風險控制視角下常見往來憑證特性比較

安康學院 羅勁博

風險控制視角下常見往來憑證特性比較

安康學院 羅勁博

往來憑證的概念及內涵

（1）借據，俗稱借條。既是一個很古老的外來工具，又是現代企業中發生債權債務關系時，而用以判斷的直接證據，無論是企業的短期借款，還是長期借款，這個憑證都是一個絕對不可或少的書面憑證，另外，在一些重大債權債務關系中，借據還附有一些支持性憑證，比如借款合同或會議記錄，并且一般有企業單位的主要負責人和關鍵部門負責人的簽字，在個人或企業之間的外來事項被廣泛使用一般可用于支付報銷款項、支付無需歸還的款項和確認過去事項所導致的債務，另外其他款項支付也可以用借條來充當支付工具。

（2）領據（條）。在現實中，可以從狹義和廣義角度理解，狹義的領條是證明實際收到款項或物資的個人或企業給交付人所出具的一種憑證，一般上面有領取人或領取單位的簽名或蓋章。而廣義的領條，還包括企業的生產循環或企業日常管理中，所發生的事項，比如，生產使用的領料單，企業辦公部門在發放辦公用品時，讓領取人簽字確認，從領條的使用中，領取人處于主動地位。如果領取人拿到實物或資金后不書寫領條，發放人會處于非常被動的局面。

（3）收條。主要用于在現實業務中，收到實物或貨幣資金的個人或企業，對實際交付實物或資金的交付人開具的，用來證明已經收到的這一確定的事實，同時也表明交付人給付義務或責任的完成，收款或收物的個人或企業收取權利的實現，如果收取人是個人，應該簽名或蓋章；如果是企業，應該在收條上加蓋企業的財務專用章或法人章

（4）收款收據。只用于非應稅業務，主要由稅務部門監制的統一收款收據和財政部門印制的蓋有財政票據監制章的行政事業性收費統一收據。收款收據是印有固定格式的，收據的種類有兩類，第一類，內部收據和外部收據，第二類，正式收據和非正式收據。內部收據是單位為了內部成本核算的需要而自行印制或在賬表商店購買的收款收據，內部收據可以在內部成本核算過程中使用并以此入賬，如職工借款歸還、保證金收訖等，一般不能對外使用，因此，常印有“僅限內部使用，對外使用無效”字樣；外部收據是企業間發生業務往來，收款方在收款后不需要納稅而開具的稅務或財政等部門監制的收據。這種收據具有合法性，可以入賬，單位或個人在收付款時使用的其它自制收據，都稱為“白條”，不能作為合法憑證入賬。而正式收據則是由稅務部門和財政部門監制的行政事業性收費統一收據，經過了有關部門的監制，是合法的收付款憑證；非正式收據是企業自行委托印刷廠印制的不帶稅務或財政部門監制章的收據。

（5）欠條。是發生在具有債權債務關系中，債務人需要將來對債權人進行必要償付的憑證，是證明債權債務關系的即為有價值和說服力的憑證，也是在現代經濟訴訟案件中糾紛較多的一類憑證。

往來憑證的特性比較

（1）收條與借條。對于收條而言，收取人是站在比較主動的位置上，大多數情況下，不需要歸還款；而借條中的借款人，是出于負有在將來某一時間內償付款項或物的義務，而且沒有任何理由和推辭的，這兩者最能說明其性質的，就是會計中的兩個會計科目，即“應收賬款、其他應收款”和“應付賬款、其他應付款”等四個會計科目的使用，剛好體現的權利與義務的兩個相反方面。二者之間，也有許多共同點，比如，都要寫清事由和必要的原因，要有必要的簽字和蓋章。在書寫收條時，除“標題”的“收條”或“今收到”等字句外。應在收條的正文部分寫清楚款項收受的性質，以及原因，對于借條，也更有必要寫清上述事項，因為在借條中，借出方，如果不嚴格控制，將來對方否認，其損失會慘重，同時，寫清這些事項，以避免將來引起不必要的糾紛。

