海洋科學調查樣品檔案管理利弊分析及對策

薛惠芬,孫曉燕

(中國海洋檔案館 天津 300171)

海洋科學調查樣品檔案管理利弊分析及對策

薛惠芬,孫曉燕

(中國海洋檔案館 天津 300171)

海洋科學調查樣品實施檔案管理面臨著保管環境、利用方法和人員配備方面的問題,但實施檔案管理須有法可依、有實踐基礎,且有利于保障海洋調查檔案的系統性和促進海洋調查檔案、海洋樣品的共享和價值發揮的管理優勢。對海洋樣品實施檔案管理,健全管理機制,建立業務標準規范,推進海洋樣品信息化和國家保管基地建設,可實現海洋樣品的國家所有,促進海洋樣品的統一管理和共享。

海洋樣品;檔案管理;分析;對策

海洋科學調查樣品(以下簡稱海洋樣品)作為一種特殊的信息載體,其檔案基本屬性表現為歷史記錄屬性和再利用屬性,同時海洋樣品是海洋調查檔案中不可分割的一部分[1]。因此,從海洋調查檔案的齊全性、完整性和系統性角度來看,應將其歸屬于海洋調查檔案系列,實施海洋樣品國家所有、統一管理,以確保國家海洋樣品資源的安全和共享,充分發揮海洋樣品在建設海洋強國中的信息支撐作用。但海洋樣品畢竟不同于一般傳統意義上的檔案,也不同于一般意義上的實物檔案[1]。要對海洋樣品實施檔案管理,還亟待解決很多問題,才能保證海洋樣品檔案管理的有效性,促進海洋樣品管理的可持續發展。

1 海洋樣品實施檔案管理存在的問題

一件海洋中的物體轉變成為樣品,保存其自然形成的外在和內在特性,就同時成為海洋樣品管理中最基本的要求,而發揮海洋樣品的利用價值是海洋樣品管理的根本目的。為此,海洋樣品實施檔案管理將面臨傳統檔案管理中不可遇及的問題。

1.1 海洋樣品需要特別的保管環境

海洋樣品的保管環境與傳統意義的檔案庫房有著很大的不同,這種不同主要體現在:樣品裝具和庫房環境兩個方面。一般紙質檔案裝具為檔案盒,存放在庫房的鐵質密集架上,磁介質檔案則在防磁柜中保管,而生物樣品一般放在玻璃瓶、安瓿等容器中;要求避光的樣品放在棕色瓶中;干燥的固態樣品需瓶裝并放入干燥器內,必要時置冰箱內保存;液態生物樣品還需及時添加防腐劑、抗氧化劑、充氮氣或二氧化碳等以保存其性狀特征等。海洋底質樣品中柱狀巖芯樣品存放在特殊質地塑料管中,表層樣品可以放置在木盒中,包裝好的地質樣品則放在大型的密集架上,樣品存取時甚至需要借助升降機實現。

海洋樣品對庫房環境要求非常高。海洋地質樣品庫房要求主要體現在溫度上,其中,為保證一些珍貴的地質樣品屬性長期不變,需將其保存在+4℃(平均海床溫度)恒溫庫中,生物地球化學研究所用樣品和深海極端環境采集的珍貴樣品則要保存在-20℃恒溫庫房中,以保護巖芯中極易被損壞的生物分子,天然水合物樣品由于對溫度和壓力等都有很高的要求,這部分樣品的保存對環境的要求更大。由于海洋生物樣品溶劑的易燃性和裝具的易碎性,海洋生物樣品庫房需要較高的防火和防震要求,有的生物樣品也需要長期低溫保存。

1.2 海洋樣品利用方式特殊

海洋樣品的利用與傳統檔案的利用方式截然不同,一般傳統檔案的利用方式大多為閱覽和復制,甚至可以用復制件代替原件提供服務利用,對檔案原件的損害程度微乎其微。海洋樣品中除了一部分樣品具有觀賞、展覽的價值之外,大多數海洋樣品的核心作用還是用于科學研究,即對樣品本身進行分析和測試。

