方式。將員工的指紋信息保存到IC卡中，在刷卡時一并按指紋進行驗證，從而確定持卡人的合法性。如果再借助視頻監(jiān)控、保安值守等方式配合，可以比較有效地杜絕代打卡的發(fā)生。

1.2 門禁管理

門禁管理系統(tǒng)又稱出入管理控制系統(tǒng)，是一種管理企業(yè)人員進出工作區(qū)的數(shù)字化管理系統(tǒng)。IC卡門禁管理系統(tǒng)通過對員工IC卡進行權(quán)限設(shè)置，允許員工只能進出有權(quán)限的工作區(qū)，從而保證工作區(qū)的安全。在修船企業(yè)一卡通應(yīng)用中，IC卡門禁管理除了可以用在辦公大樓的進出控制外，更主要的應(yīng)用還是工廠大門及封閉工作區(qū)域的進出控制。修船企業(yè)的工廠大門由于進出人員眾多，又是外來人員的主要進出口，門禁控制要求更高。要考慮到員工的多種進出方式，如步行通過的、騎單車摩托車通過的、還有開車通過;要控制好人流量和通行寬度，避免人員擁擠;還要充分考慮安全可控性，防止外來人員趁機混進來。因此很多修船企業(yè)都采用了通道式門禁，在廠大門入口處安裝多個金屬通道，在通道旁設(shè)立刷卡機及警示燈、警報器，刷卡不成功的通過警示燈及警報器的提示，禁止非法人員入內(nèi)。門禁管理不僅可以用來進出工廠和工作區(qū)域的安全管理，還可以用來記錄員工的上班人數(shù)、工作區(qū)域的人員情況，讓企業(yè)管理者實時了解工廠內(nèi)的勞動力情況。

1.3 就餐消費管理

利用IC卡就餐消費，讓員工減少了購買公司飯票的煩惱，方便了員工，也避免了現(xiàn)金流動中出現(xiàn)的各種問題。就餐人員先到發(fā)卡處交錢，通過發(fā)卡充值機將金額寫入到IC卡中，就餐時，員工將卡在消費機上刷過，即可扣除本次的消費金額，并將消費記錄通過網(wǎng)絡(luò)傳送到服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，便于查詢、核算、消費分析及工作人員、就餐人員的管理，使餐廳管理實現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化。

除就餐消費外，一些修船企業(yè)的管理者還可以利用一卡通系統(tǒng)給員工發(fā)放一些補助方面的福利，如上班的員工可以免費就餐，上班的員工可以得到高溫補貼等等。在以前，企業(yè)需要人力資源部每月先匯總各部門的考勤數(shù)據(jù)，然后計算發(fā)放金額，最后再統(tǒng)一發(fā)放。由于修船企業(yè)人數(shù)多，發(fā)放工作非常繁瑣，而且發(fā)放時間很長，發(fā)放過程中還會出現(xiàn)很多問題。利用一卡通系統(tǒng)，可以方便地實現(xiàn)補助的自助發(fā)放。員工上下班打卡的記錄已經(jīng)保存在服務(wù)器上，服務(wù)器可以根據(jù)這些考勤數(shù)據(jù)和企業(yè)的補助標(biāo)準(zhǔn)，自動計算出員工可補助的金額。企業(yè)只要安裝幾臺自助充值機，員工隨時到自助式充值機上刷卡，即可將補助金額自動充值到員工的IC卡中。這樣不但方便快捷、降低了企業(yè)的工作負擔(dān)，還防止了在現(xiàn)金發(fā)放中出現(xiàn)的各種問題。

1.4 登輪管理系統(tǒng)

修船企業(yè)的主要工程是船舶修理，修理過程中大部分員工要在船上進行各種船舶作業(yè)。由于修理的船舶數(shù)量多，工期要求各種各樣，怎樣合理地安排各條船上的勞動力資源，按時完成船舶修理工程是管理者必須思考的問題。通常管理者會根據(jù)各種因素提前制定出相應(yīng)的勞動力資源計劃，但實際工作中會發(fā)現(xiàn)勞動力的分配并沒有按照計劃執(zhí)行，企業(yè)管理者又不能及時了解到勞動力資源的實際情況，導(dǎo)致工程進度無法完成。如果企業(yè)管理者能夠?qū)崟r跟蹤船上的勞動力分布情況，及時調(diào)整勞動力資源，就可以避免上面的問題。一卡通系統(tǒng)的登輪管理帶給我們一個新的工具，企業(yè)在修理船舶的登船梯口處設(shè)置登輪刷卡點，上船作業(yè)的員工必須刷卡上下船。系統(tǒng)根據(jù)員工的刷卡記錄和人事信息，可以實時匯總分析出每一條船上的詳細的勞動力資源分布情況。如每條船上有多少員工，各種工種有多少人，各個工程隊有多少人，工作時間有多長等等。企業(yè)管理者隨時可以在辦公室查詢到這些實時信息，也就可以隨時地調(diào)整勞動力資源分配，更好地完成工程的各項進度。

此外，由于船上作業(yè)是一種高危險的作業(yè)，修船企業(yè)的安全管理人員要嚴格控制上船人員，及時了解人員的進出情況，防止一些意外情況的發(fā)生?？梢岳玫禽喒芾硐到y(tǒng)，對員工上船進行身份驗證，對在船情況進行實時查詢，為安全管理提供準(zhǔn)確的在船人員信息。

