淺談加強高校建設工程的合同管理

韓慶生

北京經濟管理職業學院，北京 100081

項目管理是一項復雜、全面的系統工程，在項目管理中，合同管理是一個重要的分支領域和研究的熱點。十一五期間，隨著高校建設工程的投資規模逐年增大，傳統的項目管理模式在重新定位和全面改革方面取得了一些突破，以合同管理為核心的項目管理體系已成為高校建設工程發展的總趨勢。國民經濟和社會發展第十二個五年規劃綱要草案，

1 高校建設工程合同管理的主要內容

建設工程合同是承發包雙方為實現建設工程目標，明確相互責任、權利、義務關系的協議；是承包人進行工程建設，發包人支付價款，控制工程項目質量、進度、投資，進而保證工程建設活動順利進行的重要法律文件。合同管理就是依據建設工程合同進行管理，高校建設工程項目的實施，就是通過簽訂一系列的承發包合同來實現的。

1.1 合同管理階段

合同依據不同的標準，可以劃分出很多種類，但一般有以下4個階段：

1）合同準備階段：包括合同策劃、調查、初步確定準合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；

2）合同簽署階段：包括正式簽署合同、將合同送達相關部門等程序；

3）合同履行階段：包括合同履行、變更或轉讓、終止和處理糾紛等程序；

4）合同履行后管理階段：包括合同歸檔保管、執行情況等程序[1]。

1.2 合同管理的主要內容

合同管理的主要內容是針對以上4個階段的所開展的活動，也可以歸納為由合同分析、合同資料、合同網絡、合同實施控制和索賠管理等組成，它們構成工程項目的合同管理子系統[2]。

合同管理是高校建設工程項目管理中一項經常性的工作，應當有一定的程序、組織方式、規則和標準。一個標準化的合同管理流程可以在合同的不同階段之間形成互相監督和制約的關系，促進工程建設各主體方自覺遵守合同的規定，依據各自的職責，行使各自的權力，履行各自的義務。

2 高校建設工程項目合同管理中存在的主要問題

2.1 政策與法制意識不強

雖然“項目法人責任制”、“招標投標制”、“工程監理制”和“合同管理制”的推行，使國內建設工程項目管理的總體水平有所提高。但是由于我國經濟文化和地域環境差異較大，國際上一些通用的工程項目管理模式還不能被普遍接受。受傳統工程項目管理模式的影響，一些高校在資金的支配、招標方式、合同管理和施工管理等方面，還很不規范。以致社會上建設工程項目合同管理中存在的各種弊端，在高校也有不同程度的表現。如：合同管理流于形式化、機械使用示范文本、隨意變更合同、違法簽訂轉包、分包合同及“陰陽合同”合同等等時有發生。這直接造成了高校建設工程項目成本超支、工期延誤和質量缺陷等一系列問題。

2.2 管理體制的問題

我國高校現行的項目管理模式主要有職能制管理模式、項目制管理模式、職能項目制管理模式和代建制管理模式[3]。而從實際的效果看，高校相關管理部門主要還是以甲方的身份對建設工程行使行政管理和現場監督權。即：上對分管的校領導負責，下對工程項目的具體實施負責，并協調與其它各職能部門的關系。由于高校內部的機構和人員經常變動，從事本專業或受過相關培訓的人員不足。因此，合同管理水平在很大程度上取決于項目負責人的綜合能力和經驗，項目成果容易受到人為因素的影響。隨著教改的深入發展，高校建設工程項目的科技含量不斷加大，一些校企合作、實驗實訓和科研開發等高新技術項目不斷涌現。這些項目建設周期長，施工難度大，除了項目本身具有新技術、新工藝的風險之外，對設計、監理和施工隊伍的選擇提出了更高的要求，而目前高校建設工程自身的隊伍建設和體制還不能適應這些新的挑戰。