一般檔案提供利用涉及的工具也就是一臺復印機或一臺電腦,而海洋樣品的使用工具就相當復雜。根據不同的利用目的,所采用的不同的分析測試方法,使用的測試儀器種類繁多。如利用海洋地質樣品時,需要對樣品初步處理的切割機,對樣品進行分析測試的粒度儀、質譜儀、色譜儀以及顯微鏡等一系列儀器設備。一般檔案利用在閱覽室里即可以完成,而海洋樣品利用則需在儀器設備和試劑溶液等配備完全、安全條件保障的實驗室里進行。同時,大多數分析測試方法對樣品本體是具有徹底的毀壞性。例如,最常見的沉積物粒度測試實驗,首先要對樣品加入雙氧水浸泡24 h,以除去樣品中的有機質,之后上機測試,有機化學測試則要對樣品進行冷凍干燥,然后進行研磨,之后加入一系列的有機溶劑進行分離提取和測試。因此,絕大多數樣品利用后也就不復存在了。

1.3 管理人員需要具備多方面專業素質

海洋樣品管理工作人員必須具備較強的海洋專業知識。一方面要具備海洋各學科的基本知識,了解各取樣海域的物理環境和地質環境,了解樣品的采集過程和取樣方式,只有這樣才能更好地明確所取樣品的性質和重要程度,準確地確定樣品裝具、保存方式以及保管環境等;另一方面要具備海洋樣品的預處理能力,要能掌握各種樣品預處理方法,并能熟練操作各種儀器設備,避免樣品在保存過程中部分信息的缺失。此外,為了更好地實現海洋樣品的服務利用,管理人員還要了解各種樣品的研究分析方法,以了解樣品使用申請者的利用要求,協助樣品使用者更好地利用樣品,避免樣品使用的浪費,從而最大限度上實現樣品的科研價值。海洋樣品管理人員還需具備較強的檔案管理意識。要從海洋樣品國家所有以及檔案管理的規范性、系統性和安全性等角度對海洋樣品進行保管,以實現海洋樣品的長期保存和有效利用。

2 海洋樣品實施檔案管理的優勢

正因為海洋樣品保管和利用中的這些特殊性,使人們對將海洋樣品列為檔案大家庭進行統一管理提出了異議。但海洋樣品實施檔案管理并非要求海洋樣品采用傳統檔案的保管和利用手段,海洋樣品實施檔案管理中的困難是海洋樣品自身屬性確定的,海洋樣品不管以何種方式進行管理都不會改變其在客觀上需要的保管和利用條件。對海洋樣品實施檔案管理在于一種管理方式方法和理念。海洋樣品實施檔案管理操作性強,有實踐基礎,有利于維護海洋調查檔案的系統性和完整性,便于實施海洋樣品的共享。

2.1 有法可依,操作性強

海洋樣品是海洋科學研究、資源開發和工程建設中不可或缺的資源,而海洋樣品獲取的艱難及其不可再生的特點,使其愈顯珍貴。目前,我國大部分海洋樣品都處于由樣品采集單位分散保管狀態,有的甚至沒有保存。由于各單位保管條件不一,重視程度不一,樣品的保管現狀也參差不齊,這種分散管理方式不僅影響到海洋樣品的長期保存,還嚴重地制約海洋樣品資源的共享和再利用。我國大洋調查、近海海洋環境綜合調查和評價等少數專項通過項目管理的方式實現了海洋樣品集中管理,這種管理方式解決了部分海洋樣品的私有化問題。但由于管理部門和依托的樣品保管單位具有暫時性以及被保管海洋樣品的局限性,這種管理方式不能長期地全面地運行。

