IT服務管理體系實踐之IT服務財務管理

摘 要：財務管理是IT服務管理體系中服務交付流程之一，主要是為了在提供服務的同時加強成本效益核算。中國人民大學網絡與教育技術中心的IT服務財務管理與一般IT企業的財務管理有著較大不同，前者實行財務管理的目的不是為了利潤的最大化，而是希望在既定的成本下提供更多、更好、更優質的服務。IT服務管理體系中的其他流程為財務管理的預算、核算提供了強有力的依據。

關鍵詞：IT服務財務管理；預算管理；核算管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：B 文章編號：1673-8454(2011)17-0054-04

一、概述

1.IT服務財務管理的概念

IT服務財務管理（Financial Management for IT Service）是在提供深入了解IT服務管理流程的基礎上，對IT恢復運作的費用及成本重新分配進行正確管理的程序，其目標是幫助IT部門在提供服務的同時加強成本效益核算，以合理利用IT資源、提高效益、提高財務資源使用的有效性。

IT服務財務管理流程，是負責對IT服務運作過程中所涉及的所有資源進行貨幣化管理的流程。該服務管理流程又包括三個子流程：它們分別是IT投資預算（Budgeting）子流程、IT會計核算（Accounting）子流程和IT服務計費（Charging）子流程。這三個子流程形成了一個IT服務項目量化管理的循環。

IT服務財務管理作為戰術性的服務管理流程，可以解決IT投資預算、IT成本、效益核算和投資評價等問題，從而為高層管理提供決策支持。通過IT服務財務管理流程可以對IT服務項目的規劃、實施和運作進行量化管理。[1]

2．中國人民大學網絡與教育技術中心IT服務財務管理的現實情況

中國人民大學網絡與教育技術中心（以下簡稱“中心”）的財務管理集中歸屬中國人民大學財務處統一管理。財務管理制度嚴格遵循國家針對高等院校和事業單位制定的相關財務預算與核算制度及中國人民大學財務制度。

為加強中心IT服務財務預算、核算的管理，控制成本和費用支出，提高中心整體服務管理水平，特依據國家針對高等院校和事業單位制定的相關財務預算與核算制度及中國人民大學財務制度制定了《中國人民大學網絡與教育技術中心IT服務預算、核算管理辦法（試行）》。

因本中心是中國人民大學具有行政管理職能的教學輔助單位，所有業務都是以服務全校師生為目的，沒有營利性質；所有IT服務的成本與收益之間沒有直接聯系，成本主要來源于項目申請的專項資金、學校撥款的公用經費及其他自有資金，所以本中心的IT服務財務管理具有其特殊性，與通常意義下的IT服務財務管理“三步曲”具體內容不同，其管理流程通常只包括IT服務預算（Budgeting）子流程、IT服務核算（Accounting）子流程兩個部分。

IT服務管理體系PDCA方法在財務管理方面的具體體現為：IT服務預算編制（計劃），IT服務預算執行（實施），IT服務核算（檢查）及財務報告的分析結果等應用于下一年度的IT服務預算編制(改進)。中心依據此PDCA的循環在中心內部實施財務管理，下面來看看具體的實現。

二、中心IT服務財務管理的設計實踐

中心IT服務財務管理的具體工作主要是需要識別、記錄并解釋IT服務成本支出和收益分析，從財務的視角評價IT活動和價值，參與IT服務的規劃管理。具體流程如圖1所示。

1．IT服務財務管理職權

中心主任辦公會具有審批中心自有資金和項目資金IT服務預算、預算執行情況、預算的調整事項及核算結果的權限。具體職責有：貫徹執行國家及學校有關預算的法律法規、方針政策；審批中心的IT服務預算、核算管理辦法；審批中心IT服務預算；審批預算調整事項；監督預算執行；審批核算結果。

中心辦公室和系統管理室則是中心自有資金和項目資金IT服務預算、核算管理的職能部門，主要職責有：將中心各業務科室的預算草案匯總、平衡后編制中心預算草案，提請中心主任辦公會審議批準；下達批準后的各業務科室預算；根據需要提出預算調整建議；編制中心預算執行情況報告；編制核算結果；接受學校內部審計部門的監督。

