會展標準化發展的作用與趨勢

穆綠洲

1 會展標準化的內涵

會展是會議、展覽等活動的總稱,即通過舉辦各種形式的會議和展覽活動,吸引大批商務和旅游客流,促進產品和服務市場開拓、信息和技術交流、對外貿易和旅游觀光,以此帶動交通、住宿、商賣、餐飲、金融、保險、電信、廣告等多項產業的發展。會展業是一個綜合性和關聯性極強的產業,會展服務涉及到方方面面,既包括發生在展覽現場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業服務,也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸等相關行業的配套服務。會展標準化主要是以會展的一系列相關活動為主要對象,開展會展基本概念、服務管理規范、服務質量規范、安全環境要求等標準的制定,主要包括會展基礎標準、會展技術標準、會展管理標準、會展服務標準、安全衛生標準、環境保護標準等,形成會展標準體系,并對制定的會展標準開展標準的宣貫和實施監督。

關于會展業標準主要應用于舉辦會展以及與之相關的活動,包括從策劃、搭建、運行實施、后續利用的全部產業鏈。因此,會展業標準化對保障城市國民經濟和社會發展將發生直接的和間接的影響,對擴大城市經濟總量,增強地區綜合實力,促進技術進步、規范市場行為、擴大對外貿易和推動產業升級等方面具有重要的引領和支撐作用,受到了政府及全社會的高度重視。

2 會展標準化的發展進程

會展業標準化是伴隨著會展事業發展而發展的。會展業的快速發展是近些年的事情。我國在實行計劃經濟時期的訂貨會就是我國會展業的前身,1990年亞運會之后,中國的會展業開始發展壯大起來。據中國貿促會發布的《2007年度中國會展經濟發展報告》顯示:2007年我國舉辦的具有一定規模的展覽會數量約5 400個,展覽會總面積達到240萬m2,會展經濟的規模效益超過140億元人民幣。但是,面對會展業日新月異的發展勢頭,我國會展業的標準化工作還處于探索階段,會展業既沒有科學完整的標準體系,更缺乏真正體現現行行業特征的相關標準,許多會展業發展過程中迫切需要統一的基本概念沒有厘清,會展分類的等級、會展統計方法等許多重要問題都尚未有統一的標準,造成了一定混亂。截至目前,我國尚未有任何會展業國家標準,僅有一項行業標準,即SB/T 10358—2002《專業性展覽會等級的劃分及評定》,另外有40余項可用于會展業圖形符號、導向系統、安全衛生環境保護等行業標準和國家標準,遠無法滿足會展業目前發展需要,出現了對標準強烈需求的現象。

全國會展業標準化技術委員會(SAC/TC 348)于2008年4月正式成立,該委員會的成立標志著中國的會展業標準化工作正式發端,也為會展業標準化研究奠定基礎。2008年10月,全國會展業標準化技術委員會在寧波召開了第二次工作會議。會議對全國會展業標準體系建設及近期會展國家標準制定計劃展開了深入細致的討論,并決定迅速啟動《展覽術語》、《展覽術語量度方法》、《國際展覽會分級與評估》、《展覽場館分級標準》、《展覽場館等級評價規范》等一批基礎性和具有迫切社會需求標準的起草及立項工作。同時,會議還決定于標委會年度工作會議上正式推出《會展業國家標準體系》,作為全國會展業標準化工作的指導文件。該體系表突出了會展行業的綜合性、聚集性、帶動性、服務性的特點,重點對會展行業的硬件、人員資質和企業管理方面進行規范,指導會展業的標準化實際工作。這個會展標準體系表是在掌握會展標準化工作現狀和發展趨勢的基礎上,對會展現代經營、管理、操作方式、運營模式進行了較為系統的分析、研究,經反復討論、修改之后,按照國家標準體系表編制的要求進行編制的,將成為會展標準發展的規劃藍圖,為國家和行業會展標準的制、修訂提供技術依據,將使會展標準全面配套、層次分明、內容科學、結構合理。會展標準體系分為四層:第一層為基礎性和通用性標準,包括會展基礎標準和通用支持標準,是廣泛使用于整個會展行業的共性標準,是對下層具體類別標準的支持性標準。第二層根據標準的對象和作用分為會展技術標準、會展管理標準、會展服務標準、會展安全衛生標準、會展環境保護標準和會展信息標準等6個子體系。第三層是在第二層各子體系的基礎上,根據各自所涉及的專業內容、實施環節和標準性質進一步細分形成。第四層是對第三層中某些涵蓋子類較多或需要進一步明確的子體系進行細分得到的,根據所屬子體系的不同,其分類原則也不相同。

3 會展標準化的作用與效果

在會展業,技術、管理、服務、安全環保、信息等工作的開展以標準為依據已成為共識。會展標準涉及會展業以及與會展業關聯度緊密相關的其他行業,包括會展的展前、展中、展后的各項活動都離不開標準,都必須以標準為依據,標準化工作已成為會展行業中重要的基礎工作。會展標準是對行業實施規范管理的重要依據,是推動行業發展和技術進步的重要手段,是產品服務質量和環境安全的保障,是促進國際競爭力提升的有效措施。會展標準在會展業中發揮了至關重要的作用,主要體現在以下幾個方面。

3.1 標準可以推動會展業快速發展

目前,我國的會展業發展還不成熟,需要學習和完善,需要借鑒國外的先進經驗,但是由于各國在會展的認識上有著不同的學派,造成了我們對會展理解不同。所以,制定統一標準,弄清會展的有關概念,并對會展涉及的有關內容達成統一的認識,對加快我國會展業的發展掃清理論上的障礙意義重大。

