談高職院校教務檔案管理

李 瓊

廣東嶺南職業技術學院商學院，廣東 廣州 510663

0 引言

隨著我校的辦學規模不斷擴大，教學資料和教學檔案也日益豐富，高職院校的教學檔案管理是學校教務工作的重要組成部分，在整個教學活動中也扮演著重要的角色。關系到學校可持續發展，也是學校評估中重要的一環。

1 目前高職院校在教學檔案管理中存在的問題

1.1 資料收集存在問題，重視程度不夠

目前有些高職院校安排了專人來處理教學檔案，而絕大部分高職院校是由教務管理人員來處理教學檔案，這就造成很多的教務管理人員在思想上對檔案工作不夠重視，資料收集不齊全，并沒有意識到教學檔案的重要性，它是可以提高教學質量，而且還能改進教學手段，是教學改革和教學研究不可或缺的依據，如果意識到這點，工作起來會更加積極，也會更有責任心，不會敷衍了事。各院系也要充分認識到教學檔案管理的重要性，每個學期及時進行收集歸檔，統一管理，及時對檔案管理人員進行培訓和業務指導，強化他們的管理水平。

1.2 缺乏先進的檔案管理技術和手段

目前，很多的高職院校仍采用傳統的方式方法，從收集和積累，到分類和整理，最后裝訂成冊，但隨著教學文件不斷增加，如果按以前的傳統方式去管理，就會出現問題，需要大量的打印紙、文件袋、文件檔案柜等，還要增加一定的人員，耗費很大的成本，效率低，難以適應現代教學改革和教育事業發展的需要。所以實行檔案的數字化，信息化，這非常有必要，可以讓傳統的檔案管理查詢不暢，共享程度低的問題得到很好的解決，當前電子文件僅作為資料保存的形式，電子文檔信息化管理代替人工管理模式還沒有得到充分的認識，還沒有引起足夠的重視，也沒有得到相應的人力和財力的支持。

1.3 教學檔案利用不足

管理人員只注意了檔案的收集與整理，忽視了檔案的開發和利用，忽視了檔案的學習與借鑒功能，降低了檔案的二次開發利用率。當老師需要查詢相關的教學資料的時候，做教研教改和精品課程的時候，還需要自行到檔案管理室去逐本查詢，不僅查詢率低，而且花費相當長的時間，這樣教學檔案在為學校、教師、學生以及為社會服務等方面發揮的作用不是很明顯，利用程度不高。無法為教研教改工作提供全面，準確的信息。

1.4 職責不明，缺乏高素質人員

二級學院的教務檔案管理工作一般是由教學秘書來負責，這樣造成教學秘書不明確檔案工作的職責，教學秘書平時工作繁忙，壓力大，地位不高，流動頻繁，人員不穩定，這樣就導致了檔案管理連續性出現問題，給教學檔案的管理帶來影響。而且當前的檔案管理對工作人員的綜合素質，學識都提出了較高要求，還要對高職院校的歷史和現狀有了解，熟悉先進的管理知識和技能，有較強的服務意識，要達到以上的幾點不容易。

2 規范和提升高職院校教學檔案管理的有效措施

2.1 建立健全教學檔案管理制度

各部門領導要重視和關心檔案管理工作，加強檔案意識的宣傳和教育，讓檔案管理人員和教職工從思想上充分認識到教學檔案管理對教研教改和學校評估有十分重要的作用和影響。建立合理、科學可行的管理制度，落實教學檔案管理的責任人，做到有章可循，有據可依，在工作中照章辦事。這樣，可以保證檔案的完整性、規范性、連續性。具體在實行中可由學校的教務處牽頭，配置設備和場地，給予管理人員全方面的支持，而且建立激勵機制，對有做的好的人員，進行表彰和獎勵，提高他們的積極性。而且上一級檔案管理部門還要對管理工作定期進行監督、檢查。這樣教學檔案工作才能更好的進行。

2.2 教學檔案管理實現科學化和現代化提高利用率

教學檔案管理要采用先進的管理手段和方法。我們可以進行教學檔案的信息化管理，提升軟件和硬件，例如添加掃描儀，升級計算機硬件配置等。提高檔案管理人員的工作效率，教學檔案分門別類保存，這樣便于檢索和操作，有利于形成體系，進行科學科學管理。還要利用學校的網絡，安裝檔案管理軟件，進行網絡檢索，這樣可以全方面，多層次，多角度的去提升教學檔案的利用率，實現高度共享，也方便了師生去查詢資料。

2.3 加強人員培訓提高管理和服務意識

建立規章條例，對檔案管理人員定期進行崗位培訓，可以多進行外出學習，跟別的院校的檔案管理人員多進行交流，系統的學習檔案的收集、整理、鑒定、分類、統計保存等檔案管理知識和技術。使檔案管理更加規范化。作為管理人員還要提升自身的素質修養，不能把這個工作當成是個負擔，主動加強學習，要在思想上將“被動”變成“主動”。要嚴格把關，認真仔細的去審查老師上交的資料，履行檔案管理人員的職責，積極主動為師生服務。

2.4 確保教學檔案的完整和準確

在教學檔案歸檔之前，我們要有目的和有計劃性的選擇和收集，收集工作要預先布置，有個預判，確保教務檔案的完整和質量。合理分類，例如把叫教學會議記錄，教學期中，期末檢查等歸于一類，把教師的教學大綱、單元設計、整體設計、課件、考勤和科目成績等歸一類，把學生的學籍檔案、課表，教材資料，成績單，學生評教等歸于一類，教學檔案管理人員可以嚴格按照《教育檔案分類表》進行分類，這樣便于查找，工作起來也更加的有條理和方便。

3 結論

高職院校檔案管理工作是高職院校教學管理工作的重要組成部分，這是一項時間長，跨度大，涉及面廣的工作，這項工作中學校領導要高度的重視。只有這樣才能更好的開展工作，而作為一名教學檔案管理人員，也要認識到工作的重要性，積極主動的去提高自己，認真地做好教學檔案管理工作，為教學和評估服務。

[1]黃靜.論加強高職教務檔案管理[J].管理觀察，2010，5.

[2]楊潔.規范高職院校教學檔案管理的探索與實踐[J].山西財經大學學報，2007，4.

[3]宋玲雅.高職院校教務電子檔案管理之我見[J].南京工業職業技術學院學報，2006，9.

[4]劉婭婭.新時期高校二級院系教務檔案管理淺議[J].甘肅科技，2010，10.