各業務科室根據本科室年度工作計劃編制本科室年度收支預算草案，并報中心主任辦公會審核批準后執行。

2.IT服務預算管理

（1）IT服務預算的內容與目標

中心IT服務預算包括收入預算和支出預算，反映中心預算年度內預計取得的全部收入和擬定的全部支出。其中收入預算是指中心在預算年度期間，能夠從各個渠道取得的資金計劃，包括項目申請的專項資金、學校撥款的公用經費及其他自有資金；收入預算應堅持“收支兩條線”的原則，所有收入全部納入中心IT服務預算。預算收入應當根據中心的發展規劃，科學、合理、穩健地預測，不得將以前年度的額外收入作為編制預算收入的依據。

支出預算是指中心在預算年度期間，用于開展業務及其他活動需要的資金計劃，包括項目經費、設備維護、維修經費、外聘人員費用及其他資本性支出等。支出預算應堅持合理安排、量力而行、勤儉節約、講求績效的原則，在確保日常運轉支出的前提下，謹慎安排。

預算的目的是計劃控制中心的各項活動，預算中規定了中心一個年度內的總目標以及各業務科室的子目標，可以動員全體人員為此目標而努力工作；可以使中心內部各科室之間協調一致，合理安排中心的業務計劃；保證預算年度內的IT服務水平，為全校師生提供更優質的IT服務。

（2）IT服務預算的編制

中心采用自上而下和自下而上相結合起來的方式進行預算的編制，主要以預算項目的成本預測及IT服務工作量的預測為基礎。

以往專項資金項目（含配套項目）主要是各業務科室根據本科室的年度工作計劃及服務的實際運行情況，編制 “985工程”和修購專項等專項資金的項目申請書，并將申請書提交系統管理室進行匯總，提請中心技術委員會評審后進行申報；自有資金的預算主要是年度末，各業務科室根據本科室下一年度的工作計劃進行上報，主要是設備的維護、維修費用和外聘人員的費用及其他辦公費用等，中心辦公室提請中心主任辦公會評審。此時的預算沒有完整的體系支撐，沒有準確有力的數據證明，難免會出現盲目或不夠準確的情況。

中心實施IT服務管理體系后，整個管理體系為財務預算提供了強有力的依據：

1）中心在進行年度的財務預算中必須充分考慮到服務目錄中所列出的服務項目和承諾達到的服務水平；

2）新服務或服務變更的計劃必然在專項資金的項目預算中進行反映；

3）可用性管理或容量管理流程中監控、積累的數據可能提示我們相關系統、硬件升級或更換的必要性，這也需要反映到預算中進行專項資金的申請，提前進行預防；

4）服務持續性管理中的持續性計劃、應急預案及各系統的災難備份恢復計劃必然涉及資金的提供與使用，也需要反映在預算中，以便中心進行統一的安排與規劃；

5）通過對事件數據、變更請求的統計分析可以對設備維護、維修經費等做出更準確的預算；

6）服務平臺中所有服務請求與故障維修事件的記錄，為工作人員工作量的考核提供了依據，也為外聘人員費用的支出預算提供可參考的標準，當然這也必須與供方管理相關聯；

7）業務關系管理中投訴事件或用戶滿意度調查數據可能反映出我們必須改進的服務，這也需要我們提前對需要的費用進行預算；

8）為確保中心人員能夠勝任服務管理的需求，應組織、提供相關的培訓，我們也必須對這部分費用提出預算；

9）為了保持管理體系的持續改進，每年應進行相應的審核，不符合項或觀察項都必須進行整改，在預算中也需要考慮這一部分費用。

（3）IT服務預算的審批及執行

系統管理室將本中心的專項資金項目申請書提請中心技術委員會進行評審，并將評審意見反饋給項目負責人，項目負責人據此對申請書進行修改；將最終通過的專項資金項目申請書提交學校專項資金管理辦公室進行立項審批。專項資金項目主要由各項目負責人組織實施。

