創建“標準化良好行為企業”重點環節及其對策

林 霖 顏昌富

引言

隨著國家標準化管理委員會推動“標準化良好行為企業”創建活動的不斷開展,使企業認識到創建“標準化良好行為企業”工作,是企業培養標準化復合型人才,強化企業管理水平,增強產品開發的自主創新能力,提高產品質量和市場競爭力的重要途徑,從而越來越多的企業自愿加入創建活動中來。但由于企業標準化人才或知識缺乏,經驗不足等原因,企業在創建活動中進展緩慢,工作開展并不順利。本文通過分析創建活動的重要環節,并結合企業在創建活動中實際遇到的難點、重點問題入手,提供一些推進創建活動的借鑒。

1 創建活動的工作流程

企業標準化及企業標準體系的運作是一個過程。這個過程首先從建立標準體系、開展各項標準化工作的策劃開始,通過對企業標準體系及標準化知識的培訓、學習,從而掌握企業標準體系系列國家標準的要求,明確本企業標準化的任務。第二步是編制企業標準體系文件,在了解本企業標準化現狀,及現有標準化工作基礎上建立完善標準體系文件。第三步是標準體系試運行,企業應在其生產、經營和管理各個環節中,全面實施標準體系中的技術、管理、工作標準,并做好記錄。第四步是在標準體系運行一段時間后,按照自我評價要求,全面進行評價并進行改進。第五步是向確認機構申請“標準化良好行為”企業的確認。

2 重點環節與關鍵點

2.1 服務業與制造業的不同

首先是對行業進行區分,在標準化良好行為企業的確認工作中主要將企業分為兩大類型,即制造業和服務業。目前已確認或在申請的大多數為制造業,但由于近年對服務業標準化工作的重視,很多服務業組織,例如旅游業、餐飲業也積極加入到標準化良好行為企業的確認工作中來,但由于對確認工作的理解不夠,開始往往用制造業的體系要求進行自評,從而出現很難評分過級的現象。因為制造業評分標準中有關產品包裝、搬運、貯存、安裝、交付等標準,服務業基本不涉及,按照制造業的要求只能出現倒扣分的情況,另外,制造業評分表中的加分項目,有關產品采標、產品內控標準、名牌產品等項目的要求,服務業也基本無法參與,故而失去加分的優勢。所以,在進行標準化良好行為企業的創建工作初始,一定先分清行業的不同要求,評分標準及依據標準的不同,有的放矢地進行評估確認工作,服務業組織應按照《服務標準化試點評估準則》進行評分,依據標準主要為GB/T 15496和GB/T 24421系列國家標準。

2.2 標準化工作現狀診斷

標準化良好行為企業創建工作流程的第一步是企業標準體系創建活動的策劃,但具體操作時,為了有針對性地為本企業制定策劃方案,標準化工作人員應把了解本企業標準化工作的現狀、現有的主次問題作為首要工作,在充分對本企業標準化工作分析后,再制定相應的策劃方案。此時,可以對照評分表,把企業自我評價工作先做一遍,從而找到差距與癥結所在,并出具相應的診斷報告,在診斷報告中詳細說明本企業標準化的現狀,對應評分表中各要求缺失的項目,盡量把困難及敏感問題表明,這樣更能體現后期工作的價值及出臺相應的對策。同時,可以依據企業標準體系知識應用Excel表格形式對現有企業標準體系文件進行清理并加以匯總,便于后期工作的分析和歸納。

2.3 建立企業標準體系的策劃

策劃不但決定了標準化良好行為企業創建的整體進度、目標實現的具體措施,而且影響著企業三到五年內標準化工作的發展方向。一個好的策劃就是一個好的作戰方略,考慮的越周全,結果就越完善,能夠為企業在較短時間內實現創建目標,有效運行各項標準、制度提供保障,為企業帶來效益的提升。編制企業標準體系策劃方案,至少包括策劃的依據、標準化的組織機構及職責(可成立創建活動推進小組,并明確其職責)、標準化工作規劃、創建活動的目標、工作流程及每一階段的工作任務、進度要求、責任部門/人員、企業標準體系結構圖、企業標準編號方法及保障目標實現的措施、創建活動的資源配置要求等。創建活動的策劃方案編制完成后,及時提交企業高層領導批準并下發,同時應與相關部門溝通與交流,以促成相關人員對方案的理解,增強對創建活動的責任感、使命感及緊迫感。

