淺談加強(qiáng)高校建設(shè)工程的合同管理

韓慶生

北京經(jīng)濟(jì)管理職業(yè)學(xué)院，北京 100081

項目管理是一項復(fù)雜、全面的系統(tǒng)工程，在項目管理中，合同管理是一個重要的分支領(lǐng)域和研究的熱點(diǎn)。十一五期間，隨著高校建設(shè)工程的投資規(guī)模逐年增大，傳統(tǒng)的項目管理模式在重新定位和全面改革方面取得了一些突破，以合同管理為核心的項目管理體系已成為高校建設(shè)工程發(fā)展的總趨勢。國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十二個五年規(guī)劃綱要草案，

1 高校建設(shè)工程合同管理的主要內(nèi)容

建設(shè)工程合同是承發(fā)包雙方為實現(xiàn)建設(shè)工程目標(biāo)，明確相互責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議；是承包人進(jìn)行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價款，控制工程項目質(zhì)量、進(jìn)度、投資，進(jìn)而保證工程建設(shè)活動順利進(jìn)行的重要法律文件。合同管理就是依據(jù)建設(shè)工程合同進(jìn)行管理，高校建設(shè)工程項目的實施，就是通過簽訂一系列的承發(fā)包合同來實現(xiàn)的。

1.1 合同管理階段

合同依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以劃分出很多種類，但一般有以下4個階段：

1）合同準(zhǔn)備階段：包括合同策劃、調(diào)查、初步確定準(zhǔn)合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；

2）合同簽署階段：包括正式簽署合同、將合同送達(dá)相關(guān)部門等程序；

3）合同履行階段：包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止和處理糾紛等程序；

4）合同履行后管理階段：包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況等程序[1]。

1.2 合同管理的主要內(nèi)容

合同管理的主要內(nèi)容是針對以上4個階段的所開展的活動，也可以歸納為由合同分析、合同資料、合同網(wǎng)絡(luò)、合同實施控制和索賠管理等組成，它們構(gòu)成工程項目的合同管理子系統(tǒng)[2]。

合同管理是高校建設(shè)工程項目管理中一項經(jīng)常性的工作，應(yīng)當(dāng)有一定的程序、組織方式、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)。一個標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理流程可以在合同的不同階段之間形成互相監(jiān)督和制約的關(guān)系，促進(jìn)工程建設(shè)各主體方自覺遵守合同的規(guī)定，依據(jù)各自的職責(zé)，行使各自的權(quán)力，履行各自的義務(wù)。

2 高校建設(shè)工程項目合同管理中存在的主要問題

2.1 政策與法制意識不強(qiáng)

雖然“項目法人責(zé)任制”、“招標(biāo)投標(biāo)制”、“工程監(jiān)理制”和“合同管理制”的推行，使國內(nèi)建設(shè)工程項目管理的總體水平有所提高。但是由于我國經(jīng)濟(jì)文化和地域環(huán)境差異較大，國際上一些通用的工程項目管理模式還不能被普遍接受。受傳統(tǒng)工程項目管理模式的影響，一些高校在資金的支配、招標(biāo)方式、合同管理和施工管理等方面，還很不規(guī)范。以致社會上建設(shè)工程項目合同管理中存在的各種弊端，在高校也有不同程度的表現(xiàn)。如：合同管理流于形式化、機(jī)械使用示范文本、隨意變更合同、違法簽訂轉(zhuǎn)包、分包合同及“陰陽合同”合同等等時有發(fā)生。這直接造成了高校建設(shè)工程項目成本超支、工期延誤和質(zhì)量缺陷等一系列問題。

2.2 管理體制的問題

我國高校現(xiàn)行的項目管理模式主要有職能制管理模式、項目制管理模式、職能項目制管理模式和代建制管理模式[3]。而從實際的效果看，高校相關(guān)管理部門主要還是以甲方的身份對建設(shè)工程行使行政管理和現(xiàn)場監(jiān)督權(quán)。即：上對分管的校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，下對工程項目的具體實施負(fù)責(zé)，并協(xié)調(diào)與其它各職能部門的關(guān)系。由于高校內(nèi)部的機(jī)構(gòu)和人員經(jīng)常變動，從事本專業(yè)或受過相關(guān)培訓(xùn)的人員不足。因此，合同管理水平在很大程度上取決于項目負(fù)責(zé)人的綜合能力和經(jīng)驗，項目成果容易受到人為因素的影響。隨著教改的深入發(fā)展，高校建設(shè)工程項目的科技含量不斷加大，一些校企合作、實驗實訓(xùn)和科研開發(fā)等高新技術(shù)項目不斷涌現(xiàn)。這些項目建設(shè)周期長，施工難度大，除了項目本身具有新技術(shù)、新工藝的風(fēng)險之外，對設(shè)計、監(jiān)理和施工隊伍的選擇提出了更高的要求，而目前高校建設(shè)工程自身的隊伍建設(shè)和體制還不能適應(yīng)這些新的挑戰(zhàn)。