要全面實施海洋樣品的國家所有、統一管理,唯有法制化。在法律、法規、條例、辦法和規定之間,最有權威的莫過于國家的法律,利用法律的手段實施海洋樣品的統一管理是最有效的途徑。《中華人民共和國檔案法》以法律的形式規范了檔案的收集、保管和利用工作,明確規定檔案實施統一管理,任何集體或個人不能占為己有。只要把握海洋樣品的檔案管理屬性,將海洋樣品管理提升到檔案管理高度,海洋樣品管理就有法可依,其統一管理和開發利用就可以得到保障和認可。同時,近年來我國海洋檔案管理事業得到了快速發展,一系列海洋檔案管理制度和業務規范有效地保障了海洋檔案的歸檔和保管利用工作。因此將海洋樣品歸屬于海洋科學調查檔案系列,實施統一管理,具有很強的操作性。

2.2 有實踐基礎,可行性高

與海洋樣品類似的地質樣品,已經實施了樣品實物與檔案資料的統一管理。地質檔案工作中定義實物地質資料為“地質勘察、科學研究和其他有關生產技術活動中所采取并按有關規定留存的巖礦心、標本、樣品和光薄片等實物及其有關資料。著錄時簡稱實物”[2],即地質實物按照檔案要求進行著錄。國務院令349號發布的《地質資料管理條例》中明確地質資料包括了“巖礦心、各類標本、光薄片、樣品等實物地質資料”,即將地質樣品實物和其他形式的資料并列共同構成了地質資料檔案。

多年來,海洋檔案工作者也一直在探索著海洋樣品納入檔案管理的方式方法,早在全國海岸帶和海涂資源綜合調查項目檔案管理中就提出“典型的標本、樣品也應妥善保管”[2],西北太平洋環境調查項目檔案管理規定中也將樣品、樣本作為歸檔范圍。正在實施的“908”專項,參加單位數百個,涉及沿海11個省、市、自治區和海洋、科學院及高等院校等多個系統,已經通過項目管理方式實現了該專項調查獲取的海洋生物樣品、海洋地質樣品實物向委托保管單位的移交和集中保管,“908”專項檔案工作中通過建立替代卷,保管海洋樣品的目錄信息及委托保管信息,保持了“908”專項所有資源的有機聯系。實踐證明,海洋樣品的統一集中管理是完全可行的,而在國家法律框架下,這種管理方式將更具說服力和生命力。

2.3 系統性強,便于利用

海洋樣品是海洋調查過程中獲取的第一手資料,與海洋調查數據和調查活動過程形成的其他信息資源共同構成海洋調查信息資源整體,這些信息資源互為依賴、互為印證。因此,對海洋樣品實施檔案管理,可以更好地維護海洋調查檔案的完整性和系統性,保持了海洋調查各類信息資源之間的有機聯系性。

由于海洋樣品與其分析數據以及其他調查成果之間這種密不可分的關系,使得海洋調查資源再利用時,這種檔案管理的系統性就避免了各類信息資源分散管理造成的脫節現象,為各類信息資源的互相佐證提供了有力的保障。同時,海洋樣品一旦納入海洋檔案管理范疇,海洋樣品擁有的國家所有屬性使海洋樣品的共享就成為可能。

3 實施檔案管理的策略和方法

針對海洋樣品檔案管理中存在的問題,可以從機制建設、工作程序和規范建設、海洋樣品信息化建設和保管利用基地建設入手,實現國家層面上的統一,促進海洋樣品更有效地為海洋事業發展服務。

3.1 建立健全的海洋樣品管理運行機制

首先明確海洋樣品的概念及其國家所有的屬性,海洋樣品工作“實行統一領導、分級管理的原則”[1]。其次成立海洋樣品工作機構,包括領導機構、管理機構和海洋樣品保管機構等。結合海洋樣品工作專業性強的特點,建立海洋樣品工作專家組,指導海洋樣品管理各項業務工作,負責海洋樣品價值鑒定和驗收工作。再次明確海洋樣品工作機構在海洋樣品工作環節中的作用和應履行的職責。做到“海洋樣品出現在哪里,管理工作跟哪里”,并將海洋樣品的管理工作滲透到海洋樣品業務工作的每一個環節。