2.3 合同管理制度不完善

經過多年的努力，高校在建設工程項目的合同管理方面取得了一些進步。從筆者對北京部分高校的調查與了解來看，無論是國家投資項目或自籌資金項目，合同管理從立項到招標有了較為正式的程序，施工過程中的洽商變更、工程驗收等諸多合同資料逐步完善，但在合同管理的規范化、制度化、標準化的建設方面略顯不足。比如，項目履行后的合同總結評估比較薄弱，合同管理往往隨著項目的交接而結束，被塵封在檔案中，不能為項目后的維護管理和未來新項目的建設提供可靠的支持和借鑒。由于項目的一次性特點或不可逆性，許多在一個項目中遺漏的問題或需要糾正的做法只能等到下一個項目中去補救和完成。因此合同管理的連續性與管理經驗的總結就顯得格外重要，缺少了這個環節，合同管理就不完整。要避免合同管理中的前重后輕的現象，就要完善合同管理制度建設，有效發揮合同績效評價的積極作用，進一步提高合同信息再利用的價值。

3 改進措施和建議

研究合同管理的目的是優化合同管理流程，降低合同管理風險，提高合同管理效率。從我國的項目管理實踐來看，合同管理不只限于是資料的保管，而是涵蓋了法律專業、技術知識、檔案管理和流程管理的交叉性學科，其重性遠遠超過了它在我國項目管理體系中現有的地位。

3.1 依法實施合同管理

全面提高高等教育質量和水平，增強高校創新能力。大力發展職業教育，引導高中階段學校和高等學校辦出特色，提高教育質量，增強學生就業創業能力。加強重點學科建設，加快建設一批世界一流大學是我國“十二五”規劃中的重要內容。新形勢下，高校的規劃、建設與維修改造項目也將成為社會建設工程行業關注的熱點區域。要構建和諧高校、和諧社會，必須依法實施合同管理。合同不僅是實現項目目標的保證，也是解決各種爭執和糾紛的法律依據。因此，建立以合同管理為核心項目管理體系，對項目的勘察、設計、招投標、監理、施工等階段實行有效的監督，促使建設工程各主體方提高法制觀念和誠信意識，分清職責與權限，認真履行合同約定的義務，是高校建設工程事業健康發展的保證。同時，推進政務公開，加強行政問責，對于防止貪污、腐敗等問題的發生也是十分有利的。

3.2 完善高校自身體制改革

合同管理應當是全過程的、系統性的、動態性的。高校在建設工程項目中應當積極適應市場的發展變化，學習國內外先進的管理手段，不斷創新合同管理模式，建立和完善適應高校特點的合同管理組織機構。筆者所在的北京經濟管理職業學院在近幾年中，對建設工程項目的資源配置、人員結構調整和權力與責任分配等方面做了一些改革和嘗試。如：2010年對北京市財政撥款的十余個大型項目，跨部門、學科，整合全院資源組成項目組，邀請社會專家對項目進行論證和指導，定期公布項目的進展情況，接受群眾的監督。同時，加強了合同管理后備人才的培養。為進一步挖掘資源潛力，降低項目管理費用，還應用計算機技術和專業化的合同管理軟件，提高信息資源共享率，收到了較好的效果。當然，一次改革不能解決所有問題，在高校自身體制改革方面還有許多工作要做，需要在發展探索和完善。

3.3 建立標準化的動態的合同管理制度

合同管理規章制度的規范性、科學性是其發揮權威性和有效性的前提[4]。建立制度的目的不是約束人們的手腳，而是為了更好的維護高校的自身利益；減少合同管理中的矛盾糾紛，更充分的調動項目參與者的積極性。同時合同管理規章制度也不是一成不變的，枯燥無生命力的。其內容和條款應當是動態的，處在不斷更新中。如：建立深層次的合同管理的問責機制和明確的合同管理獎勵機制等，目前還沒有一套成熟的經驗，需要高校之間不斷的交流和總結，與項目各參與方有效的溝通，使這些制度不斷加以完善，最終成為項目效益最大化的有力保證。

總之，合同管理的成敗，直接影響到整個項目目標的實現。高校作為業主方，在建設工程項目中做好合同管理工作，有利于節約資金，提高工程建設效率，減少合同糾紛和財產損失，對于維護學校的合法權益，更好的為教學和科研服務有著十分重要的意義。

[1]朱錦余.合同管理流程及其主要風險分析與控制研究[J].會計之友，2009(5).

[2]阮木，裘建江，袁靈玲.建設工程項目管理中的合同管理[J].中國新技術新產品，2009(14).

[3]沈敘元.高校基建管理模式探究[J].嘉興學院學報，2007(4).

[4]蘇欣.企業合同管理制度動態化探究[J].大眾科技，2005(1).