建筑設計企業項目管理系統

劉峰谷芬

(中科院建筑設計研究院，北京 100190)

1 引言

近年來，國內建筑設計企業在科技創新和可持續發展的方針指導下，大力推進信息化建設，以信息化帶動勘察設計現代化，取得了矚目的成績。為適應市場經濟的步伐和現代企業需要，更好地與國內外同行同臺競技，中科院建筑設計研究院利用先進的信息化管理手段，在重視技術力量的同時，強化各個設計環節的信息化管理，開發了一套高效運轉的項目管理系統，形成了以項目管理為主線的電子化信息平臺。

該系統利用信息化手段進行內部項目控制，實施流程化管理，使經營管理層能夠及時準確地掌控設計項目的各項管理數據，為動態實時的項目生產管控、成本控制、合同履約等方面的工作發揮了積極的作用。尤為突出的是該信息化辦公系統中所包含的成本預警(報警)模塊、成本把控模塊、工程成本支出公開透明查詢模塊等，為提高項目成本的精細化管理立下汗馬功勞。

目前建筑設計企業項目管理系統通過兩年上線運行，各方面反饋良好。本文將從信息管理系統的系統構成、系統主要功能、應用實例和管理效能等四方面進行詳細的闡述，重點介紹項目管理系統功能。

1 信息管理系統的主要構成

建筑設計企業管理網絡系統是支撐建筑設計企業各項工作和管理輸出的平臺，其主要操作界面充分考慮了展現企業風貌的需要。該系統設計主要包括:

1.1 項目管理模塊

建筑設計企業作為項目建設的一個參與方，其項目管理主要服務于項目的整體利益和設計方本身的利益，是整個建筑設計企業項目管理系統的核心。其項目管理的目標包括設計的成本目標、設計的進度目標和設計的質量目標，以及項目的投資目標。項目的投資目標能否實現與設計工作密切相關。

1.2 質量管理模塊

技術部運用此模塊的程序和表單，與ISO9001質量體系相對接。實現貫標文件常態化管理，確保設計過程中的技術質量管控(圖1)。

1.3 綜合辦公模塊

建筑設計企業辦公室發布公告和信息的平臺，企業新聞的窗口。

1.4 檔案管理模塊

相關部門對各類技術、行政、財務檔案進行歸類管理的信息平臺，使所有資料有據可查，確保檔案的完整性(圖2)。

圖2 項目歸檔信息(檔案管理模塊)

圖1 質量管理模塊工作臺

隨著體制轉軌，市場化壓力逐漸增大，設計企業深切體會到了信息資源、知識產權的重要性，對信息化可以促進企業發展也達成共識。設計企業競爭環境的變化促使其向信息化尋求出路，信息技術的成熟及成本下降也使其提高信息化水平的積極性進一步提高。目前，企業的信息資源包括按國家要求管理的各類檔案，以及在生產、經營、管理過程中產生的各種有價值的信息、文件、數據、知識產權等。

綜合檔案模塊，運用高速發展的計算機及網絡技術，將各種實物和數字化資料的檢索信息儲存于大型數據庫中，利用計算機及網絡系統實現各種信息資料的快速查詢和科學管理，具有查詢便捷、直接瀏覽電子原件、信息存儲多樣化、管理功能齊備、數據安全可靠等特點，它充分發揮大型數據庫的性能，使信息資料管理的水平大大提高，使所有項目信息資源得以有效保存和利用。

1.5 人力資源管理模塊

設計企業人力資源的信息庫，通過動態分析，及時有效地提供人力資源配備和保障。

2 項目信息管理系統的主要功能

項目管理系統對于建筑設計企業來說就是在運用知識、技術、工具來滿足項目業主方的需求和期望的基礎上，進一步提升和超越，在工期、成本、資源調配和質量之間尋求最佳平衡點，使自身獲得最大效益，實現雙贏。

