關于退耕還林檔案管理工作的思考

任輝

(貴州省水城縣林業局,貴州水城553001)

1 引言

退耕還林工程是一項參建單位多,涉及面廣,建設周期長,群眾參與度高,政策性強且兌現時間長、操作難度大的社會系統工程,工程實施過程中形成大量的文件材料,如工程規劃、計劃、實施方案,各鄉鎮的作業設計、檢查驗收報告、面積計算表、驗收存根、分戶建卡花名冊、相關的合同書、責任書、以及幾個主耍環節中形成的大量文件材料和縣以上單位抽查、核查材料。因此,建立退耕還林工程檔案是退耕還林工程順利開展的基礎工作。

退耕還林工程檔案是指在退耕還林活動中直接形成的具有保存利用價值的各種形式和載體(包括圖表、卡、冊、聲、像、計算機存儲介質等)的原始記錄。具體內容為小班檔案,外業調查資料,設計資料包括設計說明書、設計表、工程設計圖、小班位置示意圖;涉及退耕還林工作的國家、省、市、縣及林業局、各鄉(鎮)場等有關文件、會議紀要、領導講話、資金使用和糧款兌現審計報告、退耕還林工作總結等;自檢材料包括自檢報告和附表;一書一表二卡二證包括合同書、林權登記申請表、小班登記卡、檢查驗收卡、糧食供應及現金兌現證、林權證等;登記臺帳。包括年度糧錢兌現臺帳、林權證等;微機化管理數據庫資料。包括聲、像、圖片等電子檔案等。

2 退耕還林檔案管理工作存在的問題

(1)對退耕還林工程檔案管理的重要性還缺乏足夠的認識,基層退耕還林工作中“重工程質量,輕檔案管理”的現象普遍存在。

(2)退耕還林工程檔案管理程序復雜,面廣量大,從事檔案管理人員少,基層退耕檔案管理設施不齊全、不到位,造成檔案管理不完整、不全面。鄉鎮林業站工作任務繁重,人少物少,不能及時、系統的完善退耕檔案;村級退耕檔案基本處于半癱瘓狀態。

(3)退耕還林原始材料更改、變動隨意性大,變動后歸檔不及時,導致各部門存檔材料不一致,甚至存在互相矛盾和沖突的情況。

(4)退耕還林檔案管理制度不健全,退耕檔案還沒有一套規范的、科學的管理體系和統一的標準,各級工作人員各自按照自己的思路保存退耕檔案,給檔案管理工作增加了難度。

3 加強退耕還林檔案管理工作的對策和建議

3.1 退耕還林檔案的收集

(1)爭取確立檔案行政管理部門在退耕還林工作中的地位。水城縣成立退耕還林領導小組,將縣檔案局列為領導小組成員單位,檔案局長為領導小組成員,同時,以文件的形式將檔案局對退耕還林檔案指導、監督地位確立下來。

(2)檔案行政管理部門提前介入對退耕還林工作的指導,待上級部門下達退耕還林任務之后,對工作隊員采取短時間集中以會代訓形式,對收集檔案的范圍,合同內容的完整性,手續齊備等作統一具體的要求。

(3)由各鄉鎮林工站負責,做到合同簽完一個村接收一個村,并建立專門接收退耕還林檔案登記冊,隨收隨進行登記,收集時特別強調不能只注重退耕還林承包合同而忽視其他重要材料,包括土地原始丈量登記表、分丘塊登記表、造林通知書、轉讓承包協議等。一個鄉鎮簽完收齊后,統一交到縣政府退耕還林辦公室歸檔。

(4)檔案業務指導人員積極主動配合有關部門跟蹤指導,對退耕還林合同內容的完整性進行抽查,發現有的村公所地丘塊界線不清,畝數、所在地區、承包人、責任人漏填的、沒有簽章的,應要求當事人及時補救、完善,為他們提供切實可行的意見和建議。

