網絡財務費用報銷系統設計

鄭致平

(鐵道第三勘察設計院集團有限公司，天津 300142)

網絡財務費用報銷系統設計

鄭致平

(鐵道第三勘察設計院集團有限公司，天津 300142)

為了提高工作效率、減少不安全的現金流動，為項目成本核算系統提供所需要的基礎數據，鐵三院著手研制基于網絡電子流程的費用報銷系統以替代傳統紙介質的報銷審批記賬。通過分析傳統的報銷流程及算法，找出處理效率、安全性、準確性與使用方便的平衡點進行系統設計，研究記賬憑證自動處理、分析NC財務管理系統數據結構，設計NC系統與網絡報銷系統的接口方式，大大減輕了財務人員的工作量，較好地解決了效率、安全性等問題。系統運行結果表明，采取的報銷信息的分類、直接采集NC數據庫的信息等有效的技術措施解決了科目的自動對應問題，采用的Serverlet接口技術解決了網上報銷系統與NC系統的接口安全性問題。系統需在使用中不斷完善，電子流程合法有效的簽名等問題還需進一步研究實現。

網絡;財務;報銷;審批

1 網絡報銷系統的由來

鐵三院財務管理使用計算機進行進行帳務處理已經有20年歷史。從原始自行開發的單機記賬，到現在使用用友NC網絡財務管理軟件進行全院各部門的財務統一管理。財務記賬、分析、報表全部實現了網絡化，大大提高了院財務管理的水平。可以說，財務記賬以后的后期處理全部實現了電算化。

目前，所有財務管理軟件的數據輸入全部基于記賬憑證。也就是說，報銷人在簡單粘貼原始報銷票據并進行審批后，財務人員需要對票據進行分類、再加工、匯總成記賬憑證，才能輸入到財務管理系統進行賬務管理。而原始票據的前期處理，由于設計到審批、身份認證、簽名等基于流程控制的技術，完整實現還有一些問題。

隨著網絡應用技術、電子簽名技術的不斷進步，流程控制的問題已經可以解決。鐵三院基于流程的辦公自動化系統已經實施多年，基本實現了無紙辦公。為了提高工作效率，真正實現異地辦公、異地審批，減少現金的流動，同時為正在開發的項目成本核算系統提供準確的基礎數據，迫切需要開發基于審批流程的網絡報銷系統。

2 網絡報銷系統需要解決的關鍵問題

2.1 效率與易用性

傳統的報銷方式是報銷人將原始票據粘貼到單據粘貼簿，寫明用途，由財務人員進行分錄。按不同的用途制作記賬憑證，對應到不同的科目及輔助科目中。一些前期實現的網絡報銷系統是由報銷人來選擇相應科目。由于鐵三院財務科目設置的復雜性，如果由報銷人來對應科目，則大大增加了報銷人的工作量，而復雜的科目設置也是一般人員不能掌握的，是不現實的。如該項工作由財務人員完成，則需要進行大量的分類、匯總、選擇科目等工作，工作量大，復雜，增加了重復工作，反而降低了效率。

所以，如何在使用方便及提高效率方面得到平衡，是網絡報銷系統實現的關鍵問題。

2.2 無現金報銷的實現

傳統的報銷流程是報銷人先行花費并取得票據(可以先借款)，將所花費的票據通過審批、報銷，直接在財務部門領取現金(或沖抵借款)。其中現金收付是必要的手段。

而實現網絡報銷則應通過銀行卡來實現。即使報銷人、審批人不再本地，也可以實現報銷過程，所花費的資金可以直接打入銀行個人帳戶。

而報銷系統如何與銀行接口也是必須要解決的問題。

2.3 網絡報銷系統與現有帳務系統的接口

鐵三院目前使用的是用友財務管理系統，該系統是一個較為封閉的環境，由于該系統是鐵三院財務核算的關鍵系統，不可能編制一個程序去直接訪問該系統。實際上，網絡報銷系統相當于財務管理的出納部分，與記賬系統實際上有互相制約的關系，不應發生過于密切的聯系。所以，兩個系統之間如何建立聯系也是系統設計中需要解決的關鍵問題。

2.4 身份認證

由于采用網絡流程，各級審批的有效性十分重要，所以必須解決審批人員的有效身份問題。

3 系統設計方案及解決的關鍵問題

3.1 解決效率與易用性的矛盾

網絡報銷系統是報銷人員報銷票據與財務記賬系統之間的接口。該環節必須解決使用方便及提高財務處理效率的矛盾。

由于報銷涉及全院各層次、各類人員，如果需要輸入的信息過多，輸入的信息過于專業化，偏重于自動記賬，勢必給最終用戶使用帶來沉重的負擔，其直接的結果是系統根本推行不下去。

如果用戶只機械地輸入票據，其它工作全部由財務人員處理，帶來的直接效果就是重復的工作量大，典型的工作就是票據的重新整理、排序。由于財務人員不能和報銷人員面對面交流，網絡報銷的結果大大加大了財務人員的工作量，導致財務人員工作效率可能比手工報銷還低。