3.2 標準規范會展業準入門檻

會展企業中,按經營性質劃分,有場館、會展中心、展覽公司、服務商、辦展公司、展臺搭建、展覽展示器材經銷、租賃企業等;按所有制劃分,其中有國有企業、民營企業、股份制企業、中外合資合作企業等。目前,我國會展企業數量和從業人員呈現不斷增加趨勢,會展隊伍發展良莠不齊,會展業發展整體水平不高,不同程度地存在著市場定位不準確、服務產品不合格、內部結構不合理、運作經營不規范等問題,影響了會展業的健康發展。建立與會展業相關的國家標準,對已進入會展市場和即將進入會展市場的企業進行規范化、標準化管理,是確保會展業穩步發展的需要。通過制定相關標準,提高了會展行業準入的門檻,不滿足標準要求的企業必須加大投入力度,更新設備和設施,提高管理水平,不斷技術革新,否則將被淘汰出局。

3.3 標準提升會展行業辦事效率

會展業是一個綜合性和關聯性極強的產業,它涉及展覽現場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業服務,也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸和信息等各個方面。由于傳統的會展被人為地割裂為很多階段,而各個階段不能很好地銜接和協調,加上信息不能共享,造成會展的效率不高。會展標準化是以會展作為一個大系統,制定會展相關的技術標準、管理標準和工作標準,以體系為出發點,研究各分系統與分領域中技術標準與管理標準、工作標準的配合性,統一整個會展體系的標準;研究會展體系與相關其他系統的配合性,進一步謀求會展體系的標準統一。

3.4 標準是與國際接軌的重要保障

全球經濟一體化的浪潮,使世界各國把發展目光集中到中國,我國會展業也不可避免地受到來自國外公司的沖擊。所以,會展業與國際接軌,接納國外先進管理理念和管理方法,以提高國際競爭力勢在必行。從我國目前的情況看,會展的標準化建設是引導我國會展企業與國際會展接軌的最佳途徑,也是打造“國際性、國家性、區域性、地方性”展會,培育國際會展品牌的技術保障,促進我國會展行業在更大范圍、更廣領域和更高層次上開展國際經濟技術合作與交流。

4 會展標準化發展趨勢和要求

會展行業標準化未來發展的工作重點是,按會展行業標準體系規劃,開展相關標準的研究制定等體系建設工作。會展行業標準體系,重點突出會展行業的綜合性、聚集性、帶動性、服務性的特點,分別對會展行業的硬件、人員資質和企業管理方面進行規范,指導會展業的標準化實際工作。會展標準化發展的主要趨勢表現在以下方面。

4.1 推進會展服務運作模式標準化

會展服務運作模式標準化是會展行業走向現代化、國際化的必由之路,也是提高會展服務水平的必然要求,其根本目的是提高企業管理水平,減少多頭管理、行業配套協作不緊密、運行低效等現象,實現服務流程規范化、標準化,加強會展相關行業的分工合作,形成行業配套、協作緊密、運行高效的會展服務體系,為會展活動提供優質、高效的全方位服務。為保證運作模式標準化,要制定大量的包括展覽業務經營、展覽工程、展場租賃、會展物業管理等標準,形成較為完善的會展服務標準體系。

4.2 推進會展業信息化標準體系建設

加快會展行業信息化建設步伐,是會展業走向現代化、國際化的必由之路,也是提高會展業整體發展水平的必然要求,其根本目的是增進會展業合作,提高會展管理水平,方便會展相關業務的實時交流,實現會展信息共享,同時也加快了整個會展工作的進度,簡化了辦事程序,形成了一套完整的標準化信息管理系統。標準化是實現全國范圍及城市各部門之間業務數據交換、資源共享和對接的前提,是會展業信息共享高質量、秩序化的運行和數據的高效、準確的傳輸以及應用的保證。標準體系可以從整體到局部全程規范會展業務數字化工程的開展和實施;可以保證會展各業務應用系統在各層面和各環境下進行正確的數據交換,實現數據共享和對接。

4.3 加強管理、服務標準制定,建設會展標準新體系

會展業標準化工作要在結構上突出重點。適應國家產業結構調整的需要,加快現代服務業的發展,大力加強服務業領域標準的制修訂工作。會展業是現代服務業的重要組成部分,由于這個行業發展歷史不長,標準化工作幾乎處于空白階段,會展業從業人員對專業知識、專業培訓十分渴求,因此,在服務業領域標準的制定工作中,會展業的標準化建設在整個服務業領域標準的制定工作中,顯得尤為重要和迫切,所以,我們要大量補充制定會展行業安全管理、質量管理、服務規范、參展商行為規范、廣告服務規范、停車場管理等標準。這也為會展業的標準化體系建設創造了良好的環境和氛圍,將使會展標準體系建設更健全和完善。

4.4 開展職業培訓標準化,進一步提高國際競爭力

為了適應全球貿易的發展趨勢,參與國際競爭,逐步縮小與發達國家先進管理水平的差距,學習和借鑒國外的會展運作經驗和管理標準,職業培訓標準化是十分有效的途徑,是與國際接軌的重要手段。

會展業要建成現代化企業,參與國際競爭,培養高水平會展人才,企業必須在會展禮儀、策劃、運作、管理、服務、崗位等方面都有具體的、科學的、先進的標準的支持。要站在國家和行業高度制定職業培訓標準,要通過建立并不斷完善會展職業培訓標準體系,全面提升會展隊伍的整體素質,使會展企業培訓工作上新臺階,實現會展行業國際競爭力的提高。