大型政務會議的會務管理平臺應用淺析

文｜上海金橋信息股份有限公司 王 琨

大型政務會議是一種形式較具體、功能較全面、應用較特定的會務模式，通常指省、市、區級的人大、政協會議，是各級政府政務會議中的一項特殊應用，在日常會議中占有較高的比例。

“兩會”會議，包括開閉幕大會、主席團會議等有著特殊與會對象且具有相對固定的會務流程的應用。此類政務會議對會議準備、會議進程管理、會議控制等均有著嚴格的要求，因而對后臺的會務管理平臺也有著更高的要求。

目前在行業內，也有著一些以服務“兩會”會議為主的會務管理平臺，但它們通常都是由設備廠商根據其所提供的設備應用而開發的，如會務發言管理平臺、表決管理平臺、簽到管理平臺等，并不能覆蓋此類政務會議的完整流程和全部應用。

隨著政務會議系統的日益完善，用戶對此類會議的后臺會務管理平臺也提出了人機界面要更智能、更全面的需求。在這種情況下，傳統的會務管理平臺已不能很好地滿足系統使用要求。

基于以上需求，應用一套具有模塊化、定制化的應用特點，且針對政府各種形式比較具體的會議而設計的智能化會務管理軟件是較理想的解決方案。

大型政務會議的會務管理平臺系統運行于Microsoft Windows平臺，將會議準備、管理和控制功能集成到多功能的圖形計算機環境下，其軟件設計基于時尚的人機工程學，并且立足于軟件和操作系統方面的最新發展趨勢。

大型政務會議的會務管理平臺的硬件架構，如圖1所示。

會務管理系統平臺是各個功能軟件模塊運行的基礎平臺，用戶可以根據特定的系統要求將任意模塊結合裝入，會議的全面管理可集中到一點控制，使得操作方便和高效，數據分配更容易。

大型政務會議的會務管理系統平臺的會務管理流程，如圖2所示。

會務管理平臺包含8個主要功能模塊。

（1）與會人員管理模塊

會務管理平臺內置了一個數據庫，用于存儲和讀取所有出席會議人員的信息。與會人員必須在代表庫中進行登記注冊，才可以使用會務管理平臺報到，進入會場。

這個數據庫可以提供會務管理所需的基本資料，用于后續的議程安排、權限設定和表決管理。

（2）屏幕顯示定制模塊

屏幕顯示定制模塊針對各會議廳功能，以及不同會議對大屏顯示內容、顯示風格的要求各異的問題，把屏幕顯示的定制權限交給用戶，使用戶可以自由定制屏幕的顯示風格和所要顯示的內容。

該模塊兼容所有會議廳中常用的顯示終端，如投影機、大屏幕和等離子屏幕等；具有多屏顯示功能，配合信號處理系統可以實現不同的屏幕顯示不同的內容，各種屏幕顯示內容、顯示順序的調整方便快捷。

（3）議程管理模塊

在會議開始之前，管理人員需要對會議的議程進行編輯準備，使用會序控制模塊能推進會議的進程。會務管理平臺可以錄入每個會議所要討論的議題議案、會序、發言稿以及議題議案的發言表決模式。工作人員可以在局域網內的任何一個終端向會務管理系統提交會議議程。

圖1

圖2

（4）會議報到管理模塊

在會議開始之前，管理人員可通過報到機，結合與會人員管理模塊統計出本次會議的實到人數、應到人數、缺席人數等。

（5）會序控制模塊

在會議開始之后，大會主持人和后臺工作人員通過會序控制模塊來完成事先準備好的會議會序。系統自動將本次會議議程顯示出來，大會主席可點擊相關議程標題啟動相應設備，實現會議功能。會議過程中，機房管理人員可以在機房中通過網絡同步控制會議流程。

（6）會議表決管理模塊

會議過程中，與會人員按照會序中設定好的表決議程對大會議題議案進行表決，會議表決管理模塊能自動統計出表決結果，并將表決的動態內容實時顯示出來。表決管理模塊具備限時表決功能，大會議題議案的表決時間可以自由設置。

（7）演講提示模塊

會議過程中，大會發言人可通過演講席上的觸摸顯示屏來控制發言講稿，實現發言文稿的翻頁和自動滾動顯示等操作，從而幫助自己實現脫稿演講。

（8）會議設備控制管理模塊

會議設備控制管理模塊按照功能劃分用戶接口區域，實現圖形化顯示布局等，功能完備，界面簡潔，可使用戶對操作的對象和步驟一目了然。通過該模塊，后臺管理操作人員可以在會議的全程對會場上的所有設備進行全程控制。

會務管理系統平臺具備模塊化、定制化的特點，是針對大型政務會議而設計的智能化會務管理軟件，適用于人大、政協會議及其他各種大型政務會議，為之提供了一種較理想的解決方案。