信息化視闕下高校教師人事檔案管理范式研究

陳小紅

（重慶三峽學院，重慶萬州 404100）

信息化視闕下高校教師人事檔案管理范式研究

陳小紅

（重慶三峽學院，重慶萬州 404100）

高校教師人事檔案管理范式是改進目前人事檔案管理現狀的需要，人事信息準確性與完整性的需要，提高檔案管理的工作效率和檔案管理員業務水平的需要。本文結合教師人事檔案管理方法，對高校教師人事檔案管理范式進行了分析和闡述。

高校教師；人事檔案；管理范式

高校教師人事檔案管理工作是高校組織人事工作的重要組成部分，是干部工作、人才工作的基礎性工作和重要環節。隨著市場經濟的發展，高校人事體制改革的不斷深入，信息化的普及，人才的需求和利用日益擴大，人員流動不斷增加，檔案材料數量和種類也逐步增多。探究高校教師人事檔案管理范式，是強化檔案綜合服務功能的重要舉措，也是一項開拓性和創造性的工作。隨著高校人事制度改革的深入進行，教師人事檔案管理范式如何符合時代發展要求，已成為檔案管理人員研究的一個重要課題。

《檔學詞典》對人事檔案的解釋為：“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位整理、集中保存。”高校教師人事檔案是指記述和反映高校教職工個人經歷、德能勤績、工作表現的，以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校教師人事檔案管理就是對高校教師人事檔案管理資源進行處置、管理和提供利用服務的活動。

一、高校教師人事檔案管理的作用

（一）是改進高校教師人事檔案管理現狀的需要

高校教師人事檔案管理業務主要包含建立檔案；收集干部人事檔案材料；鑒別檔案材料、整理干部人事檔案；保管干部人事檔案，轉遞、統計干部人事檔案；登記人員職務變動、工資變動情況等。目前，我國高校教師人事檔案管理存在部門化現象。人事部門相關的管理職能科室均是以業務劃分為依據，而且都在按一定的權限管理著教職工信息，組織部、科研處等部門各自為政、各司其職的現象比較普遍。各個科室數據通用性能低下，資源分散，重復勞動，對信息各自處理，影響了人事檔案信息管理的工作效率和收集信息的準確率。通過人事檔案管理，可以使各職能部門在統一的數據交換平臺上，整合為一個高效的信息化系統，形成具有標準、規范、安全、豐富的數據資源，提升人事工作的透明度，提高人事部門的工作效率。

（二）人事信息準確、完整的需要

人事檔案的管理部門應該掌握其所有的準確數據。由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，提高工作效益。實現人事檔案信息化管理，保證了數據的時效性、準確性和完整性，同時也利于人事檔案的及時收集、歸檔。

（三）人事信息管理、高效的需要

是提高檔案管理工作效率和檔案管理員業務水平的需要。人事檔案管理實行信息化，可以實現檔案管理的自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入就可以多次反復利用，并在校園局域網內進行數據共享，從而使庫房查找變為網絡即時檢索查詢。可大大提高查詢信息的即時性、準確性，并為檔案工作人員節省了大量時間，提高工作效率。同時，可以使檔案管理由單一的實體管理向信息管理與實體管理相結合，由以體力勞動為主向以腦力勞動為主轉變，既方便又快捷。

二、高校教師人事檔案管理范式分析

目前，高校教師人事檔案管理范式主要有統一管理范式、非統一管理范式、電子管理范式、開放式管理范式、“檔隨人走”管理范式、代理管理范式等。

（一）統一管理范式

近年來，高校教師人事檔案部門和廣大檔案工作者，在檔案資源建設，檔案信息化建設，檔案行政管理，檔案工作發展環境，檔案利用服務等方面作了大量工作，取得了很大成績。但是，我們也應該清醒地看到，在計劃經濟條件下形成的傳統檔案管理范式與經濟社會發展的要求相比，還存在很多不協調、不相適應的地方。高校教師人事檔案工作具有政治性、專業性、政策性、服務性等特點，對高校專職管理人員有特殊和嚴格要求，同時，對檔案內容材料的收集整理、分類歸檔、接收轉遞等方面也有一定的制度規范。高校教師人事檔案統一管理范式就是在高校主管部門的領導與指導下將教師人事檔案統一納入綜合檔案室或檔案館等綜合檔案管理機構管理，集中統一和分級管理，以維護人事檔案真實、完整和安全的管理范式。《干部檔案工作條例》規定：“干部檔案管理按照干部管理權限，由組織人事部門建立相應的干部檔案管理工作機構進行集中或相對集中管理；干部檔案工作納入全國檔案工作管理體系后，各級檔案行政管理部門按《檔案法》等有關規定，進行宏觀管理、組織協調和監督指導工作”。在高校教師人事檔案統一管理范式中，要結合高校自身特點，進一步理順檔案行政管理部門與各主管部門專業檔案管理的關系，建立以檔案行政管理部門為執法主體、各專業主管部門配合的國家檔案資源建設監管體制。要按照檔案部門集中統一管理檔案資源的法律規定，使用高校統一的“數字檔案館室一體化管理系統”軟件，將本單位在其工作活動過程中形成的文書、業務、音像、圖書、資料等各種門類和載體的全部檔案資源整合在一起，建立起完整性、規范化，可共享的檔案目錄和全文數據庫。高校檔案館在實行檔案集中統一管理后，要組織編制館藏檔案檢索工作，開辟電子政務平臺，不斷加強檔案信息化的基礎設施建設，加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程，實現檔案信息資源社會共享，確保檔案資源整合之后，利用方便快捷，服務規范高效。

