論海洋檔案服務民生

杜建軍

(國家海洋局海水淡化與綜合利用研究所 天津 300192)

論海洋檔案服務民生

杜建軍

(國家海洋局海水淡化與綜合利用研究所 天津 300192)

以保障和改善民生為熱點,闡述了海洋檔案服務民生的重要性和必要性,提出了新形勢下海洋檔案服務的途徑、措施和對策。

海洋檔案服務;資源整合;民生;對策

民生歷來是社會熱點,時下更熱。“民生”一詞,初自《左傳》:“民生在勤,勤則不匱”。檔案服務民生,是檔案界貫徹黨的“十七大”精神之新舉。其實,據《現代漢語詞典》的解釋,民生乃人民生計,而生計者,一是指維持生活(人類或生物為了生存和發展而進行的各種活動)的辦法,二是指衣、食、住、行等方面的情況?？梢?民生是黨和國家施政的最高準則,民生是人的全部生存權和普遍發展權,民生是保證生活條件的全部需求和改善生活質量的普遍需求。從此意義上講,檔案作為社會生產活動的記錄,無不是關乎民生的[1]。海洋檔案也不例外。它雖然不能像紡織品、糧食、房屋和交通工具等那樣直接供人們衣、食、住、行,但是,它的內涵以及知識,全方位告訴人們,如何認識海洋資源,怎樣開發利用和保護海洋資源以供人類生存與發展。小到怎樣食用海產品更科學或對健康更有益,大到我國為什么要實施海洋開發和海洋強國戰略,既關乎國計,也關乎民生。所以,海洋檔案服務民生乃題中之意。

1 轉變觀念 以人為本

近幾年來,在深入貫徹落實科學發展觀的實踐中,檔案界深入開展實現“兩個轉變”,建立“兩個體系”的活動。國家檔案局局長楊冬權為此明確提出:要“以人為本”為核心,重點實現“兩個轉變”,即轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統觀念和認識;轉變檔案工作中重機關團體利益、輕個人利益,重為機關團體服務、輕為群眾服務的傳統觀念和認識。建立“兩個體系”,即建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和建立人民群眾的檔案利用體系[2]?，F今確有個別檔案室、館,并非“以人為本”,他們“以物為本”,見物不見人,熱衷要設備,忽略隊伍建設;“以權為本”,把檔案部門變成衙門,資料難查,臉色難看;“以己為本”,考慮自身利益多,方便兄弟單位少[3]。這樣的“傳統觀念和認識”,在海洋系統也或多或少地存在,應是不爭的事實。因此,沒有“兩個轉變”為前提,“兩個體系”設想得再好也建設不好。

海洋檔案部門雖然一直在開展為“今人”服務,為“后人”收藏的工作,也知道“收藏”為“利用”,但是,服務面相當窄,社會效益低。在本系統、本單位中,檔案服務長期存在“向上不向下”“對內不對外”的現象,罕見為社會公眾服務,且漸成慣性,樂此不疲。目前,絕大多數海洋檔案資源,尤其是收藏在檔案部門的檔案,均為國有資產,理應作為公共資源為社會公眾服務,為民生服務。但是,傳統觀念作怪,檔案服務要適應新形勢,困難重重。思想決定思路,思路決定出路。要切實做到以人為本,以民生為本,關鍵是要轉變觀念,深入貫徹落實科學發展觀。

2 分級管理 分層服務

這里借用《檔案法》中“分級管理”一詞,此分級是指檔案開放程度的級別劃分,而非檔案部門的行政級別。筆者以為,海洋檔案要服務民生,既要考慮海洋檔案的特點,也要兼顧民生需求,盡可能擴大服務面和提升服務質量。以往,海洋檔案及其保管部門,因保密二字,使人諱莫如深,望而卻步。確實,海洋檔案中有相當數量的密級材料,但保密不等于拒絕利用,更沒有理由把許多非密級檔案和依法解密的檔案游離于服務之外。《檔案法》第十九條明確規定,“國家檔案館保管的檔案,一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放”,“檔案館應當定期公布開放檔案的目錄”;《國家海洋局保密工作規定》第十八條指出,“在確保秘密安全的情況下,要積極開展秘密資料的利用服務工作,不得以保密為借口,壟斷封鎖信息源,拒絕資料、信息交流而影響正常的工作活動”。這對海洋檔案的“分級管理,分層服務”提供了法規依據。為此,首先,應對海洋檔案按其密級和重要程度進行鑒定,按保密規定和審批程序,該解密的解密,該降密的降密,該推遲開放期限的推遲,該控制使用的明確控制使用的范圍、時間和審批權限;其次,進一步核查檔案材料,確認按絕密、機密、秘密、內部、公開五級進行劃分,以便分級管理;在不同級別內,還可以按照不同學科領域或專業加細分類,以適應民生或利用者的不同需求。