3.2 采用計算機管理信息系統對檔案進行管理

(1)退耕還林電子文件的歸檔是將電子文件經過整理確定檔案屬性后,從計算機或網絡的存儲器上拷貝到可脫機的存儲載體上,以便長期保存的工作過程。電子文件的歸檔也可采用按年度,按階段歸檔,但由于電子文件存儲介質的質量、壽命等問題,歸檔時間不宜超過2～3個月。歸檔的電子文件應具有原始性、真實性、完整性和可讀性。將文件的最終版本歸檔后拷貝到耐久性好的載體上,可采取一式三套的辦法進行存儲和保管,這樣可以大大提高安全性和可靠性。歸檔的電子文件格式盡可能使用通用標準,在一定程度上保證數據的通用性和共享性。

(2)電子文件一經歸檔就形成了電子檔案,但是由于電子文件的制作、傳遞、處理、歸檔都是在計算機軟件平臺支持下完成的,離開計算機系統,電子文件就什么也看不見,因此電子文件具有系統依賴性。也由于電子文件信息與載體的可分離性,使電子文件的增刪改變十分簡便且不留痕跡,操作不當容易丟失或被篡改。因此電子檔案也具有易變性。這就給退耕還林電子檔案的管理造成了很大難度,主要表現在電子檔案的原始性確認上,由于退耕還林的資金兌付年限長,直接涉及到退耕戶的利益,近年來由于退耕還林信訪案件的查辦逐步走上法制化,退耕還林的一些原始數據認定也越來越具有權威性。同時少數鄉鎮的電子檔案幾乎處于癱瘓狀態,給上級的檢查和資金兌付造成一定的負面影響,因此加強對退耕還林電子檔案的科學管理已勢在必行。

(3)實行電子檔案和紙質檔案的“雙套制”管理是退耕還林檔案管理的規定和要求。所謂“雙套制”是指文件歸檔后兩者的共存,雙套歸檔可以使同一份文件的電子版本與紙質版本共同處于存儲和可利用狀態,兩者將并存。現階段退耕還林工程實行“雙套制”管理有利于實現電子文件和紙質文件管理的互動,在電子文件和紙質文件的共存狀態下,對兩種文件分別加以管理,它們既各自獨立,各自發展,又互相依存,互相影響,承擔著一個共同的責任,就是更好地為林業建設工作服務,一個共同的目標就是進一步提高退耕還林工程檔案管理質量和管理水平。電子文件管理推動紙質文件改革,紙質文件管理不斷促進電子文件的管理和完善。它們是辯證的統一。

3.3 建立“三參加”、“三同步”管理制度

“三參加”即要求檔案人員參加重要設計工作會議,參加設計項目,參加工程竣工驗收。“三同步”即下達計劃任務與提出文件材料的歸檔同步,檢查設計進度與檢查文件材料形成情況同步,評審鑒定成果與驗收檔案材料的完整準確情況同步。退耕還林檔案應建立規范的數據庫,應由懂計算機業務,熟悉檔案管理的人員完成,只有規范了檔案數據庫的建設,才能為檔案信息共享打好扎實的基礎;只有實現了網絡管理,才能將分散各地的檔案信息資源連成一體,提供網上的信息服務。

4 結語

工程檔案管理人員是實施檔案現代化管理、做好工程檔案管理工作的中堅力量和主要骨干,要充分調動他們的積極性和開拓創新意識,鼓勵他們把全部精力投入到工程檔案工作中。同時,隨著退耕還林工程建設的不斷深入和開展,以及科學技術的發展,學科范圍、研究領域及學科間的相互交叉與滲透的不斷擴大,知識經濟時代的到來和信息技術的發展,將對檔案管理人員提出新的更高的要求。因此,要做好對退耕還林工程檔案管理人員隊伍的培訓,使他們跟上時代發展步伐,不斷地學習和掌握新知識,更新知識結構,豐富和擴大知識范圍,進一步提高他們的業務素質和應用新技術的能力,做好退耕還林工程檔案管理工作。退耕還林是一項投資大、涉及面廣、農民得到實惠最多且實施過程復雜、政策性強、時間長的一項生態富民工程。因此檔案建設是退耕還林工程建設中的一項重要工作。目前延安市退耕還林工程檔案管理達到資料齊全,管理規范,很好地發揮了檔案服務于工程,方便于政策兌現、上訪案件查處及年度考核的作用。為工程管理提供可靠的依據和保障。

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