做好企業(yè)人事檔案管理之我見(jiàn)

杜 鵬

（黑龍江省科學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150001）

企業(yè)人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的活動(dòng)中所形成的人事檔案，是本人真實(shí)面貌的客觀反映，是考察和了解員工的重要手段，是做好組織、人事工作不可缺少的依據(jù)，是澄清個(gè)人有關(guān)問(wèn)題的憑證。在企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制、政府轉(zhuǎn)變職能的新形勢(shì)下，招聘、辭職、辭退等一系列新的人事制度的實(shí)施，使工作人員與工作單位間的關(guān)系由原來(lái)的穩(wěn)定狀態(tài)逐步向具有一定自由度的方向發(fā)展。同時(shí)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在追求效率的前提下，強(qiáng)調(diào)人才使用的現(xiàn)實(shí)業(yè)績(jī)與能力，也給傳統(tǒng)的人事檔案管理體制帶來(lái)了沖擊。隨著企業(yè)人事制度的改革，人事檔案的管理也相應(yīng)地出現(xiàn)了一些新問(wèn)題。

一、在傳統(tǒng)人事管理體制下，人的流動(dòng)是受限制的，有的人員在脫離原單位后，其人事檔案仍保存在原用人單位。在現(xiàn)代企業(yè)制度建立的過(guò)程中，為適應(yīng)以公平競(jìng)爭(zhēng)為主要特征的市場(chǎng)體制發(fā)展的需要，各級(jí)人才市場(chǎng)應(yīng)運(yùn)而生，多層次、多形式、多渠道的人才交流日益頻繁。由于人事制度的不完善和管理上的漏洞等原因，使流動(dòng)人員檔案的管理缺少必要的銜接，出現(xiàn)原單位“有檔無(wú)人”，人事檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，新單位“有人無(wú)檔”，影響對(duì)員工的考察了解和培養(yǎng)使用。

二、人事檔案管理部門不一。有些人事檔案由勞動(dòng)行政部門管理；有的由企業(yè)主管部門管理；有的由企業(yè)自身或由人才交流中心管理；有的甚至由本人保管。人事檔案的多頭管理造成人事檔案材料嚴(yán)重殘缺不全或丟失，或不入檔，或不真實(shí)，使人事檔案不能客觀地反映一個(gè)人的全貌。

三、傳統(tǒng)人事檔案重政治、輕業(yè)績(jī)，對(duì)人員實(shí)績(jī)?nèi)狈?jīng)常性記載，反映德、能、勤、績(jī)、廉及各階段的鑒定如考核、任免、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料短缺。重抽象定論，輕形象具體的說(shuō)明，往往只是幾筆定性的評(píng)語(yǔ)，原則籠統(tǒng)，千篇一律，而無(wú)具體事例的記載，形不成立體感。重歷史結(jié)論，輕近期表現(xiàn)，不能全面地反映一個(gè)人的總體概貌。

四、人員不穩(wěn)定、素質(zhì)較低。從企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，從事人事檔案管理工作的人員大都是兼職，這些人員大多數(shù)缺少專業(yè)理論，沒(méi)有掌握檔案管理的基本方法，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，再加上有些單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案工作，頻繁更換管理人員，造成了檔案管理隊(duì)伍的不穩(wěn)定。

五、人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用程度較低，未發(fā)揮真正的效能。人事檔案人員工作缺乏主動(dòng)性，多是被動(dòng)服務(wù)，坐等利用者查閱，而且利用的材料主要是黨團(tuán)材料、落實(shí)政策、工資調(diào)整和職稱變動(dòng)等，真正用于人才選拔、培養(yǎng)、開(kāi)發(fā)及預(yù)測(cè)等方面的較少。

上述問(wèn)題的存在致使現(xiàn)代企業(yè)人事檔案的內(nèi)容貧瘠或不真實(shí)、材料短缺、形成“無(wú)頭檔案”等，很難適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)人事檔案工作的需要，更不能為企業(yè)選拔人才提供準(zhǔn)確依據(jù)。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)人事檔案的管理：

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案的宣傳力度，增強(qiáng)各層次人員的檔案意識(shí)。應(yīng)通過(guò)宣傳，使我們認(rèn)識(shí)到人事檔案與每個(gè)人的密切關(guān)系。不僅人事部門、人事管理工作者要貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，而且還要組織廣大員工了解并自覺(jué)遵守有關(guān)人事檔案政策法規(guī)，并積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，為人事檔案管理解決一些實(shí)際問(wèn)題。

（二）嚴(yán)格制度，規(guī)范管理。建立收集補(bǔ)充制度，確定收集重點(diǎn)，保證人事檔案的完整齊全。遵循有關(guān)人事檔案管理的各項(xiàng)條例、規(guī)定，建立完善本企業(yè)的人事檔案管理制度。建立健全人事檔案的移交轉(zhuǎn)遞制度等，按規(guī)定及時(shí)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免產(chǎn)生“無(wú)頭檔案”。對(duì)人事檔案進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)地保管，防止人事檔案的涂改、撤換、銷毀，制定嚴(yán)格的查閱、借用制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，堵塞管理上的漏洞。

（三）根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確定人事檔案的管理范圍。按照現(xiàn)行的人事檔案管理體制，企業(yè)在管理人的同時(shí)，也保管該人的檔案，做到人、檔統(tǒng)一。原多頭管理的人事檔案應(yīng)有秩序地移交給企業(yè)管理，便于及時(shí)將人事活動(dòng)中形成的材料歸入人事檔案，既能保證檔案的齊全完整，也方便提供利用。對(duì)于流動(dòng)人員的檔案，原則上人員現(xiàn)使用單位只負(fù)責(zé)該人員到崗后所形成的人事檔案的管理，以往的人事檔案交由人才市場(chǎng)管理，如工作需要，可將存于人才市場(chǎng)的人事檔案取回集中管理。

（四）改善保管條件，實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理。如添置必要的溫濕度控制設(shè)備、縮微復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，建立實(shí)用性較強(qiáng)的人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理，并在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢與利用，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高人事檔案管理工作的效率，快速準(zhǔn)確地為企業(yè)人才開(kāi)發(fā)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

（五）保持人事檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，不斷提高其自身素質(zhì)。根據(jù)人事檔案工作的特點(diǎn)和要求，人事檔案管理人員要在工作崗位上保持相對(duì)穩(wěn)定，這樣他們才能熟悉檔案內(nèi)容，摸索和掌握檔案管理規(guī)律，努力鉆研業(yè)務(wù)，做好人事檔案工作，不斷提高管理水平。與此同時(shí)，要多提高檔案管理人員的素質(zhì)，掌握更多的專業(yè)知識(shí)和科學(xué)技術(shù)知識(shí)，具有較高的文化水平，以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。

（六）積極開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源，為企業(yè)選拔人才提供條件。在開(kāi)發(fā)人事檔案信息工作中，應(yīng)從形式上由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，從內(nèi)容上由單一狹窄轉(zhuǎn)為豐富全面；加大檔案信息資源開(kāi)發(fā)的力度，積極開(kāi)展檔案編研工作，主動(dòng)配合機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革、人才開(kāi)發(fā)提供超前性、參考性的人事檔案信息；結(jié)合企業(yè)人員檔案工資記載、出國(guó)政審、職稱評(píng)定、干部任免、人才選拔提供全方位服務(wù)，更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案的利用價(jià)值。