淺談新時期文化藝術檔案的特點與管理

任何一門專業檔案都是其專業活動的真實記錄，文化藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。藝術檔案工作是文化工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。群眾藝術館作為公益性文化事業單位，它的基本職能是組織與輔導群眾文化藝術活動等。如何管理藝術檔案并發揮它的作用，是管理人員必須面對的問題。

一、新時期藝術檔案的特點

近幾年來，隨著我國社會經濟的高速發展，人民物質生活水平逐年提高，相應的精神文化生活需求也更加迫切，由過去單純的知識型、欣賞型演變為娛樂、欣賞、享受融為一體的需求方式，新時期的文化活動正是順應了人們的這種需求。這些文化活動產生的藝術檔案就具有新時期文化的特征。

從藝術檔案材料的形式和內容上看，主要是具有多樣性、豐富性、完整性、獨特性的特點。

1、藝術檔案的多樣性

藝術上通過塑造形象具體反映社會生活，而各種藝術塑造形象手段的不同就構成了藝術檔案載體的多樣性。藝術檔案一般分為四種：一是形象型：包括舞臺美術、燈光音響、服裝、造型藝術、攝影、錄像；二是文字型：包括文學創作、社會文化、藝術研究、藝術教育、文化交流、個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料。它除公文、計劃、講話稿、記錄、劇本、手稿等文字材料外，還有群眾性的器樂、聲樂、舞蹈、戲劇、曲藝等活動及成型的設計圖譜，聲樂與器樂的曲譜，舞蹈、戲劇等的場記圖譜；三是音響型：包括錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等等；四是實物型：包括書畫美術作品、各種獲獎證書、獎牌獎杯等等。由于形式形態不同、規格品種多樣、載體多樣、來源多方，形成了收集、整理、歸檔和保管的多樣性。

2、藝術檔案的豐富性

藝術活動內容的豐富，使反映和記錄藝術創作活動成果的藝術檔案也具有豐富性的特點。藝術檔案包括各種活動材料、文學創作材料、藝術表演材料、美術攝影材料、社會文化材料、藝術研究、藝術教育材料等等。隨著社會的不斷進步，人民群眾精神、物質生活的各類、各層面活動中形成的具有保存、利用價值的藝術資料，為藝術檔案提供豐富的原始資料。

3、藝術檔案的完整性

完整性是藝術檔案的又一重要特點，藝術檔案的完整性集中表現不僅僅是藝術產品的問世，更主要的是活動本身。一項專題活動的問世不是其活動的結束而是活動的開始，包含著整個活動的完整性。因為藝術成果的價值不是直接體現出來的，其價值屬性主要表現在整個活動的過程，以其鮮明的藝術形象在有限的時間和空間展現生活的真實，使寓育于樂于藝術形象之中，讓群眾去體驗。因此，藝術檔案的完整性是它重要的特點。

4、藝術檔案的獨特性

藝術檔案還具有獨特性的特點。由于文化藝術工作者、非遺傳承人的生活閱歷、思想性格、審美趣味、藝術才能、文化修養各異，因此他們的作品也會各不相同，形成自己獨特的藝術風格。研究藝術風格和流派的性質、特點以及形成、發展，對于總結藝術創作、藝術表演和民間藝術技藝的歷史經驗、藝術的獨特性、繁榮藝術事業有著重大意義。

一個單位的藝術檔案在記錄一個文化藝術單位文化藝術活動的同時，也記錄了每個藝術工作者的創作成果，同時還必須為藝術工作者、非遺傳承人建立個人藝術檔案，記錄他們的藝術經歷、經驗和成果，這樣才能使單位藝術檔案更完整、齊全。

二、新時期藝術檔案的收集、管理

由于藝術檔案的性質和內容形式的特殊，形成了其工作的特殊性。藝術檔案工作主要包括收集、整理、歸檔保管、利用四個方面。

1、藝術檔案的收集

藝術檔案的范圍是由藝術活動的多樣性決定的，它的范圍非常廣泛。包括各種活動材料、文學創作材料、藝術表演材料、美術攝影材料、社會文化、藝術研究、藝術教育材料等等，隨著社會的不斷進步，人民群眾在精神、物質生活的各類、各層面活動中形成了具有保存、利用價值的藝術資料。藝術檔案要保證其真實性就必須重視藝術檔案收集的現場跟蹤，要與藝術活動實施過程同步進行。文化活動一般不可復制，許多活動離開了現場就無真實可言，需要人們在活動過程中自覺地把流動的要素同步轉化為多樣化的藝術檔案形式。追蹤藝術活動的軌跡，及時收集全部有價值的藝術檔案，是保證藝術檔案完整性和真實性的基礎。

2、藝術檔案的整理

將分散的藝術檔案進行基本分類、組合、排列，使之系統起來。整理工作的目的是為了更好地利用。而藝術檔案的利用要求決定了整理方式的歸納和選擇。構成藝術檔案全宗的結構主線有三條，一是以業務組織為基本單位，二是以活動為基本單位，三是以個人為基本單位。三條主線互相不能替代，而且工作實踐也證明，為便于檔案的利用，應將三條主線復合起來，有機地整合在一起。藝術檔案的分類，應三條主線復合并立，輔之以分類檢索系統予以相互補充。而且在整理藝術檔案時，應遵循藝術材料的形成規律，保持藝術材料之間的有機聯系，便于保管和利用。

3、藝術檔案的歸檔保管

藝術檔案形態的特殊性，要求有特殊的保管條件和設備，建立完備的數據信息庫，有利于資源共享。藝術檔案數據庫是藝術檔案計算機管理系統開發中至關重要的一個組成部分，它為藝術檔案計算機管理系統存儲藝術檔案數據，并能滿足藝術檔案工作者對藝術檔案信息的檢索、分類和統計等要求，我們應使用優秀的數據庫管理軟件、存儲技術和檢索方法，做好藝術檔案數據庫的建設，使之擔負保存藝術檔案原始資料的職責，為數字化藝術檔案的建立打好基礎。

4、藝術檔案利用

概括地講，文化藝術檔案的作用有兩個方面。一是憑證作用；二是參考作用。對文化單位來說主要體現在以下幾個方面：

藝術檔案能全面、客觀、真實地反映單位或個人工作的歷史原貌，也是一個單位或個人的工作實績見證。

藝術檔案是單位或個人維護自身權益的重要工具。一旦發生糾紛，主要指作品或藝術成就糾紛，藝術檔案便成了維護自身權益的有力佐證。

藝術檔案是積累和傳播知識的重要載體。文化藝術檔案不但能積累單位文化藝術創作活動的經驗，更是傳播藝術知識的重要載體。如果能每年把文學創作、藝術研究、藝術教育、文化交流、藝術表演、美術、攝影、社會文化、個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料進行分類歸檔，那么下次搞活動就有了借鑒材料，對于創新活動載體意義重大。

藝術檔案在非物質文化遺產申報工作中有著不可忽視的重要作用。從非物質文化遺產保護工作的角度來看，申報名錄已經成為一個重要的保護手段。

綜上所述，要做好文化藝術檔案工作，收集是關鍵，管理是重點，只有做好了收集和管理工作，文化藝術檔案才能發揮它在文化事業和社會主義現代化建設中的重要作用，促進社會主義文化事業的繁榮和發展。

（作者簡介：廖紅輝（1958.7-）女，江西人，助理館員。1991年調入廣東省東莞市群眾藝術館擔任圖書檔案管理工作。）