2.4 培訓工作的開展

培訓工作開展將直接影響活動的決策,為了營造企業標準化工作的良好氛圍,對領導和全體員工進行各種形式的標準化宣傳、培訓工作是十分必要的。而培訓工作開展的是否有效,是否能夠達到預期目的,是否能夠起到促進創建標準化良好行為企業工作,則更應該引起我們的關注。因此培訓的對象、培訓內容、培訓的層次要有選擇,不能一概而全。對于普通員工應利用黑板報、網絡、廠刊等媒體進行宣傳標準化良好行為企業的概念、標準化管理的內容,通過宣傳達到統一思想,提高企業員工標準化意識,達到積極參與的目的;對于企業標準化創建活動的分管領導及主要創建活動人員應讓其參加國家或省舉辦的《企業標準體系》培訓班,同時可邀請外部標準化專家,采用分層次集中授課的方式,有目的地組織安排標準化法、企業標準化管理辦法等法律法規和標準化基礎知識的學習。通過培訓,使其對企業標準體系的建設有較好的理解,能夠從企業發展的高度出發,圍繞實現企業總方針目標,提出加強標準化、開展標準化良好行為活動的建設性意見。

3 創建活動重點環節的應對措施

3.1 定位準確

在策劃環節中,應明確本企業在行業中的地位及目前標準化工作的目標定位。根據診斷報告與管理層溝通,目前企業通過短期努力或長期準備分別可以達到的評級水平,再經企業管理層分析,確定企業的方針目標。如果企業采取在短期內獲取標準化良好行為企業的確認,對級別要求可以采取循序漸進的策略,比如經過短期準備就可以達到AAA,先取得標準化良好行為的證書,經過企業后期標準化工作的不斷開展,兩到三年后再申請AAAA的方針目標。這時,就可以依據診斷報告及評分標準,分析、查找可以在短時間內解決的標準化問題,或可以爭取到的加分項目,在這些要求上加大人力、物力的投入,重點解決,可以實現短期內獲得較大提高的目的。企業通過評分達到相應級別的確認工作,與我們通常個人面對的各類考試類似。評分標準表就相當于是考試大綱,如果想在短期內取得理想的分數,也許我們不能把考試大綱中所有的知識點都弄懂,但可以在短期內把我們容易弄懂的、或者距離要求程度差距不大的知識點快速掌握,從而達到在考試中獲取較理想的成績。在企業申請標準化良好行為確認工作中,同樣可以把企業在較短時間內容易完善的標準化工作,距離要求差距不大的標準化工作首先重點開展,找到時間與結果的平衡點,從而取得創建活動中最理想的結果。

3.2 尋找外部技術支持

企業通過企業標準體系自我評價,并有效運行體系三個月以上后,就可以申請標準化良好行為企業的外部確認。但常常遇到外部確認的級別與企業自我評價時理想級別大相徑庭的結果,究其原因,主要是企業對標準體系的建立并沒有全面掌握,對于評分標準的要求沒有完全理解,對于自身標準化能力的過高估計所致。為了避免這一現象的發生,避免企業因為評級不過關,再重新整理資料、完善體系的后續反復工作,可以聘請專家提前介入前期的診斷、策劃、自評等工作,補充自身標準化人員缺失或能力不足,標準化體系知識理解不透等問題,起到快速提升企業能力,縮短創建活動進程,有效達到企業標準化目標的目的。

3.3 兼顧體系的一致性和完整性

企業在編制標準體系表及配套文件時,應按照《企業標準體系》標準的要求,結合本企業的規模和行業特點,注重與其他相關認證相銜接,相互關聯文件制定時一起討論。例如在已建立的質量管理體系、安全環境健康管理體系基礎上,結合《企業標準體系》標準的內容,遵循全面成套、層次恰當、劃分明確的原則,兼顧體系的完整性,最大限度地覆蓋企業范圍內標準化管理體系的相關內容,并且適應新產品、新工藝、現代化管理新方法等方面的應用,制定并完善企業標準體系表及配套文件。

3.4 注重內部溝通和協作

為了保證和提高企業標準體系運行的有效性,還應明確標準體系是一個有機的整體,應充分考慮它們之間的協調性,不但包括標準體系的協調,而且應注重職能部門、創建活動人員、管理委員會人員、工作組之間的溝通和分工協作。因為企業為實現其方針、目標,需要許多職能部門發揮各自的作用,并相互配合協作。往往一個標準化過程的輸出就是另一項標準化過程的輸入,因此,關鍵是要準確識別、管理、控制各標準化過程和接口,對標準化過程實現有序化管理,明確要求、程序、接口、職責和權限。從尊重的態度去與各部門溝通,從能力的角度去尋求內部和外部的幫助,取得上層的支持,獲得組織的保障。通過密切配合,把各方面、各環節的工作有機結合起來,步調一致地推進創建活動的開展。

4 結語

在建立完善的企業標準體系的基礎上,按照標準化良好行為企業創建活動的要求,再經過評審、申報確認等工作及其他步驟的有序進行,就可以獲取相應的評級資格,并獲得“標準化良好行為”證書。但企業應清醒地認識到,獲取證書并不是終極目的,企業標準體系的建立關鍵在于得到很好的運行,應切合實際按照標準化的要求開展企業的各項工作,按照PDCA管理模式,對體系的運行進行不斷完善,實施動態管理,及時修訂完善標準,確保體系的有效運行和持續改進,才能真正為企業帶來管理上的規范,效益上的提升。

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