檔案管理中計算機技術的有效應用

林慶佳

廣州松田職業學院，廣東 廣州 511370

隨著全球經濟的迅速發展帶來了信息的爆炸式增長，面對數量巨大的信息，無論是企業還是用戶都必須找到一個有效處理、整理、提煉信息的方式，以彌補手工檔案管理的不足。而檔案工作的計算機化，是彌補傳統手工檔案不足，提升檔案管理整體功能的技術基礎和重要手段。檔案管理中計算機技術的有效應用在檔案管理的現代化過程中有著深遠的意義，以計算機為技術支撐進行檔案管理，是檔案管理現代化的主要象征之一。

1 計算機技術在檔案管理中應用的必要性

1.1 傳統檔案遺失的不可彌補性要求計算機技術的應用

傳統手工檔案具有唯一性，一旦遺失則難以彌補，丟失重要的歷史憑證。檔案管理的電子化能很好地保存原有紙質檔案并建立電子化案卷，實現了檔案的電子備份。當原有的紙質檔案遺失時，電子檔案可以起到補充作用，在一定程度上減少損失。在另一方面，電子化的檔案形式也為有效管理和科學利用檔案提供了良好的基礎。紙質檔案的管理和利用都具有一定的局限性，紙質檔案的載體容易在重復利用中受損，因此傳統檔案的利用和管理都具有限制性。電子檔案的建立則能提高傳統檔案的利用和管理效率。

1.2 傳統手工檔案的繁重工作需要更方便的檔案管理形式

傳統的手工紙質檔案的歸檔工作任務繁重，消耗了大量的時間和精力。隨著計算機技術在檔案管理中的應用，繁重而復雜的歸檔整理程序將得到簡化，計算機檔案管理系統能使各部門實現快捷的歸檔方式，節約了大量的整理檔案時間，也是減少重復工作和提高工作效率的一種方式。并且電子檔案能將日常工作中形成的相關文件資料直接在網上傳輸給檔案部門，檔案部門通過管理系統，將有用的電子文件資料直接轉化為檔案進行管理和利用。

1.3 現代檔案的應用需求要求計算機技術在檔案管理中的應用

傳統檔案的管理方式和保存方式致使檔案的搜索和應用成為一個繁瑣且效率較低的工作，紙質檔案的利用也很有限。電子檔案的出現將在很大程度上為所需的用戶或是企業提供了一種簡單而便捷的利用方式?，F代社會的迅速發展和信息交流的需要致使提高檔案管理和利用的效率成為一種必然的趨勢，計算機技術在傳統檔案管理中的利用主要是建立數字化的網上檔案庫，用戶可根據其申請的權限檢索或利用檔案。

2 計算機技術在檔案管理中的具體應用

在計算機技術在檔案管理中具體應用實現之前需要做好前期的準備工作。檔案應用計算機技術的前期處理是一項很重要的基礎工作，也就是對傳統檔案的著錄標引工作。只有經過系統而規范地著錄標引，才能使整理好的檔案信息存儲到計算機檔案管理系統中，并進一步加以利用。

2.1 建立電子檔案資料庫以便用戶查找使用，提高應用效率

在對傳統的手工紙質檔案電子化后就能實現檔案資料的數字化，也就能進一步對數字化的檔案資源進行利用。檔案數據庫的建立就是要依賴于規范整理好的電子檔案資源，而后建立規范統一的檔案存儲格式，電子檔案資料庫的規范錄入和科學存儲時電子檔案資料庫建立的第一步，也是用戶查找和使用電子檔案的基礎。建立資料庫時應根據應用的真正需求建立電子檔案的資料庫，方便用戶的查找和應用，提高檔案的管理和使用效率。

2.2 建立電子檔案的專門管理和利用系統，實現計算機技術在檔案管理中的有效應用

在建立規范和完善的電子檔案資料庫后應建立電子檔案專門的管理和利用的系統和軟件，實現計算機技術在電子檔案管理中的有效應用。在對系統和用戶軟件的設立時首先應積極采用先進技術；其次應建立系統而完善的管理體系，使其自身具有抵御信息入侵和泄露的性能，并且能在信息技術的發展中不斷完善自身。最后應考慮用戶的使用需求和系統的維護成本，建立的系統或開發出來的軟件應方便用戶應用和易于維護，這樣才能切實提高利用的效率。

2.3 電子檔案資料庫的聯網使用，方便有權限用戶使用

電子檔案資料庫要真正實現其利用價值效率可將電子檔案資料庫聯網使用，使擁有權限的用戶能在任何時間、地點進行使用，建立電子檔案的相應網絡站點和信息頁面，實現檔案資源的隨時應用和最大限度地共享。另外，各數字檔案館可將本館資源進行一定程度的開放，提供相應的信息服務方便用戶；另一方面，網絡上檔案信息資源的公布和共享能減少檔案工作人員的負擔并提高檔案的利用效率。但在對電子檔案資料庫公開和共享之時應建立起完善和嚴密的檔案管理系統，保障電子檔案的安全性，同時也能規范用戶的使用行為，使真正需要使用的有權限用戶能在網上獲得其所需要的信息資料。

2.4 建立各檔案部門之間的協作，提高檔案管理的效率

現代信息技術的發展對檔案管理提出了新的要求，計算機技術的發展完善和成熟對檔案管理部門之間的合作發展提出了不同的要求。新時期的檔案管理工作不能只建立在各檔案館之間的獨立運行基礎之上，而是應在網絡技術發展成熟過程中實現各部門之間的協作發展。在檔案管理系統的初步開發階段可與不同的檔案館之間研究交流、相互借鑒經驗，使系統的開發消耗較少的人力物力。各館協作同時也能揚長避短，充分利用本館檔案優勢，建立特色的檔案庫，避免重復建設。這樣才能真正實現計算機技術對檔案管理效率的有效提升。

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