建筑設計企業項目信息管理模塊主要功能包括項目立項管理、進度管理、過程管理、成本管理、人力資源管理、項目溝通管理及項目成果管理等。

2.1 工作臺

工作臺是管理者的業務處理平臺，管理者可在自己的工作職責范圍內對系統中的各項業務功能進行操作，可參與相關工作流程的處理，查詢各類統計分析圖表等，是實現項目信息化管理的主要操作平臺。項目信息化管理的重點是客戶、合同、檔案、成本、人力資源等方面。通過強大的即時信息系統為管理人員與一線人員提供一個即時通訊、資源共享、標準規范的協同工作平臺，從而實現項目整體管理的集成效能(圖3)。

圖3 工作臺(項目管理模塊)

2.2 項目信息一覽表

《項目信息一覽表》作為項目信息的開篇，能夠簡單扼要地提供各項管理數據，為領導層決策奠定基礎(圖4)。其包括年度、月度合同信息、財務信息和分配信息，反映當前設計企業的主要經營生產數據，按周更新，作為整體第一手資料，詳實準確。

圖4 項目信息一覽表(項目管理模塊)

2.3 客戶信息列表

為設計市場分析、客戶資料積累、市場資源開拓打好基礎，作好儲備。

2.4 項目信息列表

用于管理所有正式立項或啟動的項目。

系統按照設計企業的管理需要，欄目共設計為十四欄:設計編號、工程名稱、工程主持人、建筑面積、合同金額、到款比例、欠款、可用成本、實際成本、項目當前階段、已分配比例、項目類型、歸檔情況、分包情況，并可實現分欄自動排序顯示。項目信息可實現模糊查詢、歸類、比選、預警等功能，并可以由系統根據需要自動生成統計報表，滿足不同職能部門實施管理的需要。作為第一手資料，其隨時更新的看板模式在設計企業統籌項目管理中發揮了積極作用。

2.5 單項目信息臺帳

以單一項目為例，項目信息臺帳上整合了項目信息、客戶信息及項目組織結構等關鍵要素;合同信息臺帳整合了合同要素、收款計劃、到款登記等關鍵點。項目當期階段與收款計劃、到款情況緊密掛鉤，加大合同履行力度，為設計費的及時催收提供了依據。

項目成本控制及成本明細查詢是本系統在項目信息化管理中的突破點。項目成本明細表由財務部進行數據維護，以月為單位上傳項目支出金額，以周為單位上傳項目收入金額。實時顯示的可用成本和實際成本以及項目成本明細表，公開了項目成本，有效地提高了全員的成本意識。它為管理部門建立成本預警和報警機制，為超額成本不予發生提供了數據支持。成本的有效控制與事前控制，無疑會提高企業的利潤水平，從而實現管理目標。

2.6 項目計劃管理

設計項目管理工作千頭萬緒，工作過程千變萬化，沒有一個完整科學的工作計劃，管理手段是無法滿足業主的需求和期望的。工作分解結構(Work Breakdown Structure，WBS)對項目計劃來說非常重要，因為它是工作分配、成本估算、進度制定、預算分配、風險評估和績效評估的依據[1]。系統中計劃管理模塊具備項目WBS任務分解，詳細計劃逐級制定，計劃任務審批下達等功能。

項目總體進度計劃、專業進度計劃、專業間互提資料計劃、項目的當前進度情況，均可通過“項目進度計劃分解”的計劃樹分級顯示、控制和反映，同時可以匯總出不同階段的詳細作業任務表，包括內、外業計劃。

2.7 決策支持

“決策”就是決策者根據所掌握的信息為決策對象選擇行為的思維過程，為決策者提供支持的信息成為決策支持信息。系統通過對企業各類信息進行匯總、統計、分析及對比，輔助管理者了解生產經營情況，為組織決策提供參考依據。主要表現形式為各類信息的統計報表、圖表等。

(1)經營統計報表

經營統計報表用于幫助經營管理者了解設計企業參與市場競爭的情況，包括:客戶資源管理分析、跟蹤項目管理分析、投標管理分析等。合同信息統計表是用于幫助經營管理者及時了解項目合同執行的總體情況，包括通過合同計劃收款趨勢圖安排經營生產工作，通過合同到款情況及時掌握資金流向信息，并決策于企業日常運營管理。

