ERP中庫存管理模塊的開發與應用

于蕭榕，郭昌言，陳 剛

(江蘇科技大學 計算機科學與工程學院，江蘇 鎮江 212003)

計算機公司是一個集生產制造、銷售、系統集成、服務為一體的大型公司，但是目前一些計算機公司中的庫存管理方法還是采用傳統的手工管理模式來進行入庫、出庫、庫存管理等操作。在入庫操作中，存在入庫材料信息不全，致使在統計中對入庫商品存在容易出錯的可能；在庫存管理中，每個月底進行統計庫存時要浪費大量的人力，不但容易出錯，而且工作效率低下；在出庫操作中，每個商品的庫存數量不能實時反映出來，致使銷售人員不能及時了解當前公司的庫存，造成商品的積壓，同時因出庫商品的信息不全，往往對已售商品不能進行分析和決策，對公司的發展不能提供良好的參考。因庫存管理應變能力上的不足及公司主管對庫存信息的不能及時了解，致使進貨主管不能及時對庫存不足商品進行補充，導致銷售上的延誤，造成公司的損失。在很多行業中，許多企業都建立了一些適合本企業和本部門的ERP系統，所以庫存管理也是公司ERP的一個重要組成部分，也是公司信息化的標志之一[1]。

1 本文的技術方案

1.1 總體功能框架

ERP(Enterprise Resource Planning)中的庫存管理模塊用于實現完成商品的入庫、庫存商品管理、商品的出庫等三大模塊的功能。用戶要求入庫操作包括商品的正常入庫、贈送入庫、退回庫三種類型的操作。庫存商品管理包括庫存商品的各種查詢、庫存統計、庫存控制預警等操作。商品的出庫包括裝機單操作、銷售單操作、借條操作。數據庫使用Sql Server2005進行管理，在網絡內的所有計算機都可以登錄到該系統中，如圖1所示。

圖1 庫存管理模塊框架圖

1.2 目標及收益

本庫存管理模塊是在現有的管理模式的基礎之上，經過對計算機公司現有庫存管理的詳細調研和系統分析后，結合計算機信息處理的優點，設計出一套適合計算機公司內部運行的庫存管理系統，旨在提高公司的總體經濟效益，完善入庫、出庫操作中的信息登記，理順庫存管理流程，提高工作效率(包括提高入庫、管理、出庫的效率)，進一步科學分配人力和勞力；減少入庫、管理、出庫中庫存商品匯總統計、查詢等操作中的錯誤率；降低庫存量，盤活公司的流動資金；全程監控商品的進貨、庫存、出庫、銷售、售后的情況，利于公司的決策分析；進行庫存管理中的控制操作，即進行進貨最低數量的預警控制，借條超期的預警控制等。

2 系統具體分析與實現

2.1 入庫管理

商品入庫時總體考慮為進貨商品自動進行入庫，即商品在進貨時的基本信息自動轉入庫存信息庫中，但倉庫管理員要進行審核驗貨的過程，同時也能進行手工輸入具體詳細的入庫信息操作。

(1)正常入庫：入庫商品包括公費入庫商品、自費入庫商品，進行商品正常入庫時應有區分標志，區分標志為該商品進貨時以上家是否提供發票為準。填寫入庫單時應分為公費、自費兩種單據，分別進行編號和填寫。公費入庫單填寫內容為：單據編號、商品來源、發票號、商品編號、商品條形碼編號、商品名稱及規格、單位、數量、單價、總值、用途、制單人、驗收人、倉庫人、財務主管等信息。自費入庫單填寫內容為：單據編號、商品來源、商品編號、商品條形碼編號、商品名稱及規格、單位、數量、單價、總值、用途、制單人、驗收人、倉庫人、財務主管等信息。

(2)退回庫：退回庫商品包括裝機整機退回、借條商品、用戶整機退貨商品、用戶散件退貨商品。

①裝機整機回庫：應在每件商品上注明此裝機單編號，整機的價格等信息在生產制造子系統中反映。

②借條退回：應進行查詢此物品是在哪張借條上，并注銷該借條上的物品，使物品入庫，退回時填寫退回數量，將此數量的商品進行入庫。

③用戶整機退貨商品：應輸入用戶的整機編號、退貨金額、退貨時間、驗收人、倉庫人、財務主管等信息。同時，庫存中將該整機的所有信息還原，并注明退貨時間。

④用戶散件退貨商品：應輸入用戶的銷售單編號、商品條形碼編號、商品名稱及規格、退貨金額、退貨時間、驗收人、倉庫人、財務主管等信息。

入庫管理流程圖如圖2所示。

2.2 庫存管理

(1)庫存盤點：定于每月26日進行庫存盤點，這樣可以避開二月的閏月問題，同時對盤點的時間上有一天的緩沖的時間，利于庫存工作的開展。

圖2 入庫管理流程圖

(2)庫存查詢：分為查詢一種商品的庫存，查詢商品的進價、批發價、銷售價、上家進貨單位等(權限限制)通用的查詢，按裝機單查詢和借條查詢等。

(3)庫存控制預警：入庫數量低限預警，各種商品的庫存數量低限的數量的輸入功能，對到達低限數量庫存商品的預警的控制，給予提示信息(對有此權限的人員的控制)，庫管人員在每天打開機器時，機器會自動檢索數據庫，發現有庫存數量低于最低數量的商品則通過彈出信息窗口，信息可以打印。借條超期的預警有借條超期的時間的輸入功能，對到達超期借條的預警的控制，給予提示信息(分兩種情況：一種是對倉庫管理員提示，一種是對此借條人員的提示，當此借條人一打開該系統時彈出消息)。

2.3 出庫管理

銷售出庫與裝機出庫由其他專門的銷售裝機模塊實現，本文主要實現借條出庫，借條的出庫類型有：零售借出、維修配件借出、工程施工借出和其他借出等。借條歸還形式主要有：重新入庫并注銷借條上的商品，分兩種情況：一是整個借條全部歸還，將此借條整體注銷，商品入庫；二是只歸還借條上的部分商品，此時，將借條上歸還的商品進行注銷，剩余商品保留在借條上，轉入為維修借條，即正常借條類型為維修借條。圖3所示是借條管理流程圖。

圖3 借條管理流程圖

其他出庫類型還有退貨上家出庫，退貨出庫為將商品退還給進貨上家，退貨時應注明退貨時間、原因、退貨上家信息、退貨形式、退貨金額等。破損出庫：商品破損后將此商品進行報廢出庫操作。過有效期報廢出庫：商品超過有效期后進行報廢出庫操作。圖4所示是破損出庫、過有效期報廢出庫等報廢處理過程。

圖4 破損出庫流程圖

3 ERP系統中庫存管理模塊界面

公司庫存管理人員進行庫存警告界面如圖5所示，可以監控商品的入庫、庫存商品管理、商品的出庫的整個過程。

本文通過在庫存管理過程中進行嚴格的控制與全過程的監控，對公司人員的規范操作起到指導和監督控制作用，提高了入庫、管理、出庫的效率，進一步科學分配人力和勞力，有利于公司的決策分析，降低了公司管理工作的強度，提高了工作效率和管理上水平。

圖5 庫存監控報警界面

[1]閃四清.ERP系統原理和實施(第一版)[M].北京：清華大學出版社，2006.