中心辦公室匯總各業務科室的自有資金預算草案、平衡后編制中心預算草案，提請中心主任辦公會審議批準，審批通過后，由中心辦公室下達各業務科室組織實施。

（4）IT服務預算調整

IT服務預算正式下達后，一般不予調整。但在預算執行過程中，遇到下列情況，可對預算進行適當的調整：

1）項目實施內容發生重大變化，致使現行預算與實際差距甚遠時；

2）突發事件及其他不可抗力事件導致原預算不能執行時；

3）中心主任辦公會和技術委員會認為應該調整的其他事項。

IT服務預算調整必須按規定程序審批，任何科室或個人均不得超越權限做出決定。

3．IT服務核算管理

（1）IT服務核算管理的目標

通過IT服務核算，能夠有效判斷IT費用的合理性；有效支持IT服務的財務計劃與預算；從財務角度反映IT服務消費的不足與過度；了解機會成本。實行IT服務核算管理的目的是為了幫助中心在提供服務的同時加強成本效益核算，以合理利用IT資源，提高效益，促進IT服務的改進。

（2）IT服務核算管理的方法

1）專項資金的核算管理方法

專項資金項目一經審核批準后，中心嚴格按照項目的要求進行管理與使用，核算由學校財務處統一進行，系統管理室主要嚴格記錄各項成本，財務人員在月度和年度的財務報告進行統計與分析。

2）自有資金的核算管理方法

自有資金的使用按照中心規定的財務請款、報銷流程進行管理，嚴格記錄各項支出及支出的用途。此流程已經在IT服務平臺中實現，凡中心人員需要用款，均需事前在IT系統管理平臺中提交經費申請單（申請單張票據金額1000元以上的經費必須使用支票，不可使用現金），并經由科室主任及分管本部門工作的主管領導、中心主任在系統中審批后，方可執行。在系統中實現的流程如圖2所示。

中心所有成員有權通過IT服務平臺提交經費申請單，申請單中必須將各項內容填寫齊全，尤其是內容必須描述詳細。

經費申請單根據流程規定自下而上進行逐級審批，審批通過后最后提交中心財務人員處。

在申請單流轉過程中，申請人本人和中心其他人員都可以查看到審批情況，但所有提交的信息都不能再進行修改。

只有當所有審批通過后，申請人才能進行經費的使用，最后拿著報銷憑證交由財務人員至學校財務處報銷。

通過此管理流程，中心有效、準確、實時地進行了成本記錄；中心辦公室和系統管理室按月及年度統計中心的項目執行、財務支出等情況，編制財務報告，進行統計分析，進行成本核算。

（3）IT服務核算與體系中其他流程間的關聯

核算與供方管理有較直接的關聯，對某一項目核算的結果應直接關系到供方管理中合同的驗收；

核算與服務級別管理應該是有著間接的聯系，對某一服務的成本核算結果可能影響到服務等級的規定等；

至于其他流程，希望在以后的使用中進一步探索與思考。

4．IT服務預算、核算監督

中心辦公室和系統管理室負責對IT服務預算執行情況進行全方位、全過程監控，不符合預算的收支不得辦理財務手續，并接受學校審計處等相關單位的審計監督。

三、實行IT服務財務管理的對中心工作帶來的益處

IT服務財務管理對理清、規范中心的財務起到了很大的作用，帶來的變化也是明顯的。

IT服務管理體系實施前，中心大部分員工服務成本意識比較薄弱，實行IT服務財務管理后，提高了員工的成本意識；

依據IT服務管理體系中各流程提出的IT服務預算，規范了資金使用的要求，提高了資金使用效益，起到很好的計劃作用；

平衡成本、用戶需求和服務質量之間的關系，更好地實現服務等級協議中承諾的服務；

財務管理可以提供詳細的與IT服務改進或變更有關的財務信息和分析，為管理層提供輔助的IT財務決策，從財務角度評價IT服務和價值；

核算管理可以為計算中心提供每一項服務的成本、指出在提供服務過程中資金的去向、提供IT成本效益分析、描述出成本的變化趨勢；

通過對財務報告的統計與分析，可以了解全中心的項目和內部財務支出的總體數額和結構；結合項目完成后的驗收、總結，記錄、評估各項目的成本和完成目標的效果；以便能提供更多、更好、更優質的服務。

參考文獻：

[1]http://itgov.org.cn/Item/1928.aspx[OL].

[2]ISO20000-2實施指南（中文版）[S].

（編輯：楊馥紅）