各類圖形化對比分析圖是用于幫助經營管理者通過基準年度與對比年度或季度簽約金額、回款金額的比對，為進行市場經營分析提供參考數據，如:歷年合同簽約額同期對比圖、歷年合同收款額同期對比圖等。

(2)項目統計報表

對系統中的項目過程管理的各類信息進行匯總統計分析，以使經營管理者及時了解分析項目各方面的執行情況。其中包括:合同臺帳統計表、項目信息統計表、項目費用匯總統計表、各項目組人員情況匯總表等(圖5)。

3 中科院建筑設計研究院信息管理系統應用

目前系統項目信息狀況:客戶記錄為268條，項目信息為2 360條，數據追溯期為14年(1997－2011)。該系統是設計企業實現信息化管理的支柱，在實施運行整個8年時間跨度內，生產管理部門進行大量數據錄入和更新工作，建立了一個及時、準確、可靠的項目管理數據庫;為實現項目實時動態監管，完成項目全過程綜合協調管理和優化，奠定了數據基礎;同時提高了現有項目管理的效率。目前的管理系統通過經營部、生產部、技術部、財務部、人力資源部、辦公室、各設計所等各部門的協同維護，充分體現了綜合管理集成效能。

圖5 項目統計報表

項目管理作為整個系統中最重要的一環，目標就是為了實現建筑設計企業項目的信息化、動態化、精細化管理。其中項目信息列表能夠以看板模式，在一個界面上顯示項目關鍵信息點，由此擺脫了簡單羅列、無法共享、無從分類比較的情況，實現了從最初紙質臺帳到電子化平臺的飛躍發展，強化了項目信息的動態可視化管理。

4 系統的管理效能

中科院建筑設計研究院信息管理系統是一套較為有效的流程管理、項目管理、信息管理的系統框架。正如前三部分所述，系統的運用極大地改變了過去匯報式的管理模式，不再是一個“點”——個體、案例的管理，而是系統常態的全面管理，從而提升了建筑設計企業的綜合管理的水平。在管理體系上為跨越式發展奠定了技術基礎，在信息資源上積累了豐富的電子化數據庫。

管理的效能體現在管理成本的降低、管理成效的提高，“無為而治”是所謂管理的最高境界。信息管理系統的逐步推廣、使用、得到認可，帶給我們的就是“無為而治”的效果，管理的協調集合作用，在此表現地非常充分。它不僅給建筑設計企業帶來了現代企業信息化管理的模式，而且為企業開源節流打下基礎，切實創造了價值，提高了經濟效益。

5 結語

中科院建筑設計研究院信息管理系統通過自身建設，對資源的合理計劃、有效配置，實現從人力資源、項目進度、項目成本到設計費收取、產值分配等各方面的協調管理和綜合控制。既能很好識別客戶需求，以需求為導向;又能適應設計項目復雜多變的特點，以高效、迅速、靈活的方式為企業核心競爭力的培育，提供完善的信息平臺支撐和保障。

建筑設計企業信息化戰略的目標是打造全方位的信息管理平臺，結合建筑設計未來信息化、傳媒化的發展方向，無論身在何處，都能以信息平臺為依托，實現管理目標。建筑設計企業項目管理系統未來將在跨地區協同管理、技術質量控制環節、電子檔案共享環節等方面加大開發力度，與目前項目管理的強項結合起來，完善技術跟蹤、技術判斷、歸檔管理與利用等功能。在管理三要素中進度把握、成本控制實現的基礎上，提高質量的可控性，前境廣闊。

[1](美)凱文·福斯伯格，哈爾·穆茲，霍華德·科特曼著.許江林，劉景梅 譯.《可視化項目管理》(第三版)，電子工業出版社，2011.

[2]邱奎寧，楊曉波.一種開放的項目信息管理系統架構[J].土木建筑工程信息技術，2009，1(2):92-95.