我們在系統分析之初，對一些已經開展了網絡報銷的單位進行了調研。相繼走訪了IBM公司、浦東發展銀行、中鐵電氣化設計院等單位。幾家單位各有特點:IBM公司的票據輸入較為單一，僅限于差旅費、業務費報銷，且由于其屬于外資企業，科目及審批流程相對簡單，而且人員素質較高，所以，全部的票據輸入及對應科目選擇全部由報銷人員進行，審單工作集中由專門的財務公司進行，工作流程清晰、簡單。浦東發展銀行的情況與IBM公司類似。而中鐵電氣化設計院則偏重于流程設計，報銷人對于每一類單據，例如火車票、汽車票、補助等均需要單獨編制申請單，分別審批。打印出記賬憑證到帳務系統中重新輸入。其特點是審批的流程可以自動定義，用戶無需干預。

以上幾個單位的做法均不能滿足鐵三院科目定義復雜、人員素質參差不齊、報銷量大的要求。所以鐵三院的網絡報銷系統必須要有自己的突破點，才能在不增加財務人員的工作量的情況下普及應用。

經過反復研究協商，鐵三院的網絡報銷系統在易用及效率方面有所突破。采取了以下的方式:

(1)申請單唯一編碼。在用戶填寫申請單后，系統會給出唯一的編碼，報銷人將該編碼填寫到報銷單上，在審單時，財務人員隨機抽取申請單，鍵入填寫的編碼，即可在終端中調出對應的憑證進行審核工作。該步驟在IBM公司是采用打印的條碼進行的，審單人員只要掃描條碼即可進行審核，效率較高。而鐵三院的工作性質無法每個人都有使用激光打印機的條件，所以，借鑒該方式，采用填寫編碼，同樣實現了該過程。

(2)科目及輔助科目的自動、半自動生成。鐵三院的科目設置較為復雜。盡管有一定的規律，但是使用起來還是比較復雜。

經過研究其規律，決定采用利用財務用友NC系統的數據庫及院人力資源數據庫，盡可能多地采集個人信息，如報銷人所在部門、科室，項目、審批人等信息，加以利用。

系統的突破點是采用了票據分類技術。IBM公司采用的是由報銷人一票一選擇的方式，報銷人必須知道報銷所在的科目，要求較高;而中鐵電氣化設計院則采用一類單據一次審批的方式，報銷手段繁瑣，一次出差需要多次審批，效率低。經多次權衡，鐵三院的網絡報銷系統采用了頁簽形式的票據分類輸入，報銷人只要進行大致的自然分類，將對應的票據集中填寫到對應頁簽的頁面中即能實現自然分類。

在計算補助時由于采取以上的分類方法，如果旅途乘坐不同的交通工具，票據會出現在不同的頁面中，不能集中顯示，不好計算補助。為解決該問題，采用了在計算補助的頁面中將各種不同的交通工具按時間順序集中顯示，并自動計算出差天數、在出差過程中報銷外地市內交通費的天數等信息提供給財務人員，方便其計算出差補助，較好地解決了這個問題。

利用這些信息及票據的分類，可以自動按報銷所在部門決定其報銷所在的帳套(公司);按票據分類及所在部門、科室信息自動或半自動地生成對應報銷所在科目;按報銷人所在科室決定部門輔助核算科目;按報銷人決定個人備用金輔助核算科目;按審批人決定責任中心對應輔助核算科目;報銷所在的項目決定項目輔助核算科目等。而輔助科目的有無取決于NC系統科目設置的輔助科目定義。財務人員在審單后，只要選擇少量信息即可自動生成記賬憑證。

采用以上技術手段，信息的采集、處理在報銷人、系統、財務人員之間找到了一個平衡點:報銷人只要對報銷憑證進行簡單分類，區別差旅費、交通費、一般報銷大類及火車票、汽車票小類等，系統即可以按本人所在部門的性質自動對應到相應科目中;對于較為復雜的一般報銷，報銷人只要對票據進行簡單分類，而科目選擇則有財務人員按類型進行簡單選擇。而輔助科目的選擇則基本上由系統自行進行。采取以上措施實現了記賬憑證自動生成，大大減輕了財務人員的工作量，較好解決了方便與效率之間的矛盾，工作效率得到提高。

3.2 無現金報銷實現

實現無現金報銷的實質是將報銷的金額直接打入銀行個人帳戶。而現金的報銷涉及兩種情況:1)預借備用金;2)報銷人先行墊付。所以，在報銷時，必須要核實報銷人有無借款，再決定打入個人帳戶的金額。

經與財務人員探討，決定采用兩種方式供用戶選擇:

(1)銀行轉帳。直接生成銀行付款憑證，貸方記錄相應銀行科目，同時記錄現金流量輔助科目。在每日工作結束前，向用友系統導入記賬憑證，記賬成功后，將對應憑證的信息返回網絡報銷系統。網絡報銷系統接到返回信息后，將所有有效銀行付款憑證貸方信息與報銷申請人的銀行帳號連接，生成銀行規定格式的轉帳(代發)表格，交付銀行或與網上銀行直接連接，直接將款項打入個人帳戶。

