淺談水利工程檔案管理節點控制

陳妮 柯銳

水利工程檔案管理是一項具有階段性、成套性的系統工作，直接服務于水利工程建設，其管理的對象就是在工程建設過程中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。因此，根據水利工程檔案管理的共性，結合不同水利工程建設的個性，確定若干個可能較大程度影響檔案管理水平與實體質量的時間節點，并賦予各節點針對性強的控制約束內容，通過落實節點約束內容實現水利工程檔案的系統、完整、準確與安全的目標。

一、控制節點的選擇

水利工程建設具有階段性，不同階段有不同的建設重心與工作特點。水利工程檔案是以項目（問題）為核心的、各實施單位形成的、具有有機聯系的資料的集合，具有成套性。因此，控制節點的選擇應遵循時序、結合實際、發揮價值。

遵循時序是指根據工程建設經歷的時間階段，選擇有針對性的工程檔案管理控制節點，控制節點的內容應體現不同階段的重心與側重點。結合實際是指應結合工程建設實際情況，選擇能夠發揮節點控制作用的時段，開展控制工作。發揮價值是指控制節點的數量及內容設置應充分考慮其價值，最大限度地發揮節點控制的作用，確保工程檔案管理處于可控狀態。

因此，水利工程檔案管理工作設置以下三個控制節點較為合適。節點一：招標分標方案批復后；節點二：主要標段招標工作結束后；節點三：單位工程完工驗收前。

二、控制節點的約束內容

每個控制節點處于工程建設的不同階段，有著各異的側重點，因此選擇適當的約束內容，才能充分發揮節點控制作用。

1.節點一的約束內容

招標分標方案批復時機處于工程建設管理單位組建及初步設計報告確定之后、招標投標工作開始之前，屬于工程建設前期階段。由于此時檔案管理的主體——工程建設管理單位已經明確，檔案管理的對象——工程主要建設內容已基本確定并初步劃分，故適合設置檔案管理控制節點。此節點主要約束內容為確立檔案管理客觀標準體系，健全管理體制，主要包括制定《工程歸檔范圍與保管期限表》、《工地檔案管理辦法》、《檔案管理崗位職責》，確定檔案管理工作領導小組等，從檔案管理的源頭進行約束，明確歸檔資料范圍與管理機制。

2.節點二的約束內容

本節點所指主要標段包括監理標、主體工程施工標、主要設備安裝標。監理部門作為水利工程質量管理體系的重要環節，有責任對工程檔案資料的質量，特別是各標段施工單位檔案資料質量進行同步控制。主體工程施工單位、主要設備安裝單位承擔了工程建設大部分內容，形成的檔案資料無論從數量上、質量上還是重要程度上都具有顯著性，直接決定整個工程檔案質量的優劣。因此，有必要設置控制節點對上述單位提出明確的檔案管理要求。此節點主要約束內容為明確檔案收集范圍、分類原則、質量要求、保管措施，統一工程檔案管理標準，解釋監理部門、主體工程施工單位、主要設備安裝單位有關檔案管理內容的疑惑，從檔案形成階段即進行規范管理，確保水利工程檔案的系統、完整、準確與安全。

3.節點三約束內容

水利工程建設一般劃分為若干單位工程實施，標段完工后，施工單位即移交有關施工檔案資料并撤場。由于各單位工程完工時間均早于工程竣工時間，如不在單位工程完工驗收前設置檔案管理控制節點，不及時對已完工單位工程檔案收集、分類、整編質量進行檢查、監督，檔案將不可避免地出現錯漏殘缺等現象，無法保障其系統、完整與準確。待到檔案專項驗收前發現問題時，由于時間、人員的變化，已經很難整改。因此，有必要設置檔案管理控制節點。此節點主要約束內容為對照《歸檔范圍與保管期限表》查看已完工單位工程檔案的收集是否完整、分類是否合理、價值鑒定是否科學、竣工圖是否準確完備、檔案耐久性是否滿足規定，如存在問題，應督促有關施工單位重新整編資料。檔案專項驗收前的各項工作參照此節點約束內容實行。

三、節點控制效用

1.增強檔案管理計劃性

水利工程檔案管理是一項系統工程，工作環節上有較強的連續性與邏輯性，任何環節錯漏顛倒都會給檔案質量造成嚴重影響。通過在前期階段設置控制節點，確定客觀標準，建立工作體系，明確管理機制，制定工作計劃，可以增強檔案管理的計劃性，使檔案工作始終處于可控狀態。

2.提升檔案管理的針對性

檔案管理控制節點在時機與內容的選擇上有著很強的針對性，都是為了解決特定階段、重要時期有可能影響檔案管理水平與檔案實體質量的普遍性問題，約束不利于檔案收集、分類、整理等環節工作開展的共性行為。所采取的控制約束手段也具有可操作性，可以有針對性地改善工程檔案的結構與質量。

3.體現帕累托法則

根據帕累托法則，在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，其余盡管是多數，卻是次要的。設置控制節點一方面是為了抓住最主要的、起決定作用的內容，確保工程檔案的系統、完整、準確與安全，另一方面也是為了提高檔案管理工作的效率與質量，避免人員、經費的浪費。

四、注意事項

要做好水利工程檔案管理節點控制還應注意以下事項：一是需要領導的重視與認可，這是節點控制工作開展的前提；二是保證客觀標準的科學性與可操作性，這是檔案管理工作的依據，也是節點控制工作開展的核心；三是明確硬性的糾正措施，這是反饋控制的關鍵手段，也是確保控制節點發揮實際效用的必要措施