電力科技檔案管理的經濟效益

齊麗莉

電力科技檔案作為科技檔案的重要組成部分，它主要是在電力建設的事業中形成的用于歸檔保存的電力科技的文件材料，電力建設的事業主要包括科研、管理、生產、施工、設計、勘測、規劃、科研等一系列活動。電力科技檔案既凝結了先人的種種心血和智慧，包含了種種成功經驗以及失敗教訓，也是科技人員其技術思想存在形式，它記載著許多與電力戰線相關的寶貴信息。電力科技檔案不僅成為了工程完成驗收交付使用必備條件，也為以后工程的技改、續建、擴建、維修、管理等提供了主要依據，因此高效電力科技檔案管理工作可以創造經濟效益。

對電力科技檔案管理經濟效益的理解

切實做好電力科技檔案管理工作，可以提高電力企業經濟效益。電力科技檔案是電力科學及其技術的載體，為了讓電力科技檔案在工程建設中充分發揮其作用，創造最大經濟效益，相關檔案的管理人員都為其付出了全部管理勞動。管理電力科技檔案絕不僅僅是裝裝訂訂、抄抄寫寫，將電力科技相關材料變成卷冊樣式簡單勞動，它需要廣大科技人員和檔案管理工作者相互幫助，無論在電力科技相關材料的保管、收集、利用、編目、立卷、分卷上，還是在計算機的檢索、圖紙的復制等現代化的管理手段上，又或者是在檢索工具編制、著錄標引等過程中其都凝結了檔案人員辛勤勞動，檔案人員勞動和科技人員勞動密不可分。檔案工作者不僅是確立檔案其關系的主體，同樣也是保證檔案價值其關系轉化成現實生產力的主體。無論在認知檔案屬性，還是在把握社會需求上都離不開檔案人員勞動和科技人員的實踐，檔案屬性和社會需求之間的關聯直接決定著檔案價值的實現，因此只有牢牢把握住他們的關聯，做好電力科技檔案管理工作，才能實現檔案管理的經濟效益。

電力科技檔案管理現狀

一、電力科技檔案管理的制度不完善。據有關電力科技檔案管理實踐工作調查顯示根據，要想檔案管理工作向更高層次、更科學方法發展還需要做到制度化、組織化、規范化和網絡化。目前的電力科技檔案管理工作存在的現狀是檔案管理已經具備了一定規模，但是檔案管理在各部門間發生了一定脫節，電力科技檔案被分散保管于各個部門，檔案管理人員沒有經過正規的培訓，對于檔案的管理認識不夠，大多實行的信袋式的簡單管理，在很大程度上影響著查閱速度。

二、對電力科技檔案管理重視程度不夠。電力科技檔案管理工作一直是項默默無聞工作，電力科技檔案管理工作也不例外，相關領導、工作人員往往注重組織、認識、財務等方面管理，卻忽視了檔案的管理工作，然而檔案管理卻是工程建設中的重要環節。相關單位領導對電力科技檔案管理的重視程度不夠，不知道檔案材料其實是工程建設的重要信息來源，是重要信息的資源庫。電力科技檔案管理在長時間內處于被動狀態，其管理服務的質量也難以提高。

三、電力科技檔案管理人員的整體水平偏低。隨著社會的不斷進步，科學技術在不斷發展，對人員的素質要求也越來越高，因此對電力科技檔案管理人員的要求也相應的提高，只有電力科技管理人員的整體水平提高了，才能真正實現檔案管理的科學化和現代化，但是目前卻存在著電力科技檔案管理人員水平普遍偏低的現象，檔案管理人員在進行檔案管理時有時甚至還是采取傳統的管理方式，大大降低了工作效率。

四、電力科技檔案管理的科學技術水平不高。隨著信息化時代的到來，文檔一體化、電子文件、辦公自動化等新鮮事物也相繼出現，因此檔案的形式方式也發生了巨大變化。新的檔案管理與使用方式和以往的紙質版檔案管理工作完全不同，因此采取傳統的檔案管理技術水平和模式已經不能適應現代化要求。檔案材料從起草到修改和印發都需要計算機的幫助，它具備便于復制特征，原始的形式特征和記錄性內容已經不存在。傳統紙質檔案管理較為安全穩定，現在電子文件管理易損耗、穩定性差，因此采用現代化的管理手段幫助解決原始信息在電子文件中長期保存的問題還需我們進一步的探討。

提高電力科技檔案管理經濟效益的措施

一、完善電力科技檔案管理制度。電力科技檔案文件材料的收集工作是項貫穿于工程建設全過程的長期工作。從事檔案管理工作，如果僅僅抓住以往規律進行管理，雖然也能夠較好完成一定任務，但為了在本質上做好電力科技檔案的管理工作還須進一步建立一套科學、完整的管理方法和制度。完善電力科技檔案管理制度需要在獎勵處罰、管理體系、職責分工、組織領導等各方面都給予明確的規定，對相關文件材料的收集、形成、分類、歸檔范圍、立卷歸檔、整理和完工時文件的編制、驗收等都要做出具體的要求。工程建設在開始后檔案人員要向各單位發布行業標準和國家標準，同時還要發放該企業項目文件其歸檔制度的說明，使得無論在資料收集，還是在竣工資料編制方面都做到標準一致、有章可循、職責分明，從而保證檔案管理工作的順利進行。

二、加強領導對電力科技檔案管理的重視程度。相關領導應當高度重視電力科技檔案管理工作，改變傳統只注重組織、認識、財務等方面管理，忽視檔案管理的觀念，不斷增強對電力科技檔案管理工作的使命感和責任心，必要時還需建立工程檔案管理組，根據工程的實際情況對電力科技檔案進行全面系統核查，發現問題后及時提早的處理，從而不斷優化電力科技檔案管理工作，提高檔案管理質量和效率。

三、提高電力科技檔案管理人員的整體素質。全面提升電力科技檔案管理工作質量和效率的前提就是提高電力科技檔案管理人員的整體素質，只有保證了電力科技檔案管理人員的素質才能進一步實現檔案管理工作的科學化和現代化。作為電力科技檔案的管理人員，不僅要牢牢掌握檔案管理相關知識，還需學會使用現代化的網絡。為了提高電力科技檔案管理人員的整體素質首先必須對相關人員進行培訓，教授檔案管理基本業務的知識和計算機等信息化技術的使用。其次要讓檔案管理人員深入到工程建設中，進行現場指導與培訓，為檔案管理工作在日后走上科學化、規范化、標準化軌道打好基礎。

四、加強電力科技檔案管理的數據庫建設。現代化檔案管理的基礎和核心就是加強建設檔案管理數據庫，同時它也是工程建設主題。所謂數據庫就是采用先進信息技術來對資料、信息進行科學管理以及方便使用。建立電力科技檔案數據庫系統需要長期的努力，它是項艱巨任務，需要經過由單一到群體、由低到高的漸進過程。如果能夠將各單位的檔案目錄庫與數據庫提高完善結合起來，并且采用網絡連接的形式來開放分布式的數據庫群，就會大大提高電力科技檔案管理的技術水平，創造經濟效益。

綜上所述，創造經濟效益的基礎和前提就是做好電力科技檔案管理工作。為了有效提高電力科技檔案管理工作水平和質量必須完善電力科技檔案管理制度、加強領導對電力科技檔案管理的重視程度、提高電力科技檔案管理人員的整體素質和加強電力科技檔案管理的數據庫建設，只有做好了以上四個方面，產生保證電力科技檔案管理工作的順利進行，才能進一步提升經濟效益。

（作者單位：福建水口發電集團有限公司）