（二）非統一管理范式

高校教師人事檔案非統一管理范式是指高校教師人事檔案不納入綜合檔案管理機構管理，而是由組織人事部門或者有關職能部門設立專門的管理工作機構來直接進行管理的范式。高校教師人事檔案非統一管理范式有利于高校人事部門或者有關職能部門對人事檔案工作的領導與指導，便于有效管理和使用教師人事檔案。但是，非統一管理范式在一定程度上存在著高校教師人事檔案在增設內容資源的互補、檔案管理機構、有關人員以及資源的閑置和浪費等問題。

（三）電子檔案管理范式

高校教師人事檔案電子管理范式，是指將具有重要憑證價值和保存價值的電子檔案與紙質檔案同時歸檔保存和管理的范式。該管理范式具有以下優點：一是電子檔案的內容信息與其載體分離，并以數字信號的方式存在于不同的存儲空間；二是快捷性、共享性與高密度性。電子檔案可以通過計算機系統進行迅速、有效、多方位的組合，根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子檔案進行組合分類，而且具有使用的多途性，提高了檔案的使用價值。但是電子檔案原始性及真實性難保證，數據易丟失，存儲介質材料易破壞。因此，做好高校教師人事檔案電子管理，需要建立健全管理制度。

（四）社會化開放式管理范式

高校教師人事檔案開放式人事檔案管理范式，是將高校教師人事檔案管理部門對外教師信息交流由單一的途徑變為多元和開放式的管理范式。采用高校教師人事檔案開放式人事檔案管理，可以參照教育部學歷查詢網的做法，建立一個高校人事檔案網，由國家按照一定區域統一設立檢索準入號碼的人事檔案管理體系，集中管理和使用各個高校教師人事檔案。各高校教師人事檔案管理部門可與公安、銀行、社會保險等相關部門聯合，提供各教師的人事信息和人事材料憑證，按統一的標準統一歸檔、入網，建立完善的教師人事檔案和基本信息資料，實現建檔信息管理、服務、綜合開發的人事檔案新體制，充分實現資源共享、社會公共管理，使高校教師人事檔案通行全國。社會化開放式教師人事檔案管理范式，可以減少人才流動的環節，更有利于人才的合理流動，促進人才資源在社會中的合理分配和流動，更能確保人事檔案的真實性和純潔性。

（五）“檔隨人走”管理范式

隨著高校人事制度改革的深化，聘用制已經成為人事管理重要方式。因此，高校流動人員不斷增加，對流動人員實行“檔隨人走”的管理范式顯得尤為重要。該管理范式保持了高校人事檔案的便捷性、完整性、真實性、安全性，不僅能集中反映一個教師的綜合情況和現狀，更便于其他有關組織和人事部門及時、全面地了解、考察、培養、使用人才。“檔隨人走”的管理范式可以有效防止“人檔分離”現象的發生，使人事管理與檔案管理保持同步，達到人事管理與檔案管理相一致的目的。

（六）檔案代理管理范式

人事代理是伴隨市場經濟發展客觀需要應運而生的新型的人事管理方式，是實現人才合理流動、充分服務社會的手段，是市場經濟的人事管理社會化的基本形式。高校教師人事檔案代理管理范式是指高校教師人事檔案存放于經政府人事部門批準的人才交流服務機構，在其服務項目范圍內接受高校委托，為高校提供有關人事服務的管理范式，具有法治化、系統化、專業化的特征。人事檔案代理法治化，是指高校和人事代理單位之間以合同的方式進行約束，雙方都有明確的權利與義務。人事檔案代理系統化，是指人事代理單位或機構的代理業務要廣泛和細致，不僅有宏觀的人事規劃，還要具體到微觀的人事管理業務。人事檔案代理專業化，是指人事代理機構或代理單位要具有較強和較專業的人事代理業務能力，存放檔案的專業技術設備與設施，同時還要具有一定高專業水準的服務。目前，很多高校對編外人員或聘用人員的人事檔案歸人才交流中心保管，實行人事代理管理范式。即由有關人事檔案代管機構或單位來管理其人事檔案，在其解聘后或毀約后可以人走檔走，也可以繼續保留其人事檔案由人事檔案代管機構或單位來管理，從而有效地克服人檔分離的現象和“死檔”的產生，以保持教師人事檔案材料的連續性和完整性，達到人力資源統一管理的目標。

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（責任編輯：朱 丹）

A Paradigm Study of University Teachers Personnel Files Management under Information-Modernization

CHEN Xiao-hong
（Chongqing Three Gorges University, Wanzhou, Chongqing 404100）

University teachers personnel files management paradigm is a necessity for improvement of the status of university teachers personnel files management, for accuracy and completeness of personnel information,for enhancing efficiency of university teachers personnel files management and the file manager service level. This article, based on the management methods of university teachers personnel files, analyzes and elaborates the management paradigm of university teachers personnel files.

university teachers；personnel files；management paradigm

G270.7

A

1009-8135（2011）04-0143-03

2011-05-22

陳小紅（1967-），女，重慶萬州人，重慶三峽學院人事處館員，主要從事人事檔案管理研究。