(2)沖抵備用金。生成轉帳憑證，直接沖抵個人備用金。

網絡報銷系統在處理成功后，提供報銷人查詢歷史記錄。這樣，借款、銀行打款是在唯一的帳務系統中計算而出，保證了信息的唯一性。

3.3 網絡報銷系統與現有帳務系統的接口

網絡報銷系統與帳務處理用友NC系統的連接是一個非常敏感、又非常重要的問題。由于用友財務管理系統是一個相對封閉的系統，本身不對外開放。即使不封閉，報銷系統直接存取帳務系統的信息也存在安全性問題。不可能由報銷系統直接向其寫入數據。經與用友公司反復協商，采用以下方式解決了兩個系統之間的接口問題。

總體設計原則:網上報銷系統不寫用友NC系統的數據庫，而進行只讀操作。寫NC數據庫操作在NC系統內部控制下進行。

(1)網絡報銷系統充分利用用友NC系統提供的基本數據，本身不建立與帳務有關的信息庫。對于涉及帳務系統中的信息，如公司帳套、科目;輔助核算科目的人員、部門、項目、客戶等，直接共享用友NC系統只讀屬性的數據庫，保證了信息的唯一性及準確性，同時避免了重復維護冗余的數據庫。

(2)網絡報銷系統提供一個基于Servelet的serveletA接口供用友NC系統調用。NC系統內部增加“導入憑證”按鈕，激活NC系統與該serveletA接口進行通訊。當serveletA把所有XML文件放到指定目錄后，在相應的輸出流中發送一個完成的標志，NC系統在接收到完成標志后進行憑證導入操作。界面展示所有導入成功的憑證列表。導入完成后生成回執到NC服務器指定目錄中，并將導入成功的XML文件也轉移到NC服務器指定的備份目錄。

(3)完成導入操作后，NC系統將調用網絡報銷系統提供的serveletB進行憑證號回寫操作。回寫過程為用友NC系統與網絡報銷系統的serveletB建立鏈接后，通過輸出流中寫入憑證唯一標識和憑證號的方法傳到提供憑證XML的網絡報銷系統中，網絡報銷系統根據傳過來的憑證號進行數據庫憑證號的回寫，表示憑證記賬成功。

這樣，網絡報銷系統不直接控制NC系統，而是由NC系統主動向網絡報銷系統“要”數據。以上措施可以確保財務NC系統的安全性。同時，記賬成功的返回信息可以直接寫入網絡報銷系統，達到了兩個系統在可控制的范圍內互相交互的效果。

3.4 身份認證

目前，鐵三院的網絡報銷系統在企業門戶上運行。系統采用了統一設計的單一登錄系統，保證了用戶的使用安全、方便，系統共享院人力資源數據庫及用友NC數據庫的人事信息，保證帳戶的一致性。鐵三院正在開發數字簽名系統，將為每一個人發放個人的數字證書。本系統擬采用數字證書認證技術解決審批的安全性，在時機成熟后，將采用電子簽名技術，在憑證上真正實現數字簽名。

4 結論

網絡報銷系統是電子化財務管理過程中新的嘗試，沒有適用的成功經驗可以借鑒。在已經使用的單位中，未能形成穩定的模式，各有偏重，更沒有統一標準約束。財務上對電子流程簽署的有效性的認識也不同。鐵三院網絡報銷系統借鑒了一些單位的做法，結合自己的特色實現了一些突破，系統的效率更高，使用相對方便。在投入使用后，系統還會進行持續改進，以適應應用的不斷發展。

［1］董皓.預算管理系統在網絡報銷環境下的資金控制探討［J/OL］.財務信息化資訊網，2006.

［2］董皓.中興通訊集團實施網上報銷系統的效益分析［J/OL］.財務信息化資訊網，2007.

［3］申亞楠，李洪濤.網絡報銷——實現財務的網絡夢想［J］.會計之友，2007 年第24期.

The Design of Network Financial Reimbursement System

Zheng Zhiping

(3rd Survey＆ Design Institute Group of Railways，Tianjin300142，China)

In order to improve efficiency，reduce unsafe cash flow and provide the basic data for Project Cost Accounting System，a web-based Network Financial Reimbursement System was designed to replace the traditional paper－based system.Analyzing the traditional reimbursement processes and finding the balance of efficiency，security，accuracy and convenient，the author studied automatic processing of accounting documents，analyzed data structure of NC Financial Management System and designed the interface for NC System and Network Reimbursement System，which greatly reduced the workload of the finance staff.Running results showed that the classification of reimbursement information and database collection of NC database can realized corresponding automatically.In addition，Serverlet interface technology solved the security issues of Online Reimbursement System and NC System.However，this system still need to be improved and legally valid signature for electronic process and other issues should be studied in the future.

Network;Finance;Reimbursement;Examining and Approving

F270.7;F406.7

A

1674－7461(2011)01－0083－04

鄭致平(1951－)，男，高級工程師，電算所網絡副主任。主要研究方向:計算機應用。E-mail:zhengzhiping@tsdig.com