有了對海洋檔案資源的分級管理,就有了為社會公眾分層服務的物質基礎和條件。因為,不同層面、不同行業、不同部門的人群,查檔目的多有不同。除了民生的共性需求外,分層服務就是為了滿足不同人群的特別民生需求。同是開放的公開級檔案,也需要分層服務。在利用需求研究的基礎上,我們要針對不同層面的公眾需求,主動、便捷提供不同級別、不同種類的檔案信息和產品。如果說,檔案分級、分類是一項檔案管理的業務工作,而把整個社會公眾作為檔案利用者,對他們進行分層、分類,就不是單純的檔案業務了,它需要社會學知識、社會性調查研究和檔案利用服務的經驗積累。如果說轉變觀念是一個痛苦的過程,而要建立服務群眾的檔案利用體系,更是一個艱苦的過程。無論如何,建立“兩個體系”,應該成為海洋檔案人的戰略選擇。

3 整合資源 拓展服務

3.1 創新機制

資源優勢是服務的基礎。要統籌做好海洋檔案服務民生,資源整合必不可少。長期以來,海洋檔案資源一直分散保存在多個涉海系統的檔案部門甚至個人手中。對于私人和私企所有的海洋檔案應該依據《物權法》實施,協商整合資源的途徑。重點是國有海洋檔案資源的整合,由于條塊分割,部門所有,海洋檔案資源整體優勢一直難以發揮。靠行政管理機制要達到全國海洋檔案資源的整合目的,起碼在可以預見的時期內不具可行性。筆者也以為,跨系統、跨部門的檔案資源整合或業務合作,擬采用業務協調機制、合同管理機制等不同形式或混合模式[4]。通過近些年來的實踐,尤其是海洋專項的不斷實施,主要涉海單位已成海洋專項主力軍,檔案資源整合和業務合作已有一定基礎。但是,就全國整個海洋檔案資源而言,尚未從根本上走出行政分割的窘境。對此,統籌協調,整合資源,尤為重要,并應成為海洋檔案服務民生的著力點和突破點。行政上管不了,坐下來協商總是可以的。畢竟“民族復興,海洋強國”是我們一致的大目標。通過協商協調業務,通過合同開展合作,通過合作發揮整體優勢,從而使海洋檔案在民生服務或為群眾服務中發揮更大的作用。

3.2 逐步整合

條塊分割,非一日之寒。對海洋檔案資源整合的實現,可在協調機制下,按照合同或章程規定,本著由目錄到全文,由案卷到文件,由公開到密級,由遠及近,由少到多的思路,先易后難,逐步整合。第一步,先整合海洋檔案目錄,建立全國海洋檔案目錄數據庫。并由辦事機構定期匯集各館(室)藏海洋檔案目錄,及時更新,進行必要的分級、分類,提供《聯合目錄》的電子版和印刷版,分發各協作單位,便于檢索服務。第二步,數字化整合,建立全國海洋檔案“全息”數據庫,包括目錄和全文掃描影像。對于該全息數據庫,可按年代時段,由遠及近,分級、分類,在確保檔案信息安全的前提下,實現網絡服務。第三步,原本資源整合。這一步最難,各條塊的檔案,誰整合,整合給誰,會牽動各路“諸侯”的神經?，F階段,可先按原先的進館渠道實現原本檔案資源整合,然后,在國家級檔案館的基礎上,開展館際合作,根據合理布局,優化配置、互通有無、協商一致的原則,逐步實現原本檔案資源整合。對于原本檔案資源的整合,不能簡單理解為原本檔案資源的集中。如果是那樣,既不科學,也無必要。

3.3 多樣化服務

多樣化服務,是指利用現代信息技術,采用多種方式綜合開展檔案利用的服務。除了傳統的檔案閱覽服務、編研服務、展覽服務外,更多地應該利用互聯網絡和手機通信等手段,利用相關正式注冊或檔案部門自注冊的網站、信息臺等,同步響應社會公眾的即時需求,以及同步響應特殊情況下的用戶應急需求。對這些新型服務,說易做難,對海洋檔案部門是一個嚴峻的挑戰。雖說現有技術完全可以支持,但對檔案人員的綜合素質具有很高的要求,對服務系統的功能設置要有很嚴密的謀劃和論證。難度無外乎是人的發展和資金的投入,只是前者比后者更難。但是,為了強國復興,早日建成“兩個體系”,服務民生,相信知難而進,必將成為海洋檔案人的無悔選擇。

為此,倡議在海洋檔案界進一步深入開展“兩個轉變”、建立“兩個體系”的活動,并建議盡早成立全國海洋檔案工作協調組,負責全國海洋檔案“兩個體系”建設的統籌規劃、申請國家立項、協調組織和實施,開創海洋檔案服務民生,回報社會的新局面,為海洋強國做點實事。

[1] 張天佩.從“泛檔案”到民生檔案 [J].山西檔案,2009(1):22-23.

[2] 楊冬權.在全國檔案工作暨表彰先進會議上的講話[N].中國檔案報,2008-01-24(1).

[3] 阿昆,李貴,意言,等.何為檔案事業的科學發展[J].北京檔案,2009(6):43.

[4] 侯秀生.試論我國海洋檔案的管理機制與模式[J].海洋通報,2003,22(4):60-65.