3.2 制定海洋樣品業務工作程序和規范

以國家或行業標準的方式建立海洋樣品業務工作程序和規范,促進海洋樣品的科學管理和合理使用。海洋樣品業務工作程序和規范主要體現在海洋樣品獲取、整理、歸檔、鑒定、驗收、移交、保管和利用等業務環節中。如,制訂海洋樣品的歸檔范圍和保管期限。即哪些海洋樣品應該歸檔,這些歸檔樣品的保管期限是多久;規范海洋樣品整理方法和要求,包括歸檔樣品的裝具、樣品處理方法、樣品標識和樣品歸檔手續等;明確海洋樣品的利用程序和要求,包括海洋樣品利用的手續、方法和權限,其中還要明確樣品利用和保存之間的關系,即對消耗性的海洋樣品,再利用時應如何保持保證利用與長期保管的平衡;海洋樣品的移交和保管等,也需要制定相關的制度和要求,便于海洋樣品的管理和管理工作的監督檢查。

3.3 大力推進海洋樣品信息化建設

開展海洋樣品信息化建設是促進海洋樣品資源統一管理和共享的有效途徑,也是解決海洋樣品實施檔案管理問題的有效辦法。目前海洋數字檔案館建設已經納入《國家海洋事業發展規劃綱要》,是國家海洋事業發展中重要保障措施之一,這是海洋樣品實施檔案管理為海洋樣品信息化建設提供的良好契機。海洋樣品信息化建設主要包括兩個內容:①對海洋樣品進行數字化,包括對海洋樣品實體的圖像化、調查和分析現場的影像化以及海洋樣品描述和分析信息的結構化等,使海洋樣品從一個實物提升為具有多種表現形式的信息復合體[3]。②建設國家海洋樣品資源共享系統,將保管在不同物理位置的海洋樣品實物通過樣品信息復合體在網絡平臺上展示出來,為廣大海洋科學工作者直接利用或提供利用途徑,最大限度上發揮這些資源的作用和價值。

3.4 建立國家海洋樣品保管和利用基地

海洋樣品采取海洋檔案的統一管理、分級負責原則。海洋樣品獲取單位應對海洋樣品進行處理、規范化整理和歸檔集中保管;珍貴的、需長期保存的海洋樣品或者國家海洋專項調查獲取的海洋樣品應在國家層面上實施集中保管,因此需建立國家海洋樣品保管和利用基地。如國土資源部實物地質資料中心就是從事實物地質資料保管利用的公益性事業單位,負責承擔實物地質資料的收集、整理、保管、利用、研究,為上級部門提供決策支持和技術支撐,向社會提供公益服務。因此,在改善海洋調查單位海洋樣品基本保管條件的同時,重點建設國家海洋樣品保管和利用基地,使之成為公益性服務機構,保障海洋樣品的齊全、完整、安全和及時提供利用,促進海洋樣品工作持續健康發展。

4 結束語

海洋樣品實施檔案管理將建立起我國海洋樣品工作和海洋檔案工作的創新機制,加快實施海洋樣品統一管理的步伐,促進海洋樣品的共享和長久利用,充分發揮海洋樣品在我國海洋經濟、海洋工程建設和國家安全中的積極作用。

[1] 薛惠芬,袁澤軼.論海洋科學調查樣品管理的檔案屬性[J].海洋開發與管理,2011,28(1).

[2] 中華人民共和國國家檔案局.DA/T 23-2000地質資料檔案著錄細則[S].2000-12-06.

[3] 袁澤軼,薛惠芬.海洋調查樣品與其檔案信息的數字化整合[J].蘭臺世界,2010(7).