2.3 合同管理制度不完善

經(jīng)過多年的努力，高校在建設(shè)工程項目的合同管理方面取得了一些進(jìn)步。從筆者對北京部分高校的調(diào)查與了解來看，無論是國家投資項目或自籌資金項目，合同管理從立項到招標(biāo)有了較為正式的程序，施工過程中的洽商變更、工程驗收等諸多合同資料逐步完善，但在合同管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)方面略顯不足。比如，項目履行后的合同總結(jié)評估比較薄弱，合同管理往往隨著項目的交接而結(jié)束，被塵封在檔案中，不能為項目后的維護(hù)管理和未來新項目的建設(shè)提供可靠的支持和借鑒。由于項目的一次性特點(diǎn)或不可逆性，許多在一個項目中遺漏的問題或需要糾正的做法只能等到下一個項目中去補(bǔ)救和完成。因此合同管理的連續(xù)性與管理經(jīng)驗的總結(jié)就顯得格外重要，缺少了這個環(huán)節(jié)，合同管理就不完整。要避免合同管理中的前重后輕的現(xiàn)象，就要完善合同管理制度建設(shè)，有效發(fā)揮合同績效評價的積極作用，進(jìn)一步提高合同信息再利用的價值。

3 改進(jìn)措施和建議

研究合同管理的目的是優(yōu)化合同管理流程，降低合同管理風(fēng)險，提高合同管理效率。從我國的項目管理實踐來看，合同管理不只限于是資料的保管，而是涵蓋了法律專業(yè)、技術(shù)知識、檔案管理和流程管理的交叉性學(xué)科，其重性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了它在我國項目管理體系中現(xiàn)有的地位。

3.1 依法實施合同管理

全面提高高等教育質(zhì)量和水平，增強(qiáng)高校創(chuàng)新能力。大力發(fā)展職業(yè)教育，引導(dǎo)高中階段學(xué)校和高等學(xué)校辦出特色，提高教育質(zhì)量，增強(qiáng)學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)能力。加強(qiáng)重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)，加快建設(shè)一批世界一流大學(xué)是我國“十二五”規(guī)劃中的重要內(nèi)容。新形勢下，高校的規(guī)劃、建設(shè)與維修改造項目也將成為社會建設(shè)工程行業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)區(qū)域。要構(gòu)建和諧高校、和諧社會，必須依法實施合同管理。合同不僅是實現(xiàn)項目目標(biāo)的保證，也是解決各種爭執(zhí)和糾紛的法律依據(jù)。因此，建立以合同管理為核心項目管理體系，對項目的勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等階段實行有效的監(jiān)督，促使建設(shè)工程各主體方提高法制觀念和誠信意識，分清職責(zé)與權(quán)限，認(rèn)真履行合同約定的義務(wù)，是高校建設(shè)工程事業(yè)健康發(fā)展的保證。同時，推進(jìn)政務(wù)公開，加強(qiáng)行政問責(zé)，對于防止貪污、腐敗等問題的發(fā)生也是十分有利的。

3.2 完善高校自身體制改革

合同管理應(yīng)當(dāng)是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。高校在建設(shè)工程項目中應(yīng)當(dāng)積極適應(yīng)市場的發(fā)展變化，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的管理手段，不斷創(chuàng)新合同管理模式，建立和完善適應(yīng)高校特點(diǎn)的合同管理組織機(jī)構(gòu)。筆者所在的北京經(jīng)濟(jì)管理職業(yè)學(xué)院在近幾年中，對建設(shè)工程項目的資源配置、人員結(jié)構(gòu)調(diào)整和權(quán)力與責(zé)任分配等方面做了一些改革和嘗試。如：2010年對北京市財政撥款的十余個大型項目，跨部門、學(xué)科，整合全院資源組成項目組，邀請社會專家對項目進(jìn)行論證和指導(dǎo)，定期公布項目的進(jìn)展情況，接受群眾的監(jiān)督。同時，加強(qiáng)了合同管理后備人才的培養(yǎng)。為進(jìn)一步挖掘資源潛力，降低項目管理費(fèi)用，還應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)和專業(yè)化的合同管理軟件，提高信息資源共享率，收到了較好的效果。當(dāng)然，一次改革不能解決所有問題，在高校自身體制改革方面還有許多工作要做，需要在發(fā)展探索和完善。

3.3 建立標(biāo)準(zhǔn)化的動態(tài)的合同管理制度

合同管理規(guī)章制度的規(guī)范性、科學(xué)性是其發(fā)揮權(quán)威性和有效性的前提[4]。建立制度的目的不是約束人們的手腳，而是為了更好的維護(hù)高校的自身利益；減少合同管理中的矛盾糾紛，更充分的調(diào)動項目參與者的積極性。同時合同管理規(guī)章制度也不是一成不變的，枯燥無生命力的。其內(nèi)容和條款應(yīng)當(dāng)是動態(tài)的，處在不斷更新中。如：建立深層次的合同管理的問責(zé)機(jī)制和明確的合同管理獎勵機(jī)制等，目前還沒有一套成熟的經(jīng)驗，需要高校之間不斷的交流和總結(jié)，與項目各參與方有效的溝通，使這些制度不斷加以完善，最終成為項目效益最大化的有力保證。

總之，合同管理的成敗，直接影響到整個項目目標(biāo)的實現(xiàn)。高校作為業(yè)主方，在建設(shè)工程項目中做好合同管理工作，有利于節(jié)約資金，提高工程建設(shè)效率，減少合同糾紛和財產(chǎn)損失，對于維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，更好的為教學(xué)和科研服務(wù)有著十分重要的意義。

[1]朱錦余.合同管理流程及其主要風(fēng)險分析與控制研究[J].會計之友，2009(5).

[2]阮木，裘建江，袁靈玲.建設(shè)工程項目管理中的合同管理[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2009(14).

[3]沈敘元.高校基建管理模式探究[J].嘉興學(xué)院學(xué)報，2007(4).

[4]蘇欣.企業(yè)合同管理制度動態(tài)化探究[J].大眾科技，2005(1).