（2）欠條與借條。二者之間，既有共同點，又有明顯的差異。共同點都是說明債務人負有必須償還債權人的款項或具體實物資產的的一種不可推卸的義務和責任，在另一方面，也說明債權人的某種優勢和權力。而差異之處在于，欠條是站在債務人角度，突出債務人的責任性，言下之意，將來必須要換，也相當于會計中的應付項目；而借條，則從客觀角度說明，債務人在某年某月某日從債權人處借了一定數量的資產，從借條上并不能表明債務人是否一定要還的意思。在現實中，在借條與欠條的使用中，還必須注意借條和欠條的出具日期，因為，按照我國的法律規定，債權債務關系中，必須注意其日期，因為日期在很多情況下，就可以說明債權債務的實際效力，如果債權人在一定時期內不行權力，很有可能會導致欠條或借條的失效，造成債權人的損失，當然，也會給債務人一定投機機會。另外，欠條與借條在應用中，話語的表述及詞語的應用，也要講究，特別是介詞“于，被”等的使用，否則會出現債權人變債務人，債務人變債權人的局面，欠條或借條如果特別注明其他內容或欠條上均附有往來清單的，還需要結合附注或清單的內容來判斷債務的數額。

往來憑證風險控制的具體措施

（1）財務人員養成良好的職業素養。會計人員在處理實際業務中，實際業務款項付出時，當對業務的背景及相關信息缺乏深刻了解下，必須要求收款人出具借條。盡量要求使用規范的借條，特別是要求必要的簽章，最好再附上一些支持性材料，比如合同、業務清單，或者做好日常工作記錄。對于已經書寫好的借條或借據，沒有特殊情況，一般不能退或換，如果實在必須退或換，應該做到仔細審查，嚴格核對，防止對方“掉包”。還要注意，在日常企業業務中，必須注意如下事項：一是應嚴格劃清正式收據與非正式收據的界限。對于非正式收據，一定要有背景性資料或附注資料，以便對其解釋，對于正式收據，一定要應用必要的職業警惕，防止假收據的使用。二是注重收據和借據相關事由的填寫。因為，從已經查處的經濟案件中，由于有關事由填寫不清，而導致許多犯罪在認定時，發生模糊和困難，使違法犯罪分子逍遙法外，在填寫收款原因或事由時，盡可能做到用語準確、詳略得當，內容完整，不會產生歧義和誤解，也讓使用者在較短的時間內能認定外來憑證的具體類型。

（2）注意蓋章簽字程序的規范性。按照規定，從外單位取得的條據（原始憑證），必須蓋有出具單位的公章，從個人取得的條據，必須具備收款人的簽名或蓋章，否則，拒絕付款。這是單位與內部職能部門或分支機構之間處理業務的基本常識和原則。在我國的民事法律中，如果一個企事業單位任何出具的條據，必須是既有公章，又有個人又簽字的，而個人不論與出具單位具有何種所屬關系，都按照具體經辦人來看待，因為上述簽章和簽名，如果少一個，發生訴訟時，都有可能出現事實認定的不清楚問題。使付款或負擔損失的責任無法落實。在現實中，對于代簽和冒簽兩個問題，應該嚴加防范，屬于代簽的條據，如果票據的收款人事后不承認，可能由于代簽程序方法有問題；因為在代簽字辦理借、領、收款時，有些代簽人只簽被代簽人的姓名的，不簽自己的名字，事后，會出現別人冒簽的情況。當出事時，真正的被代簽人實際沒有收到款項，所以，一般要求同時寫上代簽人和被代簽人的姓名，而且必須寫“代”字。另外，對于代簽人，在不熟悉的情況下，應該留下電話，最好讓被代簽人通過通訊手段予以確認，降低經辦人的責任。

（3）對代收代業務提高警惕。目前，由于在中小企業中，由于崗位設置和人員數量的限制，許多由一人兼任崗位，而且，辦理業務時，代為辦理的頻率很大，筆者覺得，從降低財務風險和內部控制風險的角度講，代收代付業務也并非不能，主要是要健全內部管理環節和程序，做好業務的交接和核對，做到業務責任到人，制定必要的懲罰措施，在經手有關往來憑證時，一定要做好必要的簽字和稽核程序，做好工作記錄，特別是，企業的內部審計機構，要對代收代付業務，加強審計和監督。