1.5 勞動力管理

修船企業(yè)是勞動密集型企業(yè)，不但員工數(shù)量多、工種多，員工的工作場所也多。精確掌握勞動力的信息對企業(yè)的經(jīng)營、生產(chǎn)、管理有非常大的幫助。一卡通系統(tǒng)對從各種IC卡使用中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行分析后，可以獲取到豐富的勞動力信息。如考勤數(shù)據(jù)可以獲得在廠員工的情況，工作區(qū)域數(shù)據(jù)可以了解該工作區(qū)域的人員情況，登輪數(shù)據(jù)可以了解船上的勞動力情況。這些數(shù)據(jù)使管理層及時清楚地了解各作業(yè)區(qū)、各崗位、各工種的勞動力分布情況。通過對勞動力資源進行分析，及時了解當(dāng)天進廠多少人、上船多少人、內(nèi)場多少人、等工多少人，合理地分配勞動力資源，避免勞動力資源的浪費，準(zhǔn)確地安排經(jīng)營生產(chǎn)，防止勞動力的不足。

1.6 水控管理

水資源成本在修船企業(yè)成本中也是不可忽視的成本，修船企業(yè)的員工在比較惡劣的環(huán)境下工作，經(jīng)常需要清潔及沖涼。由于員工的節(jié)水意識不強，對水資源的浪費較為嚴重，不但增加了企業(yè)成本，也不利于環(huán)保。因此，一些修船企業(yè)采用了智能卡水控系統(tǒng)，用IC卡作為電子錢包，用高性能單片機控制器自動控制出水口電磁閥放水和關(guān)水，并根據(jù)用水量自動計費，從消費者的IC卡電子錢包中自動收費。水控系統(tǒng)不僅可以很好的避免浪費、節(jié)約增效，而且培養(yǎng)用水人群的節(jié)能環(huán)保意識，無論對企業(yè)還是社會都具有重要的意義。

1.7 物資領(lǐng)用管理

企業(yè)在實施了一卡通系統(tǒng)后，IC卡即可以作為企業(yè)員工的唯一身份標(biāo)識。利用其唯一性的特點，一卡通系統(tǒng)可以和許多企業(yè)管理系統(tǒng)相結(jié)合，拓展更多的功能。目前很多先進的修船企業(yè)已經(jīng)將一卡通系統(tǒng)與物資系統(tǒng)結(jié)合在一起，實現(xiàn)了IC卡物資領(lǐng)用管理。如新加坡的修船企業(yè)，已經(jīng)實施了焊材、焊絲的IC卡領(lǐng)用。員工刷卡后，經(jīng)過計算機的驗證和查詢，自動顯示出該員工需領(lǐng)用的焊材或焊絲，發(fā)放人員在觸摸顯示屏上確認即可，領(lǐng)用效率大大提高。而國內(nèi)的修船企業(yè)在物資領(lǐng)用時還采用憑牌領(lǐng)用、憑單領(lǐng)用的做法。不僅領(lǐng)用效率低下，而且在物資領(lǐng)用過程中對領(lǐng)用人無法進行有效的驗證，經(jīng)常出現(xiàn)冒領(lǐng)、領(lǐng)后不還的現(xiàn)象，導(dǎo)致工具和物資的流失，給企業(yè)帶來很大的損失。

將一卡通系統(tǒng)和物資管理相結(jié)合，可以大大提高物資管理的水平。員工在領(lǐng)用物資前先由項目相關(guān)人員提交物資領(lǐng)用申請，領(lǐng)用人進行物資領(lǐng)用時，物資發(fā)放人員用領(lǐng)用人的IC卡進行刷卡，計算機會自動顯示出該卡員工信息和已申請的領(lǐng)用物資信息，核對領(lǐng)用人的權(quán)限和領(lǐng)用物資后，物資發(fā)放人員清點確認完成物資發(fā)放。在歸還物資或退料時，辦理人員一刷IC卡就可以快速檢索到該人的物資領(lǐng)用情況，物資管理人員可以方便地執(zhí)行歸還、退料操作;在一些物資超期未歸還時，系統(tǒng)還可以及時提醒物資管理員進行追回。結(jié)合一卡通系統(tǒng)進行物資管理，使整個物資領(lǐng)用、歸還、退料過程簡單快捷。不但可以驗證領(lǐng)用人身份，而且及時記錄領(lǐng)用信息，提高對物資實時統(tǒng)計和分析的準(zhǔn)確性、及時性，提高物資管理員的工作效率，降低了企業(yè)物資的流失，節(jié)省了企業(yè)成本。

1.8 會議簽到管理

在修船企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)管理過程中，經(jīng)常要組織各種各樣的會議，為保證會議的正式、嚴肅，組織部門通常會要求參會人員在簽名表上進行簽到。這種方式不但浪費了紙張，而且不利于保存和后期查詢、匯總。采用IC卡進行會議簽到，簡單方便，通過一卡通系統(tǒng)的會議簽到管理功能，可以對簽到數(shù)據(jù)進行保存、查詢、匯總、分析，為有效地掌握、管理參會人員出入和出席情況提供了信息化的解決方案。

2 結(jié)束語

一卡通系統(tǒng)有非常廣泛的應(yīng)用領(lǐng)域，很多修船企業(yè)已經(jīng)成功實施了一卡通系統(tǒng)的部分應(yīng)用，并取得了初步成效。除了本文列舉的一卡通系統(tǒng)常用的一些應(yīng)用外，還有如住宿管理、巡更管理、上網(wǎng)管理等應(yīng)用。如果能夠進一步挖掘一卡通系統(tǒng)的功能，拓展一卡通系統(tǒng)的應(yīng)用領(lǐng)域，將一卡通系統(tǒng)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)結(jié)合起來，將會更好地管理企業(yè)資源，有效地控制企業(yè)成本、為修船企業(yè)管理水平的提高提供極大的支持。