有效時間管理規則36條

王一恒

以下的36條規則是用來有效利用時間的。前20條對任何人都適用，后16條是針對經理人等管理角色的。一般人時間管理規則：

規則1：有選擇性地閱讀。這條規則適應于那些陷于閱讀材料(如信件、雜志、報紙、書籍和小冊子等)的人們。除非是為了消遣，要像讀報紙一樣略過不重要的部分。即使是非常重要的材料，其重點也大部分在文章和段落的開頭。

規則2：將每天需要完成的事情列一個單子。不但要關注你今天要做的事情，而且要關注你每天要完成的事情。

規則3：每件物品都有其固定的位置。隨意擺放物品會使你在找東西上花費很多的時間，這會打斷你當前的工作。

規則4：將你的任務按照重要性排序。每天你首先要將注意力集中于重要的任務，然后再處理緊急的事情。在第二次世界大戰期間，艾森豪威爾將軍就嚴格遵守規則4，他每天將自己的注意力集中于只有他才能夠處理的重要事情，而其他的事情讓下屬去做。

規則5：在一段時間做一件重要的事情，在一段時間內同時做幾件不重要的小事情。當所做的事情不需要過多思考的時候，你可以同時完成幾件這樣的事情。

規則6：將在5到10分鐘可以完成的事情列出來。這可以幫助你充分利用邊角時間。不過一定要注意，不要將注意力集中于這些小事情而忽視了重要的事情。

規則7：將一個大的任務化整為零。這可以幫助你避免產生被巨大的、重要的任務壓垮的感覺。如果一個任務太大，會讓人有工作超載的感覺，因此可能會推遲完成。

規則8：20％原則。做好20％最重要的事情。

規則9：將最好的時間段留給最重要的事情。不要將不重要的任務安排在你最好的時間段。在你精力下降的時候去處理那些日常的事務。

規則10：為自己留出一些別人不能夠打擾你的時間，利用這些時間完成一些重要但是并不緊急的事情，或者在這一段時間思考一些重要的事情。這些時間也許是別人還沒有來到辦公室的時間，或者是別人已經上床休息的時間。

規則11：不要拖延。

規則12：弄清自己是怎樣利用時間的。這是一條非常重要的規則。除非你知道自己是如何利用時間的，否則你不可能提高你管理時間的技能，也不可能緩解時間不足帶來的壓力。你應該用時間日志的方法記下每天所從事的活動。但是記錄的頻率不要太頻繁，以免給自己造成不必要的負擔。一般情況下，每個半個小時或者一個小時記錄一次就可以了。

規則13設定最后期限。這會幫助你提高利用時間的效率。如果你不為自己定一個期限的話，可能完成一件任務會需要更多的時間。

規則14：等待的時候做一些有意義的事情。據估計，每個人有20％的時間用來等待。可以利用這段時間來完成閱讀、計劃、準備、復習等任務。

規則15：在一天特定的時間里處理一些需要迅速完成的事情。按照前面的論述，一個人很容易用簡單的工作擠掉重要而困難的工作。因此，除非到了自己規定的時間，否則不讀郵件和報紙。

規則16：每天至少完成一件事。一天下來，如果一件事情也沒有完成(哪怕是一個10分鐘的小任務)會讓人產生時間壓力。

規則17：給自己留一些私人的時間。每個人都需要一段安靜的時間。在這段時間你可以規劃一下自己，或者確定任務的優先權，或者是放松自己。

規則18：不要持續不斷地擔心任何事情。可以允許自己在某個特定的時間為一些事情擔心，不要在其它時間考慮那些令人心煩的事情。這可以使你的心情放松，從而專心于手頭的事情。這個規則具體實施起來有些困難，但是控制你的憂慮時間可以使你更加有效地利用時間。

規則19：將自己長期的目標寫下來。這條規則可以使你保持任務和行為的一致性。你可能辦事井井有條，并且效率極高，但是如果方向不明確的話，你將不能取得任何成績。寫下你的長期目標可以不斷提醒你。

規則20：學習他人的一些關于時間管理方面的有效方法。

經理人時間效率管理規則

規則1：將例會安排在每天工作結束前。精力和創造力水平在每一天開始的時候是最高的，因此不能浪費在一些瑣碎的小事情上。

規則2：采用站立的方式開一些短會。這個規則可以保證會不變長。舒適可以使會議變長。

規則3：設定一個時間限度。這可以對會議什么時候結束有一個預期。在通知開會的時候就確定會議的長度。

規則4：偶爾取消一些會議。除非必須，否則不要開會。如果議程沒有安排滿，或者不能達到目的，可以將會議取消。

規則5：寫下議程，并且按照議程進行。這些規則可以幫助人們準備會議、確定主題并保持工作定位。

規則6：按時開會。這可以保證人們按時到會。有些經理人有意將時間定得很滿意，如10：13，這樣可以保持對時間的清醒記憶。按時開會是對按是到會的人的獎勵。

規則7：準備會議記錄。這可以保持會議的目標而不至于偏離主題。

規則8：堅持讓下屬提出解決問題的辦法。這個規則的目的是消除向上授權的傾向。你授權下屬完成的事情有時會反饋給你。下屬往往通過向你詢問問題達到這一目的。最好的辦法是讓你的下屬提出更好的解決辦法。

規則9：在門口會見來訪者。通過控制你的辦公室的空間可以控制你的時間。站著談話可以使會見的時間變短。

規則10；到下屬的辦公室開一個短暫的會議。如果條件允許的話，這一辦法很有用。這樣做的好處是，你可以在認為滿意的情況下自由離開會場。如果到下屬的辦公室需要很多的時間，這一規則就不可取了。

規則11：不要把每天安排得太滿。在每一個工作日，你應該有一些空余的時間。別人的會議和需求可能會破壞你的時間安排，除非你盡力遵守自己的時間表。

規則12：授權別人幫你接聽電話和檢查E－mail。

規則13：找一個不受打擾的工作地點。當一個任務的期限快到的時候，這可以幫助你專注于自己的工作。安定心神有時會浪費很多的時間。

規則14：對一些文書工作一次性處理清楚。這可以使你避免不斷重復同樣的工作，如打開文件，思索如何處理等。

規則15：保持工作場所清潔有序。這可以減少你尋找文件的時間。

規則16：學會授權。確定授權給其他人的工作量，并且相信他們能夠成功。高效授權是管理時間的有效策略。