檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用

林慶佳

廣州松田職業(yè)學(xué)院，廣東 廣州 511370

隨著全球經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展帶來了信息的爆炸式增長(zhǎng)，面對(duì)數(shù)量巨大的信息，無論是企業(yè)還是用戶都必須找到一個(gè)有效處理、整理、提煉信息的方式，以彌補(bǔ)手工檔案管理的不足。而檔案工作的計(jì)算機(jī)化，是彌補(bǔ)傳統(tǒng)手工檔案不足，提升檔案管理整體功能的技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用在檔案管理的現(xiàn)代化過程中有著深遠(yuǎn)的意義，以計(jì)算機(jī)為技術(shù)支撐進(jìn)行檔案管理，是檔案管理現(xiàn)代化的主要象征之一。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的必要性

1.1 傳統(tǒng)檔案遺失的不可彌補(bǔ)性要求計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

傳統(tǒng)手工檔案具有唯一性，一旦遺失則難以彌補(bǔ)，丟失重要的歷史憑證。檔案管理的電子化能很好地保存原有紙質(zhì)檔案并建立電子化案卷，實(shí)現(xiàn)了檔案的電子備份。當(dāng)原有的紙質(zhì)檔案遺失時(shí)，電子檔案可以起到補(bǔ)充作用，在一定程度上減少損失。在另一方面，電子化的檔案形式也為有效管理和科學(xué)利用檔案提供了良好的基礎(chǔ)。紙質(zhì)檔案的管理和利用都具有一定的局限性，紙質(zhì)檔案的載體容易在重復(fù)利用中受損，因此傳統(tǒng)檔案的利用和管理都具有限制性。電子檔案的建立則能提高傳統(tǒng)檔案的利用和管理效率。

1.2 傳統(tǒng)手工檔案的繁重工作需要更方便的檔案管理形式

傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案的歸檔工作任務(wù)繁重，消耗了大量的時(shí)間和精力。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，繁重而復(fù)雜的歸檔整理程序?qū)⒌玫胶?jiǎn)化，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)能使各部門實(shí)現(xiàn)快捷的歸檔方式，節(jié)約了大量的整理檔案時(shí)間，也是減少重復(fù)工作和提高工作效率的一種方式。并且電子檔案能將日常工作中形成的相關(guān)文件資料直接在網(wǎng)上傳輸給檔案部門，檔案部門通過管理系統(tǒng)，將有用的電子文件資料直接轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行管理和利用。

1.3 現(xiàn)代檔案的應(yīng)用需求要求計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

傳統(tǒng)檔案的管理方式和保存方式致使檔案的搜索和應(yīng)用成為一個(gè)繁瑣且效率較低的工作，紙質(zhì)檔案的利用也很有限。電子檔案的出現(xiàn)將在很大程度上為所需的用戶或是企業(yè)提供了一種簡(jiǎn)單而便捷的利用方式?，F(xiàn)代社會(huì)的迅速發(fā)展和信息交流的需要致使提高檔案管理和利用的效率成為一種必然的趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在傳統(tǒng)檔案管理中的利用主要是建立數(shù)字化的網(wǎng)上檔案庫，用戶可根據(jù)其申請(qǐng)的權(quán)限檢索或利用檔案。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

在計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中具體應(yīng)用實(shí)現(xiàn)之前需要做好前期的準(zhǔn)備工作。檔案應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前期處理是一項(xiàng)很重要的基礎(chǔ)工作，也就是對(duì)傳統(tǒng)檔案的著錄標(biāo)引工作。只有經(jīng)過系統(tǒng)而規(guī)范地著錄標(biāo)引，才能使整理好的檔案信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，并進(jìn)一步加以利用。

2.1 建立電子檔案資料庫以便用戶查找使用，提高應(yīng)用效率

在對(duì)傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案電子化后就能實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，也就能進(jìn)一步對(duì)數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行利用。檔案數(shù)據(jù)庫的建立就是要依賴于規(guī)范整理好的電子檔案資源，而后建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案存儲(chǔ)格式，電子檔案資料庫的規(guī)范錄入和科學(xué)存儲(chǔ)時(shí)電子檔案資料庫建立的第一步，也是用戶查找和使用電子檔案的基礎(chǔ)。建立資料庫時(shí)應(yīng)根據(jù)應(yīng)用的真正需求建立電子檔案的資料庫，方便用戶的查找和應(yīng)用，提高檔案的管理和使用效率。

2.2 建立電子檔案的專門管理和利用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用

在建立規(guī)范和完善的電子檔案資料庫后應(yīng)建立電子檔案專門的管理和利用的系統(tǒng)和軟件，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的有效應(yīng)用。在對(duì)系統(tǒng)和用戶軟件的設(shè)立時(shí)首先應(yīng)積極采用先進(jìn)技術(shù)；其次應(yīng)建立系統(tǒng)而完善的管理體系，使其自身具有抵御信息入侵和泄露的性能，并且能在信息技術(shù)的發(fā)展中不斷完善自身。最后應(yīng)考慮用戶的使用需求和系統(tǒng)的維護(hù)成本，建立的系統(tǒng)或開發(fā)出來的軟件應(yīng)方便用戶應(yīng)用和易于維護(hù)，這樣才能切實(shí)提高利用的效率。

2.3 電子檔案資料庫的聯(lián)網(wǎng)使用，方便有權(quán)限用戶使用

電子檔案資料庫要真正實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值效率可將電子檔案資料庫聯(lián)網(wǎng)使用，使擁有權(quán)限的用戶能在任何時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行使用，建立電子檔案的相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)和信息頁面，實(shí)現(xiàn)檔案資源的隨時(shí)應(yīng)用和最大限度地共享。另外，各數(shù)字檔案館可將本館資源進(jìn)行一定程度的開放，提供相應(yīng)的信息服務(wù)方便用戶；另一方面，網(wǎng)絡(luò)上檔案信息資源的公布和共享能減少檔案工作人員的負(fù)擔(dān)并提高檔案的利用效率。但在對(duì)電子檔案資料庫公開和共享之時(shí)應(yīng)建立起完善和嚴(yán)密的檔案管理系統(tǒng)，保障電子檔案的安全性，同時(shí)也能規(guī)范用戶的使用行為，使真正需要使用的有權(quán)限用戶能在網(wǎng)上獲得其所需要的信息資料。

2.4 建立各檔案部門之間的協(xié)作，提高檔案管理的效率

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理提出了新的要求，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展完善和成熟對(duì)檔案管理部門之間的合作發(fā)展提出了不同的要求。新時(shí)期的檔案管理工作不能只建立在各檔案館之間的獨(dú)立運(yùn)行基礎(chǔ)之上，而是應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展成熟過程中實(shí)現(xiàn)各部門之間的協(xié)作發(fā)展。在檔案管理系統(tǒng)的初步開發(fā)階段可與不同的檔案館之間研究交流、相互借鑒經(jīng)驗(yàn)，使系統(tǒng)的開發(fā)消耗較少的人力物力。各館協(xié)作同時(shí)也能揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用本館檔案優(yōu)勢(shì)，建立特色的檔案庫，避免重復(fù)建設(shè)。這樣才能真正實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理效率的有效提升。

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